ILT – Corsi in Aula: Gestione delle Aule e delle Sessioni

Gestire la formazione in aula con Docebo

Ultimo Aggiornamento

Maggio 9th, 2019

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9 min

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Introduzione

La Formazione d’Aula di Docebo permette di utilizzare la piattaforma per la gestione della formazione in aula con docente (ILT- Instructor Led Training) e della formazione su misura web-based. L’utilizzo di questa opzione è ideale per gestire due tipi di scenario: corsi tenuti esclusivamente da un docente e corsi di apprendimento misto (istruttore e e-learning). I corsi in aula sono registrati nella piattaforma in modo da gestire i certificati, permettendo agli utenti di avere piena visibilità delle proprie valutazioni. I corsi in aula possono essere composti da una o più sessioni, con date predefinite.

E’ obbligatorio definire le sedi e le aule prima di aggiungere sessioni al corso. E’ possibile pianificare, gestire e tenere traccia di un corso che sarà tenuto in più sessioni e in sedi diverse. Questo articolo guida nella creazione e nella gestione delle sessioni in aula della piattaforma. Ulteriori informazioni sulla gestione degli utenti dei corsi in aula sono disponibili in questo articolo.

Questa è una funzionalità base, disponibile per tutti i clienti.

Creare una Nuova Sede

Per assegnare una sessione ad un’aula, è necessario creare in primo luogo una sede. Accedere al Menu Amministrazione e selezionare Sedi Classi dalla sezione E-Learning. Nella pagina Sedi, nella barra delle azioni in alto, è possibile aggiungere nuove sedi. Sotto alla barra, è presente una lista di sedi. Premere Nuova Sede dalla barra delle azioni per iniziare la creazione.

Inserire quindi i dati relativi alla nuova sede. Indicare il maggior numero possibile di dettagli in modo che gli studenti riescano a raggiungerla senza problemi. Digitare le informazioni riguardanti Indirizzi e Contatti nei campi corrispondenti. I campi Nome Sede e Nazione sono obbligatori.

ILT nuova sede

Inserire l’Indirizzo della sede nel seguente formato: Nome via, 10 – 12345 Città, in modo che l’indirizzo sia rilevabile da Google Maps, e quindi visibile nell’anteprima della mappa. Anche il numero di telefono e l’indirizzo email sono informazioni utili per contattare il responsabile della sede.

Il tab Dettagli permette di inserire informazioni aggiuntive, ad esempio dove alloggiare, o consigli utili su come raggiungere la sede. Infine, selezionare il tab Foto della Sede per aggiungere immagini della sede. Premere Carica File e selezionare le immagini dal proprio computer. E’ possibile caricare fino a 10 foto.

Premere Conferma per completare il processo. La nuova sede è stata creata e sarà visualizzata nella lista delle sedi. È possibile importare delle sedi attraverso un file CSV premendo Importa da CSV.

Il file CSV deve contenere le seguenti colonne: Nome sede, Indirizzo, Nazione, Telefono, E-mail, Info Contatti, Alloggio, e Altre Info. Se necessario, è  possibile scaricare un esempio di file .csv. Premere Carica File per selezionare il file. Selezionare il Separatore e il charset, quindi  premere Avanti.

Una volta caricato il file, procedere con l’associazione della colonna con il relativo campo. Premere Avanti. Dopo aver caricato le sedi, è possibile gestirle attraverso le icone corrispondenti: aggiungere aule, visualizzare la mappa per raggiungere la sede, modificare le informazioni relative alla sede o cancellare la sede. Le sedi possono essere cancellate solo se non sono associate a sessioni in corso o future.

Creare un’Aula

Dopo aver completato la creazione della sede, è possibile definire le aule in essa contenute. Premere Aggiungi Classi nella riga della sede per accedere all’elenco delle aule associate alla sede. Premere Nuova Classe in alto alla pagina.

Nella finestra pop up, aggiungere il nome dell’aula, eventuali dettagli aggiuntivi, i posti e l’attrezzatura disponibile nei campi di testo corrispondenti. Il nome dell’aula e il numero di posti disponibili sono informazioni obbligatorie.

Premere Conferma per terminare. L’aula sarà visualizzata nell’elenco delle aule ed sarà possibile modificarla o cancellarla se necessario. Non ci sono limitazioni al numero di aule collegate ad ogni sede. È possibile importare le aule da file .csv premendo Importa da CSV nella barra delle azioni in alto.

Le informazioni nel file CSV devono essere organizzate in colonne: nome dell’aula, dettagli, posti disponibili e attrezzatura. È possibile scaricare un file .csv di esempio utilizzando il link disponibile sulla pagina, come mostrato qui sotto.

Premere Carica File per selezionare il file dal proprio PC. Selezionare infine il carattere separatore e il charset, quindi premere Avanti.

Una volta caricato il file, procedere con l’associazione della colonna con il relativo campo. Premere Avanti. Nel caso in sia necessario modificare file, il sistema visualizzerà la richiesta di modifica. A fine caricamento, le aule saranno visualizzate nell’elenco delle aule della sede.

Creare un Corso in Aula

Per creare un nuovo corso in aula, accedere al Menu Amministrazione e premere Corsi dalla sezione E-Learning. Premere Nuovo Corso.

Digitare quindi il nome del corso e specificare quale tipo di corso si desidera creare selezionando l’opzione Corso in Aula. Assegnare un’icona e aggiungere la descrizione e il codice del corso, quindi premere Conferma.

Creare una Nuova Sessione

Per creare una nuova sessione, cliccare il link Gestione Sessioni nella riga del corso nella pagina di Gestione Corsi. Si aprirà la pagina Sessioni e Iscrizioni del corso. Cliccare Nuova Sessione nella barra superiore.

Nella finestra pop-up sono sono visibili tre tab: Dettagli, Data/e della sessione, Valutazione/Completamento. Completare le informazioni nel tab Dettagli. Il campo NomeNumero Massimo di Iscrizioni sono obbligatori, gli altri campi sono facoltativi. Controllare la capienza dell’aula nel definire il numero massimo di iscrizioni. Premere Imposta Date per terminare.

Premere Aggiungi per aggiungere la data della prima sessione. Definire i dettagli della sessione: selezionare la data, definire il nome del giorno della sessione, assegnare un orario, un fuso orario, scegliere la sede dal menu a tendina e quindi un’aula all’interno della sede.

E’ inoltre possibile definire il tempo effettivo della sessione, ovvero il tempo totale della sessione al netto delle pause. La piattaforma calcolerà automaticamente il tempo effettivo, permettendo di modificarlo se necessario (nel caso in cui ci siano più pause). Il tempo effettivo della sessione non può superare il tempo totale della sessione.

Attenzione, selezionando una data dopo aver premuto l’icona calendario nella sezione Data di questo tab, sarà automaticamente selezionata anche la data del tab Data/e della Sessione, e sarà possibile modificarla da entrambi i calendari.

nuova sessione valutazione/completamento

Dopo aver definito la data della sessione, spostarsi al tab Valutazione/Completamento e selezionare l’opzione appropriata:

  • Completamento automatico in base al test: il corso sarà completato quando l’utente supera un materiale didattico di tipo test che dev’essere incluso tra i materiali didattici del corso. Ricordare che gli utenti non potranno completare il corso se non c’è un test collegato al corso come materiale didattico.
  • Base del punteggio di valutazione: la valutazione deve essere eseguita manualmente dal docente del corso. In questo caso, è necessario specificare un valore da utilizzare come punteggio massimo per la valutazione.

Una volta terminato, premere Salva Modifiche per terminare.

Attenzione: non è possibile salvare la sessione senza aver definito almeno una data.

Creare la Copia di una Sessione

Per replicare la sessione di un’aula, accedere alla pagina Sessioni e Iscrizioni e premere l’icona menu nella riga della sessione.

Selezionare l’opzione Crea una Copia nel menu a tendina, digitare il nome della nuova sezione e definire il numero di copie da creare. Definire la frequenza di ripetizione selezionando l’opzione Duplica le Date della Sessione e scegliendo fra le opzioni disponibili nel menu a tendina. Premere Conferma.

Quando si copia una sessione, tutti i dati della sessione originale sono replicati nella sessione copiata, fatta eccezione per l’assegnazione dell’aula e per le iscrizioni. Sarà necessario accedere ai dettagli della sessione per assegnare un’aula alla copia della sessione.

Importare Sessioni ILT da CSV

Per importare più sessioni ILT contemporaneamente, accedere al Menu Amministrazione, e selezionare Corsi dalla sezione Classe. Nella pagina principale dei Corsi, premere Importa Sessioni di un Corso d’Aula nella barra delle azioni in cima alla pagina.

Nella nuova pagina, caricare un file nella sezione CSV premendo Scegli File. Consigliamo di non modificare le impostazioni dei campi Scegli Separatore e Set Caratteri del File, a meno che sia necessario modificarli per necessità del file caricato.

Attenzione: Per importare sessioni ILT da CSV, il formato della data deve essere il seguente: AAAA-MM-GG (con [-] e non [//]. Microsoft Excel spesso ri-formatta le date in MM/GG/AA, quindi consigliamo di controllare il formato prima di caricare il file in piattaforma. Premere Avanti per proseguire.

Nella pagina successiva, utilizzare i menu a tendina creare una corrispondenza con i nomi delle colonne importate dal file. Premere Invia. Le seguenti colonne sono obbligatorie: nome del corso, nome della sessione, lingua, info sessione, numero massimo di iscrizioni, data, ora di inizio della sessione, ora di fine della sessione, fuso orario e nome della sede. Le altre colonne sono facoltative.

Una volta importate, le sessioni saranno visualizzate nella pagina Sessioni e Iscrizioni.

Aggiungere Materiali Didattici alle Sessioni ILT

Per aggiungere materiali didattici ai corsi in aula, accedere alla pagina Sessioni e Iscrizioni del corso in aula, e premere Materiali Didattici nella barra delle azioni in alto alla pagina.

Nella pagina dei materiali didattici, premere Aggiungi Materiali Didattici e selezionare quale materiale si desidera caricare dal menu a tendina. Per le sessioni in aula è possibile caricare video, file, elaborati, slide converter (presentazioni), pagine HTML, questionari e test.

Attenzione: per creare un test per un corso in aula da utilizzare come metodo di valutazione finale degli studenti, selezionare l’opzione Test Online nella sezione Valutazione/Completamento al momento della creazione o della modifica delle sessioni del corso.

I Widget per i Corsi in Aula-ILT

È possibile aggiungere dei widget ai corsi in aula in modo che gli studenti possano ritrovarli nella pagina del corso in piattaforma. Accedere alla pagina Sessioni e Iscrizioni del corso, e premere Aggiungi Componente al Corso in fondo alla pagina.

Nel pop up, selezionare quale widget si desidera aggiungere al corso utilizzando la finestra a tendina corrispondente, quindi selezionare la larghezza del widget. Ulteriori informazioni riguardo i widget per i corsi sono disponibili in questo articolo.

Selezionare il widget fra quelli disponibili: Scheda Corso, Descrizione Corso, Commenti, Zona Repository dei File, Forum, Docente/i, Iframe, Navigazione del Percorso Formativo, Videoconferenza, Informazioni Sessione.

Gestire un Corso in Aula in un Piano Formativo

È possibile aggiungere un corso in aula ad un Piano Formativo. Fare riferimento a questo manuale per ulteriori informazioni su come aggiungere i corsi ad un piano formativo. Una volta aggiunto il corso ad un piano formativo, è necessario associare gli utenti iscritti al piano formativo alle sessioni del corso.

L’utente sarà quindi nella lista di attesa nella pagina Sessioni e Iscrizioni del corso in aula. Fare riferimento a questo articolo per informazioni riguardo il processo di assegnazione degli utenti alle sessioni.

Gestire un Corso in Aula in un Catalogo Esterno

È possibile aggiungere i propri corsi in aula ad un Catalogo Esterno e venderli utilizzando la App E-Commerce di Docebo. Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni riguardo la creazione di cataloghi esterni. Questo articolo riporta invece informazioni su come definire un corso vendibile e su come mostrare un catalogo corsi agli utenti non autenticati.

Gli utenti possono iscriversi ad un corso in aula da un catalogo esterno cercandolo nel catalogo e premendo Iscriverti.

Attenzione: gli utenti devono essere registrati nell’LMS per potersi iscrivere o acquistare un corso. Gli studenti possono fare riferimento a questo articolo per informazioni riguardo l’acquisto dei corsi.

Giorni di Validità

È possibile impostare i Giorni di Validità per i corsi in aula per definire il numero di giorni durante i quali gli studenti potranno accedere al corso dopo la fine dell’ultima sessione a cui erano iscritti.

Attenzione: questa funzionalità è attiva di default con valore 0, ovvero il periodo di validità non ha fine, a meno che non lo configuri il Super admin.

Una volta terminati i giorni di validità, il corso sarà bloccato (e non sarà più accessibile) agli utenti. Il blocco include i materiali didattici e i certificati.

Per configurare questa opzione, accedere alla pagina Corsi della piattaforma (Menu Amministrazione, menu Corsi). Identificare il corso nell’elenco, e premere l’icona menu alla fine della riga del corso. Premere Configurazione nel menu a tendina.

Nel menu Configurazione, accedere al tab Opzioni Relative al Tempo. Nel campo Giorni di Validità, indicare il numero di giorni durante i quali lo studente potrà accedere al corso dopo la fine dell’ultima sessione a cui era iscritto. Questo campo non ammette numeri negativi o decimali (-4, 7.5, 10.3).

Premere Salva Modifiche al termine della configurazione. Gli studenti potranno accedere al corso (inclusi i certificati e i materiali didattici) durante il periodo di validità. Una volta terminato il periodo di validità, il corso sarà bloccato, quindi inaccessibile.

Evitare la Sovrapposizione delle Sessioni dei Corsi in Aula

Nella piattaforma, è possibile attivare l’opzione per evitare di creare sessioni in una classe già prenotata nella stessa data e alla stessa ora.

evita la sovrapposizione di sessioni in aula

Questa opzione non è attiva di default, è quindi necessario attivarla manualmente. Innanzitutto, accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra. Quindi, selezionare l’opzione Configurazione nella sezione Impostazioni. Nella pagina di Configurazione, selezionare la tab ILT-Formazione in Aula e quindi selezionare l’opzione Evita la sovrapposizione di sessioni in aula. Infine, premere Salva Modifiche.

Quando l’opzione è attiva, cercando di creare una sessione in aula in un’aula già prenotata, la piattaforma impedirà il salvataggio finché non si cambia la data, l’ora o l’aula della sessione.

Attenzione: questo comportamento si applica solo ai Power User. I Superadmin possono sempre modificare le sessioni dei corsi in aula, senza alcun blocco.

Visualizzare le Statistiche delle Sessioni

Per visualizzare le statistiche relative alle sessioni dei corsi, accedere alla pagina principale del corso quindi cliccare  sull’icona ellipsis in alto a destra, e premere Statistiche Sessioni. Utilizzare il menu a tendina Sessione per selezionare la sessione da visualizzare.

Dopo aver selezionato la sessione, le relative statistiche saranno visualizzate nella parte inferiore della pagina:

  • Percentuale e numero totale di utenti che hanno superato la sessione;
  • Numero totale di utenti iscritti;
  • Durata totale della sessione in ore;
  • Informazioni di base del corso, incluso nome, date e durata;
  • Elenco degli utenti iscritti alla sessione, con stato, frequenza e voto finale.