La aplicación Audit Trail de Docebo le ayuda a asignar responsabilidades específicas en incidentes relacionados con los requisitos de cumplimiento normativo.
Una pista de auditoría (o registro de auditoría) es un registro permanente de cualquier acción administrativa realizada en su sistema de gestión de aprendizaje (LMS), como cambios importantes en la finalización del curso o el estado de la inscripción. El reporte de registro de autoría produce evidencia de secuencias de actividades que han afectado operaciones, procedimientos o eventos específicos. Es increíblemente útil cuando necesita asignar responsabilidad específica en incidentes específicamente relacionados con el cumplimiento normativo. La aplicación Audit Trail hace que el Docebo LMS cumpla con el CF21 cap. 11.
¿Por qué necesita un registro de autoría en su plataforma de aprendizaje?
Control completo sobre sus actividades de aprendizaje: un registro de auditoría le hace la vida más fácil a sus clientes. Si está tratando con cualquier software y tiene más de un administrador a cargo de su plataforma de aprendizaje, puede encontrar problemas comunes, como «quién eliminó a este usuario» o «¿quién actualizó este elemento?» La aplicación Audit Trail de Docebo resuelve estos problemas mediante el seguimiento de todos los datos relevantes y brindándole la información que necesita para estar al tanto de quién es responsable de la información que se encuentra dentro de su plataforma de aprendizaje.
Facilite el cumplimiento normativo: según dónde se encuentre en el mundo, es probable que haya una serie de reglamentaciones que le exijan realizar un seguimiento de datos específicos relacionados con los eventos ocurridos dentro de su plataforma de aprendizaje, garantizando la precisión y confiabilidad de las certificaciones datos que su plataforma proporciona.
Entre las regulaciones más conocidas está el cumplimiento de la norma 21 CFR Parte 11 de la FDA. Título 21 CFR Parte 11 es la parte del Título 21 del Código de Regulaciones Federales que establece las regulaciones de la Administración de Drogas y Alimentos de los Estados Unidos (FDA) sobre registros electrónicos y firmas electrónicas (ERES). La Parte 11 define los criterios según los cuales los registros electrónicos y las firmas electrónicas se consideran confiables y equivalentes a los registros en papel (Título 21 CFR Parte 11 Sección 11.1 (a).
Para cumplir con estos requisitos, una plataforma de aprendizaje debe garantizar que sus características y toda la información necesaria se gestionen de forma segura y el almacenamiento adecuado de las actividades y los procesos. La auditoría es críticamente importante para cumplir con estos requisitos, al proporcionarles a los usuarios una manera de rastrear cada acción en la base de datos de la plataforma de aprendizaje, más la información relacionada con el tipo de cambio realizado y el tiempo, incluida la creación, actualización y eliminación de datos.
Por ejemplo, los beneficios del cumplimiento de la Parte 11 en su plataforma de aprendizaje incluyen:
- Facilidad de elaboración, verificación o aprobación de documentos
- Minimiza los esfuerzos para cumplir con los estándares regulatorios, como FDA, ISO, etc.
- Evita la duplicación de contenido y limita el acceso solo al contenido activo
- Garantiza la disponibilidad y la capacidad de seguimiento de todos los registros y actividades
- Mejora la experiencia del usuario con la plataforma de aprendizaje
Logre el cumplimiento al activar la aplicación de Audit
El activar la aplicación de Audit Trail le da una forma de asegurarse que esté en completo cumplimiento con sus programas de capacitación empresarial. Media vez la aplicación haya sido activada, aparecerá en su tablero dentro del área de reportes personalizados. Cuándo lo seleccione y escoja los usuarios y cursos que quiere reflejar en el reporte, puede identificar información específica que quiere recopilar, como por ejemplo:
Una vez que haya seleccionado la información que desea incluir en el reporte, puede ejecutarlo para ver la lista de acciones especificada. También tendrá visibilidad de las direcciones IP relacionadas con usuarios específicos que han realizado ciertas acciones. En otras palabras, tiene un registro permanente de todas y cada una de las actividades realizadas dentro de su plataforma de aprendizaje, junto con quién las realizó para asegurarse de tener la información que necesita en los casos en que hay preguntas relacionadas con cualquiera de sus requisitos de cumplimiento.
Cómo gestionar la aplicación de Audit Trail
Active la aplicación: Acceda al Menú de administración a través de la tuerca en la esquina superior derecha de su tablero, luego presione el botón Agregar nuevas aplicaciones en la parte superior del menú. Una vez que llegue a la pestaña Funciones adicionales de Docebo, ubique la aplicación Audit Trail & 21 CFR Part 11 en la lista. Haga clic en el botón Contáctenos en la fila de la aplicación. Complete el formulario correcto utilizando el Centro de comunicaciones, luego Docebo se pondrá en contacto con usted con respecto a la activación de la aplicación.
Cree reportes de registro de auditoría: Acceda al menú Admin: presione el elemento reportes en la sección E-Learning. Cree un reporte personalizado proporcionándole un nombre en el cuadro emergente, luego marque la opción para crear un reporte de Seguimiento de auditoría y presione ‘Siguiente’. Luego se le pedirá que seleccione los usuarios que desea incluir en el reporte, seleccionando los usuarios, grupos o pestaña de rama. Su plataforma de aprendizaje puede administrar múltiples selecciones entre pestañas. También puede ejecutar un reporte sobre todos los usuarios registrados si es necesario.
Luego deberá identificar los cursos que desea incluir en el reporte, y puede hacerlo seleccionando los datos que le gustaría ver en el reporte, navegando entre las diferentes categorías de eventos, tales como:
- Usuarios avanzados : acciones principales relacionadas con la asignación, compra, recuperación de asientos, realizadas por cada usuario avanzado.
- Cursos: acciones relacionadas con la eliminación o actualización de cursos, catálogos, materiales de capacitación, widgets o la categoría de cursos.
- Reportes personalizados: acciones relacionadas con la creación, la publicación (para usuarios avanzados) o la eliminación de reportes personalizados.
- Planes de aprendizaje: acciones relacionadas con la creación, actualización o eliminación de planes de aprendizaje.
- Gestión de usuarios: acciones sobre la creación, eliminación y actualización de usuarios en la plataforma y la asociación (o disociación) de un usuario en un grupo.
También puede seleccionar cómo se ordenarán los datos en el reporte usando el menú desplegable ‘Ordenar por’. Presione ‘Siguiente’ y elija dónde desea programar un reporte, verlo o guardarlo.
Cuando se crea su informe de seguimiento de auditoría, se incluirá en la página de informes principales dentro del tablero de su plataforma de aprendizaje. Hay una fila dedicada a cada reporte, que muestra el nombre del reporte, su autor, la fecha de creación y la visibilidad del reporte (quién puede verlo o no). Los reportes se pueden descargar y exportar como formato CSV, XLS o HTML.
Los reportes de seguimiento de auditoría son públicamente visibles por defecto, dándole a todos los superadministradores, propietarios del reporte y los usuarios avanzados pueden ver cada reporte de seguimiento de auditoría. Para editar su visibilidad, simplemente haga clic en el elemento en la columna de filtro para seleccionar quién puede ver el reporte y quien no.
(NOTA: Esta aplicación solo está disponible para los clientes de Docebo Enterprise.)
La aplicación Audit Trail de Docebo es la herramienta que necesita para vigilar de cerca todas y cada una de las actividades que suceden en su plataforma de aprendizaje y garantizar el cumplimiento de su plataforma de aprendizaje en línea.