Gestire il Retraining con Docebo per una formazione compliant

Oggi molte aziende e grandi organizzazioni si trovano a gestire quella sfida nota come retraining, ovvero la necessità di veicolare formazione e informazioni ai dipendenti: non solo per rispettare la compliance con le normative nazionali, ma anche per far sì che tutte le persone in azienda raggiungano i medesimi standard di conoscenza.

Per aiutare le aziende a raggiungere questi obiettivi, Docebo ha recentemente introdotto la nuova app “Certificazione e Retraining”, sviluppata per consentirti di creare facilmente certificazioni di formazione che validano il livello delle skill delle persone su differenti argomenti. Le policy di rilascio e scadenza legate alle certificazioni possono essere configurate in accordo ai bisogni specifici dell’organizzazione, e seguendo ben determinate regole di compliance.

Retraining per garantire la compliance

Essere compliance, cioè conformi ad uno standard, significa non solo formare e certificare gli utenti una prima volta, ma anche creare un sistema che permetta di gestire il retraining degli utenti, rinnovandone la certificazione entro i termini stabiliti. Con la nuova app per la tua piattaforma elearning Docebo, questo processo diventa totalmente automatico, permettendo alla tua azienda di mantenere sempre la conformità senza alcuno sforzo.

Seguendo l’idea di formazione studente-centrica puoi costruire il processo di certificazione creando e assegnando specifici item da ottenere, creando report specifici per tracciare tutte le informazioni, ma anche costruire un tuo sistema di email per avvertire gli utenti circa la scadenza di specifiche certificazioni, fornendo al tempo stesso tutte le informazioni necessarie al rinnovo.

In tal modo, gli utenti riceveranno la certificazione al completamento degli item di cui sopra, come ad esempio un corso elearning o ILT particolare, la partecipazione a un webinar, ma anche attività esterne.

Come spiega Fabio Pirovano, CTO di Docebo:

“Uno dei più grandi vantaggi del nostro approccio con questa nuova feature si ritrova nella separazione tra la certificazione in sé e il corso/attività formativa a cui la certificazione è associata, garantendo una flessibilità superiore nella gestione di tutto il processo di certificazione. Questa flessibilità consente inoltre agli utenti di mantenere attiva la propria certificazione senza dover seguire più e più volte lo stesso corso, pur avendo al contempo le credenziali di certificazione conservate e tracciate dal sistema”.

Di seguito andiamo a vedere come creare un sistema di certificazione con il nuovo modulo Docebo: in soli 3 passaggi!

Costruire un sistema di Certificazione

Per creare il sistema di certificazione bastano pochi click, giusto quelli necessari ad assegnare un nome, una breve descrizione e la relativa data di scadenza. Ricorda che puoi creare tutti i certificati di cui hai bisogno, in modo da soddisfare i requisiti previsti da ogni norma, legge o linea guida da seguire nel tuo paese.

Inoltre, se lavori in una azienda o organizzazione che opera in molteplici aree geografica, e devi dunque rapportarti a molteplici leggi e regolamentazioni, con Docebo puoi creare differenti processi di certificazione, personalizzati a seconda del paese.

Impostare le policy di certificazione: decidere come gli utenti otterranno la certificazione.

Puoi vincolare l’ottenimento della certificazione al completamento di uno qualsiasi fra i seguenti elementi: corsi elearning, corsi ILT, webinar, piani formativi ed attività esterne.

La flessibilità del tool permette dunque di creare programmi di certificazione usando gli item più diversi, da ottenere attraverso attività gestite direttamente tramite la piattaforma (corsi, webinar, live training) o esterne ad essa, ma sempre tracciate in piattaforma grazie all’app Attività esterne.

Ricorda che ogni tipo di corsi può essere arricchito grazie al tool “test”, che ti permette di creare e gestire test di valutazione per verificare il livello di conoscenza raggiunto dai tuoi utenti.

Infine, puoi anche decidere se permettere agli utenti di ri-frequentare lo stesso corso/percorso formativo per rinnovare la certificazione.

Creare un certificato da sbloccare al raggiungimento della certificazione: attraverso la funzione Certificati puoi costruire certificati personalizzati che gli utenti potranno scaricare una volta completati gli item inclusi nel programma di certificazione.

Attivare il sistema automatico di notifiche

Crea il tuo sistema di notifiche per rimanere sempre al corrente di tutte le certificazioni rilasciate, e anche per allertare i tuoi utenti alla scadenza delle loro certificazioni. Docebo ti permette di creare un sistema personalizzato di email e avvisi, attivabile in pochi click.

Semplicemente utilizzando l’app Notifiche puoi creare email di avviso per gli utenti, che saranno pertanti notificati all’ottenimento di una nuova certificazione, ma anche all’avvicinarsi della scadenza di una certificazione precedentemente ottenuta. Puoi persino decidere quanto tempo prima la mail debba essere inviata! Questa email include tutte le istruzioni che l’utente deve seguire per rinnovare la propria certificazione.

L’app Notifiche ti permette anche costruire un sistema di email per informare te e tutto il management circa le certificazioni ottenute o scadute.

In questo modo, i diretti interessati sono sempre aggiornati circa lo stato di certificazione dell’intera azienda, permettendo di soddisfare appieno tutti i requisiti imposti dalle varie regolamentazioni.Gli utenti possono controllare lo stato delle proprie certificazioni accedendo all’area “Le mie attività” e scegliendo la tab corrispondente. Un modo semplice ma efficace per tenere sotto controllo le proprie attività in corso.

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