Come Creare un Organigramma

Organizzare gli utenti in cartelle e sottocartelle

Ultimo Aggiornamento

Maggio 30th, 2019

Tempo di Lettura

3 min

Livello Utente

Introduzione

Docebo permette di organizzare gli utenti in cartelle e sottocartelle (chiamate anche rami e sotto-rami), in modo che la struttura degli utenti dell’LMS sia simile all’organigramma aziendale. E’ possibile modificare i nomi dei rami in qualsiasi momento, ed è possible creare dei sotto-rami selezionando un ramo e inserendo una cartella al suo interno. E’ inoltre possibile spostare le cartelle nei rami, in modo da ordinarle come si desidera.

Creare un Ramo nell’Organigramma

Per creare un organigramma, connettersi alla piattaforma come Superadmin, accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra. Dal Menu Amministrazione, premere Utenti nella sezione E-Learining.

Nella pagina principale di gestione degli utenti è possibile organizzare gli utenti in cartelle dello stesso livello, oppure ordinate gerarchicamente. Ogni nuovo utente è assegnato ad un ramo. Questo è essenziale per l’organizzazione e la creazione di cartelle dedicate e suddivise per ufficio, agenzia, divisione, unità, nazione, ecc. I nuovi utenti saranno assegnati al ramo di chi li crea, a meno da indicare un ramo o un sotto-ramo dove salvarli durante il processo di creazione.

Per aggiungere un nuovo ramo (cartella), premere il pulsante più in alto a destra e successivamente Nuovo Ramo. Nel pannello a scomparsa, indicare il nome e il codice del ramo. Se la cartella è stata creata in una lingua che non è quella predefinita della piattaforma, il nome della cartella sarà comunque mostrato nella lingua predefinita. Ricorda che il codice sarà lo stesso per tutte le lingue. Il codice è un campo alfanumerico e non è obbligatorio. Attenzione! Nel caso in cui il ramo non abbia un codice associato, il ramo non sarà visibile nel modulo di registrazione delle piattaforma, e non sarà quindi possibile selezionarlo. E’ quindi possibile nascondere un ramo ed indirizzare le registrazioni degli utenti a rami specifici. 

Nel campo Destinazione, definire dove posizionare la cartella. Se il nuovo ramo sarà una cartella del ramo principale, selezionare la cartella principale (la cartella in cima all’elenco). In alternativa, se il nuovo ramo sarà una sotto-cartella (sotto-ramo), selezionare la cartella dell’elenco dove posizionare il nuovo sotto-ramo. Premere Conferma per terminare.

Gestire una Cartella o un Ramo

Per gestire un ramo, premere l’icona cartella in alto a sinistra nella pagina Tutti gli Utenti. Il pannello a scomparsa a sinistra mostrerà l’organigramma. Usare la barra di ricerca nella parte superiore del pannello per cercare rami e sotto-rami. Per gestire un ramo, passare il mouse sopra il nome della cartella nel pannello e premere l’icona ellipsis. Ora è possibile spostare il ramo, modificare il nome e il codice del ramo, oppure cancellarlo.

Aggiungere Utenti ad un Ramo

Per aggiungere degli utenti ad un ramo, selezionare gli utenti dall’elenco nella pagina Tutti gli Utenti e premere l’icona ellipsis in basso a destra. Nel menu, premere Aggiungi al Ramo. Nel pannello a scomparsa, selezionare il ramo a cui assegnare gli utenti selezionati, e premere Conferma.

Attenzione:  Consigliamo di evitare di assegnare lo stesso utente a più rami, per evitare di rendere più complessa la gestione dell’utente e la sua esperienza di utilizzo della piattaforma (es. potrebbe ricevere più notifiche per lo stesso evento). Invece di assegnare lo stesso utente a più rami, è possibile assegnarlo ad un solo ramo, ma a più gruppi.

Spostare gli Utenti in un Ramo

Per spostare degli utenti da un ramo all’altro, selezionare gli utenti da spostare dall’elenco della pagina Tutti gli Utenti, premere l’icona ellispis nell’angolo in basso a destra della pagina , e selezionare Cambia Ramo. Nel pannello a scomparsa, selezionare il ramo in cui spostare gli utenti selezionati e premere Conferma. Tutti gli utenti selezionati saranno rimossi dal ramo a cui erano precedentemente assegnati, e saranno spostati nel ramo di destinazione.

Eliminare gli Utenti da un Ramo

Per rimuovere gli utenti da un ramo, selezionare gli utenti dall’elenco degli utenti della pagina Tutti gli Utenti e premere l’icona ellipsis nell’angolo in basso a destra della pagina. Nel menu a tendina, premere Rimuovi dal Ramo. Nel pannello a scomparsa, selezionare il ramo a cui assegnare gli utenti selezionati, e premere Conferma. In questo caso, assicurarsi che tutti gli utenti selezionati appartengano allo stesso ramo. Non è possibile eliminare gli utenti dal ramo principale.

Consigli d’Utilizzo

Dato che un utente può essere spostato da un ramo all’altro, solo manualmente e tramite API o CSV, considerare che una struttura di rami con troppi livelli diversi sarà difficile da mantenere aggiornata, in particolar modo se è necessario spostare i propri utenti da un ramo all’altro di frequente. Consigliamo di preparare la propria struttura di rami pensando al modo in cui si vuole dispensare il contenuto formativo (per business unit, per ruolo, per regione geografica…), al posto di replicare la struttura gerarchica dell’azienda. Se si verificano continui cambiamenti all’interno dell’organigramma della propria azienda, cercare di tenere i rami ad alto livello e di lavorare con i gruppi automatici tramite i campi aggiuntivi, che possono essere aggiornati dal Superadmin o dagli utenti stessi.