Software per onboarding: La guida completa

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Perché un software per onboarding è essenziale per i tuoi dipendenti, partner e clienti

Cos’è un software per l’onboarding?

Un software per l’onboarding semplifica la gestione, l’erogazione e le misurazioni dei processi di onboarding di un’organizzazione. Sostanzialmente, questo software ha la funzione di accogliere, guidare e formare i neoassunti, affinché siano pienamente operativi nel minor tempo possibile. Un learning management system (LMS) può essere utilizzato per progettare e implementare un processo di onboarding per dipendenti, partner o clienti.

Per un’organizzazione, l’onboarding è fondamentale. Da questo processo iniziale, infatti, dipende il successo o il fallimento dell’esperienza di un dipendente con la propria azienda, di un cliente con un nuovo prodotto o dell’impatto sulle vendite di un partner di canale.

Le più recenti tecnologie formative possono contribuire ad incrementare l’efficienza e l’efficacia dei programmi di onboarding, portando in ultima analisi al successo organizzativo.

Perché usare un software per l’onboarding?

Un software per l’onboarding ha lo scopo di incrementare l’efficienza e l’efficacia del processo di orientamento dei nuovi dipendenti. L’obiettivo della maggior parte delle soluzioni di onboarding è di integrare i nuovi dipendenti all’interno dell’organizzazione o di formare partner e clienti su specifici prodotti e/o servizi. Quanto più rapidamente otterranno le informazioni necessarie, tanto più rapidamente saranno in grado di svolgere al meglio il proprio lavoro e fornire valore all’organizzazione.

Un software per l’onboarding può effettivamente migliorare i risultati di business. Questi sono i benefici per le aziende:

  • Riduce i costi della formazione
  • Consente di gestire molteplici tipologie di pubblico
  • Riduce il turnover dei dipendenti
  • Riduce il tasso di abbandono dei clienti
  • Incrementa le performance dei partner di canale

Questi sono i benefici per gli utenti:

  • Fornisce un luogo centralizzato per informazioni e risorse
  • Ottimizza il processo di onboarding
  • Massimizza la produttività
  • Migliora le performance

I software per l’onboarding sono utilizzati a livello globale, in molteplici settori. Questi sono i casi d’uso più comuni.

Onboarding dei dipendenti

Secondo una ricerca condotta da SHRM, i nuovi dipendenti che hanno completato un programma di onboarding ben strutturato hanno il 69% di probabilità in più (rispetto a tutti gli altri) di restare nella propria azienda fino a 3 anni. Tuttavia, da un altro studio condotto da Allied emerge che solo il 66% delle organizzazioni forma i nuovi dipendenti con un programma di onboarding. Un LMS può essere estremamente utile per erogare e misurare la formazione come parte del processo di onboarding dei dipendenti.

Gli obiettivi dell’onboarding (o dell’orientamento) dei dipendenti sono abbastanza semplici. I neoassunti devono essere introdotti alla cultura e alle politiche aziendali, oltre che ricevere formazione su specifiche funzioni lavorative e sui prodotti e/o servizi dell’azienda. Inoltre, devono anche completare la formazione compliance (ad esempio, relativa a salute e sicurezza sul posto di lavoro).

Un software per l’onboarding è uno strumento per gestire con efficacia l’intero processo, rendendo più semplice l’assegnazione e la distribuzione di corsi di e-learning per i dipendenti, così come la possibilità di monitorare i progressi. Un amministratore può impostare particolari obiettivi che i dipendenti dovranno raggiungere, tracciando performance e progressi attraverso il proprio LMS.

Onboarding dei clienti

L’onboarding dei clienti è un processo fondamentale nei settori in cui il valore di un cliente aumenta dopo la vendita, ad esempio con i modelli di business software-as-a-service (SaaS). Il costo dell’acquisizione di un nuovo cliente è da 5 a 25 volte superiore a quello di un cliente esistente. In altre parole, la perdita del cliente è notevolmente dannosa per le aziende.

Il processo di onboarding può contribuire a ridurre il tasso di abbandono, aiutando i clienti ad ottenere più valore dai prodotti o dai servizi offerti dall’azienda. Ogni cliente ha specifiche esigenze, dunque non è sufficiente avere una knowledge base o una libreria di risorse (sebbene sia senza dubbio un buon punto di partenza). Come spiega Chris Williams sul blog Kapost’s Marketeer, un piano di onboarding ben congegnato è fondamentale per ridurre il tempo speso per il customer service, aumentando allo stesso tempo la redditività dei propri clienti.

Il software per l’onboarding, dunque, è uno strumento prezioso per la creazione, distribuzione e misurazione del processo di onboarding dei clienti, essenziale per garantire loro il successo.

Onboarding di partner

I partner di canale possono offrire più valore al tuo business. Come per qualsiasi altra partnership, è importante gestire con attenzione alcuni aspetti. Secondo Steven Jones, VP of Strategic Development di SpringCM, “L’onboarding è il passo più importante del rapporto con i propri partner di canale. Questa fase iniziale riguarda le prime impressioni, e le prime impressioni sono tutto. Un inadeguato processo di onboarding, infatti, può svalutare rapidamente i tuoi rapporti con i partner, prima ancora di avviare la partnership.”

Una scarsa esperienza di onboarding riduce la credibilità del tuo business e pregiudica la possibilità di instaurare future partnership. Cosa ancora più importante, una scarsa integrazione potrebbe ridurre il valore che i partner possono offrire all’organizzazione, ostacolando così la crescita e limitando il successo.

Un software per l’onboarding può aiutare la tua organizzazione a pianificare un solido processo di onboarding e monitorare i progressi dei partner. Uno dei vantaggi più grandi di un software per l’onboarding consiste nella possibilità di comprendere concretamente l’impatto della formazione sulle performance dei partner. In altre parole, è possibile individuare una correlazione tra le performance dei partner che partecipano alla formazione rispetto alle performance di chi non vi partecipa.

Supportare il processo di onboarding

Per supportare con efficacia il processo di onboarding, è necessario implementare le giuste tecnologie. Un software per l’onboarding dovrebbe essere in grado di supportare alcune funzioni chiave:

  • Eliminare i problemi amministrativi

La tua tecnologia formativa non dovrebbe creare ulteriori carichi di lavoro. Piuttosto, deve consentire l’automatismo di attività amministrative ricorrenti, come il raggruppamento degli utenti o le iscrizioni, incrementando l’efficienza.

  • Formare con efficacia i dipendenti

Una moderna piattaforma e-learning deve garantire l’accesso alle informazioni necessarie nel momento del bisogno, consentendo agli utenti di apprendere in base al proprio ritmo. Naturalmente, deve anche formare i dipendenti rapidamente e con efficacia. In quanto tale, il tuo LMS dovrebbe supportare funzionalità come notifiche, gestione di certificazioni/retraining, mobile learning, social learning e gamification.

  • Integrarsi correttamente con il tuo framework tecnologico

Il tuo software per l’onboarding dovrebbe fornire integrazioni pronte all’uso con strumenti essenziali per il tuo business, come ad esempio CRM, strumenti di videoconferenza, Slack e altro ancora.

  • Fornire insight

I programmi di onboarding efficaci sono quelli che forniscono risultati misurabili. Il software per l’onboarding, inoltre, dovrebbe fornire insight sui progressi degli utenti, consentendo di allineare la formazione alle performance organizzative.

Così come il tuo LMS deve supportare con efficacia la tua crescita aziendale, anche il tuo programma di onboarding deve essere in grado di adattarsi alle future esigenze di business della tua organizzazione. Per questo motivo, è importante scegliere una piattaforma e-learning efficace nel tempo.

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