Creare e Gestire i Campi Aggiuntivi per gli Utenti

Come creare campi aggiuntivi per aggiungere dettagli all’utente

Ultimo Aggiornamento

Novembre 18th, 2019

Tempo di Lettura

8 min

Livello Utente

Introduzione

I campi aggiuntivi per gli utenti permettono di raccogliere informazioni riguardo gli utenti, oltre ai dati standard necessari per la creazione dell’utente (Username, Nome, Cognome, E-mail, Livello Utente). I campi aggiuntivi possono essere valorizzati dall’amministratore o dagli utenti stessi. Questo articolo spiega come creare e gestire i campi aggiuntivi per gli utenti.

Creare un Campo Aggiuntivo per gli Utenti

Per definire i campi aggiuntivi, connettersi come Superadmin, accedere al Menu Amministrazione cliccando sull’icona ingranaggio in alto a destra e premere Utenti nella sezione E-Learning. Cliccare il pulsante ellipsis in alto a destra, quindi selezionare l’opzione Campi Aggiuntivi. Nella pagina successiva, cliccare il pulsante Più.

Nel pannello a scomparsa, cliccare sull’icona globo, quindi selezionare la lingua di interesse dall’elenco. Selezionare quindi il Tipo di Campo dal menu a tendina scegliendo fra: Nuovo Campo a Tendina (per un massimo di 300 elementi per campo), Campo Testo, Iframe, Codice Fiscale, Nazione (con un elenco predefinito di nazioni), Nuovo Campo Data (visualizza un calendario), Nuovo Campo File, Nuovo Campo si/no, Nuovo campo di testo (ampio).
Aggiungere il nome del campo nell’area dedicata. Per il nuovo campo a tendina, inserire gli elementi visualizzati nel menu nel campo di testo corrispondente, premendo Nuovo Elemento dopo ogni elemento per aggiungerlo al menu.
Configurare il campo:
  • Campo Obbligatorio. Se questa opzione è abilitata, il campo sarà obbligatorio per il profilo dell’utente, che dovrà fornire le informazioni richieste al primo login in piattaforma. Questa opzione non è disponibile per i campi aggiuntivi di tipo Iframe.
  • Non visibile all’utente. Questo campo non sarà visibile all’utente quando visualizza il proprio profilo. Questo campo sarà invisibile anche ai Power User, anche se hanno i permessi per modificare il profilo dell’utente. Il campo sarà visibile solo ai Superadmin.

Premere Conferma per terminare.

Attenzione: è possibile definire un massimo di 50 campi aggiuntivi per l’utente in piattaforma.

Gestire i Campi Aggiuntivi per gli Utenti

Dopo la creazione,  il campo aggiuntivo sarà elencato insieme agli altri nella pagina principale. Passando il mouse sulla riga del campo, alla fine della riga saranno visualizzate le icone modifica cancella. Utilizzare la barra di ricerca nella parte superiore della sezione per eseguire delle ricerche.

All’interno della lista, è possibile organizzare l’ordine dei campi aggiuntivi trascinando la riga del campo aggiuntivo nella posizione desiderata. L’ordine verrà riprodotto nella scheda Campi aggiuntivi del pannello Gestione Utenti al momento della creazione o modifica dell’utente, e nella procedura di Autoregistrazione.

Se il campo aggiuntivo è stato aggiunto dopo la creazione o l’importazione degli utenti, il campo sarà automaticamente assegnato al file master della piattaforma. Per aggiornarne il contenuto, sarà necessario importare un nuovo file CSV per il nuovo campo, o creare una richiesta per spingere gli utenti a compilare il nuovo campo (se obbligatorio).

Per forzare la richiesta di compilazione, accedere al menu Configurazione (Menu Amministrazione, Configurazione, tab Utenti) e selezionare l’opzione Al login, l’utente dovrà compilare campi obbligatori relativi al proprio profilo.

Attenzione: se la piattaforma si integra con Salesforce, gli utenti saranno automaticamente associati ai campi aggiuntivi sfdc_user_type e sfdc_id, anche nel caso in cui non sia stata lanciata la prima sincronizzazione. Non è possibile cancellare o modificare questi campi aggiuntivi, poiché sono utilizzati per la gestione del processo di sincronizzazione fra i due sistemi.

Configurare la Visibilità dei Campi Aggiuntivi

E’ possibile assegnare campi aggiuntivi diversi ad ogni ramo dell’organigramma per ottimizzare la raccolta di informazioni relative agli utenti di diverse aziende, nazioni, uffici, o qualsiasi altro tipo di categoria necessaria per classificare gli studenti.

Dopo aver creato i campi aggiuntivi, scegliere quali assegnare ai rami dell’organigramma. Per abilitare questa opzione, accedere al Menu Amministrazione, quindi selezionare Configurazione nella sezione Impostazioni. Nel tab Utenti, nella sezione Opzioni, selezionare l’opzione per applicare la visibilità dei campi aggiuntivi in base rami dell’organigramma.

Ora è possibile iniziare a configurare i campi per ogni ramo. Accedere all’area di Gestione Utenti dal Menu Amministrazione. Nella pagina di gestione degli utenti, utilizzare il menu dei rami sul lato sinistro della pagina per selezionare un ramo. Passare con il mouse sulla riga del ramo e premere l’icona ellipsis.

Dal menu a tendina, selezionare Gestisci la visibilità dei campi aggiuntivi, quindi selezionare quali campi aggiuntivi assegnare al ramo e premere Conferma per terminare. I campi aggiuntivi utenti saranno disponibili solo per gli utenti assegnati a questo ramo (incluse le nuove assegnazioni). Ripetere l’operazione per ogni ramo dell’organigramma, in base alle esigenze.

Attenzione:  La visibilità per ramo è sempre prioritaria. Se un utente si trova in un ramo a cui sono assegnati alcuni campi aggiuntivi, e si assegnano all’utente dei campi aggiuntivi non assegnati al ramo, l’utente vedrà SOLO i campi assegnati al ramo. Questa regola si applica anche al momento dell’importazione o dell’aggiornamento degli utenti via CSV o SSO. La visibilità dei campi aggiuntivi sarà sempre prioritaria sulla visibilità dei campi aggiuntivi non applicata dall’assegnazione dei rami.

In qualità di Superadmin, al momento della creazione o della modifica degli utenti, sarà possibile assegnare gli utenti ai rami e visualizzare tutti i campi aggiuntivi. Quando si modifica un utente e si visualizzano tutti i suoi campi aggiuntivi nella tab Campi Aggiuntivi del pannello Modifica Utente sulla destra della pagina, nella parte superiore della tab si visualizza l’elenco di tutti i campi aggiuntivi associati ai rami a cui l’utente è stato assegnato, mentre nella parte inferiore della tab si visualizza l’elenco di tutti i campi aggiuntivi che non sono associati ai rami a cui l’utente è stato assegnato. In questo modo, le personalizzazioni configurate per i campi aggiuntivi per ogni ramo dell’organigramma saranno chiaramente evidenti.

campi aggiuntivi associati ai rami

Prestare attenzione quando si esegue questa operazione in qualità di Power User o quando la app Multidomain è attiva, poiché potrebbe limitare la visibilità di alcuni rami o campi aggiuntivi. Si noti che quando non è selezionato alcun campo aggiuntivo per nessun ramo, la sezione campo aggiuntivo utente elenca tutti i campi aggiuntivi utente definiti in piattaforma.

Attenzione: spostando gli utenti fra i rami, la visibilità di alcuni campi aggiuntivi potrebbe cambiare, e gli utenti potrebbero essere assegnati ad un ramo con campi aggiuntivi obbligatori, quindi l’utente potrebbe dover completare questi campi aggiunti per accedere alla piattaforma.

Creare un Campo Aggiuntivo Iframe

Per creare un campo aggiuntivo di tipo Iframe, selezionare l’opzione Iframe dal menu a tendina Tipo di Campo al momento della creazione del campo aggiuntivo. Inserire il nome del campo, l’URL dell’Iframe, l’altezza dell’Iframe, il salt secret e il client Oauth2.

L’URL e l’altezza dell’Iframe sono gli unici campi obbligatori, ma consigliamo di compilare tutti i campi per una configurazione corretta. I campi aggiuntivi di tipo Iframe non possono essere configurati come obbligatori. Configurare le opzioni del campo (fare riferimento ai capitoli precedenti per ulteriori informazioni) e premere Conferma.

Alcune fonti di contenuto esterno potrebbero disporre di meccanismi di sicurezza. In questo caso, si richiede di utilizzare un client OAuth già configurato in precedenza. Fare clic sul pulsante Configurazione per aggiungere il Salt Secret per l’Iframe e ripeterloQuindi, se necessario, selezionare l’OAuth Client dal menu a tendina. Fornendo il salt secret, si aggiunge un checksum ai dati, assicurando così che le credenziali per l’accesso siano conservate in modo sicuro. Se non si aggiunge il salt secret, il contenuto dell’Iframe verrà lanciato dalla propria piattaforma senza che parametri aggiuntivi vengano richiesti dal fornitore del contenuto. Ulteriori informazioni sui salt secret sono disponibili qui.

Quando l’utente apre l’Iframe nella piattaforma, lo username e lo user ID saranno passati all’Iframe via POSTMESSAGE. Per gli studenti, l’Iframe sarà visualizzato nella sezione Campi Aggiuntivi al momento della modifica del profilo.

Tipi di Campi Aggiuntivi per gli Utenti

In piattaforma, diversi tipi di campo sono disponibili come campi aggiuntivi per gli utenti. Il tipo di campo determina il formato in cui il campo viene popolato.

  • Campo a tendina: questo campo consente di creare una lista di opzioni che possono essere selezionate come valore del campo aggiuntivo.
  • Campo di testo: questo campo consente di aggiungere del testo libero (in una singola stringa, con spazi) per popolare il campo aggiuntivo. Il limite è 255 caratteri.
  • IFRAME: questo campo consente di inserire un Iframe di una pagina web esterna (a condizione che la pagina possa essere inserita come Iframe).
  • Codice Fiscale: questo campo consente di aggiungere un codice unico come ad esempio il Tax ID Number (Codice Fiscale) o una stringa unica di numeri (originalmente creata come numero del Codice Fiscale per i clienti italiani) come valore del campo aggiuntivo.
  • Nazione: questo campo consente di aggiungere un paese da un elenco predefinito (standard ISO 3166-1) come valore del campo aggiuntivo.
  • Campo data: questo campo consente di aggiungere una data come valore del campo aggiuntivo. Gli utenti selezioneranno da un calendario la data per popolare il campo.
  • Campo file: questo campo consente agli Admin o agli utenti di importare un file PNG o JPG nel profilo dell’utente. Un esempio è la carta d’identità o la patente dell’utente. Fare riferimento alla sezione Suggerimenti e Consigli d’Uso qui sotto per ulteriori informazioni.
  • Campo sì/no: questo campo consente di utilizzare una risposta “Sì” o “No” come valore del campo aggiuntivo.
  • Campo di testo libero (ampio): questo campo consente di popolare il campo aggiuntivo con del testo libero (spazi e righe vuote inclusi). Il limite è di 65.000 caratteri.

I campi aggiuntivi vengono utilizzati per creare regole per popolare i gruppi aggiungendo utenti. Per ulteriori informazioni sui gruppi, fare riferimento a questo articolo.

Suggerimenti e Consigli d’Uso

Scegli i Campi con Attenzione

I campi aggiuntivi sono principalmente utilizzati  per ottenere ulteriori informazioni per i report, per creare gruppi dinamici e per iscrivere automaticamente gruppi di utenti ai corsi. Se non si utilizzano i campi aggiuntivi utenti in questi casi, rivolgersi a un membro del team Global Customer Success di Docebo per valutare se i campi aggiuntivi corrispondono alle proprie esigenze.

Aggiorna i Campi Aggiuntivi

Assicurarsi che le informazioni raccolte con i campi aggiuntivi siano aggiornate e facilmente reperibili, così che la piattaforma e l’area Gestione Utenti siano sempre aggiornate e in ordine. Ad esempio, se si utilizza un’integrazione come ADFS, assicurarsi che siano presenti tutti i campi aggiuntivi che si desidera passare alla piattaforma. Questo è valido anche per gli aggiornamenti .CSV. Infine, assicurarsi che i database siano coerenti.

Visibilità

Permettendo agli utenti di modificare i campi aggiuntivi a loro visibili, è possibile permettere loro di spostarsi da un gruppo all’altro, e di modificare i cataloghi a loro visibili. Per esempio, è possibile creare dei cataloghi divisi in diverse linee di prodotto, ruoli e anzianità dell’utente (Principiante, Normale, Avanzato, Esperto), e così via.

Sii Organizzato

Quando si visualizzano i campi aggiuntivi nell’area Gestione Utenti, è possibile utilizzare filtri e vari tipi di visualizzazione per nascondere o filtrare le informazioni. In questo modo, sarà possibile ridurre notevolmente il numero di informazioni visualizzate.

Fai Attenzione all’Inserimento Manuale degli Utenti

In alcuni casi – rari, per fortuna- potrebbe essere complicato risalire ad alcuni dati utente in piattaforma. In questi casi, consigliamo di impostare il campo come obbligatorio e di renderlo visibile all’utente, che al primo login, per procedere, dovrà inserire le informazioni richieste. Per ridurre gli errori di inserimento, evitare i campi di testo libero e preferire invece l’utilizzo di campi in cui l’utente non deve digitare le risposte manualmente.

Note sul tipo di campo aggiuntivo utente Campo file

Questo campo aggiuntivo è accessibile e può essere modificato dall’utente dalla sezione Il Mio Profilo. Solo qui è possibile caricare un nuovo file. Per scaricare il file già esistente, l’utente può accedervi dal widget Le Mie Attività e quindi dalla sezione Informazioni Aggiuntive. Per scaricare localmente il file, selezionarlo.

In quanto Amministratore, per accedere al file selezionare l’utente dalla pagina Utenti nella sezione E-Learning del menu amministrazione e scegliere di modificare un profilo utente. Nella fase Campi Aggiuntivi, si visualizzano i campi e si può selezionare il link del file per scaricarlo oppure si può caricare un file.

Esempi di Campi Aggiuntivi

Quella che segue è una lista di esempi di campi aggiuntivi:

  • regione
  • nazione
  • città
  • figura professionale
  • anzianità in azienda
  • anzianità nel ruolo
  • gestione delle performance
  • data di assunzione
  • fine del contratto (data di scadenza)
  • reparto
  • inquadramento
  • genere