Usare l’Audit Trail per una formazione aziendale conforme

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Numerose normative internazionali richiedono il tracciamento di specifici dati, in modo da registrare ogni cambiamento avvenuto nella piattaforma elearning. In questo post spieghiamo come puoi far sì che il tuo progetto di formazione aziendale sia conforme a tali norme usando il report Audit Trail per un tracciamento di quanto avviene nel tuo LMS.

Audit Trail: di cosa si tratta?

In parole semplici, l’Audit Trail è un record immutabile che tiene traccia di tutte le azioni a livello amministrativo avvenute in un sistema, quali ad esempio importanti modifiche relative al completamento di un corso o allo stato di iscrizione degli utenti.

Fornendo una prova oggettiva (e, appunto, immodificabile) delle attività accadute relativamente a operazioni e procedure, questo report è estremamente utile per individuare determinate responsabilità in caso di incidenti, a maggior ragione se questi hanno un impatto su una qualsiasi normativa.

Perché avere l’Audit Trail nella piattaforma elearning?

Ci sono un paio di ottime ragioni per cui in un progetto di formazione in ambito aziendale puoi aver bisogno della funzionalità Audit Trail.

1. Un controllo totale sul progetto formativo

La prima ragione riguarda il controllo che il report Audit Trail ti conferisce sull’intero progetto formativo. Quando si ha a che fare con un qualsiasi sistema, spesso infatti emergono domande quali “chi ha cancellato questo utente?” o anche “chi ha caricato questo oggetto?”. L’Audit Trail è in grado di dare una risposta precisa ed univoca a domande come queste, dandoti sempre una visione dettagliata di cosa accade all’interno della tua piattaforma elearning!

2. Compliance con le normative internazionali

La seconda ragione, come anticipato, è invece relativa alla Compliance (o conformità). Molte normative, anche a livello internazionale, richiedono che specifici dati vengano tracciati, in modo da assicurare accuratezza e validità delle certificazioni generate dalla piattaforma elearning.

Un esempio di normative internazionale è quella relativa alla FDA:

Title 21 CFR Part 11 is the part of Title 21 of the Code of Federal Regulations that establishes the United StatesFood and Drug Administration (FDA) regulations on electronic records and electronic signatures (ERES). Part 11, as it is commonly called, defines the criteria under which electronic records and electronic signatures are considered to be trustworthy, reliable and equivalent to paper records (Title 21 CFR Part 11 Section 11.1 (a)).

Source: Wikipedia.org

Come essere conformi attivando il report Audit Trail

Il learning management system di Docebo si è recentemente arricchito dell’app Audit Trail. Di seguito vediamo dunque brevemente come creare e implementare il report Audit Trail (disponibile solo sull’edizione Enterprise della piattaforma) per consentirti un controllo e una compliance superiore sul tuo progetto di formazione online.

Attivata l’app, nella tua piattaforma elearning Docebo vedrai il nuovo report Audit Trail all’interno dell’area dedicata ai report personalizzati. Seleziona gli utenti per i quali vuoi estrapolare il report, scegliendo dalle tre tab:  utenti, gruppi o rami dell’organigramma.

Puoi ottenere informazioni su:

  • Power user: ottieni informazioni sui posti allocati, acquistati e rigenerati da ciascun power user.
  • Corsi: ottieni informazioni sulle seguenti azioni
  • Percorsi formativi: ottieni informazioni riguardo la creazione, aggiornamento o cancellazione dei percorsi didattici.
  • Custom reports: ottieni informazioni rispetto alla creazione, pubblicazione (per i power user) e cancellazione dei report personalizzati.
  • Gestione utenti: ottieni informazioni rispetto le seguenti azioni:

Una volta selezionate le informazioni da ottenere puoi lanciare il report e avere la lista di tutte le azioni compiute a riguardo. Da notare, come valore aggiunto, che sarà possibile addirittura vedere l’indirizzo IP di ogni utente che ha eseguito ogni azione.

Puoi lanciare un report Audit Trail ogni volta che ne hai bisogno, oppure semplificare il processo pianificando il lancio di un report, che arriverà direttamente nella tua casella di posta (a cadenza quotidiana, mensile, trimestrale, semestrale o annuale) includendo anche l’indirizzo delle persone coinvolte nei processi di certificazione e compliance.

Devi rendere compliant il tuo progetto di formazione elearning? Scopri la piattaforma Docebo, attiva ora la tua versione in prova gratuita per 14 giorni e prova con mano la funzionalità Audit Trail!