Creare e Gestire i Piani di Abbonamento

Raggruppare i cataloghi e venderli con pacchetti di abbonamento.

Ultimo Aggiornamento

Settembre 13th, 2019

Tempo di Lettura

13 min

Introduzione

In Docebo, i cataloghi dei corsi possono essere raggruppati e venduti attraversi piani di abbonamento. Questo articolo spiega a Superadmin e Power User (con i relativi permessi) come creare e gestire iscrizioni, pacchetti e piani di abbonamento. Per il funzionamento dei piani di abbonamento, è necessario che l’App E-Commerce sia installata e configurata in piattaforma.

Questa funzionalità è disponibile per i clienti del piano Enterprise e del piano Growth.

Attivare la App Abbonamenti

Connettersi alla piattaforma come Superadmin e accedere al Menu Amministrazione. Premere Aggiungi Nuove Applicazioni nella parte superiore della pagina. Nella pagina App e Funzionalità, selezionare Caratteristiche Aggiuntive di Docebo. Individuare la app nell’elenco e premere Provala Gratuitamente. Leggere le informazioni nel pop up, e premere nuovamente Provala Gratuitamente per attivare la app nella piattaforma.

Configurare la App Abbonamenti

Accedere al Menu Amministrazione, quindi premere Impostazioni nella sezione Abbonamenti. Configurare i seguenti parametri:

  • Imponi limite posti disponibili. Blocca le iscrizioni degli utenti se non ci sono posti disponibili. Se questa opzione è disattivata, gli utenti potranno iscriversi a corsi e piani formativi anche se i limiti di iscrizione sono stati superati.
  • Applica limiti per le licenze. Impedisce l’associazione se non ci sono abbastanza licenze disponibili. Se questa opzione è disattivata, gli utenti possono essere associati ad un abbonamento anche se la loro licenza è scaduta.
  • Date di scadenza obbligatorie. Blocca l’accesso ai corsi per gli abbonamenti scaduti. Se questa opzione è abilitata, gli utenti non potranno utilizzare i propri abbonamenti dopo la data di scadenza.
  • Politica di rinnovo. Definisce il metodo di rinnovo di default dei nuovi abbonamenti. È possibile definire rinnovi automatici o manuali. I rinnovi automatici effettueranno il pagamento il giorno della scadenza dell’abbonamento. E’ possibile accettare pagamenti via bonifico bancario solo nel caso in cui la politica di rinnovo sia definita come Automatica.
  • Consenti il rimborso delle licenze. Aumenta il numero di licenze quando un utente è rimosso da un abbonamento. In questo modo, se un utente rinuncia alla propria licenza, potrà essere assegnata ad un altro utente.
  • Consenti il rimborso dei posti. Aumenta il numero dei posti quando un utente è rimosso da un abbonamento. In questo modo, se un’utente rinuncia al proprio posto, potrà essere assegnato ad un altro utente.
  • Visualizza la scheda Abbonamento come prima scheda nella pagina Assegna Posti. Nella pagina Assegna Posti, mostra le opzioni di abbonamento come prima pagina.

Premere Salva Modifiche per terminare la modifica delle configurazioni. Tutte queste impostazioni sono disponibili configurando i client Multidomain.

Creare Pacchetti

Il primo passo nella creazione di un abbonamento è la creazione di un pacchetto, ovvero un gruppo di cataloghi composti da corsi e piani formativi. È possibile assegnare degli attributi specifici al pacchetto, affinché sia venduto attraverso i piani di abbonamento. Per creare un pacchetto, accedere al Menu Amministrazione, e premere Gestione nell’area Abbonamenti.

Premere il pulsante più in alto a destra, nel pannello a scomparsa, digitare il nome del pacchetto, il codice, il tipo di pacchetto e la descrizione. Sono disponibili due tipi di pacchetto:

  • Posti. Ogni posto è un abbonamento ad un corso nel catalogo. I posti sono distribuiti individualmente su base utente-corso.
  • Licenze. Ogni licenza permette di accedere ad un abbonamento. Quando un Superadmin concede una licenza all’utente, l’utente ha accesso a tutti i corsi dell’abbonamento, e può iscriversi liberamente a tutti i corsi che desidera.

Premere Avanti. Compilare i campi aggiuntivi relativi al pacchetto, se configurati. E’ necessario inserire tutti i campi aggiuntivi obbligatori per continuare. Fare riferimento alla sezione che segue per ulteriori informazioni riguardo la creazione e la gestione dei campi aggiuntivi per i pacchetti. Premere Avanti per continuare.

Nella pagina successiva, selezionare quale gruppo o ramo può visualizzare il pacchetto. E’ possibile selezionare l’opzione per includere o escludere i discendenti dei rami, se necessario. Premere Avanti. Aggiungere i cataloghi che si desidera includere nel pacchetto selezionando le checkbox vicino al nome del catalogo. E’ possibile filtrare i cataloghi e cercarli utilizzando la barra di ricerca. Premere Avanti.

I nuovi pacchetti sono creati con stato Non Pubblicato. E’ possibile pubblicarli solo dopo averli associati ad un piano. Fare riferimento alla prossima sezione di questo articolo per ulteriori informazioni su come creare piani per i pacchetti. Se un pacchetto non è pubblicato, non è disponibile alla vendita.

Creare e Gestire Piani per i Pacchetti

Dopo la creazione del pacchetto, è possibile creare un piano. Un pacchetto può far parte di più piani (generalmente su base temporale o per periodo di validità). Il piano permette di definire le condizioni di vendita del pacchetto agli utenti.

I pacchetti disponibili sono elencati nell’elenco della pagina Gestione dei Pacchetti. Cliccare l’icona della colonna Piani nella riga del pacchetto. La pagina Piani relativi al pacchetto elenca tutti i piani legati al pacchetto. L’elenco sarà vuoto nel caso in cui non ci siano piani definiti in piattaforma. Per aggiungere un nuovo piano, premere il pulsante più nella parte superiore della pagina.

Nel pannello a scomparsa, digitare il nome del piano, il codice, il prezzo, il numero di posti/iscrizioni, il tipo di durata (giorni, mesi o anni selezionando dal menu a tendina), il periodo di validità, il tipo di rinnovo (nessuno, manuale o automatico) e se si desidera attivare il limite di posti o licenze. Premere Avanti per continuare.

Se non si seleziona un tipo di rinnovo, gli utenti potranno acquistare il piano una sola volta. I clienti dei piani di abbonamento non rinnovabili possono utilizzare i coupon solo al momento dell’acquisto del piano, se il coupon è valido per tutti i corsi della piattaforma. E’ necessario selezionare l’opzione corrispondente al momento della configurazione del coupon.

Nella pagina seguente, compilare i campi aggiuntivi relativi al piano, se configurati. Attenzione, è necessario compilare tutti i campi aggiuntivi obbligatori per procedere. Fare riferimento alla sezione che segue per ulteriori informazioni riguardo la creazione e la gestione dei campi aggiuntivi relativi ai piani. Premere Conferma per continuare.

Il piano sarà visualizzato nell’elenco della pagina dei Piani relativa al pacchetto, dove saranno visualizzati tutti i dettagli del piano stesso. Passare il mouse sulla riga del piano per visualizzare le icone Modifica e Cancella alla fine della riga. Premere l’icona modifica per modificare la configurazione precedentemente definita e infine Conferma per terminare.

Al momento della cancellazione di un piano, la piattaforma chiederà conferma di cancellazione per procedere. Nell’elenco dei piani del pacchetto, premere i titoli delle colonne (nome del piano, codice, numero di posto, durata, tipo di rinnovo e prezzo) per ordinare in base alle proprie esigenze.

Una volta creato, nel caso in cui il piano sia il primo piano associato ad un pacchetto, è possibile pubblicare il pacchetto. Tornare alla pagina Gestione Pacchetti e cliccare sull’icona della colonna Pubblica per pubblicare il pacchetto.

Creare Campi Aggiuntivi per i Pacchetti o i Piani

E’ possibile creare e gestire i campi aggiuntivi relativi ai pacchetti e ai piani. Accedere alla pagina di Gestione dei Piani di Abbonamento dal Menu Amministrazione. Nella pagina principale di Gestione dei Pacchetti, cliccare sulla tab Campi Aggiuntivi nella parte superiore della pagina per visualizzare tutti i campi aggiuntivi già creati.

Premere l’icona filtri sul lato sinistro della pagina per filtrare i campi che saranno visualizzati nell’elenco solo se relativi ai pacchetti o ai piani. Per creare un nuovo campo aggiuntivo, premere l’icona più in alto a destra, e successivamente Nuovo Campo Aggiuntivo.

Nel pannello a scomparsa, selezionare se il campo aggiuntivo è per la configurazione di pacchetti o di piani. Definire la lingua del campo cliccando sull’icona mondo e selezionando la lingua desiderata dall’elenco. Selezionare il tipo di campo dal menu a tendina Tipo di Campo: data (abilita un calendario), campo a tendina o campo di testo libero.

Aggiungere il nome del campo nell’area dedicata. Per i campi di tipo ‘menu a tendina’, inserire tutte le opzioni che saranno visibili in piattaforma, premendo il pulsante Nuovo Elemento per inserire ogni nuova opzione.

Definire quindi se il campo è obbligatorio. Abilitando questa opzione, sarà necessario completare questo campo aggiuntivo al momento della creazione del pacchetto, del piano o della transazione. Premere Crea per terminare.

Il campo aggiuntivo sarà visualizzato nell’elenco dei Campi Aggiuntivi. Scorrere il mouse sulla riga del campo finché non sarà visualizzata l’icona ellipsis. Da qui è possibile modificare o cancellare il campo aggiuntivo. Ora è possibile assegnare il campo ad un pacchetto o ad un piano. E’ possibile modificare un piano o un pacchetto esistente, o creare un nuovo pacchetto o un nuovo piano utilizzando il campo aggiuntivo.

E’ possibile inoltre gestire i campi aggiuntivi per le transazioni. Fare riferimento alla sezione Gestire le Transazioni di questo articolo per ulteriori informazioni.

Gestire i Pacchetti

I nuovi pacchetti (e i piani per i pacchetti) saranno visualizzati nell’elenco della pagina Gestione dei Pacchetti (Menu Amministrazione, sezione Abbonamenti, opzione Gestione). Ogni riga mostra il codice del pacchetto, il nome, la descrizione, il tipo, la visibilità, gli elementi nel pacchetto, il numero di piani associati al pacchetto, e se il pacchetto è pubblicato o meno.

Per pubblicare un pacchetto non pubblicato, premere il cerchio grigio nella colonna Pubblica, che diventerà verde. Per de-pubblicare il pacchetto, cliccare sul cerchio verde per riportarlo a grigio. Un simbolo giallo di attenzione nella colonna Pubblica indica che mancano delle informazioni affinché il pacchetto sia pubblicabile ed è necessario rivederne la configurazione.

Passare il mouse sulla riga del pacchetto nell’elenco per visualizzare l’icona menu alla fine della riga. Premere l’icona per aprire il menu a tendina. È possibile duplicare il pacchetto copiando tutte le configurazioni ed eventualmente apportando modifiche. Questa opzione permette di creare pacchetti simili senza ripetere la procedura di creazione del pacchetto. Premere Modifica per modificare i dettagli del pacchetto, o Cancella per eliminarlo definitivamente dall’LMS.

Iscriversi ai Pacchetti come Studente

Gli studenti possono iscriversi ai pacchetti dall’LMS o esternamente all’LMS. Gli utenti finali non saranno abilitati a visualizzare piani di abbonamento dall’LMS o esternamente all’LMS a meno che il piano di abbonamento includa un abbonamento con una licenza disponibile, e che il Superadmin abbia assegnato la visibilità al piano di abbonamento al momento della configurazione. Fare riferimento alla tabella che segue per ulteriori informazioni:

Attenzione: i coupon non possono essere applicati all’acquisto di abbonamenti, dato che non passano dal processo di acquisto.

Abbonarsi ad un Pacchetto dall’LMS

Dopo la connessione a Docebo, accedere al menu principale e premere Catalogo Abbonamenti. Nella pagina degli abbonamenti, selezionare il pacchetto di interesse, e quindi Cosa Include nella card del pacchetto per visionare i corsi al suo interno. I corsi saranno visualizzati sotto l’icona del pacchetto. Utilizzare i Filtri per filtrare i corsi in base ai cataloghi, le tipologie, la durata o la lingua. Premere Cerca per lanciare la ricerca di corsi specifici.

Premere Scegli il tuo Piano per selezionare il piano a cui abbonarsi. Una volta selezionato il piano, premere Paga con Stripe. Digitare le informazioni necessarie al pagamento nella finestra pop up, quindi premere Paga. Una volta completato il pagamento, l’abbonamento sarà visibile nell’area I Miei Abbonamenti della piattaforma.

Se il piano non è rinnovabile, è possibile effettuare il pagamento von bonifico bancario. Seleziona Bonifico per essere reindirizzato alla pagina di conferma dell’ordine, che mostra le coordinate bancarie per effettuare il bonifico. Cliccare Dettagli Ordine per visualizzare ulteriori dettagli della transazione, le informazioni di fatturazione e le coordinate bancarie. E’ possibile stampare o salvare la pagina dal browser.

In base alla configurazione della piattaforma effettuata dall’Admin, potresti ricevere una notifica (Nuova transazione bonifico bancario) con le coordinate bancarie necessarie all’esecuzione del pagamento. Opzionalmente, potresti ricevere la notifica Transazione bonifico bancario contrassegnata come pagata alla conferma del pagamento e la notifica Transazione bonifico bancario cancellata nel caso in cui il pagamento sia rifiutato.

Abbonarsi ad un Pacchetto dall’Esterno dell’LMS

Dalla pagina di login dell’LMS, selezionare il pacchetto di interesse dal catalogo. Selezionare quindi Cosa Include nell’icona del pacchetto per visionare i corsi al suo interno. I corsi saranno visualizzati sotto l’icona del pacchetto. Utilizzare i Filtri per filtrare i corsi in base ai cataloghi, le tipologie, la durata o la lingua. Premere Cerca per lanciare la ricerca di corsi specifici.

Premere Scegli il tuo Piano per selezionare il piano a cui abbonarsi. Una volta selezionato il piano, premere Paga con Stripe. Connettersi all’LMS utilizzando le credenziali della piattaforma quindi premere Login. Digitare le informazioni necessarie al pagamento nella finestra pop up, quindi premere Paga. Una volta completato il pagamento, l’abbonamento sarà visibile nell’area I Miei Abbonamenti della piattaforma, accessibile premendo il pulsante corrispondente nell’header.

Gestire i Propri Abbonamenti da Studente

Una volta acquistato un abbonamento, sarà visibile nell’area I Miei Abbonamenti della piattaforma, accessibile premendo il pulsante corrispondente nell’header. Da qui è possibile rinnovare o sospendere l’abbonamento, oppure assegnare o rimuovere utenti dal pacchetto (per i Power User).

Dopo aver acquistato un abbonamento, tutti i corsi in quel pacchetto saranno accessibili dal catalogo del pacchetto acquistato. Da qui è possibile iscriversi direttamente ai corsi che si desidera. Lo studente deve essere abilitato a vedere il catalogo per accedere ed iscriversi ai corsi. Visualizzando uno dei corsi dell’abbonamento in un catalogo interno, sarà identificato come Acquistato, quindi non sarà necessario acquistarlo nuovamente.

Gestire le Transazioni

Per gestire i piani venduti, premere Transazioni dalla sezione Abbonamenti del Menu Amministrazione. In questa pagina, ogni transazione equivale ad un piano venduto, con un record per riga. Ogni record visualizza la data di creazione, il codice della transazione, a chi è stato venduto l’abbonamento, la data di scadenza, il nome del pacchetto, il nome del piano, il numero di rinnovi.

È possibile cercare i record utilizzando la barra di ricerca, o filtrare i record visualizzati nell’elenco utilizzando il pulsante Filtri in alto a sinistra. Nel pannello a scomparsa, premere Aggiungi Filtro e selezionare i campi di interesse, quindi premere Conferma.

Premere l’icona Colonne in alto a sinistra per selezionare quali colonne si desidera visualizzare nell’elenco dei record. Premendo il titolo della colonna (se le colonna è già attiva), diventerà grigio e la colonna sarà completamente rimossa dall’elenco, e viceversa. Premere nuovamente il titolo della colonna per aggiungerla. Premere Ripristina la Vista Predefinita in basso al menu a scomparsa per tornare alla vista originale della colonna.

Passando il mouse sull’elenco dei record, si visualizzerà l’icona menu alla fine dalla riga. Premere l’icona menu e selezionare un’azione dal menu a tendina:

  • Rinnova. Selezionando questa opzione, sarà visualizzato un pannello a scomparsa a conferma dei dettagli del record. Rinnovando il record, non sarà possibile modificare i dettagli della transazione, ma sarà possibile aggiungere note, se necessario. Al termine, premere Conferma in fondo al modulo. Questa opzione è applicabile solo se il piano venduto non permette il rinnovo automatico.
  • Visualizza Nota. Questa opzione permette di visualizzare tutte le note relative al record, ma non consente di modificarle.
  • Modifica Elementi. Questa opzione permette di aggiungere o rimuovere dei cataloghi per un record specifico.
  • Modifica Venduto A. Questa opzione permette di modificare l’acquirente del piano, modificando il ramo o gli utenti.
  • Modifica Informazioni. Questa opzione permette di modificare le informazioni associate al record.
  • Cancella. Questa opzione permette di cancellare il record della transazione dall’LMS. Questa azione non può essere annullata.

Per visualizzare le informazioni di rinnovo, premere l’icona rinnovo nella colonna corrispondente nella riga del record. La pagina successiva dedica una sezione ad ogni data. Premere la freccia vicino alla data per visualizzare i dettagli del rinnovo. Premere Gestione dei Piani Venduti per tornare all’elenco dei record.

Per attivare o disattivare un record, premere il checkmark nella colonna dello stato, nella riga del record. Disattivando un record, si disattivano l’acquirente, e i posti e le licenze assegnati ad altri utenti dall’acquirente; gli utenti coinvolti non avranno più accesso ai corsi inclusi nella transazione.

Creare Transazioni per Rami dell’Organigramma e Gruppi di Utenti

E’ possibile creare manualmente delle transazioni per i piani venduti per rami dell’organigramma e gruppi di utenti. Per effettuare una transazione, premere il pulsante più in alto a destra della pagina di Gestione Transazioni, e premere Nuova Transazione. Nel pannello a scomparsa, selezionare quali piani o pacchetti includere nella transazione utilizzando i menu a tendina corrispondenti.

Inserire quindi il nome della transazione, il prezzo, il codice, la data di inizio e di fine, il numero di piani venduti e se si desidera attivare il record alla creazione. E’ inoltre possibile aggiungere delle note relative alla transazione. Premere Avanti per continuare.

Compilare i campi aggiuntivi del piano o del pacchetto che si desidera includere nella transazione. I campi aggiuntivi relativi ai piani o ai pacchetti selezionati nella transazione saranno pre-compilati, ma è comunque possibile modificarli in base alle proprie esigenze. Fare riferimento alla sezione relativa alla creazione e alla gestione dei piani aggiuntivi di questo articolo per ulteriori informazioni. Premere Avanti per continuare.

Nella pagina seguente, selezionare quali gruppi e rami sono coinvolti nella transazione. È possibile selezionare l’opzione per includere o escludere i discendenti dei rami, se si desidera. Premere Avanti. Aggiungere i cataloghi che si desidera includere nella transazione selezionando il checkbox vicino al nome del catalogo. È possibile filtrare i cataloghi da includere nella transazione selezionando la checkbox vicina al nome del catalogo. È possibile filtrare i cataloghi e cercarli utilizzando la barra di ricerca. Premere Crea.

La transazione appena creata sarà visualizzata nell’elenco della pagina delle Transazioni. Fare riferimento alla sezione Gestire le Transazioni di questo articolo per ulteriori informazioni.

Creare Transazioni per Utenti Singoli

E’ possibile creare manualmente delle transazioni per i piani venduti ad utenti singoli. Per effettuare una transazione, premere il pulsante più in alto a destra della pagina di Gestione Transazioni, quindi selezionare Nuova Transazione Individuale.

Nella sezione Informazioni del pannello a scomparsa, digitare lo username o l’indirizzo email dell’utente associato alla transazione e selezionare l’utente fra quelli proposti dalla funzione di auto-completamento.

Selezionare quali piani o pacchetti includere nella transazione utilizzando i menu a tendina corrispondenti. Inserire quindi il nome della transazione, il prezzo, il codice, la data di inizio e di fine, il numero di piani venduti e se si desidera attivare il record alla creazione. E’ inoltre possibile aggiungere delle note relative alla transazione. Premere Avanti per continuare.

Compilare i campi aggiuntivi del piano o del pacchetto che si desidera includere nella transazione. I campi aggiuntivi relativi ai piani o ai pacchetti selezionati nella transazione saranno pre-compilati, ma è comunque possibile modificarli in base alle proprie esigenze. Fare riferimento alla sezione relativa alla creazione e alla gestione dei piani aggiuntivi di questo articolo per ulteriori informazioni. Premere Crea per terminare.

La transazione appena creata sarà visualizzata nell’elenco della pagina delle Transazioni. Fare riferimento alla sezione Gestire le Transazioni di questo articolo per ulteriori informazioni.

Gestire i Posti e le Licenze per gli Abbonamenti

I Superadmin e i Power User autorizzati a gestire i posti per i corsi possono accedere alla pagina di Gestione Posti dell’elemento di interesse dalla sezione E-Learning del Menu Amministrazione. In questa pagina, ogni transazione è visualizzata su una riga dedicata.

Ogni riga visualizza la data di acquisto, il codice della transazione, il nome, il tipo di acquisto (posti o licenze), il numero di licenze o di posti assegnati, gli utenti associati, le iscrizioni completate, la data di scadenza della transazione e il numero di rinnovi.

Passando il mouse sulla riga della transazione, sarà visualizzata l’icona menu a fine riga. Premere l’icona e selezionare un’opzione dal menu a tendina. È possibile rinnovare le licenze manualmente, iscrivere utenti e assegnare o togliere le assegnazioni delle licenze.

Al momento dell’assegnazione di posti o di licenze agli utenti, selezionare quali rami, utenti o gruppi assegnare nel pannello a scomparsa. Premere Avanti per continuare. Selezionare i corsi a cui iscrivere gli utenti. Attenzione: gli abbonamenti possono essere associati ai rami; rimuovendo un utente da un ramo associato a un abbonamento, l’utente non potrà più utilizzare il proprio abbonamento. In base al tipo di associazione dell’abbonamento (posti o licenze), se l’opzione Consenti il Rimborso dei Posti oppure Consenti il Rimborso delle Licenze è attiva in piattaforma (Menu Amministrazione, sezione Abbonamenti, menu Impostazioni), l’utente riceverà un rimborso solo per gli abbonamenti collegati ai corsi non iniziati o non completati. Gli abbonamenti utilizzati per i corsi già completati non saranno rimborsati.

Premere Avanti per procedere e assegnare dei livelli agli utenti.

Se necessario, è possibile selezionare l’opzione per definire dei periodi di validità per le iscrizioni, quindi inserire le date di attivazione e di scadenza. Se necessario, inserire informazioni aggiuntive. Premere Conferma per terminare.

ATTENZIONE: Quando si configura il sistema affinché un Power User possa assegnare posti agli utenti, ricordare che:

– il Power User deve avere permessi di visualizzazione per i corsi;

– il Power User deve avere permessi di visualizzazione per gli utenti;

– il Power User deve avere permessi di visualizzazione per le iscrizioni;

– il Power User deve avere permessi di modifica per le iscrizioni;

– il Power User deve avere permessi di gestione dei posti per gli abbonamenti;

– il Power User deve avere visibilità dei corsi nel pacchetto