Come Gestire il Central Repository

Come utilizzare il Central Learning Object Repository

Ultimo Aggiornamento

Marzo 26th, 2019

Tempo di Lettura

8 min

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Introduzione

Il Central Repository, o Central Learning Object Repository (CLOR), è una funzionalità base abilitata di default in tutte le piattaforme Docebo ed è quindi disponibile per i clienti sia del piano Enterprise che del piano Growth. Il CLOR raggruppa tutti i materiali didattici in un unico posto in quanto i materiali didattici non sono legati ad un solo corso, ma sono a disposizione di tutti i corsi nell’LMS. Utilizzare il CLOR per gestire tutti i materiali didattici in una libreria centralizzata, evitare di avere contenuti duplicati, aggiornare il materiale didattico facilmente e in una sola volta e monitorare il materiale didattico nello stesso report indipendentemente dal corso in cui si trova.

Solo i Superadmin possono gestire il CLOR. I Power User e i Docenti non hanno accesso e non possono caricare o scaricare i materiali didattici del CLOR dai corsi. Per accedere al CLOR, accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra. Premere Central Repository  dalla sezione E-Learning.

Il CLOR raggruppa tutti i materiali didattici caricati direttamente al suo interno, divisi in categorie. Le categorie del CLOR sono condivise con le categorie create nell’area Corsi della piattaforma. Tutti i materiali caricati dai corsi al CLOR saranno visualizzati anche qui.

E’ possibile aggiungere nuove categorie nel CLOR, che saranno automaticamente replicate nell’area Corsi della piattaforma (e viceversa: se si crea una nuova categoria nell’area Corsi, sarà automaticamente replicata nel CLOR). E’ importante notare che mentre è possibile caricare e gestire i materiali didattici nel CLOR, è comunque necessario gestire l’ordine dei materiali didattici all’interno dei corsi nell’area dedicata dell’LMS. Non è possibile gestire l’ordine dal CLOR.

Attenzione: Non è possibile gestire i materiali didattici di tipo Incarico dal CLOR. Gli incarichi sono gestiti solo a livello di corso. Non è possibile creare questo tipo di materiale didattico nel CLOR, ma solo in un corso.

Aggiungere Materiali Didattici al CLOR

Il processo di caricamento di nuovi materiali didattici è lo stesso per il CLOR e per i corsi. Assicurarsi di aver selezionato la categoria corretta in cui salvare il nuovo materiale didattico dall’elenco delle categorie visualizzato sul lato sinistro della pagina. Premere Aggiungi Materiali Didattici. Il processo è lo stesso di quello utilizzato per aggiungere materiali didattici ad un corso.

Dal menu a tendina, selezionare se si desidera caricare, importare o creare un nuovo materiale didattico selezionando il tipo di contenuto. Completare il processo di caricamento, import o creazione inserendo il maggior numero di informazioni possibili in ogni tab della finestra pop up. Ulteriori informazioni riguardo la procedura di creazione e gestione dei materiali didattici sono disponibili qui. Alla fine del caricamento o della creazione di un materiale didattico, premere Salva Modifiche. Il materiale didattico sarà visualizzato nel Central Repository.

Modificare o Cancellare un Materiale Didattico nel CLOR

Dopo aver creato il proprio materiale didattico, sarà visualizzato nell’elenco dei materiali nella pagina principale del CLOR. Ogni materiale didattico sarà visualizzato in una riga, e delle icone permetteranno di gestirlo, modificarlo o cancellarlo.

Il nome del materiale didattico e l’icona a sinistra del nome che rappresenta il tipo di file saranno sempre visibili, così come la X rossa alla fine della riga che permette di cancellare il materiale didattico (sarà necessario confermare questa azione prima di cancellarlo definitivamente), l’icona a croce che permette di spostare il materiale e assegnarlo ad un’altra categoria, e l’icona di modifica. La modifica del materiale didattico attraverso l’icona dedicata (l’icona carta e penna) permette di modificare le informazioni inserite al primo caricamento del file. Per i materiali didattici di tipo video, un segno di spunta verde indica che il video è stato convertito correttamente e che è pronto per essere pubblicato. Se il segno di spunta è rosso, significa che il video non è stato caricato correttamente e che potrebbe essere necessario caricarlo di nuovo.

Gestire la Colonna Utilizzo

La colonna Utilizzo mostra in quanti corsi è utilizzato il materiale didattico. Ad esempio, il link nella colonna Utilizzo di un materiale didattico può indicare che il materiale è attualmente in uso in 3 corsi. Cliccando sul link, si aprirà una finestra pop up con l’elenco dei corsi in cui si trova il materiale didattico. La riga di ogni corso mostra il nome del corso e la versione del materiale didattico utilizzata (a breve spiegheremo il concetto di versioni). Cliccando sul nome del corso,  la pagina del materiale didattico del corso si aprirà in una nuova finestra.

Cliccare sul nome del corso per accedere alla relativa pagina, da dove è possibile gestire il materiale didattico nel corso stesso. Inoltre, è possibile utilizzare la barra di ricerca nella finestra pop up per cercare i corsi nell’elenco.

Gestire l’Anteprima del Materiale Didattico

L’icona play nella riga del materiale didattico permette di visualizzare l’anteprima del materiale. Cliccando su questa icona, si aprirà una finestra pop up che visualizza l’anteprima dell’aspetto del materiale didattico in piattaforma. Se si possiedono più versioni dello stesso materiale, è possibile selezionare di quale versione si desidera l’anteprima utilizzando il menu a tendina Seleziona Versione in alto a sinistra della finestra pop up. Nella sezione Dettagli Versione è possibile visualizzare il numero di corsi che utilizzano la versione del materiale didattico, e chi l’ha caricata.

Inserire i Materiali Didattici del CLOR nei Corsi

Per inserire un materiale didattico in più corsi simultaneamente, utilizzare l’icona freccia nella riga del materiale didattico. Cliccando su questa icona, si aprirà una finestra pop up. Selezionare per prima cosa quale versione del materiale didattico si desidera inserire nei corsi utilizzando il menu a tendina Seleziona Versione. Una volta selezionata la versione, i dettagli saranno visualizzati nella parte destra del menu a tendina.

Scegliere i corsi in cui inserire il materiale didattico selezionando le relative checkbox. E’ possibile cercare il corso utilizzando la barra di ricerca a destra dell’elenco dei corsi. Premere Conferma dopo aver selezionato i corsi in cui si desidera inserire il materiale. Un messaggio confermerà che il materiale didattico è stato inserito correttamente.

Aggiungere i Materiali Didattici del CLOR in un Corso

Quando si gestisce il materiale didattico in un corso, per aggiungere un materiale didattico dal CLOR in un corso, cliccare Aggiungi Materiali Didattici e selezionare l’opzione Central Repository dal menu a tendina. Si aprirà una finestra pop up con l’elenco di tutti gli oggetti presenti nel CLOR. Quando si seleziona un elenco, alla sua destra appare una tendina che mostra tutte le versioni di quel materiale (se esistenti). Selezionare il materiale didattico che si vuole aggiungere, tenendo presente che può essere aggiunta a un corso una sola versione dello stesso materiale. Selezionare qui tutti gli oggetti necessari al corso. A selezione ultimata, premere Conferma.

Inserire più Materiali Didattici in più Corsi Contemporaneamente

Se si desidera inserire più materiali didattici in uno o più corsi contemporaneamente, cliccare Inserisci i Materiali Didattici nei Corsi nella parte superiore della pagina del CLOR. Nella finestra pop up, selezionare i materiali didattici che si desidera inviare dall’elenco dei materiali didattici (sono divisi in categorie, selezionabili sul lato sinistro della pagina), selezionando la checkbox nella riga del materiale didattico. Utilizzare il menu a tendina per filtrare il tipo di materiale didattico, o utilizzare la barra di ricerca.

Attenzione: è possibile inserire al massimo 10 materiali didattici alla volta nei corsi.

Dopo aver selezionato tutti i materiali didattici da inviare, premere Avanti per proseguire. Selezionare i corsi in cui inserire i materiali didattici nell’elenco dei corsi. Fare riferimento alla sezione precedente per ulteriori informazioni sul completamento dell’azione. Dopo aver selezionato i corsi, premere Conferma. Un messaggio di conferma indicherà che i materiali didattici sono stati correttamente inseriti nei corsi.

Creare più Versioni dello Stesso Materiale Didattico

Alcuni tipi di materiali didattici possono avere più versioni nell’LMS. I tipi di file che permettono la gestione delle versioni sono i seguenti: SCORM, AICC, XAPI (TIN CAN), File, Video. Per questi materiali, la prima versione del materiale didattico caricato è definita come Versione Uno. L’icona della freccia circolare nella riga del materiale nel CLOR permette di vedere le versioni del materiale e i dettagli di ogni versione.

Attenzione:  questa icona è disabilitata (grigia) per i materiali didattici che non gestiscono le versioni. Si tratta dei materiali didattici pubblicati sull’LMS utilizzando PENS Standard, poiché PENS non gestisce il versioning.

Per caricare una nuova versione del materiale didattico, identificare il materiale e cliccare l’icona modifica nella riga corrispondente. Selezionare l’opzione Carica File per caricare il nuovo contenuto e aggiungere il titolo e la descrizione. E’ possibile definire se la nuova versione sovrascrive la versione esistente (versione uno), o se si desidera creare una nuova versione del materiale. Selezionando la prima opzione, il contenuto verrà aggiornato in ogni corso in cui è utilizzato. Selezionando la seconda, è possibile definire il nome e la descrizione della nuova versione.

Premere Salva Modifiche per terminare. E’ importante sottolineare che il materiale didattico rimarrà lo stesso nell’LMS. La versione cambierà solo per il contenuto fisico del materiale didattico. E’ possibile modificare o cancellare le versioni del contenuto cliccando sulla freccia circolare nella riga del materiale didattico nel CLOR, quindi cliccando sulle icone corrispondenti  nella riga delle versioni nella pagina della Cronologia delle Versioni.

Attenzione: cancellando una versione specifica del materiale didattico, il materiale didattico sarà cancellato da tutti i corsi in cui è stato inserito. Prima di cancellare una vecchia versione, assicurarsi che la nuova versione del materiale didattico sia inserita in ogni istanza in cui quel materiale è utilizzato. È possibile aggiungere versioni specifiche del materiale didattico ad uno o più corsi utilizzando la procedura descritta precedentemente.

Filtrare i Materiali Didattici nell’Elenco del CLOR

I materiali didattici elencati nella pagina principale del CLOR sono categorizzati automaticamente utilizzando le categorie create sulla piattaforma. Per visualizzare i materiali didattici di una categoria, cliccare sulla cartella della categoria nel lato sinistro della pagina.

E’ possibile filtrare i materiali didattici visualizzati nell’elenco per tipo di file utilizzando il menu a tendina dei filtri. Scegliere se visualizzare i Discendenti spostando il toggle da Sì a No cliccando su di esso. E’ infine possibile cercare i materiali (per codice o per nome) utilizzando la barra di ricerca in cima all’elenco.

Condividere il Tracking dei Materiali Didattici

Tutti i materiali didattici condividono il tracking. Cosa significa? Se il materiale didattico (o versione del materiale didattico) è utilizzato in più corsi, e l’utente completa il materiale didattico in un corso, sarà automaticamente identificato come completo nel resto dei corsi in cui è in uso.

Questa configurazione è quella di default per tutti i materiali didattici, ed è definita a livello di versione. Per questo motivo, è estremamente importante prestare attenzione al completamento dei contenuti quando si esegue il reset dei dati dell’utente.

L’unica eccezione alla condivisione del tracking sono i questionari. Nei questionari è necessario selezionare l’opzione per mantenere localmente il tracking al momento della creazione. Fare riferimento a questo manuale per ulteriori informazioni sulla creazione dei questionari. Per creare un questionario nel CLOR, cliccare Aggiungi Materiali Didattici nella pagina principale e selezionare Questionario dal menu a tendina.

Nella pagina Nuovo Questionario aggiungere un titolo e una descrizione al questionario e selezionare l’opzione per il tracking locale o il tracking condiviso (consigliamo il tracking locale in modo che i risultati del questionario siano più accurati). Completare le informazioni nel tab Informazioni Aggiuntive e premere Salva Modifiche per terminare.

Attenzione: la definizione del tipo di tracking (locale o condiviso) non può essere modificata dopo la creazione del sondaggio. Sarà necessario cancellare e creare nuovamente il sondaggio per modificare l’opzione.

Come la Condivisione del Tracking Influenza i Report

Report relativi ai corsi permettono di visualizzare quale versione del materiale didattico è stata completata dall’utente, nel caso in cui un materiale abbia più versioni in uso in più corsi. Allo stesso modo, se un utente completa un materiale didattico (come un test) in un corso, sarà visualizzato come completato nei report anche per gli altri corsi.

Best Practice e Consigli

Tenere in ordine il CLOR: col passare del tempo, il contenuto del CLOR aumenterà. Prestare attenzione a nomi, descrizioni e thumbnail del materiale e utilizzare le categorie per organizzarlo al meglio.

Duplicare il contenuto per le diverse lingue: se si dispone dello stesso contenuto in diverse lingue, è possibile duplicare il materiale didattico e cambiarne la lingua. E’ possibile utilizzare una sottocategoria per ogni lingua (ad es., la categoria è Musica e Arte, le sottocategorie sono inglese, italiano, francese, spagnolo…)

Controllare prima di inserire il contenuto del CLOR nei corsi: se lo stesso materiale didattico è presente in più di un corso, ricordare che verrà contrassegnato come completato in ogni corso, anche se lo studente l’ha completato in solo uno dei corsi. Ciò significa che se si applicano impostazioni specifiche a quel materiale localmente (ad es., marcatore di fine corso, prerequisiti) l’utente potrebbe completare un corso che non ha mai iniziato.