Creare e Gestire le Checklist di Osservazione

Scopri come creare e gestire le checklist di osservazione

Ultimo Aggiornamento

22 Ottobre 2020

Tempo di Lettura

13 min

Livello Utente

Introduzione

Spesso per gli studenti e per i propri manager è complicato monitorare le attività nel proprio ambiente lavorativo. Le checklist di osservazione sono uno strumento semplice da utilizzare integrato nella propria piattaforma, che consente di osservare e documentare come studenti e membri dei team svolgono le loro attività. Il tutto in formato checklist, velocissime da configurare.

I Superadmin possono facilmente creare checklist di osservazione in diversi formati (si possono utilizzare risposte a scelta singola, multipla, menu a tendina e altri tipi di risposta) che gli utenti completano per se stessi o per altri utenti in piattaforma, o che i manager completano per i membri del proprio team. Questo strumento permette di vedere a colpo d’occhio lo stato del progresso degli utenti relativo a determinate attività (all’interno o all’esterno della piattaforma) nel corso di un periodo di tempo specifico e di monitorare se gli studenti sono conformi ai requisiti previsti per le attività lavorative di ogni giorno. Le checklist possono essere attivate da eventi specifici (il completamento di un corso) oppure possono essere pianificate.

Casi d’Uso

La funzionalità Checklist di Osservazione apre una vasta serie di possibilità, tra cui:

  • Monitorare e assicurarsi che gli utenti lavorino in conformità con i requisiti o i processi
  • Controllare in modo rapido come gli utenti svolgono specifiche attività lavorative
  • Monitorare lo stato del progresso degli utenti relativo a determinate attività all’interno o all’esterno della piattaforma
  • Assicurarsi che i propri studenti stiano mettendo in pratica ciò che hanno imparato, andando oltre la formazione formale

Ad esempio, se nella propria azienda i nuovi assunti sono iscritti a un piano formativo che contiene corsi che insegnano ai nuovi dipendenti come utilizzare, gestire e manutenere i prodotti dell’azienda, una volta che i nuovi assunti hanno completato la formazione, è importante che possano dimostrare nella pratica le conoscenze acquisite. A tal scopo, i manager e i dipendenti lavorano insieme per compilare le Checklist di Osservazione, il cui completamento viene tracciato in piattaforma. Quando i manager completano la checklist per un nuovo assunto, essa è registrata per fare verifiche in materia di conformità, e vi è la validazione che le competenze del nuovo assunto hanno raggiunto il livello desiderato.

La Componente Linguistica delle Checklist di Osservazione nella Gestione Lingue

Le checklist di osservazione sono uno strumento molto flessibile, che si adatta a diversi casi di utilizzo. Per questo, mediante lo strumento di Gestione delle Lingue, si è liberi di modificare i testi di titoli e opzioni per andare incontro alle proprie esigenze. Ad esempio, originariamente la checklist è composta da “elementi”, ma magari si preferisce utilizzare il termine “domande” al posto di “elementi”. In qualità di Superadmin, si possono personalizzare i testi e quindi modificare i termini utilizzati nel menu checklist in piattaforma, in modo da soddisfare al meglio le proprie necessità. La tabella seguente elenca le chiavi che si possono modificare:

lingua checklist di osservazione gestione lingue

Creare una Checklist di Osservazione

Innanzitutto, in qualità di Superadmin, accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra della pagina per creare una checklist di osservazione. Quindi, nella sezione E-Learning selezionare l’opzione Checklist di Osservazione, menu dedicato alla creazione e alla gestione delle proprie checklist.

Attenzione: i Power User a cui sono stati dati i relativi permessi possono creare e gestire le proprie checklist e possono gestire le checklist create dagli utenti a loro assegnati. Per ulteriori informazioni, fare riferimento all’elenco dei permessi dei Power User in questo articolo.

Se è la prima checklist che si crea, si troverà una pagina vuota, nella quale non è mostrata nessuna checklist. Chi ha già creato una o più checklist, le visualizzerà nell’elenco della pagina Checklist di Osservazione, dove si possono modificare, duplicare o eliminare le checklist, oltre a visualizzarne i dettagli.

Per modificare, duplicare o eliminare una checklist, selezionare l’icona ellipsis nella parte destra della riga dedicata alla checklist, per poi selezionare l’opzione corrispondente. Quando si duplica una checklist, ne viene creata una nuova contenente gli stessi elementi (e gruppi di elementi) e con la stessa configurazione della checklist che si è duplicata. Una volta duplicata una checklist, è possibile modificarla e pianificarla a seconda delle proprie esigenze. Ovviamente, la nuova checklist non conterrà nessuna pianificazione, quindi nella colonna Pianifica della pagina Checklist di Osservazione non sarà mostrata nessuna pianificazione. Fare riferimento alla sezione Pianificare una Checklist e Selezionare Utenti più sotto in questo articolo per informazioni su come pianificare le proprie checklist di osservazione. Attenzione: è possibile duplicare anche la checklist creata con la duplicazione.creare checklist

Premere l’icona più (Nuova Checklist) nell’angolo in alto a destra della pagina per creare una nuova checklist. Sulla destra della pagina, si aprirà il pannello Crea Nuova Checklist di Osservazione. Nella sezione dedicata ai dettagli, inserire un codice, un nome e una descrizione per la propria checklist. L’unico campo obbligatorio è il Nome.

Se si vuole aggiungere un’area in cui inserire delle note sotto a ogni elemento della checklist, selezionare l’opzione corrispondente nella sezione Opzioni, più sotto. Se poi si desidera che l’osservatore (la persona che completa la checklist) revisioni le risposte della checklist prima di chiuderla, selezionare l’opzione corrispondente nella sezione Opzioni. Abilitando questa opzione, in fondo alla checklist, l’osservatore svolgerà una revisione della checklist completata, determinando se accetta o meno le risposte.

Per chiudere e inviare la checklist, l’osservatore deve selezionare l’opzione pollice in su se intende accettare le risposte date nella checklist, o l’opzione pollice in giù se invece non accetta le risposte della checklist.

Attenzione: la checklist verrà completata indipendentemente dal responso dato dall’osservatore (sia che scelga di accettare le risposte selezionando il pollice in su, sia che scelga di non accettarle selezionando il pollice in giù).

Una volta terminato di configurare le proprietà della checklist, premere Crea e Modifica.

Visualizzare e Modificare le Proprietà delle Checklist di Osservazione

La pagina che si apre dopo aver selezionato Crea e Modifica è composta da quattro tab relative alla propria checklist: Proprietà, Elementi, Anteprima e Pianificazione. Nella tab Proprietà, si trovano le informazioni appena inserite nel pannello Crea Nuova Checklist di Osservazione, che se necessario si possono modificare.

Aggiungere Elementi a una Checklist di Osservazione

Raggiungere la tab Elementi nella pagina della propria checklist per aggiungere nuovi gruppi di elementi e nuovi elementi all’interno di ciascun gruppo appena creato. In questa tab viene visualizzata la struttura della propria checklist. Si possono creare gruppi di elementi quando si ha l’esigenza di raggruppare gli elementi per tema, argomento, o se si devono riunire i vari elementi in base a quando ogni elemento viene controllato (ad esempio, mansioni da svolgere prima di iniziare un’attività, durante lo svolgimento dell’attività e dopo aver completato l’attività).

elementi checklist

Premere l’icona più (nuovo gruppo di elementi) per aggiungere un nuovo gruppo. Si aprirà un pannello sulla destra della pagina, dove configurare i dettagli del gruppo di elementi appena creato. Compilare i campi Nome del Gruppo (è l’unico campo obbligatorio) e Descrizione/Istruzioni. Quindi, se non si vuole mostrare il nome del gruppo nella checklist, selezionare l’opzione corrispondente. Altrimenti, il nome del gruppo viene mostrato di default. Al termine, selezionare Crea. Ripetere questo processo per creare nuovi gruppi. Si noti che non c’è un numero massimo di gruppi che si possono creare.

A questo punto, premere l’icona più (nuovo elemento) per aggiungere un nuovo elemento al gruppo appena creato, quindi digitare il nome dell’elemento nel campo Elemento, e scegliere un tipo di risposta (risposta breve, paragrafo, scelta singola, scelta multipla, menu a tendina, scegli data, scegli ora). Sotto all’elemento, appariranno i relativi campi di risposta, a seconda del tipo di risposta scelto.

Per modificare, eliminare o duplicare un gruppo di elementi o per eliminare o duplicare un singolo elemento all’interno di un gruppo, selezionare l’icona ellipsis sulla destra della sezione del gruppo o dell’elemento, quindi scegliere l’opzione corrispondente.

È possibile organizzare l’ordine degli elementi o dei gruppi nella checklist spostando la riga corrispondente nella struttura della checklist. Scorrere con il mouse all’inizio della riga dell’elemento o del gruppo finché non sarà visualizzata l’icona, quindi trascinare l’elemento o il gruppo nella posizione desiderata.

Attenzione: in caso di modifica dei gruppi di elementi dopo la data di inizio impostata per la propria checklist nella tab Pianifica (il che significa che i propri utenti o manager potrebbero aver già completato la checklist), viene creata una nuova versione della checklist. Se la propria checklist viene ripetuta ogni x giorni, settimane o mesi, gli utenti e i manager che la completano visualizzeranno la nuova versione la prima volta che compilano la checklist dopo le modifiche. Nella pagina Checklist di Osservazione, viene sempre visualizzata l’ultima versione salvata. Per ulteriori informazioni sulle opzioni di pianificazione, leggere la sezione Pianificare una Checklist e Selezionare Utenti.

Visualizzare l’Anteprima della Propria Checklist di Osservazione

Nella tab Anteprima nella pagina della propria checklist si visualizzerà l’anteprima della checklist configurata, in qualità di Superadmin, nelle tab Proprietà ed Elementi. Qualsiasi modifica fatta nelle tab Proprietà ed Elementi viene rispecchiata nella tab Anteprima (dopo aver salvato quanto inserito nelle prime due tab).

L’anteprima mostra ciò che verrà visualizzato dall’utente o dal manager che completerà la checklist. È anche possibile compilare la checklist mostrata nella tab Anteprima. In questo modo, si può conoscere in anticipo come sarà l’esperienza utente.

Pianificare una Checklist e Selezionare Utenti

Nella pagina della propria checklist, spostarsi nella tab Pianifica, dove configurare e pianificare la checklist di osservazione che si sta creando o gestire la pianificazione di una checklist già esistente. Se non si è ancora pianificata la checklist, si troverà una pagina vuota, nella quale non è mostrata nessuna pianificazione per quella checklist. Se invece si sono già configurate delle pianificazioni per la checklist in oggetto, si troveranno tutte le pianificazioni di quella checklist elencate nella tabella della tab Pianifica.pianificare checklist

Per pianificare la propria checklist, selezionare l’icona orologio (pianifica checklist) in alto a destra della pagina. Si aprirà il pannello Pianifica Checklist sulla destra della pagina. Quest’area è suddivisa in tre fasi:

Prima Fase: Selezionare gli Utenti da Controllare

Nella prima fase, decidere quali utenti verranno monitorati. In qualità di Superadmin, si possono scegliere gli utenti assegnati a un gruppo, gli utenti associati a un ramo oppure singoli utenti. Quindi, selezionare uno o più gruppi, rami o utenti nella tabella apposita nella parte inferiore del pannello Pianifica Checklist. Si noti che si possono selezionare massimo 10 singoli utenti.

Attenzione: quando si seleziona un ramo, i suoi sotto-rami non sono inclusi automaticamente nella selezione. Se si vogliono selezionare uno o più sotto-rami, cliccare l’icona freccia nella parte destra della riga relativa al ramo, quindi selezionare manualmente i sotto-rami che si vogliono aggiungere.

Leggere questo articolo per ulteriori informazioni sui gruppi e questo articolo per informazioni sui rami dell’organigramma. Una volta completata questa fase, selezionare Avanti per passare alla seconda fase.

Seconda Fase: Configurare l’Osservatore della Checklist e l’Approvazione della Checklist

In questa fase, si decide chi completerà la checklist (la persona che completa la checklist viene chiamata osservatore) e si può scegliere una persona incaricata dell’approvazione della checklist.

Osservatore della Checklist

La checklist può essere compilata da un manager, dagli utenti che vengono monitorati (opzione Auto Osservatore) o da un altro utente in piattaforma (opzione Utente Personalizzato). Se si sceglie l’opzione manager, i manager degli utenti selezionati nella prima fase (utenti singoli oppure utenti che fanno parte dei gruppi o dei rami che si sono selezionati) devono completare la checklist di osservazione.

Quando si seleziona l’opzione manager, selezionare anche il tipo di manager dal menu a tendina. I manager che devono completare la checklist riceveranno una notifica nell’area Notifiche in piattaforma, e quindi gestiranno le checklist in cui il proprio team è oggetto dell’osservazione nella propria pagina Il Mio Team. I manager utilizzeranno invece la pagina Le Mie Checklist per trovare tutte le checklist che devono completare, comodamente fruibili dalla stessa pagina. Fare riferimento a questo articolo riguardante il completamento e la gestione delle checklist di osservazione da parte dei manager per i propri team.

Se si seleziona l’opzione Auto Osservatore, gli utenti selezionati nella prima fase compileranno la checklist autonomamente. Se si seleziona l’opzione Utente Personalizzato, l’osservatore della checklist che completerà la checklist sarà l’utente che si sceglie dalla lista di utenti che appare nel menu sotto all’opzione dopo che si inizia a digitarne il nome. Gli utenti che devono completare la checklist riceveranno una notifica nell’area Notifiche in piattaforma, e quindi completeranno la checklist che è stata loro assegnata nella pagina built-in Le Mie Checklist. È necessario aggiungere questa pagina al menu principale degli utenti per permettere loro di accedere in modo semplice e veloce alla pagina. Ricordarsi di aggiungere questa pagina per i propri utenti, dato che non è attiva di default. Per ulteriori informazioni sul completamento e la gestione delle checklist di osservazione da parte degli utenti, leggere questo articolo.

Di nuovo, dopo aver completato questa fase, selezionare Avanti per passare alla fase successiva.  

Approvazione della Checklist 

Si può inoltre decidere che la checklist che si sta configurando debba essere approvata da un’altra persona, selezionando l’opzione corrispondente.

Una volta selezionata la casella, due opzioni appariranno al di sotto. Si può quindi incaricare dell’approvazione della checklist un manager oppure un utente personalizzato. Una volta operata la scelta, selezionare Avanti per passare alla fase successiva.

Se si seleziona l’opzione manager (e se ne sceglie poi il tipo), i manager degli utenti selezionati nella prima fase della configurazione (utenti singoli oppure utenti che fanno parte dei gruppi o dei rami che si sono selezionati) devono approvare oppure rifiutare la checklist di osservazione.

Se si vuole che la checklist venga approvata (o rifiutata) da un utente pari specifico, selezionare l’opzione Utente Personalizzato e inserire il nome dell’utente nel campo sotto all’opzione.

Si ricordi che manager e utenti che devono approvare la checklist riceveranno una notifica nell’area Notifiche in piattaforma, e quindi faranno una revisione della checklist che gli è stata assegnata per la loro approvazione, decidendo se approvare la checklist o rifiutarla. In caso di rifiuto, la checklist viene inviata nuovamente all’utente che l’ha completata (l’osservatore), così che possa correggere le risposte che ha dato in precedenza. In entrambi i casi, gli osservatori ricevono una notifica che li informa che la checklist che hanno completato è stata approvata oppure rifiutata.

Terza Fase: Pianificare un Periodo per la Propria Checklist

Nella fase di pianificazione, impostare quando viene attivata la checklist. Se si sceglie l’opzione Sempre e si seleziona la data di inizio, la checklist è sempre disponibile (a partire dalla data impostata). Gli utenti possono completare la checklist quante volte vogliono, e le loro checklist sono sempre disponibili, anche dopo averle completate (la checklist viene resa disponibile immediatamente dopo il completamento).

Se si seleziona l’opzione Pianifica un periodo, la checklist sarà disponibile nel periodo di tempo delimitato dalle date di inizio e di fine impostate. Se si vuole che la checklist venga ripetuta, scegliere la ripetizione dal menu a tendina Ripetizione. Ricordare che si può anche impostare la data corrente come data di inizio della checklist.

Se si vuole che i propri utenti o manager completino una checklist in corrispondenza con un evento specifico (al completamento del corso), selezionare l’opzione Basata sul completamento del corso e quindi digitare il nome del corso nel campo di testo corrispondente. Al termine, selezionare Conferma. Un messaggio in fondo alla pagina informa che la checklist è stata pianificata correttamente.

Attenzione: potrebbero essere necessarie fino a tre ore dopo aver pianificato la checklist perché la checklist pianificata sia disponibile per gli utenti. Si ricordi inoltre che il periodo configurato rappresenta una scadenza flessibile, ovvero gli osservatori scelti nella fase precedente del processo di configurazione possono completare le checklist anche dopo la data di fine impostata. Si identificheranno facilmente i casi in cui gli utenti sono in ritardo nel compilare le proprie checklist da un avvertimento nella colonna Validità Checklist della tabella delle pianificazioni nella tab Pianifica.

Una volta finito di pianificare la propria checklist, questa comparirà nella lista di pianificazioni per la propria checklist mostrate nella tabella della tab Pianifica. Qui, se necessario, è possibile modificare o eliminare le pianificazioni, selezionando l’icona ellipsis alla fine della riga relativa alla checklist che si vuole modificare e quindi cliccando l’opzione corrispondente nel menu a tendina che si apre. Si noti che quando si elimina una pianificazione della propria checklist, si ha la possibilità di eliminare anche le checklist che sono già state assegnate agli utenti, ma che non sono ancora state completate.

Quando l’invio di una checklist è programmato al completamento del corso, e l’utente è disiscritto dal corso associato alla checklist da un Superadmin o da un Power User (con i relativi permessi), o perché l’utente sta rinnovando la certificazione associata al corso, la checklist sarà automaticamente riprogrammata e re-inviata al nuovo completamento del corso.

Si noti che se si crea una checklist e si completa la sua pianificazione (decidendo quali utenti verranno monitorati, chi dovrà completare la checklist e quando), ma senza aver aggiunto nessun elemento alla checklist, questa non verrà assegnata a nessun utente, e quindi a nessun utente verrà chiesto di completarla.

Notifiche

Se si vuole che i propri utenti e manager sappiano immediatamente quando devono completare o approvare una checklist, assicurarsi che la funzionalità Notifiche sia attiva in piattaforma e di aver creato e configurato correttamente le seguenti notifiche:

Per il completamento della checklist:

  • Nuove Checklist di Osservazione da Completare come Manager (inviata se nella seconda fase della configurazione della checklist si seleziona l’opzione Manager)
  • Nuove Checklist di Osservazione da Completare per Te Stesso/a (inviata se si seleziona l’opzione Auto Osservatore)
  • Nuove Checklist di Osservazione da Completare per un Tuo Pari (inviata se si seleziona l’opzione Utente Personalizzato)

Per l’approvazione della checklist:

  • Nuova Checklist di Osservazione da Approvare
  • Checklist di Osservazione Approvata
  • Checklist di Osservazione Rifiutata

Quando in qualità di Superadmin si configura una checklist di osservazione che dev’essere completata o approvata da un manager o da un utente, i manager o gli utenti coinvolti riceveranno una notifica che li informa che devono completare o approvare una nuova checklist di osservazione.

Attenzione: gli utenti e i manager riceveranno le notifiche riguardanti le proprie checklist solo se la funzionalità Notifiche è attiva in piattaforma e se in qualità di Superadmin si sono configurate correttamente le notifiche elencate qui sopra.

Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni su come creare e gestire le notifiche.

Visualizzare le Informazioni Relative alle Checklist nella Dashboard Checklist di Osservazione

Nella Dashboard Checklist di Osservazione è possibile visualizzare vari dati relativi alle checklist di osservazione definite in piattaforma e agli utenti (osservatori) che hanno completato le checklist. Ulteriori informazioni su come visualizzare e navigare nella Dashboard Checklist di Osservazione sono disponibili in questo articolo.

Consigli d’Utilizzo

Se nella propria azienda, in qualità di Superadmin, si iscrivono i nuovi dipendenti ad un piano formativo contenente corsi che insegnano loro competenze pratiche relative ai prodotti dell’azienda e, una volta che i corsi vengono completati, si vogliono dimostrare nella pratica le conoscenze che i nuovi assunti hanno acquisito, è possibile creare una nuova Checklist di Osservazione, e aggiungere gli elementi e gli argomenti che i manager controlleranno durante la validazione finale della competenza. (Questo è l’ultimo caso d’uso incluso nella sezione corrispondente di questo articolo)

Quando si configura la checklist, nelle opzioni di Pianificazione, selezionare il gruppo dei nuovi assunti per l’opzione Utenti da Controllare, e Manager Diretto per l’opzione Osservatore. Infine, selezionare l’opzione per rendere disponibile la checklist al completamento del corso e scegliere l’ultimo corso del piano formativo dei nuovi dipendenti come corso al termine del quale viene attivata la checklist.

Una volta che l’ultimo corso del piano formativo viene completato, la checklist è resa disponibile per il manager, che riceverà la notifica Nuove Checklist di Osservazione da Completare come Manager, avvisandolo che è ora possibile completare la checklist riguardante il dipendente in questione.

Dopo che la checklist viene completata, in qualità di Superadmin si possono visualizzare tutte le checklist completate dalla Dashboard Checklist di Osservazione.