Gestire i Gruppi

Categorizzare e suddividere gli utenti in gruppi per organizzare la formazione.

Ultimo Aggiornamento

Novembre 12th, 2019

Tempo di Lettura

3 min

Livello Utente

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Introduzione

La piattaforma permette di categorizzare gli utenti in gruppi o in rami dell’organigramma. I gruppi sono utili quando ci sono più utenti che hanno caratteristiche diverse da quelle utilizzate per la suddivisione in rami. I gruppi possono essere popolati manualmente o in modo automatico e quindi iscritti nei corsi o nei piani formativi.

Creare un Gruppo

Per creare un nuovo gruppo, connettersi alla piattaforma come Superadmin e accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra, e premere Gruppi nella sezione E-Learning.

La pagina principale dei Gruppi mostra i pulsanti di azione nella parte superiore, e l’elenco dei gruppi creati nella parte inferiore. Premere Crea per iniziare la creazione di un nuovo gruppo. Nella finestra pop up, assegnare un nome e una descrizione al gruppo. Selezionare quindi come popolare il gruppo (manualmente o automaticamente) e premere Avanti.

Aggiunta Manuale degli Utenti ad un Gruppo

Dopo aver creato un gruppo con assegnazione manuale degli utenti, premere Assegna Utenti nella finestra pop up. Nella pagina successiva, premere Assegna Utenti. Nel pop up, selezionare quali utenti assegnare al gruppo. E’ possibile selezionare utenti di altri gruppi o altri rami. Premere Conferma per terminare.

Attenzione: quando si selezionano dei rami dell’organigramma con utenti da aggiungere a un gruppo, si noti che, per rendere più semplice e veloce la selezione dei rami, si vedrà un campo di testo in cui digitare il nome del ramo, in sostituzione all’elenco di rami da selezionare, nel caso in cui il numero di rami in piattaforma sia superiore a 1000.

La piattaforma mostrerà l’elenco degli utenti selezionati nella pagina Assegna Utenti. Un utente può essere associato a più gruppi. Gli utenti di un gruppo possono essere aggiunti o eliminati in qualsiasi momento. Premere l’icona X nella riga dell’utente per rimuoverlo dal gruppo.

Gruppi Popolati Automaticamente

E’ possibile creare dei gruppi e popolarli automaticamente in base ai campi aggiuntivi o ai ruoli. Alla creazione del gruppo, selezionare Definisci le regole per l’assegnazione automatica di utenti a questo gruppo, definire un nome, una descrizione e premere Avanti.

Definire ora i campi aggiuntivi per popolare il gruppo. Selezionare i campi aggiuntivi da associare al gruppo dal menu a tendina, e inserire i valori relativi. Tutti gli utenti associati a questo campo aggiuntivo saranno inclusi nel gruppo.

È possibile utilizzare tutti i campi aggiuntivi, tranne i campi di caricamento file. È possibile combinare più filtri e campi aggiuntivi e decidere se la regola deve soddisfare tutte le condizioni, o almeno una.

Attenzione: quando si utilizza un campo di testo o un’area di testo come condizione per l’assegnazione a un gruppo, gli utenti devono inserire il testo esattamente come appare nella regola (le condizioni sono case sensitive), altrimenti la regola non verrà applicata. Quindi, si consiglia di utilizzare campi pre-popolati come condizioni per l’assegnazione a un gruppo. In questo modo, si eliminano le possibilità di errori di digitazione, problemi con caratteri speciali o formattazione.

Questa operazione può essere retroattiva. Selezionare l’opzione Applica anche agli utenti che soddisfano le condizioni riportate qui sopra per includere gli utenti esistenti che soddisfino il nuovo requisito. Quando questa opzione è selezionata, tutti i nuovi utenti associati al campo aggiuntivo indicato saranno automaticamente inclusi nel gruppo. La rimozione degli utenti dal gruppo deve essere sempre eseguita manualmente, alla rimozione dell’associazione utente-campo aggiuntivo, gli utenti non saranno automaticamente rimossi dal gruppo. Se gli utenti sono stati iscritti automaticamente a qualche corso, rimarranno iscritti a questi corsi dopo essere stati rimossi dal gruppo. Se lo stato dell’utente è Disattivato, l’utente rimarrà nel gruppo. Per rimuovere l’account, è necessario rimuovere manualmente l’utente dal gruppo.

Consigli d’Utilizzo

Se si consente agli utenti di modificare il proprio profilo (menu Configurazione > tab Utenti > disabilitare l’opzione “Limita le modifiche del profilo utente solo al cambio password (disattiva il profilo esteso)”), essi saranno in grado di configurare anche i campi aggiuntivi a loro visibili. In questo modo, in qualità di Superadmin si fornisce agli utenti la possibilità di scegliere a quale gruppo automatico appartenere (alcuni cataloghi potrebbero essere resi visibili o meno) e anche a quali corsi iscriversi (se si utilizzano le regole di iscrizione basate su gruppi).

Ricordare che, in caso di necessità, è possibile aggiungere manualmente gli utenti anche a gruppi automatici.