Creare e Gestire un Corso Webinar

Creare e gestire corsi webinar in Docebo

Ultimo Aggiornamento

Novembre 13th, 2019

Tempo di Lettura

8 min

DISCLAIMER: Alcuni contenuti di questo articolo fanno riferimento alle funzionalità della nuova Gestione dei Corsi. Ulteriori informazioni sono disponibili in questo articolo.

Introduzione

I webinar possono essere corsi a se stanti, oppure in aggiunta ai corsi E-Learning in piattaforma. Questo articolo farà da guida alla creazione di un corso webinar, alla configurazione e alla gestione delle sessioni, alla registrazione delle sessioni, e all’inserimento del webinar nei cataloghi corsi e nei piani formativi.

Per maggiori informazioni riguardo le integrazioni con software di webinar hosting di terze parti fare riferimento ai relativi articoli delle Knowledge Base: GoToMeeting, BlueJeansWebex, Adobe ConnectTeleskill.

Creare un Corso Webinar

Per creare un nuovo corso webinar , accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra. Nella sezione E-Learning, selezionare Gestione Corsi.  Premere il pulsante più in alto a destra della pagina principale di gestione corsi, e selezionare Nuovo Corso. Selezionare il Tipo Corso Webinar

Digitare il nome e la descrizione del corso, quindi premere Crea e Modifica per creare il corso in piattaforma ed iniziare a configurarlo. Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni sulla configurazione dei corsi.

Creare delle Sessioni Webinar

Un webinar può essere composto da una o più sessioni. Per esempio, la stessa sessione può ripetersi più volte, in date diverse, oppure il corso può essere composto da diverse sessioni, tutte diverse. Per creare una nuova sessione, spostarsi alla tab Sessioni e Iscrizioni e premere Nuova Sessione nella barra delle azioni in alto alla pagina. Il pop up visualizzerà tre tab sulla sinistra: Dettagli, Data/e della sessione e Completamento. La tab Campi Aggiuntivi è visualizzata solo nel caso in cui siano disponibili dei campi aggiuntivi per webinar in piattaforma.

Nel primo tab (Dettagli), inserire tutte le informazioni necessarie per la sessione: nome, codice, descrizione, e numero massimo di iscrizioni. Al termine, selezionare Imposta date per passare al tab successivo. Nel tab Data/e della sessione, selezionare Aggiungi per definire la data della sessione.

Aggiungere il nome della sessione, la descrizione, l’ora di inizio, la durata, le opzioni per iscriversi alla sessione e gli strumenti webinar. Fare riferimento a questa sezione della Knowledge Base per l’elenco degli strumenti di webinar hosting supportati. Se non si utilizza uno strumento webinar supportato, selezionare Sistema personalizzato e inserire l’URL del webinar. Questo URL è la pagina web che si apre quando lo studente clicca Partecipa per accedere al webinar. Si noti inoltre che se si utilizza un sistema personalizzato, è possibile lanciare il webinar come oggetto xAPI/TinCan, ma questa operazione necessita di uno sviluppo esterno alla piattaforma. Nel caso in cui si rimuova l’integrazione con uno strumento di webinar hosting associato a delle sessioni webinar già in programma, ricordarsi di rimuovere l’associazione sessione-strumento webinar hosting prima di rimuovere l’integrazione o non sarà più possibile associare la sessione ad un altro strumento o cancellare la sessione stessa.

Per terminare, premere Crea la Data della SessioneOra è possibile creare una copia della sessione, modificarla o cancellarla. Sul lato sinistro della finestra, è possibile selezionare un’altra data sul calendario e ripetere il processo di creazione della data della sessione. Questa opzione è utile quando si organizzano attività formative su base ricorrente all’interno di un periodo (es. attività di aggiornamento, esami di ammissione, formazione di conformità…).

Spostarsi ora sul tab Completamento e selezionare come contrassegnare il completamento di una sessione webinar da parte dell’utente. A tal fine, selezionare una delle seguenti opzioni:

  • Contrassegna il corso come completato quando l’utente accede al webinar: il corso sarà contrassegnato come Completato quando l’utente accede a una sessione. È possibile specificare quante date devono essere completate dall’utente per ottenere il completamento e se accedere alla registrazione è considerato come frequenza.
  • Manuale: un Superadmin o un Docente dovrà confermare manualmente la frequenza al corso (ulteriori informazioni disponibili qui).
  • Completamento automatico in base al test: il corso sarà completato quando l’utente supera un materiale didattico di tipo test che dev’essere incluso tra i materiali didattici del corso. Ricordare che gli utenti non potranno completare il corso se non c’è un test collegato al corso come materiale didattico.

Premere Salva Modifiche per terminare. Tutte le sessioni saranno visualizzate nella tab Sessioni e Iscrizioni del corso.  Cliccare sull’icona menu alla fine della riga della sessione per fare una copia della sessione, modificarla o cancellarla. Selezionare Vista Utente per visualizzare come la sessione sarà mostrata agli studenti. 

Attenzione: Per cancellare le sessioni Webinar, è necessario eseguire la cancellazione direttamente dalla piattaforma, e non dallo strumento di hosting del webinar.

Aggiungere Materiale Didattico ai Corsi Webinar

E’ possibile includere materiali didattici, inclusi test e sondaggi, al corso webinar. I materiali didattici sono sempre condivisi fra tutte le sessioni del corso. Per includere materiali didattici al webinar, spostarsi alla tab Materiali Didattici e premere Aggiungi Materiali Didattici.

Selezionare il tipo di materiale che si desidera creare. Come Superadmin, è possibile creare video, file, presentazioni, pagine HTML, questionari e test. Fare riferimento a questa sezione della Knowledge Base per ulteriori informazioni sui materiali didattici.

Includere un Webinar in un Catalogo

I webinar possono essere inclusi nei cataloghi e nei piani formativi. In entrambi i casi, secondo le impostazioni dei corsi di tipo webinar, gli utenti possono scegliere quale sessione visualizzare scegliendo fra tutte le sessioni disponibili. Se si desidera includere un webinar in un catalogo, configurare la politica di iscrizione nel rispetto di questa regola. Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni sulla configurazione.

Includere un Webinar in un Piano Formativo

Quando si include un webinar in un piano formativo, è necessario decidere quali sessioni potranno essere visualizzate dagli studenti. Iniziare creando un piano formativo, quindi aggiungervi il webinar. Una volta creato il piano formativo, incluso il webinar nel piano, e iscritti gli utenti, è necessario decidere a quali sessioni gli utenti potranno partecipare. Seguire gli step descritti in questo manuale riguardo la funzionalità Lista di Attesa di Docebo.

Configurare le Notifiche di Iscrizione ad un Webinar

E’ possibile visualizzare delle notifiche quando gli utenti si iscrivono o disiscrivono da una sessione Webinar. Nel Menu Amministrazione, identificare la sezione Notifiche, quindi selezionare Gestione. Nella parte superiore della pagina delle Notifiche, seleziona il tasto Nuova notificaNella finestra pop-up Nuova notifica, nella sezione Scegli l’evento, le notifiche relative ai webinar sono disponibili nella sezione Corsi. Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni sulle notifiche.

Iscrivere gli Utenti ad una Sessione Webinar

Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni riguardo l’iscrizione degli utenti ad un webinar. Per iscrivere gli utenti ad una sessione specifica di un webinar, accedere alla pagina principale per la Gestione dei Corsi, ed individuare  il corso di interesse nell’elenco. Cliccare sulla descrizione del corso e spostarsi alla tab Sessioni e Iscrizioni. 

Identificare la sessione a cui si vorrebbero iscrivere gli utenti, e premere l’elemento della colonna Iscritti. Nella pagina di iscrizione della sessione, premere Iscrivi.

Nella pagina delle Sessioni e Iscrizioni del corso, individuare la sessione per la quale si desidera iscrivere gli utenti, e premere l’icona nella colonna Iscritti. Premere il pulsante Iscrivi Utenti.

Selezionare gli utenti che si desidera iscrivere al corso dal pop up selezionando il checkbox degli utenti interessati. È possibile selezionare interi gruppi o rami dell’organigramma utilizzando i tab corrispondenti del pop up. Selezionare quindi il livello degli utenti nel webinar: Studente, Tutor o Docente. La maggior parte degli utenti iscritti saranno studenti. Premere Conferma per terminare.

È possibile importare gli utenti da un’altra sessione del corso utilizzando il pulsante corrispondente nella parte superiore della pagina delle Iscrizioni. Nel pop up, digitare il nome della sessione nel campo di ricerca della Sessione, e selezionare la sezione nel box di testo che sarà visualizzato sotto la stinga di ricerca. Definire il livello dell’utente nel corso (Studente, Tutor o Docente) nel menu a tendina. Premere Conferma per terminare.

Una volta iscritti alla sessione, gli utenti sono gestibili dalla tab delle Sessioni e Iscrizioni. Premere l’icona carta e penna nell’area dell’utente  per modificarne il livello o lo stato nella sessione. Selezionare più utenti per iscriverli contemporaneamente alla sessione, inviare loro un’email, o identificare chi ha già terminato la sessione con una sola azione, utilizzando il menu a tendina sotto la barra di ricerca.

Le opzioni del menu a tendina Scegli un’Azione potrebbero includere il link ad un sito web esterno; selezionando questa opzione, il sito web si aprirà in una finestra pop up e sarà possible utilizzarlo, ad esempio per confermare ad un sistema di terze parti che l’utente ha completato il corso. I link ai siti web esterni devono essere creati come campi aggiuntivi per l’iscrizione di tipo IFRAME. Fare riferimento al capitolo Aggiungere Campi Aggiuntivi all’Iscrizione di questo articolo per ulteriori informazioni sulla creazione de la gestione dei campi aggiuntivi dell’iscrizione.

È possibile annullare l’iscrizione di un singolo utente alla sessione premendo l’icona X nell’area dell’utente. Attenzione, non è possibile annullare l’iscrizione di un utente se il webinar/formazione d’aula fa parte di un piano di apprendimento.

Registrazione delle Sessioni Webinar

In qualità di Superadmin, è possibile aggiungere le registrazioni del webinar alle sessioni in tre modi: tramite API, caricando un file video o condividendo l’URL di un video. Per aggiungere una registrazione al webinar, identificare il webinar nell’elenco dei corsi nella pagina principale di Gestione dei Corsi. Cliccare sulla descrizione del corso e spostarsi alla tab Sessioni e Iscrizioninella pagina di Gestione delle Sessioni, identificare la sessione per la quale si desidera caricare una registrazione di una sessione webinar. Selezionare la voce Menu nella riga della sessione, quindi selezionare Vista utente dal menu a tendina. Nella pagina principale della sessione, individuare la data della sessione per cui si desidera caricare una registrazione, quindi premere la freccia alla fine della riga della data della sessione, per visualizzare ulteriori dettagli. Premere il tasto verde Aggiungi la registrazione

Nel pannello di destra, scegliere se aggiungere la registrazione tramite API, caricando un file video, oppure specificando un URL. Attenzione: è possibile aggiungere il video tramite API solo per i seguenti strumenti di videoconferenza: GoToTraining, WebEx, BlueJeans, e Adobe Connect. Dopo aver selezionato la registrazione e il metodo attraverso cui aggiungere la registrazione in piattaforma, una barra di avanzamento sotto l’opzione contrassegnata indicherà lo stato del caricamento.

Terminato il caricamento del video, selezionare AvantiIl tempo necessario per importare e convertire il video dipende dalla dimensione del file. Quando il video è pronto, un messaggio informerà che la conversione è andata a buon fine. A questo punto, gli studenti vedranno il pulsante Visualizza Registrazione per visualizzare la sessione registrata. Per eliminare la registrazione, selezionare la X accanto a questo bottone. Attenzione: È possibile caricare una sola registrazione per ogni sessione webinar.

Giorni di Validità

La funzionalità Giorni di Validità permette agli studenti di accedere al webinar solo per un numero limitato di giorni dopo  la fine dell’ultima sessione a cui si sono iscritti. Attenzione: questa funzionalità è attiva di default con il numero di giorni definito a 0, ovvero non sono stati definiti giorni di validità, il Superadmin è responsabile dalla modifica dell’opzione.

Una volta trascorsi i giorni di validità, il corso sarà bloccato (quindi inaccessibile) all’utente. Il blocco si estende anche ai materiali didattici e ai certificati del corso. Per configurare questa opzione, accedere alla pagina di Gestione Corsi, identificare il webinar nell’elenco, cliccare sulla descrizione e spostarsi alla tab Proprietà Avanzate.

Spostarsi alla tab Tempistiche. Nella campo Giorni di Validità del Corso, inserire il numero di giorni per cui l’utente avrà accesso al webinar dopo la fine dell’ultima sessione a cui si è iscritto. Non è possibile inserire numeri negativi o decimali (-4.5, 7.5, 10.3).

Premere Salva Modifiche per terminare. L’utente può accedere al corso, incluso certificati e materiale didattico, solo durante il periodo di validità. Alla fine di questo periodo il corso sarà bloccato, quindi inaccessibile.