Iscrivere gli Utenti ad un Corso

Scopri come iscrivere gli utenti ai corsi

Ultimo Aggiornamento

Luglio 29th, 2019

Tempo di Lettura

9 min

Livello Utente

,

DISCLAIMER: Alcuni contenuti di questo articolo fanno riferimento alle funzionalità della nuova Gestione dei Corsi. Ulteriori informazioni sono disponibili in questo articolo.

Introduzione

La tua piattaforma offre diversi modi per iscrivere gli utenti a corsi E-Learning, Webinar e ILT- Formazione d’Aula. Questo articolo ha lo scopo di elencare tutti i metodi disponibili. Gli utenti possono essere iscritti ad un corso già dal momento della sua creazione, ma consigliamo di iscriverli solo dopo aver completato la configurazione del corso e caricato il materiale didattico.

Accedere al Menu Amministrazione premendo l’icona ingranaggio in alto a destra, selezionare la voce di menu Gestione Corsi dalla sezione E-Learning. Cliccare Iscrivi Utenti in alto a destra della pagina della Gestione dei Corsi per iscrivere più utenti a più corsi. Se si desidera iscrivere degli utenti ad un solo corso, o iscrivere gli utenti utilizzando file CSV, identificare il corso nella tabella, cliccare sulla descrizione e spostarsi alla tab Iscrizioni.

Iscrivere Più Utenti a Più Corsi

Cliccare Iscrivi Utenti in alto a destra, nella pagina di Gestione Corsi. Nel pop up, selezionare gli utenti che si desidera iscrivere al corso. Spuntare il checkbox della riga dell’utente per selezionarlo. E’ possibile selezionare gruppi di utenti o rami dell’organigramma, utilizzando le tab corrispondenti. Quando si iscrivono gli utenti di un ramo ai corsi, nel caso in cui il ramo abbia dei discendenti, gli utenti assegnati ai discendenti del ramo non saranno iscritti ai corsi a meno che non si selezionino i rami discendenti. Solo gli utenti assegnati al ramo principale saranno iscritti ai corsi. A selezione ultimata, premere Avanti. Selezionare quindi i corsi a cui si desidera iscrivere gli utenti selezionati utilizzando le checkbox delle righe corrispondenti, e premere Avanti.

Se si seleziona un corso in aula o un webinar, è necessario indicare la sessione a cui iscrivere gli utenti selezionati. Premere la freccia nella riga del corso, e selezionare se si desidera iscrivere gli utenti ad una sessione specifica o al corso completo. Non attualmente possibile assegnare degli utenti alle sessioni con questo processo.

Scegliere infine il livello degli utenti iscritti: Studente, Tutor o Docente e definire se disporranno di un periodo per completare l’iscrizione attivando la relativa opzione e definendo le date di inizio e di fine. Premere Avanti per selezionare le notifiche che gli utenti riceveranno al momento dell’iscrizione. Questa area elenca tutte le notifiche di tipo Riassunto: l’utente si è iscritto a un corso definite in piattaforma. Premere Conferma per finalizzare le iscrizioni.

Se il numero di iscrizioni è superiore a 20, sarà avviata un’attività di background. Ricorda che una iscrizione è la combinazione di un utente ed un corso, quindi selezionare 3 corsi e 2 utenti genera 6 iscrizioni.

Iscrivere Più Utenti ad Un Corso

Per iscrivere più utenti ad un singolo corso, accedere alla pagina di Gestione dei Corsi e identificare il corso di interesse nell’elenco. Cliccare sulla descrizione del corso e spostarsi alla tab Iscrizioni. Premere quindi il pulsante Iscrivi Utenti, o premere il numero visualizzato nella colonna Iscritto, nella riga del corso per accedere alla pagine delle Iscrizioni del corso. Cliccare Iscrivi Utenti.

Nel pop up, selezionare gli utenti da iscrivere al corso utilizzando il check box della riga dell’utente. E’ possibile iscrivere gruppi o rami dell’organigramma utilizzando le tab corrispondenti. Premere Avanti. Assegnare infine un ruolo agli utenti iscritti al corso: Studente, Tutor o Docente.

Infine, decidere se impostare una data di scadenza per l’iscrizione degli utenti. I termini temporali Attivo da e Attivo fino a determinano le date in cui il corso è disponibile per gli utenti. Dopo la scadenza, gli utenti continueranno a visualizzare la card del corso in piattaforma, ma non potranno più accedervi. Se non è necessario stabilire una data di scadenza per il corso, non selezionare la relativa opzione. Senza data di scadenza, gli utenti potranno continuare ad accedere al corso. Al termine, premere Conferma.

Livelli di Iscrizione degli Utenti ai Corsi

Per definire il livello utente (studenti, tutor o docenti) all’interno del corso, fare riferimento a questa tabella, che illustra quali sono i permessi di ogni livello utente.

Gestire la Pagina delle Iscrizioni dei Corsi E-Learning

Dopo aver iscritto gli utenti ad un corso E-Learning, gli utenti selezionati saranno visualizzati nella tab Iscrizioni del corso. Da questa tab è possibile vedere tutti gli utenti iscritti al corso. Utilizzare il menu a tendina Stato Utente per filtrare gli iscritti visualizzati nella pagina in base allo stato corrente dell’utente nel corso.

La tab Iscrizioni mostra di default solo gli Utenti Attivi, ma è possibile modificare questa impostazione con il menu a tendina Stato Utente. E’ possibile identificare velocemente gli utenti disattivati o sospesi dal corso, perché i loro username saranno visualizzati in grigio selezionando le opzioni Tutti gli Stati o Utenti Disattivati. E’ possibile annullare l’iscrizione degli utenti al corso premendo la X vicino allo username. Premendo l’icona menu vicino al nome dell’utente, un menu visualizzerà delle statistiche e dei link per modificare la configurazione dell’utente per il corso.

E’ possibile importare gli utenti da un altro corso. Premere Importa Utenti da un Corso nella barra delle azioni nella parte superiore della tab Iscrizioni. Nel pop up, digitare il nome del corso da cui si desidera importare gli utenti. Selezionare quali ruoli e stati utente si desidera copiare. Premere Conferma. Gli utenti importati saranno visualizzati nell’elenco sottostante.

Selezionando più utenti da questa pagina, è possibile utilizzare il menu a tendina Scegli un’Azione per cambiare lo stato dell’utente, la data di scadenza dell’iscrizione, annullare l’iscrizione o inviare un’email a più utenti contemporaneamente. Se si invia un’email a più destinatari da questa pagina, non sarà inviata agli utenti disattivati o sospesi, ma sarà possibile la relativa opzione nella finestra pop up per forzare l’invio dell’email anche a questi utenti.

Attenzione: quando si invia un’email ai clienti da quest’area, i seguenti shortcode possono essere inseriti nell’email: [username] = nome utente; [first_name] = nome dell’utente (se impostato); [last_name] = cognome dell’utente (se impostato); [email] = indirizzo email dell’utente (se impostato); [course_code] = codice del corso (se impostato); [course_name] = titolo del corso; [course_description] = descrizione del corso; [course_link] = link che punta direttamente al corso

Le opzioni del menu a tendina Scegli un’Azione potrebbero includere il link ad un sito web esterno; selezionando questa opzione, il sito web si aprirà in una finestra pop up e sarà possible utilizzarlo, ad esempio per confermare ad un sistema di terze parti che l’utente ha completato il corso. I link ai siti web esterni devono essere creati come campi aggiuntivi per l’iscrizione di tipo IFRAME. Fare riferimento al capitolo Aggiungere Campi Aggiuntivi all’Iscrizione di questo articolo per ulteriori informazioni sulla creazione e la gestione dei campi aggiuntivi dell’iscrizione.

Iscrivere gli Utenti a Corsi o Sessioni via CSV

È possibile iscrivere gli utenti ai corsi (e-learning, webinar o ILT-corsi in aula) o a sessioni dei corsi attraverso file CSV. Iniziare entrando nella pagina Gestione Corso se si vogliono iscrivere degli utenti a più corsi, oppure nella tab Iscrizioni di un corso specifico o di una sessione di un corso. Una volta raggiunto il pannello in alto alla pagina, il processo di caricamento del CSV e di mappatura dei dati è lo stesso. Per iniziare il processo per:

– Più Corsi, accedere alla pagina Gestione Corsi, quindi premere il pulsante CSV in alto a destra e selezionare Gestisci le Iscrizioni via CSV.

– Un Corso, identificare il corso di interesse nell’elenco della pagina Gestione Corso, quindi selezionare l’elemento nella colonna Iscrizioni nella riga del corso. Nella pagina successiva, selezionare Gestisci le Iscrizioni via CSV nella parte superiore della pagina.

– Sessione Webinar o Corsi in Aula, identificare il corso di interesse nell’elenco della pagina principale Gestione Corsi, cliccare sulla descrizione e per accedere all’area del corso, quindi spostarsi alla tab Sessioni e Iscrizioni. Cliccare Gestisci le Iscrizioni via CSV nella parte superiore della pagina.

Una volta completata una di queste azioni, si aprirà sulla destra della pagina il pannello a scomparsa Gestione Iscrizioni da CSV. Per un corretto caricamento dei file, è necessario creare il file CSV rispettando gli standard. Per visualizzare un esempio di file CSV formattato correttamente, premere Scarica il file CSV di esempio nel pannello a scomparsa. Ricorda che il file di esempio potrebbe include sempre tutti i campi disponibili, che potrebbero non essere sempre necessari. Attenzione, la dimensione massima del file CSV che si può importare in piattaforma per un caricamento utente è 3MB. Dopo aver configurato correttamente il file, trascinarlo nell’area di caricamento del pannello a scomparsa o selezionare l’area di caricamento per cercarlo sul proprio dispositivo.

Dopo il caricamento, premere Configurazione Avanzata: il sistema è configurato per identificare automaticamente il Separatore, necessario per organizzare le informazioni in colonne. Le informazioni possono essere separate da virgole, punto e virgola, o manualmente, in base alle esigenze.

Definire se la prima riga è considerata Intestazione (solo se rispecchia la formattazione del file CSV), e selezionare il Charset del File dal menu a tendina. Il charset consigliato è UTF-8, che è uno standard. Ricordarsi di utilizzare le virgolette per delimitare il contenuto del testo. Premere Conferma per caricare il file .CSV.

Il sistema elaborerà il file CSV e reindirizzerà nella pagina di importazione. Nella sezione Profili è possibile selezionare un profilo predefinito dal menu a tendina per associare una precedente configurazione di mappatura a questa importazione CSV. Premere Sovrascrivi la Configurazione Attuale per salvare le modifiche apportate alla configurazione attuale. È inoltre possibile mappare le colonne dei campi LMS (ulteriori informazioni in seguito) e salvare la configurazione premendo Salva come Nuova Configurazione. Nella finestra pop up, definire il nome della nuova configurazione, e premere Salva.

La sezione Anteprima mostrerà l’anteprima del file CSV come letto dal sistema; vengono mostrate soltanto alcune righe del file come guida. Trascinare i campi della sezione Campi Docebo a sinistra e creare delle corrispondenze con i nomi delle colonne del file CSV. Per le iscrizioni è possibile importare i seguenti campi via CSV: Username, Course ID, Session ID, Active From, Active Until, Level e altri campi aggiuntivi per i corsi o le iscrizioni.

Dopo aver creato le associazioni per tutte le colonne, controllare le informazioni nella pagina di importazione e premere Importa in fondo alla pagina. Confermare le informazioni nella finestra pop up che sarà visualizzata e premere Iscrivi Utenti.

Nota Importante: il numero massimo di iscrizioni a un corso o una sessione, se impostato, viene rispettato durante l’importazione, e verranno quindi importati gli utenti nel file CSV fino al raggiungimento del numero massimo di iscrizioni. Una volta raggiunto il numero massimo di utenti consentiti, gli utenti in più verranno messi in lista d’attesa, se abilitata per quel corso o quella sessione.

Attenzione: l’importazione è una procedura di background. In caso di errori, sarà creato un file con gli errori e sarà possibile scaricarlo. Per trovare questo file, accedere al Menu Amministrazione e selezionare Attività di Background. Individuare l’attività nell’elenco per scaricare il file.

Tutti gli utenti iscritti al corso o ai corsi saranno visualizzati nell’elenco di utenti nella tab Iscrizioni del corso o della sessione, dove è possibile modificare le iscrizioni degli utenti, se necessario.

Aggiungere Docenti ai Corsi

I docenti sono un elemento importante di qualsiasi corso, che si tratti di corsi e-learning, webinar o in aula. Consigliamo di associare un docente ad ogni corso, in modo da sollevare il Superadmin da parte del proprio lavoro. E’ possibile associare dei docenti ai corsi al momento dell’iscrizione degli utenti, oppure assegnare agli utenti già iscritti al corso il ruolo di docente. Ecco come è possibile assegnare i docenti ai corsi:

– al momento dell’iscrizione di uno o più utenti ai corsi utilizzano i processi illustrati nelle sezioni precedenti di questo articolo, alla fine della procedura di iscrizione sarà visualizzata una finestra pop up se si sta iscrivendo un utente ad un corso, o un pannello a scomparsa nel caso in cui si stiano iscrivendo più utenti a più corsi. Nel menu a tendina, in entrambe le opzioni, selezionare l’opzione Docente e terminare la procedura di iscrizione.

– se si iscrivono utenti ai corsi utilizzando file CSV, creare una colonna Level nel file, quindi assicurarsi che tutti gli utenti da identificare come docenti abbiano il livello Istruttore nella colonna Level.

– per associare ad un utente il livello di docente, selezionare il corso e spostarsi alla tab Iscrizioni. Identificare l’utente che si desidera designare come Docente nell’elenco. Nella riga dell’utente, selezionare l’icona menu e cliccare sul link Modifica Iscrizione nella finestra pop up. Nel campo Livello della finestra pop up, selezionare Docebo dal menu a tendina, quindi premere Conferma.

Aggiungere Campi Aggiuntivi per l’Iscrizione

I campi aggiuntivi per l’iscrizione permettono all’utente o al Superadmin di inserire dei dettagli supplementari al momento dell’iscrizione dell’utente ad un corso. Per creare campi aggiuntivi per il processo di iscrizione, accedere alla pagina di Gestione dei Corsi, quindi spostarsi alla tab Campi Aggiuntivi per l’Iscrizione.

Selezionare i campi che si desidera configurare dal menu a tendina Aggiungi e premere il pulsante Crea. Nella finestra pop up, selezionare la lingua del nome del campo, e inserire il nome del campo nella finestra di testo corrispondente. Selezionare quindi se il campo aggiuntivo si applica a tutti i corsi o solo ad una categoria specifica, selezionando la categoria dal menu a tendina.

Definire se il campo aggiuntivo è obbligatorio e se è visibile all’utente. Se è obbligatorio, l’utente o il Superadmin dovranno compilare i campi aggiuntivi al momento dell’iscrizione al corso. Rendendo il campo obbligatorio ma non visibile all’utente, il Superadmin (o il Power User con i relativi permessi) dovrà compilare i campi aggiuntivi al momento dell’iscrizione degli utenti ai corsi. Gli utenti potranno comunque auto-iscriversi ai corsi. Attenzione, i campi aggiuntivi di tipo IFRAME sono utilizzati per aprire siti web esterni nella pagina delle iscrizioni del corso, non nella procedura di iscrizione.

Premere Salva Modifiche. Il nuovo campo sarà visualizzato nell’elenco dei campi aggiuntivi nella pagina dedicata. E’ possibile modificare il campo premendo l’icona carta e penna, o cancellare il campo premendo la X rossa nella riga del campo. Una volta creato, l’utente dovrà compilare il campo prima di completare il processo di auto-iscrizione in un corso del catalogo.

I Superadmin (o i Power User con i permessi di iscrizione ai corsi) dovranno completare i campi nel processo di iscrizione degli utenti ai corsi a cui si applica il campo.

Attenzione: è possibile creare fino a 50 campi aggiuntivi per l’iscrizione in piattaforma.