Creare e Gestire i Nuovi Report Personalizzati

Scopri come creare e gestire i nuovi report personalizzati

Ultimo Aggiornamento

15 Settembre 2020

Modulo Docebo

Learn

Tempo di Lettura

18 min

Livello Utente

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Introduzione

In piattaforma, è possibile creare report personalizzati per visualizzare e analizzare informazioni specifiche che riguardano i corsi, gli utenti, i materiali didattici o le app attivate. Inoltre, si può pianificare quando inviare un report personalizzato, in modo che verrà inviato automaticamente tramite email, e visualizzare un’anteprima del report appena creato e configurato.

Nelle sezioni successive di questo articolo, vedremo come creare, configurare e pianificare i propri report personalizzati. Per scoprire quali sono i tipi di report personalizzato disponibili in piattaforma, fare riferimento a questo articolo. Leggere questa guida per avere tutte le informazioni (e domande e risposte) sulla transizione alla nuova funzionalità dei report personalizzati.

Casi d’Uso

Un utile scenario per l’utilizzo del report Utenti-Corsi in azienda è utilizzare il report se si ha la necessità di analizzare quali sono le attività svolte dai propri utenti nei corsi creati per loro (ad esempio, quante volte i propri utenti accedono al corso, i loro punteggi nei test, il numero di utenti iscritti al corso, ecc.).

In questo modo, in qualità di amministratore della piattaforma, è possibile tenere i manager e i colleghi costantemente aggiornati sui progressi delle attività formative organizzate dall’azienda. Avendo a disposizione i mezzi per analizzare il progresso degli utenti per ogni corso, le performance dei dipendenti in materia di formazione possono essere migliorate (e quindi crescerà anche il valore per l’azienda) personalizzando i corsi e i materiali formativi a seconda delle proprie esigenze e capacità.

Un altro scenario per i report personalizzati è quando, analizzando i dati estratti da un report, si viene a sapere che, ad esempio, gli utenti accedono soltanto una volta al mese al corso che è stato creato apposta per loro, oppure trascorrono solo pochi minuti all’interno del corso. Considerando che i propri utenti non stanno dedicando abbastanza tempo e sforzi alle attività formative pensate e create per loro, in quanto Superadmin si possono intraprendere delle azioni per rendere più interessanti o più attinenti i materiali didattici del corso, oppure per calibrare meglio meglio il loro livello di difficoltà.

Dopo di che, eseguire di nuovo il report (o crearne uno nuovo dedicato), e pianificarlo per l’invio settimanale, in modo da essere in grado di analizzare se, dopo le azioni intraprese, si sono raggiunti i risultati desiderati. 

Creare un Report Personalizzato

Innanzitutto, in qualità di Superadmin, accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra della pagina. Quindi, nella sezione E-Learning selezionare l’opzione Nuovi Report. Una volta nella pagina principale dei Report, spostarsi nella tab Builder Report Personalizzati, dedicata alla creazione e alla gestione dei propri report personalizzati.

Se è il primo report personalizzato che si crea, si troverà una pagina vuota, nella quale non è mostrato nessun report. Chi ha già creato uno o più report, li visualizzerà nell’elenco della tab Builder Report Personalizzati, dove si possono visualizzare i dettagli dei report, filtrare i report per tipo, stato della pianificazione o dettagli relativi a chi li ha creati. Per cercare un report, utilizzare il campo di ricerca nella barra delle azioni della parte superiore della pagina. 

Per visualizzare l’anteprima, pianificare o mettere in pausa la pianificazione, duplicare, esportare, modificare o eliminare un report, premere l’icona ellipsis nella parte destra della riga dedicata al report, per poi selezionare l’opzione corrispondente.

crea nuovo report personalizzato

Per creare un nuovo report, premere l’icona più nell’angolo in alto a destra della pagina. Sulla destra della pagina, si aprirà il pannello Crea Nuovo Report Personalizzato, dove, nella prima fase (Tipo) si seleziona il tipo di report che si vuole generare (tutti i tipi di report disponibili in piattaforma sono elencati in questo articolo). Dopo aver scelto il tipo, selezionare Avanti per passare alla fase successiva.

Nella fase Dettagli, inserire un nome e una descrizione per il proprio report. L’unico campo obbligatorio è il nome. Al termine, premere Crea e Modifica.

Attenzione: quando si scrive il nome del proprio report, non utilizzare caratteri speciali (l’unico carattere speciale consentito è il tratto basso “_”). Se si utilizza una lingua scritta in alfabeto non latino, quando si esporta il report in CSV, il nome del report verrà latinizzato. I nomi scritti in caratteri arabi potrebbero essere troncati.

Visualizzare e Modificare le Proprietà dei Report Personalizzati

La pagina che si apre dopo aver selezionato Crea e Modifica è composta da cinque tab relative al proprio report personalizzato: Proprietà, Filtri, Opzioni di Visualizzazione, Pianifica e Anteprima. Nella sezione Informazioni Report della tab Proprietà, si trovano le informazioni appena inserite nel pannello Crea Nuovo Report Personalizzato (nome, descrizione e tipo di report), che, se necessario, si possono modificare (fatta eccezione per il tipo di report scelto, che non può essere modificato).

proprietà report

Nella sezione sottostante, Permesso Download Report da Link, quando l’opzione Login necessario per scaricare il report è selezionata (si noti che è selezionata di default), i propri utenti devono connettersi alla piattaforma per scaricare il report utilizzando il link che hanno ricevuto via mail o al termine di un’attività di background. Se, in qualità di Superadmin, si deseleziona questa opzione, chiunque abbia il link può scaricare il report, e si corre il rischio di perdere il controllo dei dati. Si noti che i Power User non possono selezionare o deselezionare questa opzione, ma possono contattare il Superadmin, che può modificare questa opzione. 

Quindi, nella sezione Fuso Orario dei Campi Data inserire il fuso orario in cui si vuole visualizzare ed esportare il proprio report. Ad esempio, se la propria azienda ha dieci sedi, si possono creare dieci report diversi e configurare per ognuno di essi il fuso orario corrispondente. Si noti che il fuso orario di default che si troverà in questo campo è quello impostato nella sezione Preferenze della propria pagina Il Mio Profilo. Se non si è modificato il fuso orario nella pagina del proprio profilo, il fuso orario di default sarà quello configurato nella tab Data e Ora del menu Configurazione. Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni su come gestire i fusi orari in piattaforma.

Infine, spostarsi nell’area Visibilità per configurare e gestire i permessi di visualizzazione del report creato. Leggere la sezione Visibilità dei Contenuti del Report qui sotto nell’articolo per ulteriori informazioni a riguardo.

Visibilità dei Contenuti del Report

Nell’area Visibilità della tab Proprietà, è possibile scegliere tra le tre opzioni seguenti:

  • Tutti i Superadmin: il report sarà visibile a tutti i Superadmin in piattaforma e al creatore del report.
  • Tutti i Superadmin e i Power User: il report sarà visibile a tutti i Superadmin, e ai Power User.
  • Tutti i Superadmin e i Power User selezionati: il report sarà visibile al creatore del report, a tutti i Superadmin e ai Power User che si selezionano. Se si sceglie questa opzione, digitare il nome di uno o più Power User, gruppi o rami di utenti nelle sezioni corrispondenti che appaiono sotto. In alternativa, selezionare i nomi dei Power User cliccando il bottone Seleziona nella sezione corrispondente. Si aprirà un pannello nel lato destro della pagina, dove selezionare dalla lista di Power User/Gruppi/Rami di utenti chi avrà i permessi per visualizzare il report. Ricordare che quando si inserisce o seleziona un ramo o un gruppo, verranno considerati solo gli utenti che sono Power User. Una volta selezionati i Power User di propria scelta, premere Seleziona in fondo al pannello. I Power User selezionati potranno ora visualizzare il report. 

I permessi di visibilità dei report per i Power User sono configurati nell’area di Gestione Profili. Per accedervi, dal Menu Amministrazione selezionare l’opzione Gestione nella sezione Power User. Nella Gestione Profili, selezionare il profilo del Power User di interesse, quindi aprire il menu a scomparsa nella riga Report della tab Permessi. 

Qui è possibile assegnare i permessi di visualizzazione e/o di modifica al profilo Power User selezionato. Se si seleziona solo il permesso Visualizza per un profilo di Power User, i Power User assegnati a questo profilo visualizzeranno soltanto la tab Anteprima del report e potranno esportare il report. Se si seleziona anche il permesso Modifica, e i PU assegnati al profilo non hanno creato il report, essi possono visualizzarne l’anteprima, duplicarlo ed esportarlo; se invece sono i creatori del report, possono inoltre (in aggiunta ad anteprima, duplicazione ed esportazione) pianificare o mettere in pausa la pianificazione del report, modificarlo ed eliminarlo. Per ulteriori informazioni, fare riferimento alla lista di permessi dei Power User in questo articolo.

permessi report per power user

Se un report personalizzato è eseguito da un Superadmin, egli avrà piena visibilità di tutti i dati visualizzati nel report, senza restrizioni, visto che, in quanto utenti Amministratori, i Superadmin non hanno mai restrizioni di visibilità in piattaforma. I Power User, invece, vedranno solo gli elementi (Corsi, Utenti, Rami, Cataloghi e Sedi) per cui hanno visibilità.

Nel caso in cui sia necessario limitare la visualizzazione delle informazioni dei report, il Superadmin può creare più report con lo stesso oggetto per i diversi profili Power User, in modo che le informazioni visualizzate nel report siano allineate con i permessi di visualizzazione di ogni profilo. In alternativa, il Superadmin può creare diversi report per i singoli profili Power User, e lasciare che la pianificazione sia fatta dai Power User stessi.

Note sulle Regole di Visibilità

Tenere presenti i seguenti scenari e condizioni che avvengono quando un nuovo report personalizzato viene creato e configurato da un Power User, e poi, in qualità di Superadmin, si modificano le regole di visibilità configurate dal Power User:

  1. Un Power User crea un nuovo report personalizzato e seleziona l’opzione Tutti i Superadmin nella sezione Regole di Visibilità della tab Proprietà (fare riferimento alla sezione Visibilità dei Contenuti del Report in questo articolo per ulteriori informazioni sulla visibilità del report), e il Superadmin modifica il report e seleziona l’opzione Tutti i Superadmin e i Power User nella sezione Regole di Visibilità. Quando il Power User che ha creato il report lo riapre, vedrà che l’opzione Tutti i Superadmin e i Power User è selezionata. Il Power User può modificare questa opzione e configurare l’opzione Tutti i Superadmin oppure Tutti i Superadmin e i Power User selezionati, ma se vuole modificare le impostazioni un’altra volta, non può selezionare di nuovo l’opzione Tutti i Superadmin e i Power User.
  2. Un Power User crea un nuovo report personalizzato e seleziona l’opzione Tutti i Superadmin nella sezione Regole di Visibilità, e poi il Superadmin modifica il report e seleziona l’opzione Tutti i Superadmin e i Power User selezionati e aggiunge dei Power User/gruppi/rami che il Power User che ha creato il report non può visualizzare (non ha i permessi necessari). Quando il Power User che ha creato il report lo riapre, vedrà che l’opzione Tutti i Superadmin e i Power User selezionati è selezionata, ma non può visualizzare nessuno dei nomi dei Power User/gruppi/rami nei campi corrispondenti sotto all’opzione e non può salvare il report dato che questi campi sono vuoti. Ciò accade perché il Power User non ha i permessi per visualizzare questi campi. Affinché il Power User sia in grado di salvare il report, dovrà modificare la configurazione delle Regole di Visibilità, e impostare di nuovo l’opzione Tutti i Superadmin.
  3. Un Power User crea un nuovo report personalizzato e seleziona l’opzione Tutti i Superadmin nella sezione Regole di Visibilità, e poi il Superadmin modifica il report e seleziona l’opzione Tutti i Superadmin e i Power User selezionati. Quindi, il Superadmin aggiunge i Power User/gruppi/rami A e B (che il Power User che ha creato il report non può visualizzare perché non ha i permessi necessari) e i Power User/gruppi/rami C e D (che il Power User può visualizzare). Quando il Power User che ha creato il report lo riapre, vedrà che l’opzione Tutti i Superadmin e i Power User selezionati è selezionata, e visualizzerà solamente i Power User/gruppi/rami C e D (ma non A e B) nei campi corrispondenti sotto all’opzione. Il Power User può salvare il report dato che i campi sotto all’opzione sono completati (con C e D), ma quando salva il report sovrascrive alcune delle modifiche apportate dal Superadmin (l’aggiunta di A e B verrà persa).

Lo stesso avviene nella tab Filtri, quando si selezionano nuovi utenti/gruppi/rami/ecc.

Inoltre, il comportamento è il medesimo se un Power User crea e configura un report personalizzato, e poi un Superadmin rimuove i permessi che il Power User ha per la visualizzazione di altri Power User/utenti/corsi/ecc.

Scegliere i Filtri per il Proprio Report

Raggiungere la tab Filtri della pagina del proprio report per scegliere i filtri che si vogliono applicare al report.

Filtri Report

Attenzione: le informazioni mostrate nella tab Filtri variano a seconda del tipo di report che si è scelto di creare. Potrebbero essere informazioni relative a utenti, corsi, date di scadenza dei corsi, date di iscrizione e di completamento, stati delle iscrizioni, tipi di materiale didattico, campi aggiuntivi utente, etc. Se nel report si visualizzano dei filtri data, ricordare che il fuso orario è quello configurato nella sezione Fuso Orario dei Campi Data della tab Proprietà. Per ulteriori informazioni, fare riferimento alla sezione Visualizzare e Modificare le Proprietà dei Report Personalizzati in questo articolo. 

Una volta terminato di selezionare tutte le informazioni che si vogliono includere nel proprio report personalizzato, passare alla tab successiva, relativa alle opzioni di visualizzazione.

Configurare le Opzioni di Visualizzazione per il Proprio Report

Nella tab Opzioni di Visualizzazione, selezionare i campi che si vogliono visualizzare nel proprio report personalizzato e scegliere l’ordine in cui i dati vengono mostrati.

Nella sezione Campi Report della tab, i campi sono raggruppati per aree. Si noti che le aree variano di report in report, e sono determinate dal tipo di report che si è scelto di creare. Selezionare i campi che si vogliono mostrare. Attenzione: alcuni campi vengono selezionati di default e non possono essere deselezionati (si riconoscono in quanto sono di colore grigio). Ad esempio, nei report di tipo Utenti-Corsi, i campi predefiniti sono Nome Utente e Nome Corso.

opzioni di visualizzazione report

Nella sezione Opzioni di Ordinamento, scegliere se ordinare i dati del report in base all’opzione proposta (che sarà diversa nei vari tipi di report), oppure se selezionare dal menu a tendina Seleziona Campo un campo personalizzato in base a cui ordinare i dati. Nel menu a tendina è possibile selezionare uno dei campi scelti nella sezione Campi Report soprastante. Dopo aver selezionato il campo, decidere se applicare l’ordine crescente A-Z oppure decrescente Z-A. 

Attenzione: se il campo personalizzato che si sceglie dal menu a tendina Seleziona Campo è un campo aggiuntivo, e se il valore del campo aggiuntivo è un numero, i numeri non seguono un ordine numerico, ma un ordine lessicografico. In questo caso, i numeri vengono ordinati a seconda dell’ordine dei loro componenti (cifre) e ogni cifra viene ordinata separatamente: innanzitutto viene presa in considerazione la prima cifra e i numeri vengono ordinati in base a quella, poi la seconda cifra, quindi la terza (ad esempio, se i valori seguono l’ordine crescente, 80 verrà prima di 9, dato che inizialmente viene considerata solo la prima cifra e 8 è minore di 9).

Ricordare che la scelta di un campo personalizzato per l’ordine dei dati del report potrebbe influire sui tempi di generazione del report.

Nella sottosezione Ordinamento Colonne (sezione Opzioni di Ordinamento), si ha la possibilità di configurare un ordine personalizzato per le colonne del proprio report (che corrispondono ai campi già selezionati nella sezione Campi Report della tab). Nell’anteprima del report e nell’esportazione del report, si visualizzerà l’ordine delle colonne scelto qui. Selezionando l’opzione Configura l’ordinamento personalizzato delle colonne, appare il bottone Configura Ordinamento. Dopo aver premuto il bottone, si apre un pannello sulla destra della pagina, dove si visualizza la lista di tutti i campi del report precedentemente selezionati nei diversi gruppi della sezione Campi Report. Trascina i campi del report che compongono la lista per riordinare le colonne del tuo report. Al termine, premere Conferma per applicare l’ordine scelto.

Attenzione: se si ha la necessità di proteggere informazioni sensibili incluse nel proprio report, in qualità di Superadmin si può scegliere di mostrare nella tab Opzioni di Visualizzazione dei campi aggiuntivi non visibili agli utenti, ma visibili ai Superadmin e ai Power User a cui sono stati accordati i permessi di visualizzazione necessari (permesso L’Admin può vedere i campi nascosti nel menu Gestione Profili dei Power User).

Pianificare un Report Personalizzato

Terminate di selezionare tutte le informazioni che si desiderano includere nel report, è possibile pianificare quando il report verrà inviato automaticamente via email. Spostarsi nella tab Pianifica della pagina dei report personalizzati.

Innanzitutto, per poter pianificare il proprio report, è necessario che l’opzione Abilita pianificazione per questo report sia attivata. Se non si vuole pianificare il report, l’opzione dev’essere disattivata.

Nella pianificazione del report, definire ogni quanto tempo lo si vuole inviare. Nella sezione Pianifica questo report, definire ogni quanti giorni, settimane o mesi inviare il report e, nel campo Da, impostare la data in cui inviare il report per la prima volta. Attenzione: se si imposta il giorno 31 del mese nel campo Da e il mese successivo ha solo 28, 29 o 30 giorni, il report verrà inviato l’ultimo giorno del mese, anche se non è il 31.

Nella sezione Destinatari, inserire l’indirizzo email delle persone a cui verrà inviato il report (si possono inserire fino a 10 indirizzi email). Una volta finito di digitare un indirizzo email, ricordarsi di premere il tasto “Invio” della tastiera per inserirlo, altrimenti non verrà salvato correttamente. Se si vuole controllare o modificare l’indirizzo email da cui verranno inviate le mail ai destinatari, aprire il menu Configurazione dal Menu Amministrazione. Nella pagina di Configurazione, all’interno della tab Opzioni Avanzate, cercare la sezione Email del mittente delle email di avvertimento. L’indirizzo inserito in questo campo è quello da cui vengono inviate le mail. 

Le email che si inseriscono possono anche essere esterne alla piattaforma. Gli utenti aggiunti al campo (obbligatorio) Indirizzo Email riceveranno un’email in cui ci sarà un link per scaricare il report. Inviando un link e non un allegato, gli utenti non avranno problemi dovuti a file pesanti da scaricare. Ricordare che il link scade un mese dopo l’invio.

pianificare report

Il report inviato visualizzerà tutti i dati inclusi durante le varie fasi della configurazione, indipendentemente dalle restrizioni di visibilità dei destinatari, anche nel caso in cui il destinatario sia un Power User con alcune restrizioni di visibilità. Per esempio, un Power User con i permessi di visualizzare solo alcuni rami o alcuni utenti potrebbe visualizzare tutti i rami e tutti gli utenti nel report, inclusi quelli per cui non ha permessi di visualizzazione. 

Si consiglia di creare diversi report e diverse pianificazioni a seconda dei permessi dei Power User (diversi report per Power User aventi permessi diversi, lo stesso report per Power User che hanno gli stessi permessi di visualizzazione). In questo modo, il Power User potrà visualizzare solo i risultati relativi ai corsi, agli utenti, ai cataloghi e alle sedi a cui è stato assegnato.

Si noti che è possibile pianificare il proprio report anche dalla pagina principale dei report personalizzati. Identificare il report che si vuole pianificare nell’elenco di report creati, quindi premere l’icona ellipsis nella parte destra della riga dedicata al report. Nel menu a tendina che si apre, selezionare Pianifica.

Terminate di configurare tutte le impostazioni relative al proprio report, ricordarsi di selezionare Salva le Modifiche in fondo alla pagina (ricordare però che si possono salvare le proprie modifiche anche in ogni tab). Le impostazioni configurate verranno ora applicate al proprio report personalizzato.

Visualizzare l’Anteprima del Proprio Report Personalizzato

Nella tab Anteprima nella pagina dei report personalizzati si visualizza un’anteprima del report che si è creato e quindi configurato nelle altre tab della pagina (Proprietà, Filtri, Opzioni di Visualizzazione e Pianifica). Qualsiasi opzione si è configurata nelle prime quattro tab verrà mostrata nell’anteprima del report.

L’anteprima mostra il report personalizzato così come verrà visualizzato dalla persona che lo riceve. Dopo aver controllato l’anteprima, è possibile tornare alle impostazioni configurate nelle tab della pagina dei report per modificarle, se necessario.

Si noti che è possibile visualizzare l’anteprima del report anche dalla pagina principale dei report personalizzati. Identificare il report di cui si vuole visualizzare l’anteprima nell’elenco di report creati, quindi premere l’icona ellipsis nella parte destra della riga dedicata al report. Nel menu a tendina che si apre, selezionare Anteprima.

Nota importante: nell’anteprima sono visualizzate le prime 100 righe del report (e non tutte le righe), così da aver subito un’idea di come sarà il proprio report.

Aggiornamento Automatico dei Dati nei Report

Si noti che i dati estratti e visualizzati nel report non sono in tempo reale, ma sono aggiornati automaticamente ogni giorno dopo mezzanotte. Potrebbero essere necessarie fino a un paio d’ore affinché l’aggiornamento venga completato, durante le quali non viene garantita la coerenza dei dati. Si ricordi che i dati si riferiscono al fuso orario di default che si è configurato, in qualità di Superadmin, nella tab Data e Ora del menu Configurazione.

Invece, le impostazioni configurate nelle prime quattro tab della pagina dei report personalizzati (Proprietà, Filtri, Opzioni di Visualizzazione, Pianifica) e i permessi di visibilità sono aggiornati in tempo reale. Ad esempio, se si modificano i permessi di un Power User aggiungendo o rimuovendo corsi a lui/lei associati, le modifiche dei permessi del Power User effettuate vengono riflesse immediatamente nel valore dei filtri disponibili nella tab Filtri del menu dei Report e vengono riflessi anche nei corsi che sono estratti e quindi mostrati nel report.

Si ricordi che i permessi dei Power User possono essere configurati nel menu Gestione all’interno della sezione Power User del Menu Amministrazione. Per ulteriori informazioni sui permessi dei PU, fare riferimento alla sezione Visibilità dei Contenuti del Report in questo articolo e all’articolo sui Power User.

Aggiornamento dei Dati su Richiesta

Se si ha l’esigenza di aggiornare i dati dei propri report prima dell’aggiornamento che avviene automaticamente ogni giorno dopo mezzanotte, è possibile utilizzare la funzionalità di Aggiornamento Dati su richiesta, che permette di lanciare un aggiornamento dei dati di tutti i propri report quando se ne ha la necessità.

Innanzitutto, accedere alla pagina principale dei report personalizzati, quindi selezionare l’icona Aggiornamento Dati nell’angolo in alto a destra della pagina. Nella finestra pop up che si apre, si viene informati che, se si continua, verranno aggiornati i dati di tutti i propri report all’ora e data attuali. Leggere le informazioni fornite, quindi premere Continua se si desidera confermare la propria azione.

Attenzione: potrebbero essere necessarie fino a due ore affinché l’operazione di aggiornamento dei dati venga completata, e questa potrebbe impattare su attività che altri utenti stanno svolgendo in piattaforma. Assicurarsi, quindi, di richiedere un aggiornamento dei dati solo quando è necessario.

Si noti che è possibile richiedere un aggiornamento dei dati dei report un numero limitato di volte al giorno e fino a un massimo di volte al mese (n volte a gennaio, n volte a febbraio, ecc.). Nella finestra pop up, si visualizzerà un contatore del numero di operazioni di aggiornamento dati ancora disponibili per la giornata corrente. Se, dal numero mostrato nel contatore, si apprende di non avere più a disposizione nessuna operazione di aggiornamento dati per il giorno corrente e si ha la necessità di averne altre a disposizione, si prega di contattare il team Customer Success (se il proprio piano include questa opzione) oppure il supporto di Docebo.

Si noti che, ad esempio, se si utilizza questa funzionalità tre volte in gennaio, il numero rimanente di tentativi disponibili non verrà mantenuto per il mese seguente, ma verrà resettato. All’inizio di ogni mese, si avrà quindi sempre lo stesso numero di tentativi da utilizzare nel corso del mese.

aggiornamento dati report personalizzati

Se si lancia un’operazione di aggiornamento dati quando si è vicini alla mezzanotte, la propria richiesta di aggiornamento viene rifiutata e, al suo posto, verrà eseguito invece un aggiornamento automatico dei dati dopo mezzanotte (fare riferimento alla sezione Aggiornamento Automatico dei Dati nei Report in questo articolo). Così facendo, i dati verranno aggiornati a una versione ancor più recente (mezzanotte) e non si utilizzerà uno dei tentativi limitati a propria disposizione per aggiornare i dati su richiesta.

Mentre un’operazione di aggiornamento dei dati è in corso, non è possibile esportare né visualizzare l’anteprima dei propri report. In questi casi, è necessario attendere che l’aggiornamento dei dati richiesto sia completato prima di esportare il report, e, allo stesso modo, si potrà visualizzare l’anteprima del report solo una volta che il processo è completato. Al termine dell’aggiornamento dei dati, si esporteranno i dati dei propri report aggiornati alla data e ora attuali, e si visualizzerà un’anteprima aggiornata.

Potrebbero essere necessarie fino a due ore affinché l’operazione di aggiornamento dei dati venga completata. Quando si lancia l’aggiornamento dei dati selezionando l’icona Aggiornamento Dati, il processo viene eseguito in background con un’attività di background, così si può continuare a utilizzare la piattaforma e il PC senza restrizioni durante il processo. Al termine dell’attività di background, si riceverà una notifica via email e nell’area di notifica delle attività di background, accessibile cliccando sull’icona frecce nella parte superiore della piattaforma, visualizzata durante l’esecuzione delle attività di background. Per ulteriori informazioni sulle attività di background in piattaforma, fare riferimento a questo articolo.

Esportare il proprio Report Personalizzato

È possibile esportare il proprio report in CSV (Comma Separated Values) e Excel. La lunghezza massima per un file .csv è 1 milione e mezzo di righe, mentre la lunghezza massima di un file .xls è 1 milione di righe. Per esportare il proprio report personalizzato, premere l’icona Esporta nell’angolo in alto a destra della pagina dei report, quindi scegliere tra .csv e .xls.

esportazione report

Si noti che è possibile esportare il report anche dalla pagina principale dei report personalizzati. Identificare il report che si vuole esportare nell’elenco di report creati, quindi premere l’icona ellipsis nella parte destra della riga dedicata al report. Nel menu a tendina che si apre, selezionare Esporta, quindi scegliere tra CSV e XLS.

Solitamente sono necessari solo alcuni minuti per esportare il report. Quando si lancia l’esportazione, il processo viene eseguito in background con un’attività di background, così si può continuare a utilizzare la piattaforma e il PC senza restrizioni durante il processo di esportazione. Al termine dell’attività di background, si riceverà una notifica via email e nell’area di notifica delle attività di background, accessibile cliccando sull’icona frecce nella parte superiore della piattaforma, visualizzata durante l’esecuzione delle attività di background. Per ulteriori informazioni sulle attività di background in piattaforma, fare riferimento a questo articolo.

Consigli d’Utilizzo

  • Se si vogliono includere tutti gli utenti nel report, consigliamo di selezionare il ramo principale e non ogni singolo utente, in modo che quando si aggiungono nuovi utenti al sistema, questi saranno inclusi nel report senza che sia necessario aggiungerli alla selezione.
  • Si consiglia di creare diversi report e diverse pianificazioni a seconda dei permessi dei Power User (diversi report per Power User aventi permessi diversi, lo stesso report per Power User che hanno gli stessi permessi di visualizzazione). In questo modo, il Power User potrà visualizzare solo i risultati relativi ai corsi, agli utenti, ai cataloghi e alle sedi a cui è stato assegnato.
  • Poniamo il caso in cui si abbia la necessità di proteggere informazioni sensibili incluse nel proprio report. Per questo motivo, si seleziona l’opzione Login necessario per scaricare il report nella sezione Permesso Download Report da Link nella tab Proprietà prima di spostarsi alla tab Pianifica per pianificare il proprio report e inviare il link per scaricare il report agli indirizzi email che si inseriscono. In un secondo momento, supponiamo che si eliminano le informazioni sensibili che erano incluse nel proprio report e si decide di deselezionare l’opzione Login necessario per scaricare il report (quando l’opzione non è selezionata, chiunque ha il link può scaricare il report). Attenzione: in questo caso tutti i link inviati ai destinatari del report quando l’opzione era selezionata fanno ancora riferimento alla “vecchia” versione del report, che include informazioni sensibili. Avendo deselezionato l’opzione, tutti i destinatari del report potranno scaricare il report senza dover fare il login alla piattaforma, e, considerando che la “vecchia” versione del report contiene informazioni sensibili, non si tratta di una situazione ideale per motivi di sicurezza. Dunque, se non si può fare a meno di deselezionare l’opzione Login necessario per scaricare il report, si consiglia di aspettare che il precedente link scada (30 giorni).
  • Se si riscontrano dei malfunzionamenti nei propri report personalizzati e si ha un Ad Blocker attivo nel proprio browser, mettere in pausa l’Ad Blocker per la pagina della piattaforma Docebo. Si noti che i problemi potrebbero essere causati dall’Ad Blocker che si sta utilizzando.