Creare Nuovi Utenti

Creare e configurare nuovi utenti

Ultimo Aggiornamento

Ottobre 18th, 2019

Tempo di Lettura

6 min

Livello Utente

Introduzione

La piattaforma Docebo è una rete chiusa a protetta, e consente quindi l’accesso solo agli utenti registrati. I Superadmin possono scegliere fra tre tipi di registrazione al momento della creazione dell’utente:

  • l’utente deve essere creato e registrato dall’amministratore;
  • l’utente può auto-registrarsi;
  • l’utente può registrarsi attraverso un’auto-registrazione moderata dall’amministratore.

La prima opzione è adatta alle configurazioni in cui solo l’amministratore gestisce le registrazioni e le iscrizioni ai corsi, un tipico esempio sono le realtà aziendali in cui la piattaforma è utilizzata per la formazione interna del personale ed in particolare per l’erogazione di corsi obbligatori. Le altre due opzioni sono più adatte alle aziende che offrono corsi di formazione e necessitano quindi che gli utenti abbiano libero accesso alla piattaforma per poter visionare o acquistare i corsi in essa contenuti. Ulteriori informazioni sulla configurazione dell’e-commerce sono disponibili in questo articoloQuesto articolo illustra la procedura di creazione e registrazione degli utenti da parte del Superadmin.

Come Creare un Nuovo Utente

Per creare un nuovo utente, connettersi alla piattaforma come Superadmin. Accedere al Menu Amministrazione cliccando sull’icona ingranaggio in altro a destra. Nella sezione E-Learning, selezionare la voce di menu Utenti. Nella pagina principale Utenti, premere il pulsante più in altro, quindi Nuovo Utente.

Compilare i campi della pagina Informazioni Generali del menu a scomparsa. Consigliamo di compilare tutti i campi, anche quelli non obbligatori. I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco rosso *. Alcune note riguardo questa sezione:

  • Username. Deve essere unico, e facilmente identificabile dall’amministratore e dall’utente.
  • Livello. Selezionare il livello dell’utente in piattaforma dal menu a tendina. Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni sul livelli utente.
  • Email. Sebbene questo campo non sia obbligatorio, è altamente consigliato inserire l’indirizzo email dell’utente per poterlo contattare con newsletter e altre notifiche (come la notifica Password Dimenticata) via email.
  • Nome e Cognome. Sebbene non sia obbligatorio inserire queste informazioni, è altamente consigliato affinché altre aree della piattaforma, come le notifiche e i certificati, possano visualizzare il nome completo dell’utente.
  • Password. E’ possibile accedere alla configurazione delle password dall’area di  Configurazione della piattaforma. Ulteriori informazioni riguardo la policy delle password sono disponibili in questo articolo. Se l’utente raggiunge il numero massimo di tentativi di inserimento password falliti, l’intero indirizzo IP pubblico dell’utente viene bloccato e l’utente non potrà accedere alla piattaforma per dieci minuti. L’amministratore non può forzare manualmente il reset della password dalla piattaforma.
  • Obbliga gli utenti a cambiare password al primo login. Questa opzione obbliga l’utente a cambiare la password assegnatagli dall’amministratore al primo accesso in piattaforma.
  • Scadenza. Premere l’icona calendario, e selezionare la data di scadenza dell’utente in piattaforma. Per cancellare la data di scadenza dell’utente, premere l’icona X accanto al campo.  Ulteriori informazioni riguardo gli utenti scaduti sono disponibili in questo articolo.
  • Attiva l’utente al termine del processo di creazione. Attivando questa opzione, l’utente sarà creato alla pressione del tasto Crea, dopo aver compilato tutti i campi del form.
  • Invia al nuovo utente la notifica “Utente Creato (dall’amministratore)”. Questa opzione è attiva di default. Alla fine del processo di creazione, il nuovo utente riceverà via email la notifica Utente Creato (dall’amministratore). Ulteriori informazioni riguardo questa opzione sono disponibili nelle prossime sezioni di questo articolo.
  • Lingua. Seleziona la lingua preferita dell’utente. L’utente potrà modificare la lingua di preferenza dalla pagina principale di gestione degli utenti, cliccando sull’icona carta e penna e accedendo alla sezione Preferenze.

Premere Avanti per accedere alla seconda pagina di configurazione dell’utente, che permette di assegnarlo ai rami dell’organigramma. Selezionare la cartella dall’albero, o cercare il ramo dalla barra di ricerca. Nel caso in cui la piattaforma sia stata attivata dopo il 21 Ottobre 2019, non sarà possibile assegnare lo stesso utente a più rami. Premere Avanti dopo aver selezionato il ramo di interesse.

La terza pagina della procedura di creazione utente permette di definire i campi aggiuntivi. Dopo averli configurati, premere nuovamente Avanti. Se l’utente non è un responsabile, premere Crea Utente per terminare la procedura di creazione. Premere Controlla per rivedere i campi compilati, oppure Indietro per modificare la configurazione.

Una volta creato l’utente, è possibile iscriverlo direttamente ad un corso, o associarlo alle licenze. E’ possibile associare solo le licenze che sono visibili al ramo di assegnazione dell’utente. Seguire gli step del capitolo successivo per creare un utente Manager.

Come Creare un Utente Manager

Nel processo di creazione di un nuovo utente, è possibile definire degli utenti come Manger e assegnare loro dei subordinati. Seguire gli step di creazione dell’utente descritti nel capitolo precedente fino al raggiungimento della quarta pagina: Subordinati.

In questa pagina, attivare l’opzione Questo utente gestisce dei subordinati. Nei campi ManagerRuolo, digitare il nome del manager e il suo ruolo. Selezionare quindi i subordinati del manager dall’elenco degli utenti o utilizzare la barra di ricerca per cercarli.

E’ possibile aggiungere il ruolo dell’utente, il manager diretto e quello funzionale. Se si utilizza il modulo Perform, selezionare quale manager può valutare l’utente. Fare riferimento a questi articoli per ulteriori informazioni riguardo la funzionalità di My Team disponibile in piattaforma.

Premere infine Crea Utente per terminare la procedura di creazione.Premere Controlla per rivedere i campi compilati, oppure Indietro per modificare la configurazione.

Una volta creato l’utente, è possibile iscriverlo direttamente ad un corso o ad un piano formativo, o associarlo alle licenze. E’ possibile associare solo le licenze che sono visibili al ramo di assegnazione dell’utente.

Attenzione: Cambiando il manager di un utente, tutte le valutazioni in programma per l’utente saranno cancellate, fatta eccezione per le valutazioni in corso. Attendere 24 ore per vedere le modifiche operate sui ruoli e sui manager.

Potrebbe essere necessario assegnare i permessi di manager a più utenti contemporaneamente. In questo caso, selezionare gli utenti che si desidera promuovere al ruolo di manager dalla pagina Tutti gli Utenti, cliccare Scegli Azione in basso a destra e selezionare l’opzione Give Manager Permission. Questa opzione non è disponibile se si selezionano tutti gli utenti con il pulsante Seleziona Tutto. Una volta completata l’azione, l’opzione Questo utente gestisce un team sarà abilitata per tutti gli utenti selezionati. Nel caso in cui si selezionino più di 100 utente, la piattaforma lancerà un’attività di background.

Azioni Aggiuntive per gli Utenti

In qualità di Superadmin, è possibile eseguire la stessa azione per una selezione di utenti. Dalla pagina principale di Gestione degli Utenti, selezionare gli utenti interessati selezionando la checkbox vicino allo username, e cliccare Scegli Azione nella parte inferiore destra della pagina. Da qui è possibile:

– Aggiungere, spostare o eliminare utenti dai rami di appartenenza. Se la piattaforma è stata attivata dopo il 21 Ottobre 2019, non sarà possibile spostare gli utenti in altri rami e l’opzione non sarà visibile.

– Esportare gli utenti selezionati in formato CSV o Excel, fare riferimento a questo articolo per ulteriori dettagli.

– Dare agli utenti selezionati i permessi di manager, fare riferimento al capitolo precedente di questo articolo per ulteriori informazioni. 

– Inviare la notifica Utente creato (dall’amministratore) a tutti gli utenti selezionati. Questa notifica deve già essere configurata e attivata con l’App Notifiche. Fare riferimento al capitolo Come inviare notifiche ai nuovi utenti di questo articolo per ulteriori informazioni.

– Modificare lo stato degli utenti selezionati, attivandoli o disattivandoli. È inoltre possibile importare, attivare e disattivare gli utenti utilizzando file CSV

– Modificare tutti gli utenti selezionati assegnando loro la stessa password, lingua, fuso orario, data di scadenza e manager. È inoltre possibile forzare la l’email di validazione dello stato definendola verificata o non verificata per tutti gli utenti selezionati. 

ID Utente Univoco

Al momento della creazione, all’utente sarà assegnato un ID utente univoco(UUID), che non può essere modificato dall’utente o dai Superadmin, non utilizzabile come credenziale per la connessione. Questo valore è un identificativo tecnico per gli utenti, e può essere utilizzato dagli API o per il SSO (Single Sign On).

Per visualizzare gli UUID, accedere alla pagina principale della gestione utenti (Menu Amministrazione, Utenti). Premere l’icona filtro in cima all’elenco utenti, quindi UUID. Lo UUID di tutti gli utenti sarà visualizzato in una colonna dell’elenco.

Come Inviare Notifiche ai Nuovi Utenti

La procedura di creazione degli utenti prevede opzionalmente l’invio di notifiche via email per informarli del loro nuovo account nella piattaforma. Questa opzione è attiva di default nel pannello di creazione dell’utente. Il nuovo utente riceverà all’indirizzo email indicato in fase di registrazione la notifica Utente Creato (dall’amministratore). Se si desidera utilizzare le notifiche, è necessario creale, configurarle e attivarle utilizzando la App Notifiche. 

Deselezionando questa opzione, è comunque possibile inviare le modifiche in un secondo momento selezionando gli utenti dall’elenco utenti nella pagina principale della Gestione Utenti, quindi premendo l’icona  in basso a destra e selezionando Invia la Notifica di Attivazione. E’ possibile utilizzare il metodo di invio manuale in qualsiasi momento, ad esempio nel caso in cui l’utente perda la notifica originale.