Un Learning Management System (LMS) consente ai dipartimenti di Formazione e Sviluppo di supportare la crescita e il successo della propria organizzazione, incrementando in ultima analisi i profitti. In altre parole, si tratta di uno strumento essenziale per gestire ogni aspetto del training aziendale.
Tuttavia, per garantire questi risultati, è essenziale che un Learning Management System (LMS) sia una soluzione intelligente e moderna. Il motivo è evidente: per ottenere una user adoption elevata, gli utenti devono poter utilizzare la piattaforma con soddisfazione e facilità. Per questo motivo, è importante che l’approccio nei confronti dell’LMS sia immediato e “naturale”, offrendo cioè alle persone la stessa esperienza d’uso che hanno con i dispositivi e le soluzioni che utilizzano quotidianamente. Oggi, le modalità più tradizionali di formazione dei dipendenti – come i test scritti e il training in presenza – non riescono più a soddisfare le esigenze degli utenti.
Per comprendere in che modo un software LMS può migliorare la formazione aziendale, in questa guida prenderemo in esame innanzitutto il significato di “LMS”, spiegando perché è uno strumento indispensabile e come sfruttarlo al meglio. Sei pronto ad immergerti nel mondo dei Learning Management System? Bene, è arrivato il momento di prendere appunti…
- Cosa significa “LMS”? 📝
- Chi utilizza un LMS? 🤔
- A cosa serve un LMS? (Casi d’uso) ⚙
- Quali sono i vantaggi di un LMS? 🤩
- Le principali funzionalità di un LMS 🌟
- Modelli di licenza di un LMS (andiamo sul tecnico…) ☝🏾
- LMS: Funzionalità di tracking (ROI della formazione) 🔎
- Modelli di distribuzione di un LMS (Implementazione dell’LMS) 🚀
- LMS: I principali standard supportati 🏋🏽♀️
- Docebo Cloud LMS 🏆
Cosa significa “LMS”? 📝
Un Learning Management System (LMS) è una piattaforma software o SaaS per la gestione, la distribuzione e la misurazione dei programmi di formazione online di un’organizzazione. In breve, consente di erogare materiali didattici a diverse tipologie di pubblico (dai corsi online alle sessioni di formazione in tempo reale). Inoltre, la maggior parte degli attuali LMS è accessibile anche tramite smartphone.
Un LMS – vero e proprio cuore pulsante di una soluzione formativa completa – dà il suo meglio quando è scalabile e flessibile, ovvero in grado di adattarsi alla continua evoluzione delle esigenze degli utenti. Un LMS, in sostanza, è alla base dell’efficacia di una solida strategia formativa.
I Learning Management System sono utilizzati per implementare molteplici strategie formative in diverse modalità, tra cui (ma non solo 😉) training formale, formazione esperienziale e social learning, oltre che per gestire attività quali ad esempio la formazione compliance, le certificazioni o la formazione rete vendita.
Un Learning Management System ideale è una soluzione pronta a soddisfare ogni nostra esigenza (beh… in realtà, stiamo ancora lavorando sulla funzionalità “genio della lampada” 🧞).
In ambito Extended Enterprise, la formazione eLearning e i webshop si sono trasformati in generatori di profitto su larga scala, aiutando a consolidare e migliorare i propri risultati di business.
Ma non è tutto.
I progressi compiuti nel settore delle tecnologie formative hanno contribuito a sostenere le esigenze in continua evoluzione, rivoluzionando sostanzialmente il settore eLearning. Oggi i software più avanzati per la formazione offrono funzionalità di acquisizione dati e di attività di supporto, come il mobile learning e la gamification, per migliorare il coinvolgimento, incrementare la produttività e promuovere una formazione continua e l’upskilling (abbiamo davvero bisogno del genio della lampada?).
Le piattaforme eLearning come Docebo non si limitano alle funzionalità di base di un LMS, ma sfruttano anche il social learning e l’Intelligenza Artificiale (siamo sempre stati proiettati verso il futuro 😊). La tecnologia di IA si evolve per comprendere il comportamento di ogni utente e creare esperienze formative uniche e personalizzate. La ciliegina sulla torta è che il social learning permette agli utenti di consultare i propri colleghi, di porre domande e di collaborare.
Lo studio condotto da Brandon Hall Group evidenzia che il 54% delle organizzazioni che hanno investito nelle tecnologie formative ha ottenuto miglioramenti in termini di produttività ed engagement. Il 91% di queste organizzazioni, inoltre, ha riportato un legame più solido tra formazione e performance.
Ecco la definizione di LMS:
Chi utilizza un LMS? 🤔
Le piattaforme LMS sono utilizzate a livello globale, in diversi settori e per molteplici casi d’uso di formazione aziendale. L’adozione di LMS è in aumento da diversi anni in tutto il mondo. Infatti, il mercato globale di LMS è destinato a crescere ad un CAGR del 24% su base annua.
Queste sono le due tipologie principali di utenti di un LMS:
Amministratori 👩🏿💻: Sono responsabili della gestione dell’LMS, cosa che implica una serie di compiti differenti: supervisionare la gestione dei corsi, gestire i contenuti (creare corsi di formazione e piani formativi o contattare i fornitori di contenuti di terze parti), assegnare gruppi di utenti a specifici piani formativi e tracciare i loro risultati e i progressi compiuti.
Utenti 🎒 Come nel caso dell’istruzione superiore o di altri istituti di istruzione, i tuoi clienti, partner o dipendenti sono i destinatari delle iniziative di formazione (le soluzioni più moderne supportano i contenuti generati dagli utenti, in modo del tutto analogo al modello utilizzato da Youtube).
Gli utenti che hanno accesso all’LMS possono visualizzare i cataloghi dei corsi, completare i corsi assegnati, i test e altri strumenti di valutazione, oltre che tracciare e misurare i propri progressi. Le migliori soluzioni LMS consentono di accedere alla formazione in modo semplice e senza interruzioni. Si tratta di un sistema on-demand che semplifica quanto più possibile il processo di apprendimento durante il flusso di lavoro. Le attività di training possono essere assegnate a livello individuale o in base al proprio lavoro e/o ruolo professionale.
A cosa serve un LMS? (Casi d’uso) ⚙️
In linea generale, un Learning Management System consente di centralizzare, implementare e misurare le attività di formazione. Un LMS avanzato supporta molteplici casi d’uso – sia interni che esterni – tra cui:
Formazione Clienti 💼: Un LMS permette alle organizzazioni di erogare formazione ai propri clienti. È il caso, ad esempio, di aziende di software e tecnologia che necessitano di programmi di onboarding rapidi ed efficaci, affinché gli utenti siano in grado di utilizzare i loro prodotti in modo ottimale. Inoltre, un programma di formazione continua permette di offrire più valore migliorando la fidelizzazione dei clienti.
Formazione Partner 🤝: Un LMS può anche essere utilizzato per formare partner e canali di un’organizzazione (ad esempio, i rivenditori). Una piattaforma eLearning consente alle organizzazioni di migliorare i propri programmi di partnership, offrendo più valore ai propri partner.
Formazione Membership 🧑🏻💼 : Un LMS viene anche comunemente usato per amplificare il valore della membership creando contenuti di formazione centralizzati e promuovendo il coinvolgimento dei membri dell’organizzazione attraverso la formazione online.
Onboarding dei dipendenti 🚣🏻♀️: Probabilmente si tratta del caso d’uso più comune per un LMS: l’onboarding, ovvero facilitare l’inserimento in azienda dei nuovi dipendenti e supportare la loro crescita professionale per renderli produttivi in tempi brevi!
Sviluppo e retention dei dipendenti 📈: Un LMS viene comunemente utilizzato per supportare la gestione dei talenti, così come la formazione e lo sviluppo dei dipendenti presenti in azienda. All’interno dell’LMS è possibile assegnare corsi per far sì che i dipendenti acquisiscano le giuste competenze professionali, le informazioni necessarie sui cambiamenti di prodotto e siano sempre aggiornati in materia di conformità (per citarne solo alcuni).
Formazione Compliance ☣️: Un LMS viene anche utilizzato per assicurarsi che i dipendenti ricevano una formazione professionale obbligatoria, nonché per gestire le certificazioni e i programmi di formazione ricorrenti. Questo approccio centralizzato riduce gli eventuali rischi e permette di evitare potenziali problemi di conformità alle normative vigenti.
Formazione Rete Vendita 💰: Un LMS è fondamentale per aumentare le vendite su larga scala, fornendo ai venditori le conoscenze necessarie, esattamente nel momento in cui ne hanno bisogno. La piattaforma velocizza anche l’onboarding (che è fondamentale per i sales team), consentendo ai nuovi assunti di ottenere sin da subito performance ottimali.
Quali sono i vantaggi di un LMS? 🤩
L’implementazione di un LMS offre molteplici benefici e vantaggi, sia per le aziende che per gli utenti.
I principali vantaggi (musica per le tue orecchie 🎶):
- Riduzione dei costi di formazione e sviluppo
- Riduzione del tempo di training/onboarding per dipendenti, clienti e partner
- Più tempo per gli amministratori grazie all’Intelligenza Artificiale
- Gestione della compliance
- Tracking dei progressi degli utenti
- Misurazione dell’impatto della formazione sulle performance organizzative
I principali vantaggi per gli utenti (musica per le loro orecchie 🎶):
- Miglioramento della retention di conoscenze
- Acquisizione di competenze e conoscenze necessarie per l’avanzamento di carriera
- Miglioramento delle performance
Le principali funzionalità di un LMS 🌟
Ecco alcune delle principali funzionalità che un LMS dovrebbe includere:
Intelligenza Artificiale (IA) 🤖: Un LMS basato su Intelligenza Artificiale è in grado di offrire agli utenti una learning experience personalizzata, proponendo i corsi nei formati più adatti alle loro preferenze e suggerendo percorsi formativi con argomenti rilevanti in base a quelli già completati (conosciamo un’azienda che è davvero la migliore in questo campo… 😉).
Attività di amministrazione automatizzate 🕹️: Questa funzionalità consente agli amministratori di automatizzare le attività ricorrenti/complesse, come ad esempio il raggruppamento, l’iscrizione degli utenti, la disattivazione e la popolazione di nuovi utenti. Davvero, perché non dovresti desiderarla?
Consolidamento della Piattaforma 🎁: Shampoo e balsamo in un unico prodotto? Il risultato non è un granché. Tutto in un’unica piattaforma eLearning? Incredibile! Poche cose sono più frustranti che dover acquistare più piattaforme e gestire molteplici sistemi per diversi casi d’uso (interni/esterni, ecc.). Una piattaforma ideale dovrebbe riunire tutti i tuoi casi d’uso in un unico LMS, permettendoti di risparmiando tempo e denaro, nonché evitandoti inutili complicazioni.
Percorsi Formativi Personalizzati 🛣️: Gestire un numero elevato di utenti e corsi online in un LMS può rivelarsi un compito particolarmente impegnativo, soprattutto se si vuole offrire un’esperienza personalizzata. Oggi i ruoli professionali tendono sempre più spesso a sovrapporsi. Alcuni set di competenze sono condivisi e alcuni corsi sono obbligatori per tutti i dipendenti. I percorsi formativi in sequenza ti permettono quindi di effettuare le iscrizioni degli utenti senza ostacoli e rapidamente.
Inoltre, alcuni LMS sono basati su Intelligenza Artificiale, il che rende la formazione ancora più facile e personalizzata, proprio come avviene per Netflix e Spotify. L’LMS inizia a comprendere le preferenze dei tuoi utenti e definisce il giusto percorso formativo da seguire. I percorsi formativi personalizzati semplificano la formazione sia per gli amministratori che per gli utenti, in quanto raggruppano una serie di corsi nell’LMS, permettendo agli utenti di padroneggiare determinati argomenti o programmi.
Interfaccia Utente (UI) intuitiva 👩🏾💻: Il concetto è semplice: se la formazione online non è facile da usare, i tuoi utenti non saranno sufficientemente coinvolti e felici di prendervi parte. In fondo, quand’è stata l’ultima volta che hai deciso (volontariamente…) di prendere carta e penna e compilare i moduli per la dichiarazione dei redditi, piuttosto che utilizzare strumenti come TurboTax o H&R Block? Già… probabilmente mai!
Un percorso formativo chiaro e comprensibile migliora la conservazione delle conoscenze e il processo di apprendimento più in generale, favorendo un flusso coeso tra le dashboard e le panoramiche dei corsi. Un’interfaccia utente intuitiva rappresenta un vantaggio sia lato amministratore che utente: si risparmia tempo (non bisogna imparare ad usare l’LMS) e ci si può concentrare maggiormente sulla formazione.
Gestione dei Corsi 📎: Il tuo LMS deve consentire di creare e gestire i corsi, categorizzarli, iscrivere gli utenti e creare report in modo semplice e rapido, evitando che gli amministratori sprechino tempo in attività che potrebbero essere automatizzate. Un LMS automatizzato consente di gestire i corsi in un luogo centralizzato (central repository): gli amministratori possono creare corsi, assegnarli agli utenti, inviare notifiche, modificare il layout, caricare e gestire i materiali dei corsi, iscrivere gli utenti in maniera massiva, configurare le impostazioni avanzate dei corsi e definire i filtri per corsi, canali e piani formativi.
Certificazione e Retraining 🏅: Un LMS dovrebbe consentire il tracking e la gestione di tutte le attività di certificazione e retraining (ad esempio, gestione di training ricorrenti, aggiornamenti continui, programmi di compliance).
Gestione di corsi e cataloghi 🗃️: Un LMS è il sistema centrale che ospita tutti i corsi eLearning e i contenuti dei corsi, ovvero il cuore pulsante dei tuoi programmi di formazione. Gli amministratori possono facilmente creare e gestire corsi e cataloghi di corsi per offrire una formazione sempre più mirata.
Integrazione dei contenuti e interoperabilità 💻: I Learning Management System devono supportare i pacchetti di contenuti didattici conformi a standard interoperabili come SCORM, AICC e xAPI (ex Tin Can).
Marketplace di contenuti🖱️: Permette agli amministratori e agli utenti di accedere, navigare e acquistare corsi dai fornitori di contenuti all’interno della loro piattaforma eLearning.
Gamification 🎮: Migliora il coinvolgimento degli utenti attraverso punteggi, badge, premi o ricompense collegate a tutte le attività di formazione.
Integrazioni 🔗: Sincronizza i dati della tua organizzazione con un LMS che supporta integrazioni e plugin di terze parti con altre piattaforme, come Salesforce CRM, strumenti di videoconferenza e altri software.
Mobile learning 🤳🏽: Un Learning Management System dovrebbe consentire l’accesso ai contenuti su dispositivi mobile, offrendo così la possibilità di apprendere in modo più efficace, nel momento del bisogno. È una necessità, non esistono alternative. I contenuti formativi dovrebbero essere accessibili in qualsiasi momento, ovunque e su qualsiasi dispositivo.
Domini multipli 🏘️: Crea piattaforme differenti per differenti tipologie di pubblico (ad esempio clienti e partner in scenari Extended Enterprise), personalizzando ciascun sottodominio anche sotto l’aspetto del branding.
Microlearning 🍣: Il micro-learning è il “sushi della formazione”: di dimensioni ridotte (bite-sized), facilmente “digeribile”, straordinario e a portata di mano! Una formazione bite-sized, con brevi materiali didattici, è un ottimo modo per coinvolgere i tuoi utenti e rafforzare le loro conoscenze anche quando sono in viaggio. Per gli utenti che sono abituati ad eseguire una semplice ricerca su Google per ottenere risposte rapide, si tratta della soluzione ideale!
Reporting 📊: I numeri non mentono! Una delle caratteristiche più importanti che un LMS dovrebbe includere è la capacità di tracciare e misurare l’impatto dei tuoi programmi di formazione sul tuo business. Il tuo LMS dovrebbe permetterti di ottenere insight formativi attraverso report e dashboard personalizzabili con metriche sulle attività degli utenti.
Social learning 👍🏽: Se la tua azienda è come Docebo, i tuoi dipendenti amano lavorare insieme! È fondamentale che il tuo LMS supporti attività di formazione informale, promuovendo la condivisione di idee e replicando il successo dei top performer. Il tuo LMS dovrebbe includere funzionalità volte a incoraggiare la collaborazione, i forum di discussione, le attività di peer mentorship e la curation delle conoscenze.
White-labeling e personalizzazione del branding ✨ Offri ai tuoi utenti una piattaforma eLearning completamente unica nel suo genere e mantieni la coerenza del brand all’interno della tua “eLearning experience”.
Globalizzazione 🌎 Il business non si ferma quando si lascia il proprio paese d’origine. La formazione deve essere accessibile ovunque, per tutti gli utenti. Ecco perché è così importante avere un LMS con localizzazione in più lingue, funzionalità di gestione dei domini e gateway di pagamento globale per l’e-commerce.
Modelli di licenza di un LMS (andiamo sul tecnico…) ☝🏾
Esistono diversi modelli di licenza per gli LMS. Ricordi quando si pagava al minuto o per ogni messaggio di testo? Siamo nella stessa situazione (ma ovviamente alcuni di questi modelli sono migliori rispetto ad altri).
Utenti attivi (Utilizzo) 👤: Questo modello definisce gli utenti come “utenti attivi” solo quando il loro account viene creato, quando accedono all’LMS o quando interagiscono con i contenuti didattici. Il modello “utenti attivi” richiede che gli acquirenti dell’LMS paghino solo per la prima interazione, indipendentemente dal numero di volte in cui un utente specifico accede al sistema.
Modello di registrazione 👥: Questo modello calcola l’utilizzo in base a diversi parametri utente: quanti utenti accedono al sistema LMS, quanti utenti iscritti a un corso, quanti utenti acquistano contenuti o ottengono una certificazione. Questo modello non comporta grandi rischi ed è economico, il che lo rende una valida opzione iniziale. Tuttavia, in presenza di una rapida crescita organizzativa, può diventare particolarmente costoso.
Product-based 🛍️: Questo modello permette di vendere contenuti didattici all’interno dell’LMS con funzionalità di pagamento elettronico.
Revenue share 💸: Un modello di revenue share è un modello di registrazione su misura per la vendita di contenuti, di solito espressa in termini di percentuale di entrate assegnate al venditore LMS.
Illimitato ♾️: Questo modello, solitamente, non tiene conto del numero di utenti o dell’utilizzo. Alcune piattaforme non richiedono il pagamento di canoni di utenza, mentre altre offrono un prezzo enterprise “illimitato” al superamento di una soglia di utenti o di guadagni.
LMS: Funzionalità di tracking (ROI della formazione) 🔎
James Bond non entrava mai in azione senza avere una strategia ben congegnata. Era sempre un passo avanti. Bisogna seguire l’esempio di James Bond.
Le aziende data-driven comprendono che uno dei principali vantaggi di qualsiasi tipo di software è quello di fornire indicatori specifici attraverso i quali misurare produttività e progressi, nonché di ottenere preziosi insight relativi alle performance. I software di formazione web-based non fanno eccezione.
Un LMS può aiutare le aziende a monitorare diverse attività degli utenti. Le misurazioni e i report della formazione formale includono:
- Completamenti dei corsi
- Date di iscrizione dei corsi
- Ultimo accesso da parte degli utenti
- Tempo totale dedicato a corsi e piani formativi
- Corsi attivi
- Corsi più visualizzati
- Punteggi di test/valutazioni
- Sessioni di formazione con istruttore (ILT)
- Dati sulle transazioni e-commerce
- Report per i piani formativi
- Report per le attività degli utenti
- Report Audit Trail
- Report per gamification (ad esempio, badge e concorsi)
- Report per le certificazioni
- Report per attività di formazione esterna
Il tuo LMS dovrebbe anche essere in grado di fornire misurazioni sulle attività di formazione informale. Ad esempio, Docebo consente di tracciare le attività di social learning attraverso il modulo Discover, Coach & Share. Ecco alcuni esempi:
- Report per le attività di peer review
- Report per le attività di specifici canali
- Like e dislike per le risposte
- Top 5 – esperti in base alla qualità delle risposte
- Risposte più rapide degli esperti
- Risposte contrassegnate come “migliore risposta”
- Valutazione dei contenuti generati dagli utenti
- Attività di condivisione
- Visualizzazioni dei contenuti
LMS: Modelli di distribuzione (Implementazione LMS) 🚀
Open source 🚪🚶: Generalmente, gli LMS open source sono gratuiti e online. Gli utenti possono modificare il codice sorgente in base alle proprie esigenze, personalizzando l’aspetto della propria piattaforma e i contenuti formativi.
Tuttavia, uno dei principali svantaggi di un LMS open source consiste nel fatto che per utilizzare il sistema in modo efficiente ed efficace è richiesto un certo livello di esperienza. Inoltre, è necessaria anche una grande quantità di personalizzazioni, che possono rivelarsi particolarmente costose.
LMS Enterprise 🖥️: I Learning Management System aziendali sono in genere più facili da usare e forniscono all’utente una varietà di funzionalità e servizi di supporto. Un LMS Enterprise ha un’interfaccia utente intuitiva e, in alcuni casi, può vantare librerie di risorse che aiutano gli amministratori a sviluppare e distribuire rapidamente nuovi materiali di formazione online.
Questo tipo di Learning Management System è suddiviso in due categorie:
- SaaS (Software as a Service) ☁️: Si tratta di piattaforme tipicamente più moderne, web-based, come Docebo, che forniscono aggiornamenti gratuiti e la possibilità di scalare completamente il proprio sistema in base alle esigenze attuali e future dell’organizzazione. Il fornitore fornisce servizi di supporto e memorizza tutti i dati nel cloud.
- LMS su installazione ⚓: Questi Learning Management System sono ospitati localmente sui server delle organizzazioni (cosa che semplifica la personalizzazione di tutti gli aspetti dell’LMS). Rispetto al modello SaaS (in cui il fornitore è responsabile per il servizio e il supporto), il compito di gestire la piattaforma eLearning e di effettuare gli aggiornamenti necessari spetta al dipartimento IT dell’organizzazione.
LMS specifico per un settore 🏥: Tipicamente sviluppato per un settore specifico, ospita tutti i materiali e gli asset formativi aziendali online richiesti da un’organizzazione. Le risorse potrebbero comprendere certificazioni, giochi online e altre attività di formazione basate su competenze e compiti specifici del settore.
LMS: I principali standard supportati 🏋🏽♀️
SCORM (1.2/2004) ⚡: Lo standard SCORM permette ad authoring tool e contenuti eLearning di comunicare con il tuo Learning Management System.
Tin Can/xAPI 🥫: Lo standard xAPI (noto in precedenza come Tin Can API) permette la comunicazione tra contenuti formativi e sistemi di eLearning, in modo da registrare qualsiasi progresso di qualsiasi attività di eLearning in un Learning Record Store (LRS). Gli LRS sono file indipendenti, non dipendono dai tradizionali Learning Management System. Docebo supporta lo Standard Tin Can 1.0.
AICC 🏁: Primo standard di eLearning al mondo, l’AICC ha lavorato per rendere i contenuti conformi allo standard CMI-5 (Computer Managed Instruction). CMI-5 è il successore dello standard AICC, conforme al più recente standard Experience API (xAPI). L’AICC permette a LMS e contenuti eLearning di comunicare tramite protocolli HAC, che si basano su un modulo HTML per trasmettere qualsiasi informazione.
LMS LTI 🛠️: Lo standard Learning Tools Interoperability (LTI) è stato introdotto dall’IMS Global Learning Consortium, specializzato in applicazioni ospitate in remoto e in contenuti di eLearning basati sul web. Docebo LMS permette di importare contenuti Learning Tools Interoperability (LTI) come materiali didattici sia nei corsi che nel Central Learning Object Repository (CLOR). Docebo supporta contenuti LTI 1.0 e 1.1.
Il meglio per la tua formazione: Docebo cloud LMS 🏆
Dobbiamo ammetterlo: siamo assolutamente di parte. La Piattaforma eLearning Docebo basata su IA è il nostro LMS preferito !
Il motivo? Docebo ha re-immaginato le potenzialità degli LMS grazie all’Intelligenza Artificiale. I clienti, i partner e i dipendenti che utilizzano la piattaforma Docebo amano apprendere perché tutto – contenuti della homepage, funzionalità uniche e semplicità d’uso della piattaforma – si traduce in esperienze formative ancora più coinvolgenti, efficaci, automatizzate e facili da gestire.