Creare Regole per la App Automation

Creare e gestire le regole per la App Automation di Docebo, per automatizzare alcuni processi con regole e trigger.

Ultimo Aggiornamento

Luglio 12th, 2019

Tempo di Lettura

13 min

Livello Utente

Introduzione

La App Automation di Docebo permette di definire regole e trigger per automatizzare alcuni processi nella piattaforma.

Questo articolo è una guida alla creazione e alla gestione di diversi processi, utilizzando le condizioni e le azioni disponibili nella App Automation. Ulteriori informazioni sull’attivazione della App e sulla gestione delle regole sono disponibili nell’articolo principale relativo alla Automation App della Knowledge Base.

Attenzione: Ricordiamo che quando si crea una regola utilizzando un FTP, Docebo supporta solo FTP, SFTP con credenziali, e SFTP con chiavi pre-condivise.

Creare una Regola Automatica

La App Automation permette di configurare delle regole che si applicano nel momento in cui si verificano alcune condizioni. Le regole si dividono in regole programmate e regole non programmate. Le regole non programmate saranno eseguite non appena si verifica la condizione. Le regole programmate saranno eseguite al momento indicato. Quando una regola è programmata, il processo di attivazione sarà lanciato alla stessa ora, su base giornaliera, settimanale o mensile.

Per configurare la App, accedere al Menu Amministrazione e selezionare Gestione nella sezione Automation. Nella pagina della App, premere il pulsante Nuova Regola. Nella finestra pop up, inserire il nome e la descrizione della regola, quindi premere Avanti.

Selezionare se si desidera programmare la regola o attivarla al manifestarsi di alcune condizioni. Con la programmazione, la regola sarà attivata alla stessa ora, su base giornaliera, settimanale o mensile. Se si seleziona questa opzione, utilizzare il menu a tendina sotto l’opzione per impostare ora e intervallo di attivazione (su base 24H). Premere Avanti per proseguire.

Quando si trasferisce un file dal protocollo di trasferimento file (File Transfer Protocol FTP/SFTP), il percorso cartella file può essere solo di primo o secondo livello. Fare riferimento agli esempi seguenti:

  • Corretto: home/HRISusers
  • Non corretto (3 livelli): home/NorthAmerica/HRISusers/

Fare riferimento alle sezioni che seguono per ulteriori informazioni dettagliate su ogni condizione, ed ogni azione scatenante.

Condizione: l’Utente ha Effettuato l’Accesso

Questa condizione attiva una regola nel momento in cui l’utente effettua l’accesso in piattaforma. Selezionare la condizione e premere Aggiungi. Dopo l’inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere. Selezionare un’azione dal menu a tendina Definisci la Condizione. Fare riferimento alle sezioni che seguono per ulteriori informazioni sulle azioni selezionate.

Condizione: Data di Disattivazione dell’Utente

Una volta selezionata questa opzione, utilizzare il menu a tendina per selezionare se la data di disattivazione è fra le seguenti: Non è vuoto, E’ nel futuro, E’ nel passato. Premere Aggiungi.

Dopo l’inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere. Selezionare un’azione dal menu a tendina Definisci la Condizione. Fare riferimento alle sezioni che seguono per ulteriori informazioni sulle azioni selezionate.

Condizione: Cancellazione dell’Utente dal Corso

Questa condizione si attiva sia quando l’utente si cancella autonomamente da un corso, sia quando è cancellato da un Superadmin o da un Power User. La notifica è inviata a utenti esterni alla piattaforma.

Selezionare la condizione e premere Aggiungi. Dopo l’inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere. Selezionare un’azione dal menu a tendina Definisci la Condizione. Selezionare Invia le informazioni di registrazione dal menu a tendina Definisci un’Azione. Fare riferimento alle sezioni che seguono per ulteriori informazioni sulle azioni selezionate.

Condizione: Cancellazione dell’Utente da una Sessione in Aula

Questa condizione si attiva sia quando l’utente si cancella autonomamente da una sessione di un corso in aula, sia quando è cancellato da un Superadmin o da un Power User. Questa notifica è inviata agli utenti di terze parti.

Selezionare la condizione e premere Aggiungi. Dopo l’inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere. Selezionare un’azione dal menu a tendina Definisci la Condizione. Selezionare Invia le informazioni di registrazione dal menu a tendina Definisci un’Azione. Fare riferimento alle sezioni che seguono per ulteriori informazioni sulle azioni selezionate.

Condizione: Cancellazione dell’Utente da una Sessione Webinar

Questa condizione si attiva sia quando l’utente si cancella autonomamente da una sessione di un webinar, sia quando è cancellato da un Superadmin o da un Power User. Questa notifica è inviata agli utenti di terze parti.

Selezionare la condizione e premere Aggiungi. Dopo l’inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere. Selezionare un’azione dal menu a tendina Definisci la Condizione. Selezionare Invia le informazioni di registrazione dal menu a tendina Definisci un’Azione. Fare riferimento alle sezioni che seguono per ulteriori informazioni sulle azioni selezionate.

Condizione: Il Corso è Stato Modificato

Questa condizione si attiva quando la configurazione del corso o le informazioni di base del corso (nome, descrizione, ecc.) sono modificate.

Selezionare la condizione e premere Aggiungi. Dopo l’inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Dal menu Definisci l’Operazione, selezionare Webhook: Invia Informazioni Corso. Fare riferimento alle sezioni che seguono per ulteriori informazioni sulle azioni selezionate.

Per ulteriori informazioni sugli webhook, fare riferimento a questo articolo.

Condizione: Acquisto Corso o Piano Formativo

Questa condizione si attiva quando un utente acquista un corso o un piano formativo. Selezionare la condizione e premere Aggiungi. Dopo l’inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Dal menu Definisci l’Operazione, selezionare Invia i dettagli del Corso/Piano Formativo. Fare riferimento alle sezioni che seguono per ulteriori informazioni sulle azioni selezionate.

Condizione: Acquisto o Rinnovo Abbonamento

Questa condizione si attiva quando un utente acquista o rinnova un abbonamento. Selezionare la condizione e premere Aggiungi. Dopo l’inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Dal menu Definisci l’Operazione, selezionare Invia i dettagli della transazione di acquisto abbonamento. Fare riferimento alle sezioni che seguono per ulteriori informazioni sulle azioni selezionate.

Condizione: Attivazione Fornitore di Contenuti

Questa condizione si attiva all’attivazione di un Fornitore di Contenuti in piattaforma, per visualizzarne i corsi nei cataloghi.

Selezionare la condizione e premere Aggiungi. Dopo l’inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Dal menu Definisci l’Operazione, selezionare Mostra Tutti i Corsi del Fornitore di Contenuti nei Cataloghi. Fare riferimento alle sezioni che seguono per ulteriori informazioni sulle azioni selezionate.

Condizione: Disattivazione Fornitore di Contenuti

Questa condizione si attiva alla disattivazione di un Fornitore di Contenuti in piattaforma, per nasconderne i corsi dai cataloghi.

Selezionare la condizione e premere Aggiungi. Dopo l’inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Dal menu Definisci l’Operazione, selezionare Nascondi Tutti i Corsi del Fornitore di Contenuti nei Cataloghi. Fare riferimento alle sezioni che seguono per ulteriori informazioni sulle azioni selezionate.

Condizione: l’Utente è Stato Inattivo Per

Questa condizione si attiva quando l’utente è inattivo per un periodo di tempo definito nella condizione stessa.
Selezionare la condizione e utilizzare la sezione Valore per configurarne il comportamento, e premere Aggiungi Dopo l’inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un’azione dal menu a tendina Definisci l’Operazione. Fare riferimento alle sezioni che seguono per ulteriori informazioni sulle azioni selezionate.

Condizione: Il Valore del Campo Aggiuntivo dell’Utente è

Questa condizione si attiva quando il valore del campo aggiuntivo dell’utente ha un determinato valore.
Selezionare la condizione e selezionare il Campo Aggiuntivo dal menu a tendina. Una volta selezionato, inserire il nome del campo nel campo di testo corrispondente. Premere Avanti per procedere.

Controllare le condizioni attive e selezionare e controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un’azione dal menu a tendina Definisci l’Operazione. Fare riferimento alle sezioni successive di questo articolo per definire correttamente le azioni.

Condizione: l’Amministratore ha Caricato un File nella cartella FTP

Questa condizione si attiva al caricamento di un file CSV su un sito FTP/SFTP, per l’elaborazione nell’LMS.

Selezionare questa opzione, e aggiungere il Protocollo e i Parametri per continuare. Selezionare FTP o SFTP nella sezione Protocollo e inserire l’host, la porta, lo username, la password, la cartella e il nome del file nei campi di testo corrispondenti. Il servizio FTP/SFTP della App Automation supporta file fino a 10MB.

Sotto i parametri è possibile selezionare l’opzione per abilitare le sezioni aggiuntive per cancellare, rinominare o spostare un file sorgente sul sito FTP/SFTP. Se si seleziona l’opzione che permette di rinominare un file sorgente, inserire il nuovo nome del file nella casella di testo corrispondente. Se si seleziona l’opzione che permette il spostare il file sorgente, indicare la nuova destinazione.

Una volta inserite le informazioni, premere Aggiungi e Avanti.
Selezionare un’azione dal menu a tendinaDefinisci l’Operazione. Fare riferimento alle sezioni successive di questo articolo per definire correttamente le azioni.

Condizione: L’Utente Appartiene a Gruppi o Rami dell’Organigramma

Questa condizione si attiva quando un utente appartiene ad un gruppo o ad un ramo predefinito.
Selezionare l’opzione e premere Seleziona per selezionare i gruppi o i rami dalla finestra pop up, quindi premere Conferma. Premere Aggiungi. Controllare le condizioni attive e selezionare e controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un’azione dal menu a tendina Definisci l’Operazione. Fare riferimento alle sezioni successive di questo articolo per definire correttamente le azioni.

Condizione: Report Generato

Questa condizione si attiva quando il sistema genera un report personalizzato.
La condizione Report Generato permette di esportare un report personalizzato dall’LMS ad un server FTP. Si tratta di una regola automatica molto utile per i report che contengono pochi dati e con alta frequenza di esportazione.

Questa opzione non è consigliata quando la mole di dati dell’LMS è elevata. Si consiglia di esportare i report con molti record manualmente: il tempo di attivazione necessario alla regola automatica è strettamente legato al numero di record nel report.

Selezionare questa opzione e utilizzare il menu a tendina per selezionare il report personalizzato. Premere Aggiungi. Controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni devono essere soddisfatte. Premere Avanti per continuare.

Selezionare un’azione dal menu a tendina Definisci l’Operazione. Fare riferimento alle sezioni successive di questo articolo per definire correttamente le azioni.

Azione: Imposta la Data di Disattivazione dell’Utente

Questa azione permette di definire la data di disattivazione per gli utenti che soddisfano i criteri definiti nella condizione. Dopo aver selezionato questa azione e definito una condizione, selezionare il valore per il calcolo della data di disattivazione: ieri, oggi, 7 giorni a partire da oggi o 30 giorni a partire da oggi.

Premere Aggiungi per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation.

Azione: Invia le Informazioni di Registrazione

Questa azione permette di inviare una notifica a terze parti per informare che l’utente si è cancellato o è stato cancellato (da un Superadmin o da un Power User) da un corso. Nel campo Endpoint, selezionare dove inviare le informazioni di cancellazione dal corso. Selezionare quindi il tipo di autenticazione e premere Aggiungi. Premere Avanti per completare il processo di creazione.

I tipi di autenticazione disponibili sono:

– Nessuna Autenticazione. Le informazioni sono inviate direttamente all’endpoint selezionato. Questa modalità non è consigliata, in quanto poco sicura.

– Username + Password Il messaggio cercherà di autenticare l’endpoint utilizzando lo username e la password.

– Oauth2. Il messaggio chiamerà il servizio Oauth2 per convalidare le credenziali e quindi invierà un messaggio sicuro all’endpoint selezionato.

Premere Aggiungi per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation.

Azione: Invia informazioni corso

Questa azione permette di inviare una notifica a terze parti per informare della modifica delle informazioni relative ad un corso. Nel campo Endpoint, selezionare dove inviare le informazioni del corso. Selezionare quindi il tipo di autenticazione fra quelli disponibili:

– Nessuna Autenticazione. Le informazioni sono inviate direttamente all’endpoint selezionato. Questa modalità non è consigliata, in quanto poco sicura.

– Username + Password. Il messaggio cercherà di autenticare l’endpoint utilizzando lo username e la password.

– Oauth2. Il messaggio chiamerà il servizio Oauth2 per convalidare le credenziali e quindi invierà un messaggio sicuro all’endpoint selezionato.

Premere Aggiungi per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation.

Azione: Invia i Dettagli del Corso/Piano Formativo

Questa azione permette di inviare notifiche a terze parti per informare dell’acquisto di un corso via e-commerce. Nel campo Endpoint, selezionare dove inviare le informazioni del corso. Selezionare quindi il tipo di autenticazione fra quelli disponibili:

– Nessuna Autenticazione. Le informazioni sono inviate direttamente all’endpoint selezionato. Questa modalità non è consigliata, in quanto poco sicura.

– Username + Password. Il messaggio cercherà di autenticare l’endpoint utilizzando lo username e la password.

– Oauth2. Il messaggio chiamerà il servizio Oauth2 per convalidare le credenziali e quindi invierà un messaggio sicuro all’endpoint selezionato.

Premere Aggiungi  per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation.

Azione: Invia i Dettagli della Transazione di Acquisto Abbonamento

Questa azione permette di inviare notifiche a terze parti per informare dell’acquisto di un abbonamento attraverso l’e-commerce. Nel campo Endpoint, selezionare dove inviare le informazioni del corso. Selezionare quindi il tipo di autenticazione fra quelli disponibili:

– Nessuna Autenticazione. Le informazioni sono inviate direttamente all’endpoint selezionato. Questa modalità non è consigliata, in quanto poco sicura.

– Username + Password. Il messaggio cercherà di autenticare l’endpoint utilizzando lo username e la password.

– Oauth2. Il messaggio chiamerà il servizio Oauth2 per convalidare le credenziali e quindi invierà un messaggio sicuro all’endpoint selezionato.

Premere Aggiungi  per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation.

Azione: Mostra Tutti i Corsi del Fornitore di Contenuti nei Cataloghi

E’ possibile selezionare questa azione solo in concomitanza con la condizione Attivazione Fornitore di Contenuti per mostrare i corsi di un Fornitore di Contenuti nei cataloghi al momento dell’attivazione del fornitore. Utilizzare l’icona croce e l’icona X di ogni colonna per modificare l’ordine o cancellare la colonna. Premere Salva Modifiche per terminare.

Premere Aggiungi per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation. Fare riferimento a questa tabella per la mappatura delle colonne nello schema di import.

Azione: Nascondi Tutti i Corsi del Fornitore di Contenuti nei Cataloghi

E’ possibile selezionare questa azione solo in concomitanza con la condizione Disattivazione Fornitore di Contenuti per nascondere i corsi di un Fornitore di Contenuti dai cataloghi al momento della disattivazione del fornitore. Utilizzare l’icona croce e l’icona X di ogni colonna per modificare l’ordine o cancellare la colonna. Premere Salva Modifiche per terminare.

Premere Aggiungi per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation. Fare riferimento a questa tabella per la mappatura delle colonne nello schema di import.

Azione: Importa Utenti da CSV

Questa azione permette di importare utenti da un file CSV. Una volta selezionata questa azione, dopo aver definito una condizione, premere Schema di Importazione, quindi Aggiungi una Nuova Colonna per aggiungere nuove colonne. Selezionare una colonna dal menu a tendina. Ripetere il processo se necessario. Utilizzare l’icona croce e l’icona X di ogni colonna per modificare l’ordine o cancellare la colonna. Premere Salva Modifiche per terminare.

Compilare le informazioni riguardo il separatore, il file charset, l’indirizzo email per l’error log, e le opzioni dei rami dell’organigramma. E’ possibile selezionare l’opzione per considerare la prima riga come header, richiedere agli utenti di aggiornare la password alla prima connessione, ignorare il cambio password obbligato per gli utenti esistenti o auto-assegnare i rami a tutti i Power User.

Si noti che gli utenti possono essere assegnati come membri del team di un manager di tipo Manager Diretto soltanto tramite questo processo. Tuttavia, consigliamo fortemente di utilizzare questo processo per assegnare utenti come membri del team solo quando si modificano gli utenti (e non durante la creazione di nuovi utenti).

Premere Aggiungi per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina AutomationConsigliamo l’utilizzo di questa azione in Docebo 7.0 con il tema 7.0.

Attenzione: quando questa azione viene eseguita con il tema 7.0 di Docebo, viene creata un’attività di background.

Azione: Importa Rami dell’Organigramma da CSV

Questa azione permette di importare rami dell’organigramma da un file CSV, popolando le seguenti colonne:

E’ possibile scaricare un esempio di file CSV per l’import cliccando il link Download file CSV di esempio accanto al pulsante Schema di ImportazioneUna volta selezionata questa azione dopo aver definito una condizione, premere Schema di Importazione, quindi Aggiungi una Nuova Colonna per aggiungere nuove colonne. Selezionare una colonna dal menu a tendina. Ripetere il processo se necessario.

Utilizzare l’icona croce e l’icona X di ogni colonna per modificare l’ordine o cancellare la colonna. Premere Salva Modifiche per terminare. Definire il separatore, il file charset e l’indirizzo email per l’invio dell’error log. E’ possibile selezionare l’opzione per considerare la prima riga come header o aggiornare il nome del ramo.

Premere Aggiungi per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina AutomationSi consiglia l’utilizzo di questa azione in Docebo 7.0 con il tema 7.0.

Attenzione: questa azione non creerà un’attività di background, quindi verrà inviata soltanto una notifica via mail relativa al risultato dell’azione.

Azione: Importa Mappatura Power User da CSV

Questa azione crea una relazione fra gli utenti finali e i Power User nella piattaforma. Una volta definiti, saranno automaticamente create delle attività di background. Attenzione, questa azione è disponibile solo per gli utenti di Docebo 7.0, con il tema 7.0.

Una volta selezionata questa azione dopo aver definito una condizione, premere Schema di Importazione, quindi Aggiungi una Nuova Colonna per aggiungere nuove colonne. Selezionare una colonna dal menu a tendina. Ripetere il processo se necessario. Utilizzare l’icona croce e l’icona X di ogni colonna per modificare l’ordine o cancellare la colonna. Premere Salva Modifiche per terminare.

Definire il separatore, il file charset e l’indirizzo email per l’error log. E’ possibile selezionare l’opzione per considerare la prima riga come header.

Premere Aggiungi per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation. Fare riferimento a questa tabella per la mappatura delle colonne nello schema di import.

Azione: Importa Corsi da CSV

Questa azione permette di importare la struttura dei corsi nella piattaforma. Una volta selezionata questa azione, dopo aver definito una condizione, premere Schema di Importazione, quindi Aggiungi una Nuova Colonna per aggiungere nuove colonne. Selezionare una colonna dal menu a tendina. Ripetere il processo se necessario.

Utilizzare l’icona croce e l’icona X di ogni colonna per modificare l’ordine o cancellare la colonna. Premere Salva Modifiche per terminare. Compilare le informazioni riguardo il separatore, il file charset e l’indirizzo email per l’error log. È possibile selezionare l’opzione per considerare la prima riga come header. Compilare almeno questi campi: Nome Corso, Tipo di Corso e Descrizione del Corso.

Premere Aggiungi per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation. Fare riferimento a questa tabella per la mappatura delle colonne nello schema di import.

Azione: Esporta come CSV

Questa azione permette di esportare un report in formato CSV. Una volta selezionata questa azione, dopo aver definito una condizione, premere Schema di Importazione, quindi Aggiungi una Nuova Colonna per aggiungere nuove colonne. Selezionare una colonna dal menu a tendina. Ripetere il processo se necessario.

Utilizzare l’icona croce e l’icona X di ogni colonna per modificare l’ordine o cancellare la colonna. Premere Salva Modifiche per terminare. Compilare le informazioni riguardo il separatore, il file charset e l’indirizzo email per l’error log. E’ possibile selezionare l’opzione per considerare la prima riga come header.

Premere Aggiungi per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation.