Come passare ad una nuova piattaforma elearning? Sfrutta questi 5 consigli per ottimizzare il tuo processo di transizione!
La tua piattaforma eLearning è in grado di supportare con efficacia le esigenze attuali e future della tua organizzazione? Oggi, sempre più aziende dichiarano di voler sostituire il proprio sistema legacy con una piattaforma eLearning più moderna, efficiente e dotata di funzionalità all’avanguardia.
Ecco i 5 fattori chiave da considerare nel passaggio ad una nuova piattaforma eLearning:
1. Definire le criticità della piattaforma in uso
Prima di selezionare una nuova piattaforma, è fondamentale capire perché passare ad una nuova soluzione. Le ragioni devono essere giustificabili e possono includere: costi ricorrenti, tecnologia e/o interfaccia obsoleta, supporto post-vendita, scarso utilizzo, ecc.
Il passaggio a una nuova piattaforma eLearning deve essere una decisione ben ponderata, in quanto comporta un notevole investimento da parte dell’azienda (anche in termini di cambio di mentalità). Dunque, se non è possibile identificare le aree di criticità della tua piattaforma in uso, sarà difficile giustificare il cambiamento.
Prima di passare a una nuova soluzione, raccomandiamo ai nostri clienti di scrivere una breve descrizione dei loro problemi attuali, assieme a una checklist dei requisiti per la nuova piattaforma. Questo ci permetterà di capire ciò di cui hanno realmente bisogno.
2. Definire le aspettative nei confronti della nuova piattaforma eLearning
Dopo aver definito i problemi, è importante scrivere le proprie aspettative nei confronti della nuova piattaforma. In questa fase, dovrai riscrivere tutte le specifiche in base ai tuoi specifici obiettivi di business. Se necessario, coinvolgi altri stakeholder per capire quali sono le funzionalità di cui hanno bisogno.
Crea un documento dettagliato con i requisiti specifici. Verifica che ci sia effettivamente un valore aggiunto rispetto alla tua piattaforma attuale. Questo documento dovrebbe risolvere tutti problemi evidenziati durante il primo step.
3. Identificare le principali difficoltà tecniche e controllare la fattibilità
Dopo aver individuato i problemi e dopo aver definito le aspettative, è importante eseguire uno studio di fattibilità per l’implementazione del nuovo sistema. Dovrai identificare le principali difficoltà o le sfide tecniche che potresti incontrare durante questo processo.
Queste sfide possono essere suddivise in varie categorie come: migrazione dei dati, obiettivi formativi, adozione da parte degli utenti, capacità del team di gestire il nuovo sistema, gestione dei processi, ecc. Assicurati di tenere in considerazione queste sfide nel passaggio da una piattaforma all’altra, e che siano discusse con i diversi venditori.
4. Pianificare la migrazione dei dati
Questa è una delle parti più complesse e delicate del processo di transizione. Considerando che la nuova piattaforma sarà tecnicamente diversa dalla precedente, è essenziale assicurarsi che non ci sia perdita di dati durante il cambio. L’obiettivo principale è di migrare i dati esistenti degli utenti, dei corsi, dei pacchetti SCORM e degli elaborati da una piattaforma X a una Y.
Si tratterà di un processo iterativo, che coinvolgerà entrambe le parti – clienti e venditori – in un processo collaborativo. Per gestire al meglio questa fase, il consiglio è di esportare i dati in formato CSV, importandoli poi nel nuovo sistema. Questo permetterà una maggiore flessibilità durante il processo di migrazione.
5. Comprendere le limitazioni e le esclusioni
Durante questo cambiamento, è fondamentale comprendere le limitazioni del nuovo sistema. Come detto in precedenza, durante il processo di migrazione è possibile che non tutti i dati vengano importati con successo nella nuova piattaforma eLearning.
Inoltre sarà necessario ricreare molti dei processi di lavoro e aziendali legati all’utilizzo della piattaforma. Questi sono alcuni dei fattori da considerare in anticipo, e non dopo aver preso la decisione di cambiare piattaforma. Scrivi i diversi scenari di utilizzo e cerca di comprendere le funzioni della nuova piattaforma. Questo ti aiuterà a superare più facilmente i 5 step qui descritti.
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