Come Creare e Gestire un Corso Webinar

Affiancare i corsi e-learning a corsi webinar

Ultimo Aggiornamento

Maggio 10th, 2019

Tempo di Lettura

7 min

Introduzione

E’ possibile arricchire le sessioni formative e-learning dell’LMS Docebo con dei Webinar. Questo articolo farà da guida alla creazione di un corso webinar, alla configurazione e alla gestione delle sessioni, e all’inserimento del webinar nei cataloghi corsi e nei piani formativi.

Maggiori informazioni riguardo le integrazioni con software di webinar hosting di terze parti sono disponibili sui manuali nella Knowledge Base di Docebo relativi all’argomento: GoToMeetingBig Blue ButtonBlueJeansWebexZoom.usAdobe ConnectOnsyncTeleskillSky Meeting.

Creare un Corso Webinar

Per creare un nuovo corso, accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra della dashboard. Nella sezione E-Learning, selezionare Corsi.  Premere Nuovo Corso e selezionare la tipologia Webinar. Aggiungere il nome del corso e scegliere un’icona, quindi inserire la descrizione del corso per informare gli utenti sul contenuto del webinar. Definire il codice del corso e premere Conferma per terminare.

Creare delle Sessioni Webinar

Per creare una sessione di un corso Webinar esistente, individuare il corso nella pagina di Gestione Corsi e premere Gestione Sessioni nella riga del corso. Nella pagina seguente, premere Nuova Sessioni nella barra delle azioni in alto alla pagina. Il pop up visualizzerà tre tab sulla sinistra: Dettagli, Data/e della sessione e Completamento.

Nel primo tab (Dettagli), inserire tutte le informazioni necessarie per la sessione: nome, codice, descrizione, e numero massimo di iscrizioni. Al termine, selezionare Imposta date per passare al tab successivo. Nel tab Data/e della sessione, selezionare Aggiungi per aggiungere una data della sessione.

Quindi, aggiungere il nome della sessione, la descrizione, l’ora di inizio, la durata, le opzioni per iscriversi alla sessione e gli strumenti webinar. Fare riferimento a questa sezione della Knowledge Base per l’elenco degli strumenti per webinar supportati. Se lo strumento che si sta utilizzando è personalizzato, è possibile lanciare il webinar come oggetto xAPI/TinCan con uno sviluppo esterno all’LMS. Nel caso in cui si rimuova l’integrazione con uno strumento per webinar associato a delle sessioni webinar già programmate, ricordarsi di rimuovere l’associazione sessione-strumento webinar prima di rimuovere l’integrazione o non sarà più possibile associare la sessione ad un altro strumento o cancellare la sessione stessa.

Per terminare, premere Crea la Data della SessioneOra è possibile creare una copia della sessione, modificarla o cancellarla. Sul lato sinistro della finestra, è possibile selezionare un’altra data sul calendario e ripetere il processo di creazione della data della sessione. Questa opzione è utile quando si organizzano attività formative su base ricorrente all’interno di un periodo (es. attività di aggiornamento, esami di ammissione, formazione di conformità…).

webinar nuova sessione completamento

Spostarsi ora sul tab Completamento e selezionare come contrassegnare il completamento di una sessione webinar da parte dell’utente. A tal fine, selezionare una delle seguenti opzioni:

  • Contrassegna il corso come completato quando l’utente accede al webinar: il corso sarà contrassegnato come Completato quando l’utente accede a una sessione. È possibile specificare quante date devono essere completate dall’utente per ottenere il completamento e se accedere alla registrazione è considerato come frequenza.
  • Manuale: un Superadmin o un Docente dovrà confermare manualmente la frequenza al corso (ulteriori informazioni disponibili qui).
  • Completamento automatico in base al test: il corso sarà completato quando l’utente supera un materiale didattico di tipo test che dev’essere incluso tra i materiali didattici del corso. Ricordare che gli utenti non potranno completare il corso se non c’è un test collegato al corso come materiale didattico.

Premere Salva Modifiche per terminare. Tutte le sessioni saranno visualizzate nella pagina del corso Webinar.  Selezionare l’opzione Vista Utente in alto a destra per visualizzare la sessione in modalità studente.

Attenzione: Per cancellare le sessioni Webinar, assicurarsi di farlo direttamente nell’LMS, non negli strumenti esterni.

Aggiungere Materiale Didattico ai Corsi Webinar

Docebo permettere di includere test e questionari all’interno dei corsi Webinar. Il materiale didattico caricato sarà disponibile per tutte le sessioni del webinar. Dopo aver creato il corso, selezionare Gestione Sessioni nella riga del webinar nella pagina principale di Gestione dei Corsi. Nella pagina di Gestione delle Sessioni del Webinar, selezionare Materiali Didattici sopra l’elenco delle sessioni.

Nella pagina Materiali Didattici del corso, premere Aggiungi Materiali Didattici per selezionare il tipo di materiale che si desidera creare. Come Superadmin, è possibile creare video, file, presentazioni, pagine HTML, questionari e test. Fare riferimento a questa sezione della documentazione per ulteriori informazioni sui materiali didattici. Quando gli utenti avranno completato il test, è possibile controllarne i risultati dall’area Reports del corso, per visualizzare i risultati. 

Attenzione: La colonna Tempo Sessione nei Report del Corso indica il tempo dedicato dall’utente ai materiali didattici nel corso (se presenti), non al tempo dedicato alla sessione webinar.

Includere un Webinar in un Catalogo

I webinar possono essere inclusi nei cataloghi e nei piani formativi. In entrambi i casi, secondo le impostazioni dei corsi di tipo webinar, gli utenti possono scegliere quale sessione visualizzare scegliendo fra tutte le sessioni disponibili. Se si desidera includere un webinar in un catalogo, configurare la politica di iscrizione nel rispetto di questa regola. Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni sulla configurazione.

Includere un Webinar in un Piano Formativo

Quando si include un webinar in un piano formativo, è necessario decidere quali sessioni potranno essere visualizzate dagli studenti. Iniziare creando un piano formativo, quindi aggiungervi il webinar. Una volta creato il piano formativo, incluso il webinar nel piano, e iscritti gli utenti, è necessario decidere a quali sessioni gli utenti potranno partecipare. Seguire gli step descritti in questo manuale riguardo la funzionalità Lista di Attesa di Docebo.

Configurare le Notifiche di Iscrizione ad un Webinar

E’ possibile visualizzare delle notifiche quando gli utenti si iscrivono o disiscrivono da una sessione Webinar. Nel Menu Amministrazione, identificare la sezione Notifiche, quindi selezionare Gestione. Nella parte superiore della pagina delle Notifiche, seleziona il tasto Nuova notificaNella finestra pop-up Nuova notifica, nella sezione Scegli l’evento, le notifiche relative ai webinar sono disponibili nella sezione Corsi. Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni sulle notifiche.

Iscrivere gli Utenti ad una Sessione Webinar

Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni riguardo l’iscrizione degli utenti ad un Webinar.

Per iscrivere gli utenti ad una sessione specifica di una formazione d’aula o ad un webinar, accedere alla pagina principale per la Gestione dei Corsi, ed individuare  il corso di interesse nell’elenco. Premere Gestione Sessione nella riga del corso.

Nella pagina delle Sessioni e Iscrizioni del corso, individuare la sessione per la quale si desidera iscrivere gli utenti, e premere l’icona nella colonna Iscritto. Premere il pulsante Iscrivi Utenti.

Selezionare gli utenti che si desidera iscrivere al corso dal pop up selezionando il checkbox degli utenti interessati. È possibile selezionare interi gruppi o rami dell’organigramma utilizzando i tab corrispondenti del pop up. Selezionare quindi quali livelli di utenti parteciperanno al corso: Studenti, Tutor o Docente. La maggioranza degli iscritti dovrebbe essere composta da utenti. Premere Conferma per terminare.

È possibile importare gli utenti da un’altra sessione del corso premendo il bottone corrispondente nella parte superiore della pagina delle Iscrizioni. Nel pop up, digitare il nome della sessione nel campo di ricerca della Sessione, e selezionare la sezione nel box di testo che sarà visualizzato sotto la stinga di ricerca. Definire il livello dell’utente nel corso (Studente, Tutor o Docente) nel menu a tendina. Premere Conferma per terminare.

Una volta iscritti alla sessione, è possibile gestire gli utenti utilizzando l’elenco nella pagina delle Iscrizioni. Premere l’icona carta e penna nell’area dell’utente  per modificare il livello o lo stato dell’utente nella sessione. Selezionando più utenti, è possibile iscriverli contemporaneamente alla sessione, inviare email, o identificare chi ha già terminato la sessione con una sola azione, utilizzando il menu a tendina sotto la barra di ricerca.

Le opzioni del menu a tendina Scegli un’Azione potrebbero includere il link ad un sito web esterno; selezionando questa opzione, il sito web si aprirà in una finestra pop up e sarà possible utilizzarlo, ad esempio per confermare ad un sistema di terze parti che l’utente ha completato il corso. I link ai siti web esterni devono essere creati come campi aggiuntivi per l’iscrizione di tipo IFRAME. Fare riferimento al capitolo Aggiungere Campi Aggiuntivi all’Iscrizione di questo articolo per ulteriori informazioni sulla creazione de la gestione dei campi aggiuntivi dell’iscrizione.

È possibile annullare l’iscrizione di un singolo utente alla sessione premendo l’icona X nell’area dell’utente. Attenzione, non è possibile annullare l’iscrizione di un utente se il webinar/formazione d’aula fa parte di un piano di apprendimento.

Registrare le Sessioni Webinar

Dalla versione 6.9,  Docebo consente ai Superadmin di aggiungere registrazioni di webinar nelle sessioni webinar, seguendo tre strade: aggiungere la registrazione tramite API, caricare un file video o condividere un link all’URL di un video. Per aggiungere una registrazione webinar, identificare il webinar nella lista dei corsi sulla pagina principale Corsi e selezionare Gestione Sessioni sulla riga del corso.

Nella pagina di Gestione delle Sessioni, identificare la sessione per la quale si desidera caricare una registrazione di una sessione webinar. Selezionare la voce Menu nella riga della sessione, quindi selezionare Vista utente dal menu a tendina. Nella pagina principale della sessione, trovare la data della sessione per cui si desidera caricare una registrazione, quindi premere la freccia alla fine della riga della data della sessione, per visualizzare ulteriori dettagli.

Premere il tasto verde Aggiungi la registrazioneNel pannello di destra, scegliere se aggiungere la registrazione tramite API, caricando un file video, oppure specificando il link ad un URL. Attenzione: è possibile aggiungere il video tramite API solo per i seguenti strumenti di videoconferenza: GoToTraining, WebEx, BlueJeans, Zoom.us Meeting e Webinar, e Adobe Connect. Dopo aver selezionato la registrazione e il metodo attraverso cui aggiungere la registrazione all’LMS, una barra di avanzamento sotto l’opzione contrassegnata indicherà lo stato del caricamento.

Terminato il caricamento del video, seleziona il tasto verde AvantiIl tempo necessario per importare e convertire il video dipende dalla dimensione del file. Quando il video è pronto, un messaggio informerà che la conversione è andata a buon fine. A questo punto, gli studenti vedranno il pulsante Visualizza Registrazione per visualizzare la sessione registrata. Per eliminare la registrazione, selezionare la X rossa accanto a questo bottone. Attenzione: È possibile caricare una sola registrazione per ogni sessione webinar.

Giorni di Validità

La gestione dei webinar include la funzionalità Giorni di Validità, che permette agli utenti di accedere al webinar solo per un numero limitato di giorni dopo  la fine dell’ultima sessione a cui si sono iscritti. Attenzione: questa funzionalità è attiva di default con il numero di giorni definito a 0: nessun periodo di validità è definito, se non configurato dal Superadmin.

Una volta trascorsi i giorni di validità, il corso sarà bloccato (quindi inaccessibile) all’utente. Il blocco si estende anche ai materiali e ai certificati del corso. Per configurare questa opzione, accedere alla pagina di Gestione Corsi (Menu Amministrazione, menu Corsi), identificare il webinar nell’elenco, selezionare il menu alla fine della riga e premere Configurazione dal menu a tendina.

Nella pagina di Configurazione, selezionare Opzioni relative al tempo. Nella campo Giorni di Validità, inserire il numero di giorni per cui l’utente avrà accesso al webinar dopo la fine dell’ultima sessione a cui si è iscritto. Non è possibile inserire numeri negativi o decimali (-4.5, 7.5, 10.3).

Premere Salva Modifiche per terminare. L’utente può accedere al corso, incluso certificati e materiale didattico, solo durante il periodo di validità. Alla fine di questo periodo il corso sarà bloccato, quindi inaccessibile.