Creare e Gestire i Piani Formativi

Creare programmi formativi per gli utenti.

Ultimo Aggiornamento

23 Luglio 2020

Modulo Docebo

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Tempo di Lettura

7 min

Livello Utente

Introduzione

Docebo permette di creare piani formativi e di assegnarli a singoli utenti, rami dell’organigramma o gruppi. I piani formativi sono degli elenchi di corsi che l’utente deve seguire secondo un ordine preciso. I piani formativi possono essere personalizzati per attivare regole di iscrizione specifiche, acquisti di corsi, certificati, e molto altro. Vediamo come.

Questa è una funzionalità base di Docebo, disponibile per tutti i clienti.

Casi d’Uso

In qualità di Superadmin, è possibile utilizzare i piani formativi per veicolare il completamento dei corsi da parte degli studenti in modo sequenziale. Per esempio, si desidera che il Corso A sia completato prima del Corso B, e che il Corso B sia completato prima del Corso C e così via. In questo caso, è imperativo che gli utenti avanzino nel piano formativo completando i corsi nella sequenza definita dal Superadmin stesso. I piani formativi permettono di definire dei prerequisiti e mantenere alcuni corsi bloccati fino al completamento di altri corsi.

Configurazione Globale dei Piani Formativi

Il primo step è la configurazione dei parametri dei piani formativi. Connettersi alla piattaforma come Superadmin, quindi accedere al Menu Amministrazione cliccando l’icona ingranaggio in alto a destra, premere Configurazione nella sezione Impostazioni, quindi selezionare la sezione Piano Formativo. Nella sezione Reindirizzamento, selezionare l’opzione per reindirizzare gli studenti alla pagina principale del piano formativo al completamento dei corsi che compongono un piano formativo.

Configurazione Piani Formativi

Questa opzione funziona solo se la piattaforma è in grado di identificare il piano formativo di provenienza dell’utente. Premere Salva Modifiche per terminare.

Creare un Piano Formativo

Per creare un piano formativo, accedere al Menu Amministrazione, quindi selezionare Piani Formativi nella sezione E-Learning. Questa pagina elenca i piani formativi già configurati in piattaforma. Cliccare Nuovo Piano Formativo per iniziare la creazione di un nuovo piano formativo. La finestra pop-up utilizzata per creare il piano formativo è divisa in tre tab: Dettagli, Impostazioni e Condividi.

Nella tab Dettagli, definire il nome, la descrizione e il codice (opzionale) del piano formativo, quindi scegliere una thumbnail, o caricarne una. 

Spostarsi alla tab Impostazioni e definire se mostrare il piano formativo nei cataloghi. Quando si seleziona questa opzione, sarà visualizzata una terza tab, E-Commerce, per configurare il prezzo del piano formativo, e le relative opzioni di vendita. E’ possibile definire i giorni di validità del piano formativo, consentendo l’accesso solo per un numero di giorni dopo l’iscrizione, o dopo il primo accesso. Selezionare una delle opzioni disponibili, in base alle proprie preferenze:

  • Dopo il primo accesso al corso. Il numero di giorni è calcolato dal primo accesso effettuato ad uno qualsiasi dei corsi che compongono il piano formativo.
  • Dopo l’iscrizione al piano formativo. Il numero di giorni è calcolato dalla data di iscrizione dell’utente. Se l’utente è in attesa di essere approvato nel piano formativo (ad esempio perché il pagamento è in sospeso, o l’iscrizione è in attesa dell’approvazione dell’Admin), il periodo di validità ha inizio dalla data di approvazione dell’iscrizione.

Se Discover, Coach & Share è abilitato in piattaforma, è poissibile pubblicare il piano formativo in qualsiasi canale della piattaforma, ma ricorda che gli studenti lo vedranno solo se dispongono dei permessi di visibilità per il canale.

Infine, assegnare certificati, certificazioni e crediti al piano formativo, se necessario. Gli utenti potranno scaricare i certificati dalla pagina Le Mie Attività (tab Piani Formativi), o dalla pagina del piano formativo stesso. Le certificazioni sono disponibili dalla pagina Le Mie Attività, tab Certificazione.

I certificati per i piani formativi sono emessi solo quando l’utente ha completato TUTTI i corsi all’interno del piano formativo. Questa condizione vale anche se l’utente è iscritto solo ad alcuni corsi del piano formativo (e non a tutti).

Spostarsi alla tab Condividi, dove è possibile selezionare l’opzione per abilitare i link di iscrizione al piano formativo. Abilitando questa opzione, sarà possibile creare un link direttamente dalla piattaforma, e condividerlo con gli utenti all’esterno della piattaforma. Quando l’utente clicca sul link da un sito web esterno, sarà automaticamente iscritto al piano formativo.

Quando l’opzione Mostra questo piano formativo nel catalogo corsi nella tab Impostazioni è selezionata, è possibile configurare anche la tab E-Commerce. Selezionare l’opzione Metti in vendita questo piano formativo per attivare le opzioni di vendita per il piano formativo. Definire il prezzo del piano formativo e se è possibile acquistarlo solo nel suo intero, o anche se è possibile acquistare i corsi individualmente. Nel secondo caso, il prezzo finale sarà la somma dei corsi selezionati. Ulteriori informazioni sull’E-Commerce in piattaforma.

Cancellare un Piano Formativo

Per cancellare un piano formativo, cliccare sull’icona corrispondente nella riga del piano. Quando si cancella un piano formativo, i corsi al suo interno non sono cancellati, e le iscrizioni degli utenti iscritti ai corsi inclusi nel piano formativo non sono automaticamente cancellate. Se si desidera annullare le iscrizioni degli utenti dai corsi inclusi in un piano informativo cancellato, è necessario eseguire la cancellazione manualmente.

Assegnare i Corsi al Piano Formativo

Per assegnare corsi al piano formativo, premere l’icona Corsi nella riga del piano formativo (nell’elenco dei piani formativi ). Nella finestra pop up, selezionare i corsi che si desidera aggiungere al piano e premere Conferma.

La piattaforma mostrerà l’elenco dei corsi nell’ordine in cui sono stati selezionati, ma è possibile modificare l’ordine con l’icona Sposta (le frecce incrociate), quindi spostando i corsi nell’ordine desiderato. E’ possibile definire un percorso formativo selezionando i prerequisiti.

Per esempio, per accedere al secondo corso dell’elenco è necessario completare il primo. Nell’area Prerequisiti, è possibile scegliere di sbloccare un corso solo dopo che lo studente ha completato quello precedente. Selezionare il corso che si desidera sia il prerequisito di un altro corso, quindi premere Conferma. E’ possibile definire dei requisiti su base temporale (es. il terzo corso del piano formativo sarà messo a disposizione tre giorni dopo che lo studente ha completato il secondo corso). Se necessario, ripetere la procedura per tutti i corsi inclusi nel piano.

E’ possibile aggiungere o rimuovere corsi al piano formativo in qualsiasi momento, ma questa operazione influirà sulla percentuale di completamento del piano formativo stesso. Per esempio, se un piano formativo è composto da tre corsi, e lo studente ne completa due, la percentuale di completamento del piano formativo sarà del 67%. Aggiungendo un corso al piano, la percentuale di completamento si ridurrà al 50%.

Assegnare gli Utenti al Piano Formativo

Dopo aver creato un piano formativo, è possibile associare gli utenti. Selezionare l’icona nella colonna Utenti Associati nella riga del piano formativo (nell’elenco della pagina di gestione dei piani formativi). Nella finestra pop up, selezionare gli utenti, i gruppi, i rami o i ruoli. Premere Conferma per completare la procedura.

Attenzione: quando si selezionano dei rami di utenti dell’organigramma da iscrivere a un piano formativo, si noti che, per rendere più semplice e veloce la selezione dei rami, si vedrà un campo di testo in cui digitare il nome del ramo, in sostituzione all’elenco di rami da selezionare, nel caso in cui il numero di rami in piattaforma sia superiore a 1000.

Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni su come gli utenti possono accedere e navigare i piani formativi. Se il piano formativo fa parte di un catalogo, gli utenti potranno acquistare il piano o auto-iscriversi (in base alla configurazione del catalogo del corso e del piano formativo stesso).

Se un Superadmin si incrive ad un piano formativo, in Modalità Studente dovrà soddisfare gli stessi prerequisiti degli studenti per sbloccare i corsi del piano. Se un corso all’interno di un piano formativo è accessibile solo dopo il completamento di un altro corso, i Superadmin dovranno completare il corso per definito come prerequisito per procedere con la formazione e completare il piano formativo. In qualità di Superadmin, è comunque possibile gestire i corsi bloccati dall’area di Gestione Corsi del Menu Amministrazione.

Attenzione: quando un utente cancella l’iscrizione ad un piano formativo, l’iscrizione ai corsi contenuti in quel piano formativo non viene cancellata.

Annullare l’Iscrizione degli Utenti da un Piano Formativo

Per annullare l’iscrizione di un utente da un piano formativo, cliccare l’icona iscrivi utenti nella riga del piano formativo per accedere all’elenco degli utenti iscritti. Cliccare ora l’icona X nella riga dell’utente per cui si desidera annullare l’iscrizione.

Nella finestra pop-up, definire se annullare l’iscrizione dell’utent anche dai corsi inclusi nel piano formativo. Ricorda che l’iscrizione non sarà annullata per i corsi condivisi con altri piani formativi. Quando si seleziona questa opzione, sarà anche possibile scegliere se mantenere l’iscrizione per i corsi con stato completato e/o in corso.

Inoltre, in caso di cancellazione dell’iscrzione, non sarà eseguito il reset del tracciamento dei materiali didattici inclusi nei corsi. Nel caso in cui l’utente sia re-inscritto al corso, lo stato di completamento del materiale didattico sarà ripristinato.

Premere Conferma per completare l’operazione. In base al numero di cacellazioni, potrebbe essere lanciata un’attività di background.

Consigli d’Utilizzo

Utilizzare un piano formativo per:

  • generare un programma formativo misto
  • gestire un corso molto esteso da suddividere in corsi più piccoli
  • forzare gli studenti a completarei dei corsi secondo una sequenza predefinita

Per un’esperienza ottimale, si consiglia di:

  • definire una descrizione del piano formativo breve, per concentrarsi meglio sulla lista dei corsi nella prima pagina del piano formativo
  • creare un materiale didattico (come una pagina HTML) come introduzione del piano formativo all’interno primo corso e un materiale didattico contenente la conclusione nell’ultimo corso
  • impostare dei prerequisiti chiari e comprensibili per gli utenti, in particolar modo se nel piano formativo sono presenti corsi in aula ed e-learning
  • se ci sono dei corsi configurati per la vendita attraverso la app E-Commerce, che fanno anche parte di un piano formativo non in vendita, gli utenti potranno accedere a quei corsi senza aquistarli, passando dal piano formativo

Gestire diverse certificazioni nello stesso piano formativo:

Se necessario, è possibile creare un piano formativo con diverse certificazioni allegate. Assegnare la certificazione creata con la app Certificazioni e Riqualificazione ai corsi inclusi nel piano formativo, non a livello di piano formativo. Ad esempio, è possibile definire un piano formativo che include corsi e-learning con certificazioni a rinnovo annuale, e corsi in aula con certificazioni che si rinnovano ogni tre anni.

Gestire piani formativi in più lingue

Se gli studenti in piattaforma parlano più lingue (per esempio italiano ed inglese), è possibile creare un piano formativo dove ogni corso è proposto in tutte le lingue necessarie agli studenti e definendo come equivalenti le versioni in lingue diverse dello stesso corso. In questo modo, agli studenti basterà frequentare il corso nelle lingua che preferiscono per avanzare nel piano formativo, indipendentemente dalla lingua scelta.