Compilare le Checklist di Osservazione come Utente o Manager

Scopri come completare e gestire le checklist che ti sono state assegnate

Ultimo Aggiornamento

22 Settembre 2020

Tempo di Lettura

6 min

Livello Utente

Introduzione

Le checklist di osservazione sono uno strumento semplice da utilizzare integrato in piattaforma, che consente agli utenti di controllare i propri progressi o quelli di altri utenti (propri pari) nel percorso formativo e di monitorare la conformità con i requisiti mentre si svolge un’attività specifica. Inoltre, utilizzando le checklist, i manager possono osservare e documentare il progresso dei membri del proprio team nella formazione e nelle attività lavorative di ogni giorno, e di come queste vengono svolte dai membri del proprio team.

Compilare le Checklist di Osservazione come Utente

Se l’amministratore della tua piattaforma ha creato una checklist per te, riceverai una notifica nell’area Notifiche in piattaforma. Riceverai la notifica Nuove Checklist di Osservazione da Completare per Te Stesso/a se devi compilare la checklist per te stesso, e la notifica Nuove Checklist di Osservazione da Completare per un tuo Pari se devi compilare una checklist per altri utenti in piattaforma. Per leggere la notifica, seleziona l’icona campanella nella barra di stato nella parte superiore della piattaforma. Apri la notifica, quindi seleziona Vai a Le Mie Checklist per aprire la pagina Le Mie Checklist, dove completerai e gestirai la checklist che ti è stata assegnata.

Nella pagina Le Mie Checklist, vedrai tutte le checklist che devi compilare per te stesso (checklist di auto osservazione) o per i tuoi pari (osservazione tra pari di un altro utente). In ognuna delle righe della lista, quando vedi due icone, una più grande e un’altra più piccola nell’angolo, l’icona grande mostra l’immagine utente/iniziali del nome della persona che viene osservata (monitorata), mentre l’icona piccola mostra la tua immagine utente/iniziali del nome come osservatore della checklist, che deve completare la checklist. Ovviamente, nel caso di una checklist di auto osservazione, viene visualizzata una sola icona (la tua immagine/iniziali).

checklist per utente

Nella lista, sotto al titolo di ogni checklist, è mostrata la sua tipologia (auto osservazione, osservazione di un pari, o – per i manager – osservazione manager), seguita da informazioni sulle date di completamento e di scadenza della checklist. (Nota che se non hai completato una checklist entro la sua data di scadenza, il tuo amministratore è informato del ritardo, ma hai comunque la possibilità di completarla anche dopo la scadenza.) Quindi, se devi approvare una o più checklist completate da altri utenti, nella lista, sotto al titolo della checklist, troverai anche il nome dell’utente che ha completato la checklist che devi approvare (l’osservatore della checklist) e dettagli sul processo di approvazione. Per ulteriori informazioni su questo processo, puoi fare riferimento alla sezione corrispondente in questo articolo.

Nella parte destra della riga dedicata ad ogni checklist, puoi vedere il suo stato (Da Completare, In Corso, Da Approvare o Completato).

Nella barra in cima alla pagina Le Mie Checklist, clicca l’icona filtro se vuoi filtrare le checklist per tipo (auto osservazione o osservazione di un pari, e anche osservazione manager per i manager), visualizzazione o stato. Nella sezione Visualizza, l’opzione per mostrare solo le checklist per cui è attualmente necessaria la tua azione ti consente di identificare rapidamente le checklist su cui devi lavorare. Il filtro è attivo di default, quindi quando entri nella tua pagina Le Mie Checklist vedrai solo le checklist con stato Da Completare, In Corso, Da Approvare. Una volta operata la selezione, i filtri sono applicati in tempo reale.

Per trovare una checklist specifica, usa l’area di ricerca accanto all’icona filtro nella barra in cima alla pagina.

Per completare la tua checklist, selezionala dalla lista e rispondi agli elementi che trovi al suo interno. Se configurato dall’amministratore della tua piattaforma, troverai la sezione Revisione e Accettazione alla fine della tua checklist. Seleziona l’opzione pollice in su se accetti le risposte della checklist, l’opzione pollice in giù se non le accetti. Al termine, seleziona Invia Checklist.

Gestire e Compilare le Checklist di Osservazione come Manager

L’amministratore della tua piattaforma potrebbe assegnare a te o ai membri del tuo team delle checklist da completare. A te, in qualità di manager, verranno assegnate checklist da completare per i membri del tuo team, mentre i componenti del tuo team dovranno completare autonomamente checklist per se stessi oppure potranno essere l’oggetto di una checklist di osservazione completata da te o da un altro utente. Come manager, potrai quindi monitorare la conformità dei membri del tuo team rispetto ai requisiti previsti, i loro progressi nel percorso formativo o nelle attività lavorative.

Se devi completare una checklist, riceverai una notifica nell’area Notifiche in piattaforma. Per leggere la notifica, seleziona l’icona campanella nella barra di stato nella parte superiore della piattaforma. Apri la notifica, quindi seleziona Vai a Il Mio Team per aprire la tab Checklist della pagina Il Mio Team, dove potrai gestire le checklist relative ai membri del tuo team.

Ricorda che troverai le tue checklist anche nella pagina Le Mie Checklist, dove sono raggruppate tutte le tue checklist. Nella stessa pagina (Le Mie Checklist, raggiungibile dal menu utenti), troverai le checklist che in qualità di manager devi completare per i componenti del tuo team (osservazioni manager), quelle che devi completare per te stesso (auto osservazioni) e quelle che devi completare per un altro utente in piattaforma (osservazioni di un pari).

checklist per manager

Accedi alla pagina Il Mio Team per visualizzare tutte le checklist in cui i membri del tuo team sono oggetto di una checklist di osservazione (in cui le loro attività sono osservate e monitorate): possono essere checklist di auto osservazione che i membri del tuo team compilano autonomamente, osservazioni di pari o anche osservazioni manager che devi completare per i membri del tuo team.

Nella barra in cima alla pagina Il Mio Team, clicca l’icona filtro se vuoi filtrare le checklist per tipo (auto osservazione, osservazione di un pari, o osservazione manager), visualizzazione o stato (Da Completare, In Corso, Da Approvare o Completato – per informazioni sul processo di approvazione, puoi fare riferimento alla sezione corrispondente in questo articolo). Nella sezione Visualizza, l’opzione per mostrare solo le checklist per cui è attualmente necessaria la tua azione ti consente di identificare rapidamente le checklist su cui devi lavorare.

Per completare una checklist per i membri del tuo team, selezionala dalla lista (puoi essere nella pagina Le Mie Checklist se ti stai concentrando sulle checklist che devi completare oppure nella pagina Il Mio Team se sei interessato alle checklist in cui i componenti del tuo team sono osservati) e fornisci le risposte agli elementi all’interno della checklist. Se richiesto dall’amministratore, troverai la sezione Revisione e Accettazione alla fine della tua checklist. Seleziona l’opzione pollice in su se accetti le risposte della checklist, l’opzione pollice in giù se non le accetti. Al termine, seleziona Invia Checklist.

Approvare o Rifiutare una Checklist come Utente o Manager

Durante la configurazione delle checklist di osservazione, il tuo admin potrebbe richiedere che la checklist venga approvata da un utente o manager specifico. Se sei l’utente o il manager che è stato incaricato della revisione della checklist, riceverai una notifica nell’area Notifiche della tua piattaforma. Per eseguire la revisione della checklist, apri la checklist cliccando il bottone che trovi nella notifica. Troverai le checklist per cui è stata richiesta la tua approvazione anche nella lista delle pagine Le Mie Checklist e Il Mio Team.

Dopo aver aperto la checklist, puoi rivedere tutte le risposte date dall’osservatore che l’ha completata, e, a seconda della loro accuratezza, deciderai se approvarla o rifiutarla utilizzando il bottone corrispondente in fondo alla pagina della checklist. Prima della conferma, puoi aggiungere una nota che motivi la tua scelta.

Se approvi la checklist, l’utente che l’ha completata può visualizzare le risposte che ha dato e le note che hai aggiunto durante la fase di approvazione. Se rifiuti la checklist, questa rimane disponibile per l’utente che l’ha completata, così che possa correggere le risposte date in precedenza e leggere le note che hai aggiunto durante la revisione. Una volta corretta, l’utente può inviare di nuovo la checklist per la tua approvazione.

Dopo aver approvato o rifiutato una checklist, l’osservatore viene avvisato tramite una notifica in piattaforma. L’osservatore aprirà la checklist direttamente dal bottone nel testo della notifica, e potrà visualizzare o correggere le risposte date, e leggere dettagli e note sul processo di approvazione nella sezione dedicata in cima alla checklist.

Attenzione: una checklist per cui è richiesta l’approvazione viene considerata come completata solo dopo che l’approvazione è stata eseguita.