Creare e Gestire i Power User

Creare e gestire i Power User in piattaforma

Ultimo Aggiornamento

27 Ottobre 2020

Modulo Docebo

App

Tempo di Lettura

7 min

Livello Utente

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Introduzione

I Superadmin potrebbero voler assegnare alcuni permessi amministrativi ad alcuni utenti, in modo che possano aiutarli a gestire le piattaforma e altri utenti. Questi utenti sono i Power User.

È possibile creare degli utenti come Power User, e configurare profili Power User con diversi permessi, in modo da disporre di diverse tipologie di utenti, con diversi permessi, in base alle proprie necessità.

Casi d’Uso

La definizione dei profili Power User è molto utile per la gestione dei rami dislocati in più paesi, o in associazione con la App Extended Enterprise, per gestire più domini.

Attivare la App Power User

Per attivare la app Power User, connettersi alla piattaforma come Superadmin, accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra, quindi premere Aggiungi Nuove Applicazioni. Spostarsi alla tab Caratteristiche Aggiuntive di Docebo, identificare la App Power User nell’elenco e cliccare Provala Gratuitamente. Leggere le informazioni nella finestra pop-up, quindi premere nuovamente Provala Gratuitamente.

La app ora è attiva in piattaforma.

Creare un Power User

Come prima cosa, creare i Power user seguendo la procedura standard per la creazione degli utenti, e definendo il livello utente com Power User oppure direttamente dalla app Power User. In questo caso, accedere al Menu Amministrazione cliccando sull’icona ingranaggio in alto a destra. Nella sezione E-Learning, selezionare Power User. La pagina Power Users Management è composta da due tab:

  • Power User. Questa tab elenca tutti gli utenti Power User configurati in piattaforma
  • Profili. Questa tab elenca tutti i profili Power User già configurati in piattaforma

Per creare un Power User, cliccare sul pulsante più in alto a destra, quindi selezionare New Power User.

Nel pannello di destra, selezionare gli utenti a cui si desidera assegnare il ruolo di Power User, e cliccare Conferma.

Creare un Profilo Power User

Creare ora i profili Power User necessari alla piattaforma. Un profilo è un set di permessi che è possibile associare ad uno o più Power User.

Accedere quindi al Menu Amministrazione cliccando sull’icona ingranaggio in alto a destra. Nella sezione E-Learning, selezionare Power User.

Per creare un nuovo profilo Power User, cliccare il pulsante più in alto a destra, quindi selezionare Nuovo Profilo. Nel pannello di destra, definire il nome del profilo e, opzionalmente, una descrizione. Premere Crea e Modifica per iniziare la configurazione.

Dalla sezione Generale è possibile modificare il nome e la descrizione del profilo, se necessario. Spostarsi quindi alla sezione Dettagli per assegnare i diritti al profilo per definire cosa potranno vedere i Power User assegnati al profilo.

Nell’area Permessi, premere Add Permission e selezionare un’area dal menu a tendina corrispondente. Una volta selezionata un’area, utilizzare il menu a tendina Tipo per definire se assegnare al profilo tutti i permessi dell’area selezionata, oppure scegliere Permesso Personalizzato per selezionare solo alcuni permessi dal terzo menu a tendina. Tutti i permessi sono associati ad una descrizione.

Tutti i permessi disponibil alla configurazione dei profili Power Useri, e le relative opzioni, sono elencati nella tabella dei permessi.

Una volta completata la selezione, premere Conferma. Il permesso è elencato nella sezione Permessi. Ripetere la selezione per tutti i permessi che si desidera assegnare al profilo Power User.

Per completare la creazione del profilo Power User, spostarsi all’area Prepopola Campi Aggiuntivi Utente. Questo step è facoltativo e permette di selezionare i campi aggiuntivi utente che saranno assegnati automaticamente agli utenti creati dai Power User assegnati al profilo che si sta creando.

Da questa area, premere Seleziona e quindi selezionare i campi di interesse fra quelli disponibili in piattaforma ed elencati nel pannello di destra. Premere Salva le Modifiche per completare la creazione del profilo. Il profilo ora è visibile nella tab Profili della pagina Power User Management, ed è pronto per essere associato a dei Power User.

Assegnare Utenti ad un Profilo Power User

Una volta creato il profilo Power User, è possibile associarvi dei Power User. Nella pagina di creazione del profilo, spostarsi alla tab Power User Assegnati, cliccare Assegna Power User in altro a destra, selezionare i Power User che si desidera associare al profilo dal pannello di destra, e infine Assegna. Quando si associa un profilo Power User ad un Power User, il Power User acquisisce i permessi associati al profilo.

È possibile rimuovere i Power User assegnati al profilo in qualsiasi momento dalla tab Power User Assegnati. Cliccare sul pulsante menu alla fine della riga del Power User e selezionare Rimuovi Assegnazione al Profilo. Una volta rimosso dal profilo, il Power User non disporrà più dei permessi assegnati al profilo, ma continuerà ad essere un Power User in piattaforma.

È possibile assegnare i Power User ad un profilo in qualsiasi momento, dalla tab Profili della pagina Power Users Management, cliccando sull’icona utenti nella colonna Power User Assegnati, oppure cliccando sul pulsante menu nella riga del profilo e selezionando Assegna a Power User. Se si desidera associare più di un profilo al Power User, selezionare i profili cliccando sulle checkbox vicino al nome, e selezionare Scegli Azione – Assegna a Power User, nell’angolo in basso a destra della tabella.

È inoltre possibile assegnare un Power User ad un profilo dalla tab Power User della pagina Power Users Management, cliccando l’icona della colonna Profili Assegnati nella riga del Power User, o dal pulsante menu in fondo alla riga del Power User, e quindi selezionando Assegna Profili. Utilizzare l’opzione Rimuovi Profili Assegnati per l’operazione inversa: rimuovere uno o più profili assegnati al Power User selezionato.

È possibile assegnare lo stesso Power User a più profili, in modo che erediti i permessi di tutti i profili a cui è assegnato.

Gestire i Power User

Oltre ad associare un Power User ad uno o più profili, è necessario creare delle associazioni con gli utenti, i gruppi, i rami, i corsi, i piani formativi e le sedi che il Power User potrà gestire.

È possibile gestire queste associazioni dalla pagina Power User Management, cliccando le icone nelle relative colonne nella riga del Power User e selezionando gli utenti, i gruppi, i rami, i corsi, i piani formativi e le sedi che si desidera associare.

In alternativa, cliccare il pulsante menu alla fine della riga del Power User e premere modifica per accedere all’area del Power User. Da qui, cliccare il pulsante più in alto a destra per assegnare le risorse al Power User.

Per velocizzare l’assegnazione, premere il pulsante menu alla fine della riga del Power User e cliccare Assegna, quindi scegliere una delle opzioni disponibili e procedere con la selezione.

Note sull’assegnazione

– Quando si assegnano degli utenti ad un Power User, l’assegnazione sarà effettiva solo dopo il primo login del Power User in piattaforma, dopo la conferma dell’assegnazione.

– Per chi utilizza i cataloghi del Marketplace dei Contenuti, i Power User non possono dare visibilità a quei cataloghi agli utenti che gestiscono. Solo i Superadmin possono gestire la visibilità dei cataloghi del Marketplace dei Contenuti.

– Quando un Superadmin aggiorna l’elenco degli utenti, corsi, piani formativi, cataloghi e/o sedi associati ad un Power User, il Power User non vedrà le modifiche finché non di si disconnette e riconnette alla piattaforma. In questo modo, i Power User non vedranno modifiche alle proprie associazioni in tempo reale.

– È possibile assegnare più profili ad un Power User. Erediterà tutti i permessi dei profili assegnati.

È possibile eseguire la stessa azione per più Power User. Selezionare i Power User cliccando sulle checkbox vicino ai loro nomi, e selezionando Scegli Azione in basso a destra della tabella.

Power User e Cataloghi

Una volta assegnati ai Power User i permessi per acquistare posti per conto degli utenti finali, potranno acquistare posti per i corsi e i piani formativi dai cataloghi, e quindi assegnarli agli utenti che gestiscono (è necessario che la app E-Commerce sia attiva).

I Power User possono acquistare i corsi per altri utenti solo se gli utenti possono visualizzare o acquistare i corsi anche autonomamente da un catalogo per cui dispongono dei permessi di visibilità. Una volta aggiunto un elemento nel carrello, accedere al carrello dall’icona dedicata nella parte superiore della piattaforma e finalizzare l’acquisto come descritto nel capitolo Acquistare Corsi e Piani Formativi per Altri Utenti nell’articolo Navigare e Gestire il Carrello degli Acquisti della Knowledge Base.

Garantire Posti Gratuiti ai Power User

I Superadmin possono garantire dei posti gratuiti ai Power User, in modo che possano iscrivere gli utenti che gestiscono nei corsi. I posti per i corsi sono disponibili quando un corso è stato venduto attraverso un catalogo, utilizzando la app Abbonamenti.

Connettersi come Superadmin ed accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio. Selezionare l’area Gestione Corsi nella sezione E-Learning. Selezionare il corso per il quale si desidera assegnare posti liberi aggiuntivi, quindi spostarsi alla tab Posti. Cliccare Aggiungi Posti in alto a destra, digitare e selezionare il nome del Power User e definire il numero di posti gratuiti da assegnare al Power User.

I Power User possono essere selezionati solo se sono associati ad un profilo Power User abilitato a gestire i posti, e devono essere assegnati ai corsi per cui si gestiscono i posti gratuiti.

La tab Posti mostra l’elenco dei Power User che gestiscono i posti per il corso selezionato, il numero di posti a loro assegnati, il numero di posti acquistati dal Power User, quanti posti gratuiti può assegnare i Power User, e il numero totale di posti per Power User. Una volta configurata questa opzione, i Power User potranno  gestire i posti aggiuntivi che possono assegnare gratuitamente ad altri utenti.

Suggerimenti

  • Un Power User non può modificare il profilo di un altro Power User, solo i Superadmin possono modificare i profili dei Power User.
  • I Power User che hanno i permessi per creare corsi possono anche definire la categoria di appartemenza del corso. Se altri Power User hanno visibilità sulla stessa categoria, i due Power User possono lavorarare insieme e definire i corsi associati alla categoria.
  • Se la piattaforma è organizzata in rami, ed è necessario assegnare un Power User ad ogni ramo/sottoramo, utilizzare file CSV invece delle assegnazioni manuali. Durante l’import del CSV, configurarea la funzionalità Assegna automaticamente i rami ai Power User.