Come Attivare e Gestire la App Formazione Esterna

Permettere agli utenti di tracciare attività di formazione esterna

Ultimo Aggiornamento

Aprile 18th, 2019

Tempo di Lettura

5 min

Introduzione

La App Formazione Esterna permette agli utenti di tenere traccia delle attività formative seguite al di fuori di Docebo. Attivando la App, in qualità di Superadmin sarà possibile importare e revisionare le attività formative esterne caricate dagli utenti che possono tenere traccia delle loro attività formative esterne e registrare i certificati conseguiti al di fuori di Docebo.

Attivare la App

Connettersi alla piattaforma come Superadmin e accedere il Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio. Cliccare Aggiungi Nuove Applicazioni nella parte superiore della pagina. Nella pagina Applicazioni e Funzionalità, selezionare il tab Caratteristiche Aggiuntive di Docebo e identificare la app nell’elenco, quindi cliccare Provala Gratuitamente nella riga della app. Leggere le informazioni riportate nella finestra pop up, e premere di nuovo Provala Gratuitamente.

Configurare la App

Per iniziare la configurazione della App, accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio, quindi premere Impostazioni nella sezione Formazione Esterna per accedere alla pagina di configurazione della app. Da qui è possibile selezionare i checkbox per abilitare le seguenti impostazioni:

  • Permettere agli utenti di aggiungere attività di formazione esterna
  • Inserire le attività di formazione esterna caricate dall’utente in una lista di attesa per l’approvazione dell’Admin
  • Richiedere agli utenti di selezionare un istituto di formazione dalla lista predefinita.

Premere Salva Modifiche per terminare.

Aggiungere Attività di Formazione Esterna in Qualità di Admin

In qualità di Superadmin, è possibile aggiungere attività di formazione esterna, e controllare le attività caricate dagli utenti. Dalla sezione Formazione Esterna del Menu Amministrazione selezionare Gestione. Questa pagina dispone di pulsanti di azione nella parte superiore e l’elenco delle attività di formazione esterna caricate sia dai Superadmin che dagli utenti.

Per aggiungere nuove attività esterne, premere Registra una Nuova Attività. Nella finestra pop up, inserire tutte le informazioni, incluso chi ha completato l’attività nel campo Assegna A, l’istituto di formazione, il nome e il tipo di corso, la data del corso, il punteggio e gli eventuali crediti conseguiti. E’ possibile caricare un certificato relativo all’attività (un’immagine o un PDF), o selezionare un certificato associato all’attività dal menu a tendina Certificato.

Premere Conferma per terminare. L’attività esterna ora è stata inserita fra le attività della pagina principale di gestione della Formazione Esterna. E’ possibile visualizzare, modificare o cancellare l’attività in qualsiasi momento utilizzando i pulsanti corrispondenti nella riga dell’attività.

Caricare Attività di Formazione Esterna in Qualità di Admin via CSV

Se il numero di attività di formazione esterna da caricare è considerevole, è possibile importarle via CSV. Selezionare Importa da CSV nella parte superiore della pagina Formazione Esterna. Le colonne nel file CSV devono includere i campi che seguono: username, nome del corso, tipo di corso, istituto di formazione, data di inizio (opzionale per corsi e-learning) e di fine, punteggio e crediti. I crediti e l’istituto di formazione sono campi facoltativi.

Nella pagina seguente, premere Carica File, selezionare il separatore, se la prima riga è l’intestazione e inserire il charset dei file (UTF-8). E’ possibile scaricare un file di esempio per ulteriori informazioni su come formattare il file. Premere Avanti per continuare e mappare le informazioni incluse nel file con i campi esistenti in piattaforma. Selezionare i campi che si desidera associare ad ogni colonna dal menu a tendina disponibile nella parte superiore di ogni colonna. Al termine, premere Avanti per salvare l’import. Le attività sono state importate, ed è possibile modificarle o cancellarle, se necessario.

Approvare le Attività di Formazione Esterna

Se l’opzione Inserire le attività di formazione esterna caricate dall’utente in una lista di attesa per l’approvazione dell’Admin è attiva nella pagina delle Impostazioni, sarà visualizzato il pulsante In Attesa di Approvazione nella barra delle azioni nella parte superiore della pagina di gestione della Formazione Esterna. Nel caso in cui ci siano attività in attesa di approvazione, un quadrato con il numero delle attività in attesa sarà visualizzato all’interno del pulsante.

Premere questo pulsante per accedere alla pagina che elenca le attività in attesa di approvazione. E’ possibile approvare o rifiutare l’attività selezionando il simbolo verde (approvazione) rosso (rifiuto) nella riga di ogni attività.

Selezionando l’icona rossa, è possibile rifiutare l’attività o cancellarla definitivamente. E’ possibile inviare un messaggio diretto allo studente associato all’attività. Gli utenti possono tenere traccia delle approvazione e dei rifiuti delle attività caricate dall’area Le Mie Attività.

Campi Aggiuntivi per le Attività di Formazione Esterna

In qualità di Superadmin, è possibile creare e gestire dei campi aggiuntivi relativi alle attività di formazione esterna. Premere Campi Aggiuntivi nella barra delle azioni della pagina di gestione della Formazione Esterna per accedere alla pagina di gestione dei Campi Aggiuntivi.

Da questa pagina, utilizzare il menu a tendina per selezionare il tipo di campo aggiuntivo che si desidera creare: data, campo a tendina, campo di testo libero e premere Crea. Nella finestra pop up, inserire il titolo del campo aggiuntivo e premere Salva Modifiche per terminare. Sarà necessario indicare la traduzione della descrizione del campo aggiuntivo in tutte le lingue attive in piattaforma. Attenzione, i campi aggiuntivi per le attività di formazione esterna non sono attualmente importabili attraverso file CSV. 

Aggiungere Corsi e Istituti di Formazione

E’ possibile chiedere agli utenti di selezionare gli istituti di formazione e i corsi da un elenco predefinito. Nella pagina delle Impostazioni selezionare la terza opzione: Richiedi agli utenti di selezionare un istituto dall’elenco predefinito. Premere Salva le Modifiche nella parte inferiore della pagina per terminare. La pagina eseguirà un refresh automatico. Tornare alla terza opzione e cliccare il lino Configura qui i corsi e gli istituti di formazione.

Si accederà alla pagina Corsi e Istituti. Per aggiungere un istituto, cliccare Gestisci Istituti nella barra delle azioni della parte superiore delle pagine per accedere alla pagina di Gestione degli Istituti. Cliccare Nuovo Istituto e definire il nome dell’istituto nel campo corrispondente della finestra pop up, e premere Conferma per aggiungere l’istituto.

Il nuovo istituto sarà elencato dell’elenco degli Istituti nella pagina di Gestione degli Istituti, E’ possibile modificare la descrizione dell’istituto o cancellarlo utilizzando le icone corrispondenti nella riga dell’istituto. Aggiungere i corsi tornando alla pagina Corsi e Istituti. Premere Crea Nuovo Corso nella barra delle azioni, nella parte superiore della pagina.

Definire se si stratta di un corso E-Learning o In Aula e digitare la descrizione del corso nel campo di testo, quindi premere Conferma per terminare. Il corso sarà visualizzato nell’elenco dei Corsi. Nella riga del corso, cliccare sul link Assegna un Centro di Formazione e selezionare l’istituto dal menu a tendina.

Dopo la selezione, la pagina effettuerà un refresh automatico e visualizzerà l’istituto selezionato. E’ possibile modificare o cancellare il corso utilizzando le icone dedicate. Quando l’utente segnala una nuova attività di formazione esterna, deve selezionare un istituto o un corso dai menu a tendina corrispondenti.

Formazione Esterna in Qualità di Studente

Per ulteriori informazioni riguardo il caricamento e la gestione delle attività di formazione esterna in qualità di studente della piattaforma, fare riferimento a questo articolo.

Il Widget Formazione Esterna

Per ulteriori informazioni riguardo la creazione del widget Formazione Esterna per il caricamento delle attività di formazione esterna, fare riferimento a questo articolo.