Lea más sobre los 5 pasos para facilitar la transición a un nuevo LMS
¿Cómo sabe si su LMS actual es la mejor plataforma para sus necesidades de capacitación hoy y para el futuro?
Muchas organizaciones se enfrentan a una serie de desafíos con su LMS tradicional y desean cambiar a una plataforma de aprendizaje moderna con las últimas características más innovadoras.
Si está buscando cambiar de su LMS actual a otro, aquí hay cinco pasos garantizados para que la transición sea más fácil, al mismo tiempo que se benefician las necesidades de aprendizaje generales de su empresa, hoy y en el futuro.
1. Defina las áreas de problema
Antes de cambiar a cualquier LMS nuevo, es muy importante comprender por qué desea cambiar. Sus razones deben ser justificables y podrían incluir cualquiera de los siguientes: costos recurrentes, tecnología obsoleta, soporte después de la compra, adopción deficiente, interfaces obsoletas, etc.
El cambio a un nuevo LMS debe ser una decisión bien considerada, ya que involucra una nueva inversión y mentalidad para las organizaciones. Si no puede identificar las áreas problemáticas con su LMS existente, será difícil justificar el cambio.
Recomendamos tener un pequeño taller de descripción de problemas y un ejercicio de creación de lista de verificación para ilustrar una comprensión clara de lo que está buscando.
2. Anote todas las expectativas que tienes del nuevo LMS.
Una vez que haga un ejercicio de descripción de problemas, anote las expectativas que tiene del nuevo LMS. En este paso, puede volver a escribir todas las especificaciones de acuerdo con los objetivos comerciales. Si es necesario, puede involucrar a sus diferentes partes interesadas para entender qué nuevas características están revisando.
Cree un documento detallado de especificación de requisitos y verifique si esto agrega un valor sustancial a la situación actual general. Recuerde, este documento debe poder ocuparse de todas las áreas problemáticas mencionadas en el primer ejercicio.
3. Identificar desafíos técnicos clave y hacer una verificación de viabilidad.
Una vez que se hayan descrito los problemas y se hayan especificado las expectativas del nuevo LMS, haga un estudio de factibilidad para implementar un nuevo sistema. Aquí es donde identifica algunos de los desafíos clave que puede enfrentar durante la implementación del nuevo LMS.
Estos desafíos se pueden clasificar en grupos, como los desafíos de migración de datos, los desafíos del historial de capacitación, la disposición de adopción por parte de los usuarios finales, la competencia del equipo existente para hacer frente al nuevo sistema, la gestión del flujo de trabajo, etc. Debe asegurarse de que la mayoría de estos desafíos estén bien pensados y discutidso con los respectivos proveedores.
4. Plan de migración de datos.
Este es uno de los procesos más cruciales para cambiar de un LMS a otro. Dado que el nuevo LMS tendrá una naturaleza técnica diferente a la primera, es crucial asegurarse de que no haya pérdida de datos durante este proceso de conmutación. El objetivo clave es migrar los datos existentes sobre usuarios, cursos, paquetes SCORM y asignaciones de LMSX en línea..
Este será un proceso iterativo que involucrará a todos los recursos de los departamentos, clientes y proveedores de LMS, trabajando en colaboración en un proceso bien definido. Esta situación puede solucionarse haciendo que los datos estén disponibles en formato CSV e importándolos al nuevo sistema. Esto permitirá una mayor flexibilidad en la gestión de la migración sin problemas.
5. Entendiendo las limitaciones y exclusiones
Durante el proceso de cambio, es imperativo entender también las limitaciones y exclusiones del nuevo sistema. Como se mencionó anteriormente, la actividad de migración de datos puede importar datos heredados que se administran en un nuevo LMS, sin embargo, a menudo, los archivos / activos reales que los usuarios han enviado en el pasado (archivos físicos) no se importarán (solo el resultado: puntuación, aprobación, fallido, fecha- de cada encargo).
Además, los flujos de trabajo ideales y otros procesos de negocio deben reconstruirse. Estos son algunos de los factores desconocidos que deben considerarse de antemano, y no después de tomar la decisión de cambiar a un nuevo sistema. Escribir los escenarios de casos de uso y comprender la preparación de las características del nuevo LMS también puede ayudarlo a cuidar los puntos mencionados anteriormente.
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