Configurare My Team come Superadmin

Configurare la funzionalità di My Team

Ultimo Aggiornamento

Maggio 21st, 2019

Tempo di Lettura

11 min

Livello Utente

DISCLAIMER: Alcuni dei contenuti di questo articolo illustrano come utilizzare le funzionalità rilasciate in Docebo 7.7, che verrà rilasciata pubblicamente per tutti i clienti all’inizio di giugno 2019. Se si notano differenze tra questo articolo e la propria piattaforma, controllare di nuovo dopo l’inizio di giugno per trovare i contenuti aggiornati.

Introduzione

La funzionalità My Team di Docebo aiuta i Superadmin a ridurre il tempo dedicato alle attività di gestione dei propri team e dell’organigramma aziendale. My Team è una funzionalità di base di Docebo, disponibile per tutti i clienti. In qualità di Superadmin o Power User (con i relativi permessi), è possibile utilizzare My Team per:

Creare e gestire i tipi di manager. La piattaforma permette di configurare diversi tipi di manager in base alla struttura dell’azienda. Per esempio, l’organigramma dell’azienda potrebbe essere strutturato in modo che un utente (Utente A) sia gestito da un manager diretto (Manager A), che a sua volta è gestito da un altro manager (Manager B). In questo esempio, l’Utente A è gestito direttamente dal Manager A, e il Manager B è un manager di secondo livello per l’utente.

Associare gli utenti ai manager. Associando un utente ad un manager si definisce una relazione lavorativa, e si costruisce il team del manager.

Permettere ai manager di creare le proprie associazioni. È possibile dare ai manager i permessi per creare i propri team, inviando delle richieste di associazione agli utenti.

– Gestire le richieste dei team. È possibile controllare lo stato delle associazioni utente-manager, ed eseguire delle azioni se necessario.

– Eliminare le associazioni. Se necessario, è possibile disassociare un utente da un manager.

– Gestire la privacy. È possibile configurare le impostazioni relative alla privacy per gli utenti al fine di non visualizzare i loro nomi delle ricerche. E’ inoltre possibile permettere ai manager di iscrivere gli utenti a corsi e piani formativi.

Creare e Gestire le Tipologie di Manager

Il primo step per definire correttamente le associazioni manager-utente in Docebo è configurare le tipologie di manager presenti in azienda. Un manager è un utente (qualsiasi tipo di utente in piattaforma) con dei membri del team associati. Dopo aver definito le tipologie di manager presenti in piattaforma, è possibile assegnare i manager alle relative tipologie. Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni relative a come assegnare gli utenti ad una tipologia di manager nell’area di Gestione Utente della piattaforma dopo aver definito le tipologie di manager.

Docebo permette di definire fino a dieci tipologie di manager e fornisce una prima tipologia come default. Questa tipologia di manager è sempre attiva e obbligatoria. Può essere modificata ma non cancellata o disattivata. Al momento della creazione, il manager è associato alla tipologia di manager di default, ma è possibile modificare l’associazione in qualsiasi momento.

Se l’associazione non è modificata, tutti i manager definiti in piattaforma saranno associati alla stessa tipologia di manager, e di conseguenza anche i relativi membri del team. Con My Team, tutti gli utenti dovranno essere associati ad almeno un manager, ma potranno avere più di un’associazione, in base all’organigramma aziendale.

Per configurare le tipologie di manager in piattaforma, connettersi come Superadmin, accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra e selezionare Utenti dalla sezione E-Learning. Nella pagina successiva, premere Gestisci i Team e i Manager in alto a destra e selezionare Tipologie di Manager dal menu a tendina. La pagina elenca tutti ti tipi di manager esistenti definiti in piattaforma.

Quando si accede a questa pagina per la prima volta, l’elenco includerà solo la tipologia di manager obbligatoria. Il manager obbligatorio è sempre attivo in piattaforma, e non può essere cancellato o disattivato. Premere il pulsante più in alto a destra della pagina per aggiungere una nuova tipologia di manager. Inserire il nome della Tipologia Manager, e opzionalmente aggiungere una descrizione. Premere Aggiungi per completare l’azione.

Attenzione: è possibile definire al massimo dieci Tipologie di Manager diverse.

Lo stato del manager può essere attivato e disattivato dalla pagina Tipologie di Manager. Utilizzare i checkmark della colonna Attivi a questo scopo. Selezionare la checkbox (da grigia a verde) per attivare lo stato, e deselezionarla (da verde a grigia) per disattivarlo.

Quando lo stato della tipologia di manager è disattivato, il relativo organigramma è nascosto in piattaforma, ma le associazioni sono mantenute nel database al fine di completare le valutazioni in corso (nel caso in cui Perform sia attivo in piattaforma). Premere l’icona menu alla fine della riga relativa alla tipologia di manager per modificarne i dettagli o per cancellarla.

Attenzione: le tipologie di manager non possono essere cancellate finché hanno manager assegnati, e il manager ha a sua volta dei membri del team associati. In questo caso, l’opzione Cancella non sarà disponibile. È necessario cancellare tutte le associazioni prima di cancellare la tipologia di manager.

Associare gli Utenti ai Manager

In qualità di Superadmin o di Power User, è possibile creare delle associazioni fra utenti e manager durante la modifica del profilo di un utente in piattaforma. Selezionare Utenti dalla sezione E-Learning del Menu Amministrazione. Nella pagina Tutti gli Utenti identificare l’utente nell’elenco, premere l’icona ellipsis visualizzata quando si passa il mouse sulla riga dell’utente, quindi selezionare Modifica dal menu a tendina.

Premere Avanti nella parte inferiore del pannello a scomparsa fino alla pagina Membri del Team. Da qui, completare i campi nella sezione Informazioni Manager per definire quali manager sono associati all’utente. Premere Conferma per terminare.

In alternativa, è possibile associare i manager con un’operazione massiva, attraverso file CSV, nell’area di Gestione Utente della piattaforma. Attenzione: sia che le associazioni siano create manualmente o attraverso file CSV, gli utenti devono essere presenti in piattaforma prima di definire le associazioni.

Quando si modifica il profilo di un utente definito come manager di altri utenti, sarà visualizzato un elenco di tutti i membri del team assegnati all’utente sotto il toggle Questo utente gestisce un team nella pagina Membri del Team del pannello a scomparsa. È possibile eliminare manualmente le associazioni fra un membro del team e il manager premendo l’icona X vicino allo username, nell’elenco.

Identificare Utenti come Manager e Associare Utenti Tramite Importazione CSV

Dopo aver creato il tipo di manager, è possibile identificare un utente come manager e associare utenti come membri del team tramite l’importazione CSV. Seguire i passi illustrati in questo articolo, assicurandosi di utilizzare il campo È un Manager per identificare un utente come manager.

Attenzione: l’utente identificato come manager dev’essere inserito in una riga del file CSV precedente alle righe di qualsiasi altro membro del team, visto che i manager sono creati in piattaforma prima degli altri membri del team (la creazione in piattaforma avviene una riga alla volta, seguendo il file CSV).

Si noti inoltre che durante l’associazione di un utente a un manager, l’attributo username del manager deve essere utilizzato per identificare l’utente che è manager. È possibile impostare per il manager uno tra i tipi di manager forniti, ma l’utente deve innanzitutto essere identificato come manager.

Abilitare i Manager a Creare il Proprio Team

In qualità di Superadmin (o Power User con i relativi permessi), è possibile abilitare i manager di definire i propri team in piattaforma, inviando richieste agli utenti definiti come membri del team e chiedendo loro di confermare il proprio stato di manager.

Per abilitare questa opzione, accedere al Menu Amministrazione e premere Configurazione nell’area Impostazioni. Nella tab Team e Manager, abilitare l’opzione Composizione dei Team per i Manager.

I manager possono creare e gestire i propri tema dalla pagina built-in Il Mio Team, quindi è necessario aggiungere questa pagina al menu principale dei manager per permettere loro di accedere in modo semplice e veloce alla pagina. Questa pagina elenca i membri del team assegnati al manager, e fornisce informazioni riguardo gli utenti. La pagina Il Mio Team è visibile solo agli utenti con almeno un membro del team, in caso contrario non sarà mostrata.

Se l’opzione Composizione dei Team per i Manager è abilitata, i manager vedranno il pulsante più in alto a destra, nella pagina Il Mio Team, in modo che possano inviare le richieste di associazione ai propri membri del team. Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni riguardo a come i manager possono costruire il proprio team e gestire le richieste da questa pagina.

Gestire le Richieste dei Team

In qualità di Superadmin o Power User (con i relativi permessi) è possibile controllare lo stato delle associazioni utente-manager dalla pagina Gestione Team della piattaforma. Dalla pagina Tutti gli Utenti, premere Gestisci i Team e i Manager in alto a destra, e cliccare Gestione Team nella sezione sottostante. La pagina Gestione Team elenca tutte le associazioni utente-manager importate (associazioni importate con un file CSV), confermate, in attesa o non accettate della piattaforma.

Oltre al ruolo e allo username, l’elenco mostra il nome e la tipologia di manager collegata all’utente. Se l’utente è associato a più di un manager, sarà elencato più volte, con una riga per associazione. Nota che la colonna Ruolo è visibile solo se il modulo Perform è attivo in piattaforma.

La colonna Data Notifica mostra la data dell’ultima modifica dello stato (Importato, Confermato, In Attesa o Non Accettato), ed è quindi legata alla colonna Stato, che può assumere uno dei seguenti valori:

Confermato. L’associazione è stata inserita manualmente da un Superadmin o da un Power User, o l’utente ha confermato l’associazione con il proprio manager.

Importato. L’associazione è stata configurata da un file CSV importato.

Non Accettato. L’utente non ha confermato l’associazione con il proprio manager. Attenzione, se un utente non conferma l’associazione con un manager (Manager A) e accetta successivamente la richiesta di un altro manager (Manager B), la prima richiesta in stato Non Accettato (con il manager A) sarà cancellata dall’elenco, e l’elenco visualizzerà solo la nuova associazione in stato Confermato (con il manager B)

– In Attesa. La richiesta è stata inviata, ma l’utente non ha ancora risposto.

Da questa pagina è possibile gestire le richieste individualmente o in gruppo. Per gestire una richiesta individualmente, identificarla nell’elenco e premere l’icona menu visualizzata passando il mouse in fondo alla riga della richiesta. Selezionare una delle seguenti opzioni:

Forza la Conferma. Questa opzione forza la conferma di un’associazione ed è disponibile quando lo stato dell’associazione è Non Accettato o In Attesa.

Invia Nuovamente la Richiesta al Membro del Team. Utilizzare questa opzione per forzare il re-invio della richiesta di conferma dell’associazione. Questa opzione è disponibile quando lo stato dell’associazione è Confermato, Importato o Non Accettato.

Invia Notifica al Manager. Utilizzare questa opzione per inviare una notifica al manager quando la richiesta è in stato In Attesa, per informare il manager che l’utente non ha ancora accettato la richiesta. La notifica sarà inviata solo se la notifica L’Admin chiede di controllare il tuo team è attiva nell’LMS. Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni sull’attivazione e la gestione delle notifiche.

Elimina Associazione/i. Utilizzare questa opzione per eliminare definitivamente un’associazione dall’elenco. Questa opzione è disponibile per tutti i tipi di stato. Fare riferimento alla sezione che segue per ulteriori informazioni.

Per eseguire la stessa azione per più utenti, selezionarli utilizzando le checkbox vicino agli username e premere Scegli Azione in basso a destra, quindi selezionare l’opzione desiderata dal menu a tendina. Le opzioni elencate sono le stesse di quelle disponibili nella gestione delle singole associazioni.

Attenzione: alcune opzioni potrebbero non essere disponibili, in base allo stato delle richieste selezionate. Docebo consiglia di selezionare le richieste con lo stesso stato per avere a disposizione le stesse opzione descritte per la gestione delle singole richieste.

È inoltre possibile esportare l’elenco in formato CSV. Quando si esportano gli utenti, si aprirà un pannello a scomparsa. Selezionare il separatore, quindi se si desidera includere i nomi delle colonne nella prima riga del file. Selezionare quale campo relativo agli utenti membri del team si desidera includere nel file. Il campo username è sempre incluso nell’elenco. Premere Conferma per terminare e lanciare il download automatico del file.

Eliminare un’Associazione

Quando si elimina un’associazione manualmente nella pagina Gestione Team o dal tab Membri del Team durante la modifica del profilo di un utente, il membro del team è eliminato dal tab Membri del Team e l’associazione è cancellata dall’elenco nella pagina Gestione Team.

Se l’associazione con il manager obbligatorio è eliminata, è possibile chiedere all’utente finale di definire un nuovo manager. Per attivare questa opzione, connettersi come Superadmin, accedere al Menu Amministrazione, premere Configurazione nella sezione Impostazioni quindi accedere alla tab Team e Manager e abilitare l’opzione Notifiche Automatiche per i Membri del Team. Quando questa opzione è attiva, e l’utente si connette dopo aver rimosso l’associazione, sarà visualizzata una finestra pop up che guiderà l’utente nel processo di associazione dell’utente.

Cancellare Uno o Più Manager

Al momento della cancellazione di un utente con i permessi di Manager dalla piattaforma dalla pagina Tutti gli Utenti nell’area di gestione degli utenti (Menu Amministrazione -> E-Learning -> Utenti),  la piattaforma mostrerà una finestra pop up per permettere di selezionare come riassegnare i membri del team del manager.

In base alle necessità, è possibile non ri-assegnare i membri del team, è possibile ri-assegnarli al manager diretto del manager che si sta cancellando (nel caso in cui il manager che si sta cancellando non abbia manager diretti, questa opzione non sarà disponibile), oppure a qualsiasi altro manager della piattaforma, selezionabile.

Quando si cancellano più manager dalla pagina Tutti gli Utenti con un’azione massiva, i membri dei team associati a questi manager non saranno ri-assegnati.

Configurare le Opzioni Relative alla Privacy per i Manager

Quando l’opzione Notifica Automatica per i Membri del Team è attiva nell’LMS (Menu Amministrazione -> Impostazioni -> Configurazione -> Team e Manager), gli utenti possono creare un’associazione con un manager autonomamente. Opzionalmente, è possibile abilitare il suggerimento del nome del manager quando l’utente inizia a digitare il nome durante la procedura di assegnazione del manager. Questo significa che il nome del manager può potenzialmente essere mostrato a tutti gli utenti.

Per abilitare o disabilitare questa opzione, accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra e premere Configurazione dell’area Impostazioni. Nella tab Team e Manager sarà visualizzato un alert per ricordare di questa limitazione alla privacy.

Configurazione My Team

Sempre in questa pagina, spostarsi alla sezione Manage “Enroll to Content” Settings per configurare le regole di iscrizione dei subordinati ai corsi dalla pagina My Team. In base all’opzione selezionata:

– I manager potrebbero non essere autorizzati ad iscrivere i propri subordinati ai corsi, e l’opzione Iscrivi al Contenuto non sarà visualizzata.

– I manager potrebbero poter effettuare iscrizioni solo ai corsi e ai piani formativi gratuiti del dominio (e relativi sottodomini) a loro assegnati;

– I manager potrebbero poter effettuare iscrizioni solo ai corsi e ai piani formativi gratuiti dei cataloghi a loro assegnati;

– I manager potrebbero poter effettuare iscrizioni solo ai corsi e ai piani formativi gratuiti dei cataloghi selezionati nell’area di testo. E’ possibile includere più cataloghi nell’elenco.

Attenzione, i manager possono iscrivere i propri subordinati solo a corsi e piani formativi GRATUITI.

Notifiche

Sono disponibili tre tipi di notifiche per le funzionalità di My Team:

Richiesta del Manager non Accettata. Inviata quando un utente non accetta la richiesta del manager di conferma dell’associazione.

Utente Aggiunto al Team. Inviata quando un utente accetta la richiesta del manager di confermare l’associazione, identifica manualmente il proprio manager (quando l’opzione Notifica Automatica per i Membri del Team è attiva), e quando un Admin o un Power User crea o forza un’associazione dalla pagina Gestione Team.

L’Admin chiede di controllare il tuo team. Inviata quando un Admin o un Power User seleziona l’opzione Invia Notifica al Manager dalla pagina di Gestione Team quando lo stato dell’associazione è In Attesa, per informare il manager che il l’utente non ha ancora accettato la richiesta. Questa notifica non sarà inviati con stato in attesa, scadutodisattivato e agli utenti che non hanno ancora confermato la propria associazione con il proprio manager. Se questa notifica è inviata come azione massiva a più di 99 utenti, sarà automaticamente attivata un’attività di background.

Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni sulla creazione e la gestione delle notifiche.

Glossario

Segue un piccolo glossario che include i termini più usati in questo articolo.

Manager. Un manager è un utente (qualsiasi livello utente in piattaforma) con un team assegnato

Membri del Team. I membri del team sono le persone gestite dal manager. I membri del team associati allo stesso manager compongono un team, e possono essere chiamati Membri del Team.

Associazione. Un’associazione è la relazione lavorativa fra un manager e i membri che compongono il team.

Relazione. Relazione è un sinonimo di associazione in questo articolo

Tipi di Manager. Docebo permette di definire i tipi di manager che si possono associare ai manager al fine di differenziarli, se necessario, dell’organigramma.