Attivare e Gestire la App Regole di Iscrizione

Creare regole di iscrizione per automatizzare il processo di iscrizione

Ultimo Aggiornamento

22 Luglio 2020

Modulo Docebo

App

Tempo di Lettura

4 min

Livello Utente

Introduzione

La App Regole di Iscrizione di Docebo permette di iscrivere gruppi e rami specifici dell’organigramma a corsi e piani formativi. Questo articolo è una guida all’attivazione della app, alla creazione delle regole di iscrizione e alla gestione dei log di tali regole.

Caso d’Uso

La app Regole di Iscrizion è utile per iscrivere gli utenti automaticamente a corsi e piani formativi sulla base del gruppo o il ramo a cui sono assegnati. Per esempio, quando si aggiungono utenti in piattaforma, sono assegnati al gruppo Nuovi Assunti in base alla data di assunzione ricavata da un campo aggiuntivo. E’ possibile definire una regola di iscrizione in modo che, una volta aggiunti al gruppo, gli utenti saranno automaticamente iscritti ai corsi e i piani formativi di onboarding.

Attivare la App Regole di Iscrizione

Connettersi alla piattaforma come Superadmin, accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra. Cliccare Aggiungi Nuove Applicazioni, quindi Caratteristiche Aggiuntive di Docebo.

Identificare la App Regole di Iscrizione nell’elenco, quindi premere Provala Gratuitamente. Leggere le informazioni nella finestra pop up e premere nuovamente Provala Gratuitamente.  La app è ora attiva in piattaforma.

Creare e Gestire le Regole di Iscrizione

Per creare e gestire le regole di iscrizione, accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio. Identificare la sezione Regole di Iscrizione e premere Gestione. Nella parte superiore della pagina sono disponibili due pulsanti. La parte inferiore della pagina invece visualizza l’elenco di tutte le regole di iscrizione disponibili in piattaforma, complete di dettaglio.

Per creare una nuova regola, premere Nuova Regola e inserire il titolo della regola nel campo di testo. Selezionare i gruppi o rami da ssegnare alla regola dal menu a tendina Da. Assegnando un nuovo utente ad un gruppo o ad un ramo dell’organigramma, la piattaforma lo iscriverà automaticamente ai corsi o ai piani formativi associati alla regola.

Attenzione: quando si selezionano rami di utenti dell’organigramma per l’iscrizione automatica, si noti che, per rendere più semplice e veloce la selezione dei rami, si vedrà un campo di testo in cui digitare il nome del ramo, in sostituzione all’elenco di rami da selezionare, nel caso in cui il numero di rami in piattaforma sia superiore a 1000.

Nel menu a tendina A, selezionare se assegnare gli utenti a corsi o a piani formativi. Così facendo, quando si assegnano nuovi utenti ad un gruppo o ad un ramo saranno automaticamente iscritti a corsi o piani formativi indicati. Premere Avanti per continuare.

La nuova regola di iscrizione sarà visualizzata nell’elenco della pagina, che indica il titolo della regola, e il tipo. L’icona utenti alla fine della riga permette di gestire i gruppi o i rami assegnati alla regola. L’icona elenco permette di gestire i corsi e i piani formativi assegnati alla regola.

Cliccare l’icona utenti e selezionare quali rami o gruppi assegnare alla regola. Premere Conferma per terminare. Se un ramo è gestito dal Power User e il ramo ha regole di iscrizione specifiche, quando il Power User crea un utente nel ramo il nuovo utente sarà iscritto ai corsi e ai piani formativi inclusi nella regola di iscrizione applicata al ramo, anche se il Power User non ha permessi di gestione o posti per quei corsi e piani formativi.

Cliccare l’icona elenco e selezionare i corsi o piani formativi da assegnare alla regola. Premere Conferma per terminare. E’ possibile utilizzare queste icone in qualsiasi momento per modificare gruppi, rami, corsi e piani formativi associati alla regola.

Le regole di iscrizione non sono retroattive. Gli utenti che sono stati assegnati al gruppo o al ramo prima della creazione della regola non saranno iscritti al corso o al piano formativo. La regola ha lo scopo di iscrivere gli utenti inseriti nel gruppo o nel ramo dopo la creazione della regola ai corsi o ai piani formativi. Inoltre, le regole di iscrizion non sono valide per gli utenti disattivati.

Se si utilizza la notifica Riassunto: l’utente si è iscritto a un corso, premere l’icona campana e configurare l’opzione per fare in modo che la notifica sia sincronizzata alla regola di iscrizione. E’ possibile completare questa azione solo dopo aver abilitato l’opzione Invio di notifica immediato per le azioni di iscrizione massiva nella tab Opzioni Avanzate del menu Configurazione e quindi aver configurato la notifica di Riassunto in modo da essere lanciata automaticamente. I gruppi e i rami definiti nella regola di iscrizione devono corrispondere ai gruppi e ai rami definiti nella notifica.

Dopo aver premuto l’icona campana, selezionare la notifica che si desidera attivare con la regola nella finestra pop-up, quindi premere Conferma.

Attivare le Regole di Iscrizione

Infine, attivare la regola di iscrizione premendo l’icona check mark nella riga della regola, portandola da grigia a verde. La regola può essere disattivata in qualsiasi momento premendo nuovamente l’icona check mark, facendola tornare grigia.

Dopo aver creato e attivato le regole, è possibile modificarle o cancellarle in qualsiasi momento utilizzando le icone corrispondenti alla fine della riga della regola.

Gestire i Log delle Regole di Iscrizione

E’ possibile visualizzare tutti gli utenti assegnati ai corsi e piani formativi  associati alle regole di iscrizione analizzando i log messi a disposizione nella pagina di gestione dellla App. Premere Mostra Log nella parte superiore della pagina. Questa pagina mostra tutte le azioni legate alle regole di iscrizione create e attivate in piattaforma. Ogni riga visualizza data e ora dell’azione e il tipo di azione.

Cliccare sull’icona persone per annullare l’azione automatica, in modo che l’iscrizione degli utenti ai corsi e ai piani formativi sia annullata. E’ necessario confermare l’azione per procedere. Cliccare sull’icona elenco per visualizzare l’elenco degli utenti assegnati ai corsi e ai piani formativi coinvolti nell’azione. Cliccare l’icona persone nella riga dell’utente per annullare l’iscrizione automatica, annullando l’iscrizione dai corsi e dai relativi materiali didattici.