Creare e Gestire i Piani Formativi

Creare programmi formativi per gli utenti.

Ultimo Aggiornamento

Ottobre 8th, 2019

Tempo di Lettura

6 min

Livello Utente

Introduzione

Docebo permette di creare piani formativi e di assegnarli a singoli utenti, rami dell’organigramma o gruppi. I piani formativi sono degli elenchi di corsi che l’utente deve seguire secondo un ordine preciso. I piani formativi possono essere personalizzati per attivare regole di iscrizione specifiche, acquisti di corsi, certificati, e molto altro. Vediamo come.

Questa è una funzionalità base di Docebo, disponibile per tutti i clienti.

Configurazione Globale dei Piani Formativi

Il primo step è la configurazione dei parametri dei piani formativi. Connettersi alla piattaforma come Superadmin, quindi accedere al Menu Amministrazione cliccando l’icona ingranaggio in alto a destra, premere Configurazione nella sezione Impostazioni, quindi selezionare la sezione Piano Formativo. Nella sezione Reindirizzamento, selezionare l’opzione per reindirizzare gli studenti alla pagina principale del piano formativo al completamento dei corsi che compongono un piano formativo.

Configurazione Piani Formativi

Questa opzione funziona solo se la piattaforma è in grado di identificare il piano formativo di provenienza dell’utente. Premere Salva Modifiche per terminare.

Creare un Piano Formativo

Per creare un piano formativo, accedere al Menu Amministrazione e premere Piani Formativi nella sezione E-Learning. La pagina dedicata ai piani formativi è composta dal pulsante Nuovo Piano Formativo nella parte superiore della pagina e dall’elenco dei piani formativi esistenti nella parte inferiore della pagina. Premere Nuovo Piano Formativo per iniziare. Si aprirà una finestra pop up con tre tab: Dettagli, Impostazioni e Condividi.

Creare un Piano Formativo

Nella tab Dettagli, completare i campi relativi a nome, descrizione e codice (facoltativo) del piano formativo, quindi scegliere una thumbnail esistente o caricarne una nuova. Spostarsi alla tab Impostazioni e selezionare se si desidera mostrare il piano formativo nel catalogo dei corsi. Se si seleziona questa opzione, apparirà una quarta tab, E-Commerce. Nella tab Impostazioni, definire il numero di giorni di validità permettendo agli utenti di accedervi solo per un numero limitato di giorni dopo l’iscrizione. Docebo dispone di due opzioni per il calcolo del numero di giorni:

  • Dopo il primo accesso al corso. Il numero di giorni è calcolato in base al primo accesso dell’utente al corso o al piano formativo. Per i piani formativi, significa il primo accesso ad uno qualsiasi dei corsi inclusi nel piano.
  • Dopo l’iscrizione al piano formativo. Il numero di giorni è calcolato in base al momento dell’iscrizione dell’utente al corso o al piano formativo. Se l’utente è in lista di attesa per il corso o il piano formativo (per via di pagamenti E-Commerce in sospeso, o in attesa dell’approvazione dell’Admin), il periodo di validità inizia dalla data di approvazione dell’iscrizione. Selezionando questa opzione, e l’opzione che permette di aggiornare la data di scadenza di tutte le iscrizioni dove l’utente ha iniziato il corso, la piattaforma eseguirà un ricalcolo delle date di scadenza in base alle date di iscrizione, invece della data di primo accesso al corso.

Selezionando l’opzione per definire la data di validità Dopo l’Iscrizione al Piano Formativo, l’opzione Aggiorna le date di scadenza dell’iscrizione quando gli utenti iniziano questo piano formativo sarà modificata in Aggiorna tutte le date di scadenza di iscrizione quando gli utenti si sono già iscritti a questo piano formativo.

Si noti che se ci sono dei giorni di validità associati a uno dei corsi nel piano formativo che scadono prima della scadenza del piano formativo, gli utenti non potranno accedere a questi corsi, anche se fanno parte del piano formativo. La prima data di scadenza, che sia a livello di corso o a livello di piano formativo, impedisce l’accesso dell’utente al corso.

Se il modulo Coach & Share è attivo in piattaforma, è possibile selezionare i canali a cui assegnare il piano formativo. Infine, è possibile assegnare certificati, certificazioni e crediti al piano formativo.

Attenzione: I certificati per i piani formativi sono emessi solo quando un utente ha completato TUTTI i corsi del piano. Questa regola riguarda anche gli utenti iscritti ad alcuni, e non a tutti, i corsi di un piano formativo.

Spostarsi alla tab Condividi, dove è possibile selezionare l’opzione per abilitare i deep link per il piano formativo. Questo significa che è possibile creare un link all’interno della piattaforma da condividere con utenti all’esterno della piattaforma. Cliccando sul link da un sito web esterno, gli utenti saranno automaticamente iscritti al piano.

Se si è selezionata l’opzione Mostra questo piano formativo nel catalogo corsi nella tab Impostazioni, è possibile configurare le impostazioni nella tab E-Commerce. Se si vuole vendere il piano formativo, selezionare l’opzione Metti in vendita questo piano formativo. È quindi possibile decidere il prezzo del piano formativo, così come determinare se i corsi inclusi nel piano devono essere venduti tutti insieme, oppure se i corsi possono essere venduti individualmente. In questo ultimo caso, il prezzo finale sarà quindi la somma dei prezzi dei singoli corsi selezionati. La valuta in cui viene offerto il corso viene configurata nelle impostazioni dell’E-Commerce.

Premere Conferma per concludere la creazione del nuovo piano formativo.
È possibile modificare cancellare un piano formativo cliccando sulle icone corrispondenti nella riga del piano formativo.

Assegnare i Corsi al Piano Formativo

Per assegnare corsi al piano formativo, premere l’icona Corsi nella riga del piano formativo (nell’elenco dei piani formativi ). Nella finestra pop up, selezionare i corsi che si desidera aggiungere al piano e premere Conferma.

La piattaforma mostrerà l’elenco dei corsi nell’ordine in cui sono stati selezionati, ma è possibile modificare l’ordine con l’icona Sposta (le frecce incrociate), quindi spostando i corsi nell’ordine desiderato. E’ possibile definire un percorso formativo selezionando i prerequisiti.

Per esempio, per accedere al secondo corso dell’elenco è necessario completare il primo. Nell’area Prerequisiti, è possibile scegliere di sbloccare un corso solo dopo che lo studente ha completato quello precedente. Selezionare il corso che si desidera sia il prerequisito di un altro corso, quindi premere Conferma. E’ possibile definire dei requisiti su base temporale (es. il terzo corso del piano formativo sarà messo a disposizione tre giorni dopo che lo studente ha completato il secondo corso). Se necessario, ripetere la procedura per tutti i corsi inclusi nel piano.

Assegnare gli Utenti al Piano Formativo

Dopo aver creato un piano formativo, è possibile associare gli utenti. Selezionare l’icona nella colonna Utenti Associati nella riga del piano formativo (nell’elenco della pagina di gestione dei piani formativi). Nella finestra pop up, selezionare gli utenti, i gruppi, i rami o i ruoli. Premere Conferma per completare la procedura.

Attenzione: quando si selezionano dei rami di utenti dell’organigramma da iscrivere a un piano formativo, si noti che, per rendere più semplice e veloce la selezione dei rami, si vedrà un campo di testo in cui digitare il nome del ramo, in sostituzione all’elenco di rami da selezionare, nel caso in cui il numero di rami in piattaforma sia superiore a 1000.

Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni su come gli utenti possono accedere e navigare i piani formativi. Se il piano formativo fa parte di un catalogo, gli utenti potranno acquistare il piano o auto-iscriversi (in base alla configurazione del catalogo del corso e del piano formativo stesso).

Se un Superadmin si incrive ad un piano formativo, in Modalità Studente dovrà soddisfare gli stessi prerequisiti degli studenti per sbloccare i corsi del piano. Se un corso all’interno di un piano formativo è accessibile solo dopo il completamento di un altro corso, i Superadmin dovranno completare il corso per definito come prerequisito per procedere con la formazione e completare il piano formativo. In qualità di Superadmin, è comunque possibile gestire i corsi bloccati dall’area di Gestione Corsi del Menu Amministrazione.

Attenzione: quando un utente cancella l’iscrizione ad un piano formativo, l’iscrizione ai corsi contenuti in quel piano formativo non viene cancellata.

Consigli d’Utilizzo

Utilizzare un piano formativo quando:

  • si ha l’esigenza di generare un programma formativo misto
  • si ha un corso molto esteso da dividere in corsi più piccoli

Per un’esperienza migliore, si consiglia di:

  • mantenere la descrizione del piano formativo la più breve possibile, per concentrarsi meglio sulla lista dei corsi nella prima pagina del piano formativo
  • creare un materiale didattico (ad es. pagina HTML) contenente un’introduzione del piano formativo nel primo corso e un materiale didattico contenente la conclusione nell’ultimo corso
  • impostare dei prerequisiti chiari e comprensibili per gli utenti, in particolar modo se nel piano formativo sono presenti corsi in aula ed e-learning

Gestire diverse certificazioni nello stesso piano formativo:

Se necessario, è possibile creare un piano formativo con diverse certificazioni allegate. Assegnare la certificazione creata con la app Certificazioni e Riqualificazione ai corsi inclusi nel piano formativo, non a livello di piano formativo. Ad esempio, è possibile definire un piano formativo che include corsi e-learning con certificazioni a rinnovo annuale, e corsi in aula con certificazioni che si rinnovano ogni tre anni.

Assegnare gli Utenti al Piano Formativo

Dopo aver creato un piano formativo, è possibile associare gli utenti. Selezionare l’icona nella colonna Utenti Associati nella riga del piano formativo (nell’elenco della pagina di gestione dei piani formativi). Nella finestra pop up, selezionare gli utenti, i gruppi, i rami o i ruoli. Premere Conferma per completare la procedura.

Attenzione: quando si selezionano dei rami di utenti dell’organigramma da iscrivere a un piano formativo, si noti che, per rendere più semplice e veloce la selezione dei rami, si vedrà un campo di testo in cui digitare il nome del ramo, in sostituzione all’elenco di rami da selezionare, nel caso in cui il numero di rami in piattaforma sia superiore a 1000.

Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni su come gli utenti possono accedere e navigare i piani formativi. Se il piano formativo fa parte di un catalogo, gli utenti potranno acquistare il piano o auto-iscriversi (in base alla configurazione del catalogo del corso e del piano formativo stesso).

Se un Superadmin si incrive ad un piano formativo, in Modalità Studente dovrà soddisfare gli stessi prerequisiti degli studenti per sbloccare i corsi del piano. Se un corso all’interno di un piano formativo è accessibile solo dopo il completamento di un altro corso, i Superadmin dovranno completare il corso per definito come prerequisito per procedere con la formazione e completare il piano formativo. In qualità di Superadmin, è comunque possibile gestire i corsi bloccati dall’area di Gestione Corsi del Menu Amministrazione.

Consigli d’Utilizzo

Utilizzare un piano formativo quando:

  • si ha l’esigenza di generare un programma formativo misto
  • si ha un corso molto esteso da dividere in corsi più piccoli

Per un’esperienza migliore, si consiglia di:

  • mantenere la descrizione del piano formativo la più breve possibile, per concentrarsi meglio sulla lista dei corsi nella prima pagina del piano formativo
  • creare un materiale didattico (ad es. pagina HTML) contenente un’introduzione del piano formativo nel primo corso e un materiale didattico contenente la conclusione nell’ultimo corso
  • impostare dei prerequisiti chiari e comprensibili per gli utenti, in particolar modo se nel piano formativo sono presenti corsi in aula ed e-learning

Gestire diverse certificazioni nello stesso piano formativo:

Se necessario, è possibile creare un piano formativo con diverse certificazioni allegate. Assegnare la certificazione creata con la app Certificazioni e Riqualificazione ai corsi inclusi nel piano formativo, non a livello di piano formativo. Ad esempio, è possibile definire un piano formativo che include corsi e-learning con certificazioni a rinnovo annuale, e corsi in aula con certificazioni che si rinnovano ogni tre anni.