Notifiche Slack per Docebo

Come integrare Docebo con Slack

Ultimo Aggiornamento

Gennaio 3rd, 2019

Tempo di Lettura

5 min

Livello Utente

Introduzione

E’ possibile integrare Slack con Docebo, per coloro che lo utilizzano per la gestione della comunicazione aziendale interna. Questa integrazione è disponibile per i clienti del piano Enterprise e del piano Growth. E’ necessario attivare la App Notifiche prima di iniziare l’integrazione, in modo da inviare al proprio team le notifiche create in Docebo via Slack.  Come per tutte le notifiche, anche quelle di Slack possono essere programmate e assegnate a gruppi, rami dell’organigramma, corsi e piani formativi. Le notifiche di Slack possono essere inviate al proprio team come messaggi diretti (dal Docebo Bot nel messaggio privato Slackbot) o attraverso canali pubblici.

Attivare la App Slack in Piattaforma

Per integrare Docebo con Slack, connettersi alla piattaforma come Superadmin, accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra, e cliccare Aggiungi Nuove Applicazioni. Dalla pagina Applicazioni e Funzionalità, selezionare la tab Integrazione Software Terzi, identificare Slack nell’elenco e premere Provala Gratuitamente. Leggere la descrizione nel pop up, e premere di nuovo Provala Gratuitamente. La App Slack sarà visualizzata nel Menu Amministrazione.

Configurare Slack in Docebo

Per configurare Slack, accedere al Menu Amministrazione e premere Gestione nella sezione Slack. Assicurarsi di essere connessi al proprio account Slack come Amministratore. Nella pagina principale di configurazione di Slack, premere Add to Slack. Nella pagina successiva, selezionare il canale Slack sul quale si desidera inviare i messaggi utilizzando il menu a tendina nella sezione Post to, quindi premere Authorize in fondo alla pagina.

Spostarsi alla seconda sezione nella pagina di configurazione di Slack, Ramo di Destinazione. Tutti i membri del team di Slack saranno integrati nell’LMS come utenti, quindi è necessario scegliere a quale gruppo o ramo appartengono. Premere Seleziona in questa sezione, nella finestra pop up selezionare il checkmark vicino al nome del ramo a cui associare gli utenti di Slack. Premere Conferma per terminare.

Gli utenti saranno associati al gruppo o al ramo nell’area di Gestione degli Utenti nella piattaforma (Menu Amministrazione, Utenti). Da questa area è possibile modificare o aggiungere dettagli a questi utenti dell’LMS. La terza sezione della pagina di configurazione di Slack permette di definire la Frequenza di Sincronizzazione: selezionare ogni quanto si desidera sincronizzare la propria App di Slack e Docebo dal menu a tendina. Poiché l’integrazione invia informazioni velocemente, consigliamo di definire la frequenza di sincronizzazione ad ogni ora.

Premere Salva Modifiche dopo aver configurato tutte le sezioni di questa pagina. La pagina eseguirà automaticamente un refresh. Restare nella pagina e premere Sincronizza nella sezione Frequenza di Sincronizzazione per sincronizzare la piattaforma per la prima volta. Dopo ogni sincronizzazione, sarà visualizzata la data e l’ora dell’ultima sincronizzazione sotto il pulsante Sincronizza. Premere Visualizza Log per visualizzare gli errori registrati durante la sincronizzazione. L’integrazione di Slack e Docebo è terminata. Ora è possibile configurare le notifiche da inviare al team.

Attenzione: per gli utenti creati dall’integrazione con Slack, il campo username sarà popolato in Docebo con il valore name delle informazioni utente di Slack.

Creare una Notifica Slack

Per creare una notifica da inviare via Slack, in primo luogo è necessario attivare la app Notifiche che permette di creare e gestire le notifiche nella piattaforma. Accedere al Menu Amministrazione, identificare la sezione Notifiche e premere Gestione per accedere alla pagina principale di gestione delle notifiche che permette di creare nuove notifiche e gestire quelle esistenti.

Premere Nuova Notifica nella parte superiore dalla pagina. La pagina di creazione della notifica è composta da quattro tab: Impostazioni Generali, Email, Notifiche e  Slack. Gli ultimi tre tab sono disattivati finché non si seleziona il checkbox corrispondente nel primo tab. Accedere al tab Impostazioni Generali. Nella prima sezione, selezionare una notifica dal menu a tendina Scegli l’Evento. Digitare il codice da associare alla notifica nel campo Codice. Il codice può essere composto da caratteri alfanumerici e da simboli, senza limitazioni di lunghezza.

Selezionare il checkbox Slack per attivare il tab corrispondente. Selezionare se la notifica sarà inviata come messaggio diretto ad ogni utente o come messaggio collettivo in un canale specifico. Se sarà inviata come messaggio diretto, l’utente riceverà un messaggio dal Bot Docebo come messaggio diretto da Slackbot.

Se si decide di inviare la notifica ad un canale, sarà necessario selezionare un canale dal menu a tendina visualizzato dopo aver selezionato l’opzione. Segue un elenco delle limitazioni relativo all’invio delle notifiche Slack:

  • È possibile inviare le notifiche solo ai canali Slack pubblici (o sbloccati). Non è possibile inviare notifiche ai canali privati (bloccati).
  • L’invio delle notifiche Slack attiva un codice API, che invia un messaggio al secondo. Questo significa se si invia un messaggio diretto ad un numero elevato di utenti, saranno necessari alcuni secondi per completare l’invio a tutti gli utenti (per esempio: per inviare un messaggio a 1000 utenti, il sistema impiegherà 1000 secondi per completare l’operazione). Quindi, nel caso in cui sia necessario inviare la notifica a più di 250 utenti, consigliamo di utilizzare un canale al posto dei messaggi privati. E’ possibile configurare dei canali Docebo dedicati ad alcuni livelli utente per inviare notifiche massive. 

Sotto il menu a tendina, è possibile assegnare una lingua alla notifica. L’area Oggetto permette di indicare l’oggetto della notifica. Utilizzare il campo Descrizione per digitare il messaggio che si desidera inviare agli utenti. Non è possibile formattare il testo con HTML per le notifiche Slack, ma è possibile inserire degli shortcode nel messaggio copiandoli e incollandoli dall’elenco disponibile sotto la descrizione.

Per imparare come modificare il testo di una notifica Slack, cliccare sul link visualizzato immediatamente sopra il campo di testo. Il link permetterà di accedere direttamente ad un articolo di Slack con le informazioni necessarie. L’articolo è disponibile anche a questo link. Premere Avanti. Nella pagina successiva della finestra pop up, definire quando inviare l’evento utilizzando le opzioni disponibili. Alcuni tipi di notifica permettono di inviare la notifica prima o dopo l’evento (permettendo di programmare l’ora della notifica), altri invece permettono di inviare la notifica solo all’ora dell’evento. Premere Avanti.

Definire i rami o i gruppi di utenti che riceveranno la notifica. Selezionare l’opzione Tutti i rami e tutti i gruppiSeleziona rami/gruppi. Selezionando la seconda opzione, indicare quali rami o gruppi si desidera assegnare alla notifica selezionando il checkbox vicino al nome del gruppo o del ramo. Premere Avanti.

Selezionare ora chi riceverà la notifica: Utenti, Docenti, Power User o Superadmin. Attenzione, non è possibile definire i destinatari se si invia la notifica ad un canale pubblico. Premere Avanti e selezionare quali corsi associare alla notifica, se necessario. Selezionare Tutti i corsi Seleziona Corsi. Selezionando la seconda opzione, indicare quali corsi e/o piani formativi si desidera assegnare alla notifica. Decidere infine se Salvare e Attivare la notifica, o semplicemente salvare la notifica e tornare all’elenco. In alternativa è possibile modificare i dettagli precedentemente configurati o cancellare  la notifica.  

Gestire le Notifiche

Dopo la creazione delle notifiche, è possibile gestirle dall’elenco nella pagina principale delle Notifiche. Iniziare premendo il link nella colonna In Programma per modificare la programmazione della notifica. Allo stesso modo, premere i link nelle colonne Filtra, Ruoli Corsi Associati per modificare i rispettivi dettagli della notifica. Alla fine della riga della notifica sono visualizzate tre icone: un checkmarkcarta e penna e una X rossa. Selezionare il checkmark (che cambierà colore, da grigio a verde) per attivare la notifica nell’LMS.

Premere l’icona carta e penna per modificare i dettagli della notifica. Utilizzare la croce rossa per cancellarla: il sistema chiederà una conferma di cancellazione definitiva. L’elenco completo degli eventi delle notifiche è disponibile qui.

Ricevere Notifiche in Slack

Quando un utente riceve una notifica dal Bot Docebo come messaggio diretto Slackbot, visualizzerà una schermata come la seguente:

slack direct message

Quando un utente riceve una notifica dal Bot Docebo in un canale pubblico, visualizzerà una schermata come la seguente:

slack channel