Scopri i vantaggi dell’app Audit Trail di Docebo e come usarla nella tua formazione aziendale.
Un audit trail (o audit log) è un record immutabile di tutte le azioni amministrative eseguite all’interno di una piattaforma eLearning. Il report Audit Trail visualizza la sequenza di attività che hanno interessato operazioni, procedure o eventi specifici, ed è utile per assegnare le responsabilità in caso di incidenti, in modo particolare relativi a questioni di conformità. L’applicazione Audit Trail rende Docebo LMS conforme al CF21 cap.11.
Perché avere l’Audit Trail nella tua piattaforma eLearning?
Controllo completo delle attività formative: Un audit trail semplifica la vita ai tuoi clienti. Quando si ha a che fare con un qualsiasi sistema e con molteplici amministratori, spesso emergono domande quali “chi ha cancellato questo utente?” o anche “chi ha caricato questo oggetto?”. L’Audit Trail è in grado di dare una risposta precisa ed univoca a domande come queste, offrendo sempre una visione dettagliata di cosa accade all’interno della piattaforma eLearning.
Semplificare la conformità alle normative: Molte normative, anche a livello internazionale, richiedono che specifici dati relativi agli eventi che si verificano all’interno della tua piattaforma eLearning vengano tracciati, in modo da assicurare accuratezza e validità delle certificazioni generate dal sistema.
Un esempio è la conformità alla normativa 21 CFR Parte 11 della FDA. La parte 11 del titolo 21 del CFR è la parte del titolo 21 del Code of Federal Regulations che stabilisce le norme della Food and Drug Administration (FDA) degli Stati Uniti in materia di registrazioni e firme elettroniche (ERES). La parte 11 definisce i criteri in base ai quali le registrazioni e le firme elettroniche sono considerate affidabili ed equivalenti alle registrazioni su carta ^titolo 21 del CFR, parte 11, sezione 11.1 (a).
Per soddisfare questi requisiti, una piattaforma eLearning deve garantire che le sue funzioni e tutte le informazioni necessarie siano gestite in modo sicuro, e che le attività e i processi siano conservati in modo appropriato. L’auditing è di fondamentale importanza per soddisfare queste esigenze, fornendo agli utenti un modo per tracciare ogni singola azione nel database della piattaforma eLearning, oltre alle informazioni relative al tipo di modifiche apportate e al tempo, inclusa la creazione, l’aggiornamento e la cancellazione dei dati sensibili.
La conformità alla Parte 11 nella tua piattaforma eLearning include i seguenti vantaggi:
- Permette di elaborare, controllare o approvare con facilità i documenti
- Riduce al minimo gli sforzi per conformarsi agli standard normativi, come FDA, ISO, ecc.
- Evita la duplicazione di contenuti e limita l’accesso ai soli contenuti attivi
- Garantisce la disponibilità e la tracciabilità di tutti i record e di tutte le attività
- Migliora l’esperienza dell’utente con la piattaforma eLearning
Gestisci la compliance attivando l’applicazione Audit Trail
Attivando l’applicazione Audit Trail è possibile garantire la piena conformità della tua formazione aziendale. Attivata l’app, nella tua piattaforma eLearning Docebo vedrai il nuovo report Audit Trail all’interno dell’area dedicata ai report personalizzati. Seleziona gli utenti per i quali vuoi estrapolare il report, scegliendo tra utenti, gruppi o rami dell’organigramma.
Una volta selezionate le informazioni che desideri includere nel report, è possibile eseguire il report per visualizzare l’elenco delle azioni specificate. Avrai anche piena visibilità degli indirizzi IP relativi a specifici utenti che hanno eseguito determinate azioni. In altre parole, avrai accesso a una registrazione permanente di tutte le attività svolte all’interno della tua piattaforma eLearning, in modo tale da soddisfare qualsiasi requisito di conformità.
Come gestire l’applicazione Audit Trail
Attivare l’Applicazione: Accedi al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra, quindi seleziona Aggiungi Nuove Applicazioni nella parte superiore della pagina. Nella pagina seguente, seleziona la tab Caratteristiche Aggiuntive di Docebo, individua l’App Audit Trail & 21 CFR Part 11 e clicca Contattaci nella riga dell’app. Compila il modulo per contattare il Centro Comunicazioni: sarai contattato da Docebo per gestire l’attivazione dell’App.
Creare un Report Audit Trail: Accedi al Menu Amministrazione e seleziona Report nella sezione E-Learning. Nella pagina principale dei Report, seleziona Crea Report Personalizzato. Nella finestra pop-up, definisci il nome del report, quindi seleziona Audit Trail. Seleziona Avanti. Seleziona quali utenti includere nel report utilizzando le tab Utenti, Gruppi e Organigramma. Il sistema mantiene le selezioni anche durante lo spostamento fra tab. Se necessario, è possibile generare un report per tutti gli utenti registrati.
A questo punto dovrai selezionare i corsi che desideri includere nel report. Per farlo, seleziona i dati che vuoi visualizzare nel report, scegliendo fra diverse categorie di eventi:
- Power user: ottieni informazioni su posti allocati, acquistati e rigenerati da ciascun power user.
- Corsi: ottieni informazioni su cancellazione o aggiornamento di corsi, cataloghi, materiali didattici, widget o categoria dei corsi.
- Report personalizzati: ottieni informazioni su azioni relative a creazione, pubblicazione (per i power user) o eliminazione di report personalizzati.
- Percorsi formativi: ottieni informazioni su azioni relative a creazione, aggiornamento o cancellazione dei percorsi didattici.
- Gestione degli utenti: ottieni informazioni su azioni relative a creazione, cancellazione e aggiornamento degli utenti nella piattaforma e associazione (o dissociazione) di un utente in un gruppo.
Puoi selezionare l’ordine dei dati nel report utilizzando il menu a discesa Order By (Ordina per). Seleziona ‘Avanti’ e scegli se pianificare un report, visualizzarlo o salvarlo.
Quando viene creato il report audit trail, verrà elencato nella pagina principale dei report all’interno della dashboard della piattaforma Docebo. A ogni report è dedicata una riga che mostra il nome, l’autore, la data di creazione e la visibilità del report (chi è autorizzato a vederlo). I report possono essere scaricati ed esportati in formato CSV, XLS o HTML.
I report audit trail sono pubblicamente visibili per impostazione predefinita, in modo che tutti i superadmin, il proprietario del report e gli utenti possano visualizzarli. Per modificarne la visibilità, è sufficiente cliccare sulla voce nella colonna filtro, per selezionare chi può o meno visualizzare il report.
(NOTA: Questa app è disponibile solo per i clienti Enterprise).L’applicazione Audit Trail di Docebo ti permette di monitorare tutte le attività che avvengono nella tua piattaforma eLearning, garantendo la conformità normativa del tuo progetto di formazione aziendale.