Creare Nuovi Utenti

Creare e configurare nuovi utenti

Ultimo Aggiornamento

11 Giugno 2020

Modulo Docebo

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Tempo di Lettura

5 min

Livello Utente

Introduzione

La piattaforma Docebo è una rete chiusa a protetta, e consente quindi l’accesso solo agli utenti registrati. I Superadmin possono scegliere fra tre tipi di registrazione al momento della creazione dell’utente:

  • l’utente deve essere creato e registrato dall’amministratore;
  • l’utente può auto-registrarsi;
  • l’utente può registrarsi attraverso un’auto-registrazione moderata dall’amministratore.

La prima opzione è adatta alle configurazioni in cui solo l’amministratore gestisce le registrazioni e le iscrizioni ai corsi. Le altre due opzioni permettono agli utenti di autoregistrarsi e di connettersi alla piattaforma liberamente. Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni sulle tipologie di registrazione disponibili.

 Questo articolo illustra la procedura di creazione e registrazione degli utenti da parte del Superadmin.

Creare un Nuovo Utente

Per creare un nuovo utente, connettersi alla piattaforma come Superadmin. Accedere al Menu Amministrazione cliccando sull’icona ingranaggio in altro a destra. Nella sezione E-Learning, selezionare la voce di menu Utenti. Nella pagina principale Utenti, premere il pulsante più in altro, quindi Nuovo Utente.

Compilare i campi della pagina Informazioni Generali del menu a scomparsa. Consigliamo di compilare tutti i campi, anche quelli non obbligatori. I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco rosso *. Alcune note riguardo questa sezione:

  • Username. Deve essere unico, e facilmente identificabile dall’amministratore e dall’utente.
  • Livello. Selezionare il livello dell’utente in piattaforma dal menu a tendina. Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni sul livelli utente.
  • Email. Sebbene questo campo non sia obbligatorio, è altamente consigliato inserire l’indirizzo email dell’utente per poterlo contattare con newsletter e altre notifiche (come la notifica Password Dimenticata) via email.
  • Nome e Cognome. Sebbene non sia obbligatorio inserire queste informazioni, è altamente consigliato affinché altre aree della piattaforma, come le notifiche e i certificati, possano visualizzare il nome completo dell’utente.
  • Password. E’ possibile accedere alla configurazione delle password dall’area di  Configurazione della piattaforma. Ulteriori informazioni riguardo la policy delle password sono disponibili in questo articolo. Se l’utente raggiunge il numero massimo di tentativi di inserimento password falliti, l’intero indirizzo IP pubblico dell’utente viene bloccato e l’utente non potrà accedere alla piattaforma per dieci minuti. L’amministratore non può forzare manualmente il reset della password dalla piattaforma.
  • Forza gli utenti a cambiare la propria password al primo accesso. Questa opzione obbliga l’utente a cambiare la password assegnatagli dall’amministratore al primo accesso in piattaforma.
  • Scadenza. Premere l’icona calendario, e selezionare la data di scadenza dell’utente in piattaforma. Per cancellare la data di scadenza dell’utente, premere l’icona X accanto al campo.  Ulteriori informazioni riguardo gli utenti scaduti sono disponibili in questo articolo.
  • Attiva l’utente al termine del processo di creazione. Attivando questa opzione, l’utente sarà creato alla pressione del tasto Crea, dopo aver compilato tutti i campi del form.
  • Invia al nuovo utente la notifica “Utente Creato (dall’amministratore)”. Questa opzione è attiva di default. Alla fine del processo di creazione, il nuovo utente riceverà via email la notifica Utente Creato (dall’amministratore). Ulteriori informazioni riguardo questa opzione sono disponibili nelle prossime sezioni di questo articolo.
  • Lingua. Seleziona la lingua preferita dell’utente. L’utente potrà modificare la lingua di preferenza dalla pagina principale di gestione degli utenti, cliccando sull’icona carta e penna e accedendo alla sezione Preferenze.
  • Fuso Orario. Seleziona il fuso orario dell’utente.

Premere Avanti per accedere alla seconda pagina di configurazione dell’utente, che permette di assegnarlo ai rami dell’organigramma. Selezionare la cartella dall’albero, o cercare il ramo dalla barra di ricerca. Nel caso in cui la piattaforma sia stata attivata dopo il 21 Ottobre 2019, non sarà possibile assegnare lo stesso utente a più rami. Premere Avanti dopo aver selezionato il ramo di interesse.

La terza pagina della procedura di creazione utente permette di definire i campi aggiuntivi. Dopo averli configurati, premere nuovamente Avanti. Se l’utente non è un responsabile, premere Crea Utente per terminare la procedura di creazione. Premere Controlla per rivedere i campi compilati, oppure Indietro per modificare la configurazione.

Una volta creato l’utente, è possibile iscriverlo direttamente ad un corso, o associarlo alle licenze. E’ possibile associare solo le licenze che sono visibili al ramo di assegnazione dell’utente. Seguire gli step del capitolo successivo per creare un utente Manager.

Modificare ed Eliminare un Utente

Per modificare un utente, dalla pagina Tutti gli Utenti, identificare l’utente che si vuole modificare, quindi premere l’icona ellipsis in fondo alla riga dell’utente e selezionare Modifica. Nel pannello a scomparsa, modificare le informazioni, quindi premere Aggiorna.

Per eliminare un utente, nella pagina Tutti gli Utenti identificare l’utente che si vuole eliminare, quindi premere l’icona ellipsis in fondo alla riga dell’utente e selezionare Cancella. Completando quest’azione, tutti i dati relativi all’utente verranno eliminati dalla piattaforma, inclusi il tracciamento del corso, contributi, domande e commenti.

Creare un Utente Manager

Nel processo di creazione di un nuovo utente, è possibile definire degli utenti Manger e associarli ai membri del loro team. Eseguire la creazione dell’utente come descritta nel capitolo precedente fino al raggiungimento della quarta pagina: Membri del Team.

In questa pagina, attivare l’opzione Questo utente gestisce un team. Nei campi ManagerRuolo, digitare il nome del manager e il suo ruolo. Selezionare quindi i membri del team del manager dall’elenco degli utenti o utilizzare la barra di ricerca per cercarli.

E’ possibile aggiungere il ruolo dell’utente, il manager diretto e quello funzionale. Fare riferimento a questi articoli per ulteriori informazioni riguardo la funzionalità di My Team disponibile in piattaforma.

Premere infine Crea Utente per terminare la procedura di creazione.Premere Controlla per rivedere i campi compilati, oppure Indietro per modificare la configurazione.Una volta creato l’utente, è possibile iscriverlo direttamente ad un corso o ad un piano formativo, o associarlo alle licenze. E’ possibile associare solo le licenze che sono visibili al ramo di assegnazione dell’utente.

Attenzione:  Cambiando il manager di un utente, tutte le valutazioni in programma per l’utente saranno cancellate, fatta eccezione per le valutazioni in corso. Attendere 24 ore per vedere le modifiche operate sui ruoli e sui manager.

Potrebbe essere necessario assegnare i permessi di manager a più utenti contemporaneamente. In questo caso, selezionare gli utenti che si desidera promuovere al ruolo di manager dalla pagina Tutti gli Utenti, cliccare Scegli Azione in basso a destra e selezionare l’opzione Assegna Permessi Manager. Questa opzione non è disponibile se si selezionano tutti gli utenti con il pulsante Seleziona Tutto. Una volta completata l’azione, l’opzione Questo utente gestisce un team sarà abilitata per tutti gli utenti selezionati. Nel caso in cui si selezionino più di 100 utente, la piattaforma lancerà un’attività di background.

Azioni Massive per gli Utenti

In qualità di Superadmin, è possibile eseguire la stessa azione per una selezione di utenti. Dalla pagina principale di Gestione degli Utenti, selezionare gli utenti interessati selezionando la checkbox vicino allo username, e cliccare Scegli Azione nella parte inferiore destra della pagina. Maggiori informazioni riguardo le azioni massive sono disponibili in questo articolo

ID Utente Univoco

Al momento della creazione, all’utente sarà assegnato un ID utente univoco (UUID), che non può essere modificato dall’utente o dai Superadmin, non utilizzabile come credenziale per la connessione. Questo valore è un identificativo tecnico per gli utenti, e può essere utilizzato delle API o per il Single Sign On. Per visualizzare gli UUID degli utenti nella tabella, accedere alla pagina Tutti gli Utenti, cliccare l’icona Gestione Colonne, quindi UUID per visualizzare la colonna corrispondente.

Lo UUID di tutti gli utenti sarà visualizzato nella nuova colonna della tabella.

Come Inviare Notifiche ai Nuovi Utenti

La procedura di creazione degli utenti prevede opzionalmente l’invio di notifiche via email per informarli del loro nuovo account nella piattaforma. Questa opzione è attiva di default nel pannello di creazione dell’utente. Il nuovo utente riceverà all’indirizzo email indicato in fase di registrazione la notifica Utente Creato (dall’amministratore). Se si desidera utilizzare le notifiche, è necessario creale, configurarle e attivarle utilizzando la App Notifiche. 

Deselezionando questa opzione, è comunque possibile inviare le modifiche in un secondo momento selezionando gli utenti dall’elenco utenti nella pagina principale della Gestione Utenti, quindi premendo l’icona  in basso a destra e selezionando Invia la Notifica di Attivazione. E’ possibile utilizzare il metodo di invio manuale in qualsiasi momento, ad esempio nel caso in cui l’utente perda la notifica originale.