Docebo per Google Drive

Integrare Docebo con Google Drive

Ultimo Aggiornamento

Novembre 7th, 2019

Tempo di Lettura

7 min

Livello Utente

Introduzione

L’integrazione della piattaforma Docebo con Google Drive permette di caricare Documenti Google, fogli di calcolo, slide e disegni come oggetti didattici in piattaforma. Questa integrazione è disponibile per i clienti del piano Enterprise e del piano Growth. Diamo uno sguardo a come configurare e gestire l’integrazione.

Attivare Google Drive in Docebo

Connettersi alla piattaforma come Superadmin, quindi accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra e premere Aggiungi Nuove Applicazioni. Nell’area Applicazioni e Funzionalità, selezionare la tab Integrazione Software Terzi nel menu a sinistra della pagina. Identificare Google Drive nell’elenco delle app e cliccare Provala Gratuitamente nella riga dell’app. Leggere la descrizione nella finestra pop up e premere di nuovo Provala Gratuitamente.

attivare google drive

Configurare le Impostazioni di Google Drive in Docebo

Il primo passo per la configurazione di Google Drive è la gestione della pagina Impostazioni. Nota: non è un’operazione obbligatoria per la corretta configurazione di questa applicazione, ma è raccomandata se si utilizza Google Picker nella propria piattaforma Docebo. In caso contrario, saltare la configurazione.

Accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra, identificare la sezione Google Drive e premere Gestione. Si aprirà la pagina di Impostazioni di Google Drive. Nella prima sezione della pagina delle impostazioni, è possibile contrassegnare la possibilità di attivare Google Picker. Google Picker è la finestra pop up che appare quando si seleziona quali oggetti Google si vogliono aggiungere nell’LMS. Google Picker mostrerà l’anteprima dell’oggetto didattico che si potrà selezionare.

configurare google drive

Se si è contrassegnata la possibilità di attivare Google Picker, sarà quindi necessario inserire la API Key e il Client ID nelle caselle di testo corrispondenti. Si tratta di informazioni generate da Google quando si crea un nuovo progetto di Google. Se non si è ancora creato un progetto di Google per questa integrazione, o non si è sicuri di dove trovare queste informazioni nel proprio account Google, consultare la prossima sezione. Dopo aver inserito le informazioni nelle caselle di testo, selezionare Salva modifiche per completare questa parte dell’integrazione.

Creare un Progetto di Google per l’Integrazione con Docebo

Per creare un progetto di Google per l’integrazione di Docebo con Google Drive, accedere al proprio account Google e poi alla Google Developer Console (https://console.developers.google.com/). Nella barra delle azioni nella parte superiore della pagina, selezionare Project, quindi selezionare Create Project dal menu a tendina.

google drive create project

A questo punto, assegnare un nome al progetto, contrassegnare i campi obbligatori a seconda delle proprie preferenze e selezionare CreateUna volta creato il progetto, passare alla tab Library sul lato sinistro della pagina per questo nuovo progetto. Utilizzare la barra di ricerca nella tab Library e trovare l’API di Google Picker. Non appena apparirà nell’elenco, selezionarla, quindi selezionare Enable accanto al titolo. È necessario ripetere questo processo (ricerca, selezione e attivazione) anche per l’API di Google Drive.

google drive enable

Passare ora alla tab Credentials sul lato sinistro della pagina, quindi selezionare Create Credentials nella finestra pop up che apparirà nella pagina di questa tab. Dal menu a tendina, selezionare API Key per creare una chiave API. Una volta creata, selezionare nuovamente Create Credentials, quindi selezionare OAuth Client ID. Ora, è necessario contrassegnare il tipo di applicazione come applicazione Web (selezionare Web application) nella sezione corrispondente in questa pagina. Si noti che potrebbe essere necessario creare un consent screen in Google prima di selezionare questa opzione.

google drive oath

In basso, digitare il nome dell’applicazione web (consigliamo di utilizzare un nome simile a quello della propria piattaforma Docebo). A questo punto, nella casella di testo Authorized JavaScript Origins, digitare l’URL della propria piattaforma Docebo (https://example.docebo.com). Poi, selezionare il tasto Crea.

Ora, si vedranno sia la chiave API che l’ID del client nella tab Credentials per questo progetto. Copiare e incollare entrambe queste credenziali nelle caselle di testo corrispondenti nella pagina Gestione di Google Drive all’interno della piattaforma Docebo. Al termine, premere Save Changes.

google drive keys

Ora sarà possibile utilizzare Google Picker durante il caricamento di un oggetto da Google Drive come oggetto didattico nella propria piattaforma. Vediamo come.

Caricare Materiali Didattici con Google Picker

È possibile caricare Documenti Google, fogli di calcolo, slide o disegni (in formato nativo) direttamente in un corso o nel Central Learning Object Repository (CLOR). Se si caricano in un corso, è sempre possibile inserirli nel CLOR in un secondo momento. Vediamo come caricare un materiale didattico da Google Drive direttamente in un corso. 

Accedere al Menu Amministrazione scorrendo il mouse sopra l’icona ingranaggio nella barra laterale sinistra. Poi, nella sezione E-Learning, selezionare la voce Corsi. Selezionare un corso creato in precedenza dalla lista dei corsi nella pagina principale dei corsi. Selezionare l’icona menu nella riga del corso, quindi selezionare Materiali didattici dal menu a tendina. Una volta aperta la pagina dei materiali didattici, selezionare Aggiungi materiali didattici, quindi scegliere Google Drive dal menu a tendina.

google picker

Nella pagina di upload principale del materiale didattico Google Drive, contrassegnare l’opzione Importa file nella riga Fonte del File di Google nella parte superiore della pagina. Quindi, selezionare Carica da Google Drive. Google Picker verrà visualizzato.

In Google Picker, è possibile utilizzare le tab in alto nella pagina per visualizzare documenti, presentazioni, fogli di calcolo o disegni. Una volta trovato l’oggetto che si desidera importare, selezionare la miniatura dell’oggetto per selezionarlo e poi il tasto Seleziona nell’angolo in basso a sinistra di Google Picker.

Il titolo del materiale didattico in piattaforma apparirà automaticamente in base al titolo dell’oggetto in Google Drive, ma sarà possibile modificarlo. A questo punto, aggiungere una descrizione per il materiale didattico nella casella di testo corrispondente, quindi passare alla tab Informazioni Aggiuntive per aggiungere una breve descrizione e selezionare una thumbnail. È possibile inserire dei tag relativi al materiale didattico, in modo che sia più semplice trovarlo attraverso la ricerca globale della piattaforma. È possibile che alcuni tag siano generati automaticamente dalla piattaforma in base al contenuto del materiale, grazie al lavoro dell’intelligenza artificiale della piattaforma, e solo nel caso in cui il contenuto sia in inglese, spagnolo, tedesco, francese, italiano o portoghese. I tag possono essere modificati o cancellati in qualsiasi momento, con un limite di 15 tag per materiale didattico.

Al termine, selezionare Salva modificheUna volta caricato il file, lo si trova nella lista dei materiali didattici per il corso nella pagina Materiali Didattici. Da qui, è possibile gestire le impostazioni di un materiale didattico o inserirlo nel CLOR selezionando licona del menu nella riga dell’oggetto e selezionando un’opzione dal menu a tendina.

Caricare Materiali Didattici Senza Google Picker

Per caricare un oggetto di Google Drive in piattaforma come materiale didattico, seguire le istruzioni descritte nella sezione precedente. Dopo aver selezionato l’opzione per caricare un oggetto di Google Drive in un corso ed essere stato reindirizzato alla pagina di upload principale per l’oggetto, contrassegnare l’opzione URL Incorporata nella sezione Fonte del File di Google nella parte superiore della pagina.

Apparirà una casella di testo, in cui copiare e incollare il link di Google Drive per l’oggetto. Per ottenere questo link, aprire l’oggetto in Google Drive. Una volta nella pagina dell’oggetto, selezionare l’opzione File, quindi selezionare Pubblica sul Web dal menu a tendina.

caricare materiali didattici

Poi, nella casella pop up, rimuovere il segno di spunta che richiede ai visitatori di accedere prima di visualizzare il documento (se non si visualizza questa opzione, selezionare Contenuti Pubblicati e Impostazioni). Poi, selezionare Pubblica e copiare il link che apparirà nella casella di testo. Incollare questo link nella casella di testo corrispondente nella pagina di caricamento della propria piattaforma Docebo.

Una volta incollato il link all’interno dell’LMS, apparirà un segno di spunta verde sul lato destro della pagina se la piattaforma Docebo riconosce come valido il link di Google Drive. In caso contrario, verrà visualizzata una X rossa: in tal caso, riprovare copiando e incollando nuovamente il link.

Aggiungere un titolo e una descrizione all’oggetto didattico nelle caselle di testo corrispondenti, e passare alla tab Informazioni Aggiuntive per aggiungere una breve descrizione e selezionare una thumbnail. È possibile inserire dei tag relativi al materiale didattico, in modo che sia più semplice trovarlo attraverso la ricerca globale della piattaforma. È possibile che alcuni tag siano generati automaticamente dalla piattaforma in base al contenuto del materiale, grazie al lavoro dell’intelligenza artificiale della piattaforma, e solo nel caso in cui il contenuto sia in inglese, spagnolo, tedesco, francese, italiano o portoghese. I tag possono essere modificati o cancellati in qualsiasi momento, con un limite di 15 tag per materiale didattico. 

Al termine, selezionare Salva modificheUna volta caricato il file, lo si trova nella lista dei materiali didattici per il corso nella pagina Materiali Didattici. Da qui, è possibile gestire le impostazioni di un materiale didattico o inserirlo nel CLOR selezionando licona del menu nella riga dell’oggetto e selezionando un’opzione dal menu a tendina.

Trucchi e Suggerimenti per l’Integrazione

– Prima di caricare un oggetto da Google Drive nella piattaforma Docebo, assicurarsi che le impostazioni di condivisione per l’oggetto siano impostate su Chiunque abbia il link può visualizzare. Per impostare questa opzione, selezionare File in Google Drive, quindi Condividi dal menu a tendina. Nella casella pop up, selezionare Ottieni Link Condivisibile. Aprire il menu a tendina, quindi premere Più. Selezionare l’opzione Chiunque abbia il link può visualizzare. Poi, selezionare Fine.

– Quando un utente apre il materiale didattico nella propria piattaforma Docebo, il materiale didattico di Google Drive verrà automaticamente contrassegnato come completato una volta che viene aperto, a prescindere dalla quantità di tempo trascorso visualizzando l’oggetto.

– Modificando il contenuto di un oggetto di Google Drive – che è anche un materiale didattico nella piattaforma Docebo – si visualizza la modifica all’interno dell’LMS quasi immediatamente. La sincronizzazione tra Google Drive e Docebo si verifica ogni cinque minuti, quindi cinque minuti dovrebbero essere il tempo massimo per visualizzare la modifica nel proprio LMS.

– Se si elimina un oggetto in Google Drive dopo che è stato pubblicato come materiale didattico nell’LMS, si dovrebbe nascondere l’oggetto nella propria piattaforma Docebo il prima possibile. Non eliminare l’oggetto dalla piattaforma: si perderanno i dati per quell’oggetto. Per nascondere il materiale didattico, selezionare l’icona menu nella riga del materiale didattico nella pagina Materiali didattici di un corso. Selezionare Impostazioni dal menu a tendina. Nella parte superiore della finestra pop up che appare, contrassegnare l’opzione per nascondere l’oggetto didattico, quindi selezionare Salva modifiche.

– Se si prova a disattivare l’applicazione Google Drive all’interno di Docebo dopo aver aggiunto gli oggetti di Google Drive come materiali didattici nei corsi, si riceverà un messaggio di errore. Prima di disattivare l’applicazione, si dovranno eliminare tutti questi materiali didattici nella propria piattaforma Docebo.

– Link e video incorporati negli oggetti in Google Drive sono cliccabili ed eseguibili in Docebo.

– I materiali didattici di Google Drive possono essere visualizzati attraverso l’app mobile di Docebo.

– È possibile inserire presentazioni, documenti o fogli di calcolo di Google Drive come materiali nel modulo Coach & Share di Docebo.

– I materiali didattici di Google Drive possono essere riprodotti in qualsiasi modalità: light box, a schermo intero, inline o nuova finestra.

– Per assicurarsi che il proprio contenuto sia in un tipo di file supportato dalla funzionalità di auto-tagging di Docebo, consultare qui la lista di tipi di contenuto supportati.