Creare e Gestire il Proprio Team come Manager

Creare e gestire il proprio team, in qualità di manager

Ultimo Aggiornamento

Giugno 5th, 2019

Tempo di Lettura

7 min

Livello Utente

Introduzione

In qualità di manager, puoi monitorare l’attività dei membri del tuo team direttamente da Docebo, contattandoli per risolvere situazioni di allerta e gestendo diversi aspetti dei processi di apprendimento.

In base alla configurazione della piattaforma da parte del Superadmin, potresti avere la possibilità di costruire il tuo team inviando richieste agli utenti affinché confermino il tuo ruolo di manager. Gli utenti saranno aggiunti al tuo team solo accettando la richiesta di associazione. In caso di necessità, la gestione del team ti permetterà anche di eliminare degli utenti.

In qualità di manager Superadmin o manager Power User (con i relativi permessi), potrai inoltre iscrivere gli utenti a corsi e piani formativi.

Utilizzare la Pagina Il Mio Team

Se il tuo team è composto da almeno un utente di almeno un organigramma, accedendo al Menu Principale in alto a destra potrai selezionare la pagina Il Mio Team. Questa pagina elenca tutti i membri del team.

Ogni utente è identificato da una card. Le card sono ordinate come segue:

– Utenti in attesa. Utenti che ancora non hanno risposta alla richiesta di diventare membri del team. Sono ordinati in base alla data delle richiesta, dalla meno recente alla più recente.

– Utenti confermati. Utenti che hanno accettato la richiesta, e che sono quindi membri effettivi del team. Sono ordinati in base alla data di accettazione della richiesta, le card con data di accettazione più recente sono visualizzate per prime.

– Utenti importati. Utenti importati in piattaforma e sono membri effettivi del team. Sono ordinati in basa alla data di importazione, le card con data di importazione più recente sono visualizzate per prime.

Ogni card indica nome e cognome, avatar e i seguenti KPI:

Numero di corsi scaduti. Corsi con data di iscrizione scaduta, sia con data di scadenza flessibile che fissa.

Certificazioni scadute. Certificazioni scadute. Questo KPI è mostrato in piattaforma solo se la app Certificazioni & Riqualificazione è attiva in piattaforma.

Lacune. Questo KPI è visualizzato solo quando il modulo Perform è attivo, e mostra il numero di competenze dove l’utente ha delle lacune, in base alle valutazioni eseguite.

Attenzione: i valori dei KPI mostrano il numero di corsi con iscrizioni scadute, il numero di certificati scaduti e il numero di lacune. Un KPI con un valore diverso da 0 rappresenta un’allerta. Per esempio, se l’utente ha una certificazione scaduta e una lacuna in una competenza, i KPI saranno valorizzati come 0-1-1 e identificheranno una situazione di allerta.

Se il modulo Perform è attivo, le card mostreranno anche il ruolo dell’utente. Clicca Certificazioni Scadute o Corsi Scaduti nelle card dei membri del tuo team (e dei membri dei loro team) per visualizzare le aree corrispondenti del Report Attività Utente. Clicca Riepilogo Utente per accedere alla pagina principale del Report Attività Utente dell’utente selezionato, in modalità view only.

La pagina de Il Mio Team mostra tutti gli utenti attivi nell’LMS, indipendentemente dal loro stato, ma è possibile accedere al pannello dei Filtri per filtrarli al fine di visualizzare solo quelli con warning o stati di associazione specifici, e utilizzare la barra di ricerca per cercare utenti specifici.

Ogni utente è visualizzato una sola volta nella pagina Il Mio Team. Se l’utente è associato ad almeno un manager funzionale (oltre al manager obbligatorio), vicino al nome dell’utente sarà visualizzato un punto esclamativo. Posizionare il mouse sull’icona punto esclamativo per visualizzare l’elenco dei tipi di associazione che l’utente ha in piattaforma.

Se i membri del tuo team hanno a loro volta almeno un membro del team nella tua stessa gerarchia, la card dell’utente visualizzerà il link Mostra il Team. Clicca sul link per visualizzare gli utenti inclusi nel team dell’utente selezionato. Allo stesso modo, puoi navigare i sotto-livelli relativi alla gerarchia delle associazioni.

Oltre ai dettagli relativi all’utente, le card permettono di capire se lo stato dell’utente in piattaforma necessita di attenzione, grazie a warning colorati e messaggi di allerta. I warning si basano sui valori dei KPI:

Attenzione. Questo warning identifica gli utenti che potrebbero richiedere attenzione perché 3 KPI hanno valori superiori a uno (ad esempio, 1 corso con iscrizione scaduta, 2 certificati scaduti e 2 lacune). Questo stato può essere visualizzato solo quando Perform è attivo in piattaforma.

Da Controllare. Questo warning identifica gli utenti con almeno un KPI con un valore superiore a uno, ad esempio 1 certificato scaduto.

Tutto OK. Questo messaggio identifica gli utenti senza warning, quando TUTTI i KPI sono definiti a 0, ed indica che l’utente non ha corsi con iscrizioni scadute, non ha certificati scaduti e non ha lacune.

Nessun Dato Disponibile. Questo messaggio è visualizzato quando l’utente non ha dati disponibili da visualizzare nei KPI, ad esempio perché si tratta di un nuovo utente, che non ha ancora iniziato la formazione. In questo stato, all’interno della card dell’utente sarà visualizzato un messaggio di invito ad iniziare le formazione.

Per contattare l’utente via email, premi l’icona menu nella card dell’utente, e seleziona Invia Email. Si aprirà un pannello già completo dell’indirizzo email dell’utente.

Digita l’oggetto dell’email (questo campo è obbligatorio), quindi inserisci il messaggio nel campo di testo corrispondente e clicca Invia Email per completare l’azione. L’opzione Invia Email non è disponibile se non ci sono indirizzi email validi associati all’utente. L’indirizzo email del destinatario non è modificabile.

Utilizza l’opzione Rimuovi dal Team dal menu ellipsis per eliminare l’utente dal tuo team. Quando si elimina un utente, la card relativa non sarà più visibile nella pagina My Team, e sarà necessario inviare una nuova richiesta all’utente perché sia nuovamente nel team.

Se il modulo Perform è attivo in piattaforma, e nel caso in cui l’utente abbia delle lacune, cliccare Report di Riepilogo di Perform nella card dell’utente per accedere al relativo Report di Riepilogo di Perform.

Iscrivere i Membri del Team ai Contenuti

In qualità di manager, clicca Iscrivi al Contenuto dal menu ellipsis  nella card dei membri diretti del tuo team (non per gli utenti appartenenti ai team dei membri del tuo team) per accedere ad un pannello con l’elenco di tutti i corsi (e-learning, ILT e webinar) e i piani formativi gratuiti dei cataloghi a te assegnati, a cui puoi iscrivere gli utenti. Tutti i corsi inclusi nei cataloghi a te assegnati saranno elencati nel pannello a scomparsa (e saranno disponibili alla selezione) individualmente. L’intelligenza artificiale presente in piattaforma proporrà dei suggerimenti sui corsi migliori per gli utenti selezionati mostrando fino a cinque corsi identificati come Consigliati. Ricorda che i suggerimenti dell’intelligenza artificiale sono studiati sui singoli utenti, e non sono disponibili nel caso in cui si selezionino più utenti.

Scegliere dall’elenco e premere Avanti per visualizzare i campi aggiuntivi definiti per i corsi e i piani formativi selezionati (se esistenti) e un riassunto dei corsi ai quali si stanno iscrivendo il membro del team.

Non è possibile iscrivere gli utenti ai corsi a cui sono già iscritti, ai corsi già completi, prima e dopo il periodo di validità per le iscrizioni e ai corsi dove solo i Superadmin hanno i permessi di iscrizione. Quando si assegna un utente ad un piano formativo, sarà assegnato all’intero piano (a tutti i corsi inclusi nel piano). I corsi del Marketplace non sono visualizzati in questo elenco.

È possibile iscrivere l’utente ad un massimo di 10 piani formativi e di 50 corsi alla volta. Iscrivendo gli utenti ad un piano formativo, il numero di corsi inclusi nel piano non impatta il conteggio del numero di corsi. Se, per esempio, si iscrive ad 7 piani formativi, ognuno composto da 50 corsi, l’utente sarà iscritto a 350 corsi. Sarà lanciata un’attività di background se il numero di utenti selezionato moltiplicato per il numero di corsi supera le 100 iscrizioni. Premere Conferma per terminare.

In caso di errori, un messaggio di allerta sarà mostrato nella parte inferiore della pagina Il Mio Team, con un link al file di log delle iscrizioni. Cliccando sul link Visualizza Log, si aprirà un pannello sulla destra con l’elenco di tutti i corsi per cui sono stati registrati errori di iscrizione.

Attenzione: se un corso in un catalogo ha una lista d’attesa attiva, e il corso ha raggiunto il numero massimo di utenti per l’iscrizione, l’utente è salvato nella lista d’attesa del corso.

Eseguire la Stessa Operazione per Più Utenti

Seleziona gli utenti cliccando sugli avatar nelle card, quindi scegli un’azione dal menu a tendina Scegli Azione nella parte inferiore della pagina. Da questo menu puoi scegliere di inviare un’email agli utenti, iscriverli a dei contenuti, eliminarli dal team o esportare i dati dei membri del team via CSV. E’ possibile eseguire queste operazioni sia per i membri del team gestiti direttamente ma anche per i membri dei loro team, individualmente.

In caso di errori durante l’iscrizione di più utenti a dei contenuti, sarà visualizzato un messaggio di errore nella parte inferiore della pagina Il Mio Team, con il link al file di log delle iscrizioni. Cliccare Visualizza Log, si aprirà un pannello con l’elenco delle iscrizioni che hanno generato errori.

Attenzione, i manager che non sono Superadmin o Power User possono selezionare al massimo di 100 utenti alla volta. Se, utilizzando l’opzione Seleziona Tutto, gli utenti selezionati sono più di 100, le opzioni Invia Email e Elimina non saranno disponibili.

Selezionando l’opzione per esportare gli utenti, si aprirà un pannello. Seleziona il separatore e se includere i nomi delle colonne nella prima riga del file. Definisci ora quali campi includere nel file. Attenzione, il campo username è sempre incluso nell’elenco. Premi Conferma per lanciare l’esportazione. Il download del file inizierà automaticamente.

Creare il Proprio Team

In base alla configurazione eseguita dall’Admin, potresti avere la possibilità di utilizzare la pagina My Team per comporre il tuo team. Nel caso in cui disponessi dei permessi adeguati, vedrai il pulsante più in alto a destra. Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni sulla configurazione dei permessi in qualità di Superadmin o Power User.

Per aggiungere membri al tuo team, premi il pulsante più. Nel pannello a scomparsa, inserisci l’indirizzo email dell’utente che desideri aggiungere al tuo team e seleziona il tipo di associazione che desideri creare. Premi Aggiungi al Team per completare l’azione. L’utente dovrà confermare la richiesta di associazione al prossimo login in piattaforma. Attenzione, per poter essere aggiunti ad un team, gli utenti devono avere un indirizzo email valido associato al proprio account.

Dopo l’invio della richiesta, lo stato dell’associazione resterà in In Attesa finché l’utente conferma o rifiuta la richiesta. Al momento della conferma dell’associazione da parte dell’utente, la relativa card sarà visualizzata nella pagina Il Mio Team. Se l’utente rifiuta la richiesta, la card dell’utente non sarà più visibile. Attenzione: se l’utente conferma una richiesta di associazione di un’altro manager dello stesso tipo dopo aver confermato la tua associazione, l’associazione con te sarà chiusa.

Al fine di controllare lo stato delle richiesta, potresti ricevere delle notifiche che confermano che gli utenti hanno accettato la richiesta, oppure per informarti che un Superadmin o un Power User richiedono di controllare lo stato dei membri del team perché ci sono delle richieste di associazione ancora in stato di attesa.