Gestire e Inviare Notifiche

Come creare notifiche automatiche.

Ultimo Aggiornamento

26 Novembre 2020

Modulo Docebo

App

Tempo di Lettura

12 min

Livello Utente

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Introduzione

La App Notifiche permette di creare e inviare agli utenti notifiche a contenuto dinamico e sulla base di eventi specifici che si verificano in piattaforma via email, nell’area Notifiche della piattaforma, o via Slack, grazie all’integrazione con Docebo.

Attivare la App Notifiche

Per attivare la app Notifiche, connettersi alla piattaforma come Superadmin, accedere al Menu Amministrazione  dall’icona ingranaggio e premere Aggiungi Nuove Applicazioni. Selezionare Caratteristiche Aggiuntive di Docebo, identificare la app Notifiche nell’elenco e cliccare Provala Gratuitamente nella riga delle App.

Leggere le informazioni nella finestra pop up e premere di nuovo Provala Gratuitamente.

La Pagina Principale delle Notifiche

Dopo aver attivato la app, accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio. Nella sezione Notifiche premere Gestione per accedere alla pagina principale della gestione notifiche, da dove è possibile creare nuove notifiche e gestire quelle esistenti.

E’ possibile ricercare le notifiche dalla barra di ricerca, o filtrarle per evento utilizzando il menu a tendita Filtra per evento.

Notifiche e Dettagli

Le notifiche sono inviate automaticamente sulla base di eventi che si verificano in piattaforma, o di condizioni associate agli eventi. Ogni notifica è legata ad un evento, ogni evento è legato a tempistiche, utenti e tipo di destinatari.

ELENCO DEGLI EVENTI E CONDIZIONI DELLE NOTIFICHE.

Creare una Nuova Notifica

Per creare una nuova notifica, premere Nuova Notifica nella barra delle azioni nella parte superiore della pagina di Gestione delle Notifiche. Nella tab Impostazioni Generali, selezionare un evento di notifica dal menu.a tendina Scegli l’evento.

Digitare il codice identificativo della notifica nel campo di testo Codice. Il codice può essere composto da caratteri alfanumerici e da simboli senza limiti di lunghezza. Questo campo non è obbligatorio, ma consigliato per identificare la notifica più velocemente. 

Ora, selezionare se notificare gli utenti via email, dall’area Notifiche della piattaforma, o via Slack. L’opione Slack è disponibile solo quando la piattaforma dispone dell’integrazione con Slack. Vediamo come configurare i diversi tipi di notifica.

Comporre una Notifica Email

Per inviare una notifica email, selezionare il checkbox Email nella pagina Impostazioni Generali per attivare il tab Email. Accedere quindi alla tab.

Nella parte superiore del tab, digitare il nome e l’indirizzo email (valido) da cui sarà inviata la notifica email utilizzando i campi di testo Da (nome) Email. Poiché la piattaforma invia email per condo dell’indirizzo indicato nel campo Email, affinché i destinatari ricevano correttamente l’email consigliamo di seguire le indicazioni della sezione Sicurezza Email della Knowledge Base.

Utilizzare il menu a tendina sottostante per selezionare la lingua di composizione del messaggio della notifica. La stessa notifica può essere composta in più lingue, e inviata ai destinatari in base alle impostazioni lingua definite dall’utente. Per comporre più versioni della stessa notifica in lingue diverse, dopo aver composto il testo nella prima lingua, selezionare un’altra lingua dal menu e digitare l’oggetto e il testo della notifica nell’altra lingua. Se non si seleziona una lingua, il campo Oggetto resterà disabilitato. Si ricordi che la notifica deve sempre essere tradotta nella lingua di default impostata in piattaforma, altrimenti non sarà possibile salvarla.

Nel campo di testo Oggetto, digitare l’oggetto della notifica. Utilizzare l’area Descrizione per creare il testo della notifica. Alcune notifiche dispongono di un testo predefinito, ma comunque personalizzabile.

Nella parte inferiore dell’area Descrizione sono visualizzati gli shortcode che possono essere inseriti nell’oggetto e nel corpo dell’email. Ogni shortcode rappresenta un dato legato all’evento della notifica che sarà popolato automaticamente in base al tipo di notifica e all’evento nei campi OggettoDescrizione, in base alle istanze della notifica inviata, in modo che il contenuto delle notifiche sia dinamico. L’elenco degli shortcode disponibili varia in base all’evento, e solo gli shortcode elencati possono essere utilizzati nella creazione di notifiche per l’evento.

Per comporre un altro tipo di notifica, fare riferimento alle istruzioni fornite negli altri capitoli di questo articolo. Per procedere, premere Avanti.

Comporre una Notifica per l’Area Notifiche

Per inviare notifiche nell’area notifiche della piattaforma, selezionare il checkbox Notifiche nel tab Impostazioni Generali per attivare l’area Notifiche a sinistra. Accedere quindi alla tab.

Nella parte superiore della tab, utilizzare il menu a tendina per selezionare la lingua di composizione del messaggio della notifica. La stessa notifica può essere composta in più lingue, e inviata ai destinatari in base alle impostazioni lingua definite dall’utente. Per comporre più versioni della stessa notifica in lingue diverse, dopo aver composto il testo nella prima lingua, selezionare un’altra lingua dal menu e digitare l’oggetto e il testo della notifica nell’altra lingua. Se non si seleziona una lingua, il campo Oggetto resterà disabilitato. Si ricordi che la notifica deve sempre essere tradotta nella lingua di default impostata in piattaforma, altrimenti non sarà possibile salvarla.

Nel campo di testo Oggetto, digitare l’oggetto della notifica. Utilizzare l’area Descrizione per creare il testo della notifica. Alcune notifiche dispongono di un testo predefinito, ma comunque personalizzabile.

Nella parte inferiore dell’area Descrizione sono visualizzati gli shortcode che possono essere inseriti nell’oggetto e nel corpo dell’email. Ogni shortcode rappresenta un dato legato all’evento della notifica che sarà popolato automaticamente in base al tipo di notifica e all’evento nei campi OggettoDescrizione, in base alle istanze della notifica inviata, in modo che il contenuto delle notifiche sia dinamico. L’elenco degli shortcode disponibili varia in base all’evento, e solo gli shortcode elencati possono essere utilizzati nella creazione di notifiche per l’evento.

Per comporre un altro tipo di notifica, fare riferimento alle istruzioni fornite negli altri capitoli di questo articolo. Per procedere, premere Avanti.

Comporre una Notifica Slack

Per inviare notifiche via Slack, selezionare il checkbox Slack nel tab Impostazioni Generali per attivare la tab Slack a sinistra. Accedere quindi alla tab. Nella parte superiore della tab, selezionare se la notifica sarà inviata come messaggio diretto ad ogni utente Slack, oppure ad un canale Slack.

Scegliendo di inviare la notifica come messaggio diretto, l’utente riceverà il messaggio da Slackbot. Se la notifica sarà inviata ad un canale Slack, selezionare il canale dal menu a tendina visualizzato sotto l’opzione selezionata. E’ possibile inviare notifiche solo ai canali pubblici di Slack

Nella parte superiore della tab, utilizzare il menu a tendina per selezionare la lingua di composizione del messaggio della notifica. La stessa notifica può essere composta in più lingue, e inviata ai destinatari in base alle impostazioni lingua definite dall’utente. Per comporre più versioni della stessa notifica in lingue diverse, dopo aver composto il testo nella prima lingua, selezionare un’altra lingua dal menu e digitare l’oggetto e il testo della notifica nell’altra lingua. Se non si seleziona una lingua, il campo Oggetto resterà disabilitato. Si ricordi che la notifica deve sempre essere tradotta nella lingua di default impostata in piattaforma, altrimenti non sarà possibile salvarla.

Nel campo di testo Oggetto, digitare l’oggetto della notifica. Utilizzare l’area Descrizione per creare il testo della notifica. Alcune notifiche dispongono di un testo predefinito, ma comunque personalizzabile. Ulteriori informazioni riguardo la formattazione del testo delle notifiche Slack sono a disposizione nel link riportato sopra la finestra di testo, che porta ad un articolo Slack dedicato.

Nella parte inferiore dell’area Descrizione sono visualizzati gli shortcode che possono essere inseriti nell’oggetto e nel corpo dell’email. Ogni shortcode rappresenta un dato legato all’evento della notifica che sarà popolato automaticamente in base al tipo di notifica e all’evento nei campi OggettoDescrizione, in base alle istanze della notifica inviata, in modo che il contenuto delle notifiche sia dinamico. L’elenco degli shortcode disponibili varia in base all’evento, e solo gli shortcode elencati possono essere utilizzati nella creazione di notifiche per l’evento.

Per comporre un altro tipo di notifica, fare riferimento alle istruzioni fornite negli altri capitoli di questo articolo. Per procedere, premere Avanti.

Programmare le Notifiche

Ora, nella sessione Pianifica la Notifica, definire quando la notifica sarà inviata ai destinatari:

– Nel momento in cui si verifica l’evento. Se la notifica sarà inviata al momento in cui si verifica l’evento, l’invio sarà immediato, nel momento in cui l’azione dell’evento è completata in piattaforma.

– Prima dell’evento. Se la notifica sarà inviata prima che l’evento si verifichi (es. prima dell’inizio di una sessione webinar), la notifica sarà inviata ai destinatari prima dell’evento. Selezionando questa opzione, definire quante ore, giorni o settimane prima dell’evento sarà inviata la notifica. Se la notifica sarà inviata X giorni o settimane prima dell’evento, è possibile definire anche l’ora esatta dell’invio (intervalli orari di un’ora, non di mezz’ora).

Attenzione: quando si configura una notifica da inviare prima dell’inizio di una sessione webinar o ILT, si ricordi che quando si prende in considerazione l’ora di inizio della sessione, non viene tenuto conto dei minuti, ma solo delle ore. Ad esempio, se si configura una notifica da inviare con un’ora di anticipo rispetto all’inizio della sessione, e la sessione inizia alle 15.30, si riceverà la notifica alle 14.00 (e non alle 14.30). Si noti che se si crea una sessione che inizia a breve, la notifica potrebbe non essere inviata per questo motivo. Ad esempio, se alle 14.05 si crea una sessione che inizierà alle 15.30, e si configura una notifica da inviare un’ora prima dell’inizio della sessione, la notifica non verrà inviata in quanto è stata attivata dopo rispetto al momento in cui la notifica avrebbe dovuto essere inviata (alle 14.00).

– Dopo l’Evento. Se la notifica sarà inviata dopo che l’evento si è verificato (es. dopo che l’utente ha completato un corso), la notifica sarà inviata ai destinatari dopo dell’evento o il completamento dell’azione. Se la notifica sarà inviata X giorni o settimane dopo l’evento, è possibile definire anche l’ora esatta dell’invio (intervalli orari di un’ora, non di mezz’ora).

Premere Avanti per procedere.

Definire gli Utenti che Attivano o Ricevono le Notifiche

Selezionare ora i rami e i gruppi i cui utenti possono generare l’evento che attiva la notifica. Solo gli utenti assegnati ai rami o ai gruppi selezionati possono attivare l’evento della notifica. Sono gli utenti che generano l’evento o che sono direttamente relazionati allo stesso.
Per esempio, gli utenti che si iscrivono ad un corso possono genrare l’evento legato alla notifica Utente iscritto ad un corso solo se sono assegnati ai rami o ai gruppi  selezionati durante il processo di creazione della notifica. Allo stesso modo, l’evento legato alla notifica L’incarico è stato valutato coinvolge solo gli utenti che hanno ricevuto una valutazione per il proprio incarico. Se l’utente non è assegnato ai rami o ai gruppi selezionati per la notifica, la notifica non sarà attivata.

Selezionare quindi i rami e i gruppi che riceveranno la notifica scegliendo l’opzione per selezionare Tutti i gruppi e tutti i rami oppure Seleziona gruppi e rami. Con la seconda opzione, selezionare i gruppi o i rami che si desidera assegnare alla notifica utilizzando i checkbox vicino al nome del gruppo o del ramo. Poiché le notifiche possono essere inviati a gruppi numerosi, una corretta selezione può aiutare a ridurre il numero di destinatari.

Questo step di configurazione è disponibile solo per alcuni tipi di eventi, e in base all’evento, può essere limitato ai rami o ai gruppi. Premere Avanti per procedere.

Definire i Destinatari delle Notifiche (Ruolo Utenti e Selezione Corso)

Selezionare ora i destinatati della notifica, chi la riceverà: Utenti, Power User, Superadmin, Docenti o Manager. Scegliere accuratamente i destinatari, facendo attenzione ai ruoli definiti in piattaforma.

Non tutti i ruoli sono disponibili per tutte le notifiche. Il ruolo selezionato definisce gli utenti che riceveranno la notifica in base a come si relazionano agli utenti che attivano la notifica, o in base al loro coinvolgimento nell’evento scatenante:

  • Selezionanto Utenti, gli utenti che riceveranno la notifica sono quelli che la attivano
  • Selezionando Power User, e quindi un profilo Power User, tutti i Power User assegnati al profilo con visibilità sugli utenti che hanno attivato la notifica riceveranno la notifica
  • Selezionando Manager, tutti gli utenti definiti come manager degli utenti che attivano la notifica riceveranno la notifica
  • Selezionando Docenti, la notifica sarà inviata a tutti i docenti assegnati al corso selezionato nella configurazione della notifica
  • Selezionando Superadmin, tutti i superadmin definiti in piattaforma riceveranno la notifica.

E’ possibile definire un tipo di destinatario per notifica: per inviare la stessa notifica ai Power User e ai Superadmin è necessario comporre due notifiche, una per tipo di destinatario. In questo caso, ricordare che i ruoli possono intrecciarsi con i livelli. Se si definisce una notifica per gli utenti e una per i docenti, alcuni docenti potrebbero ricevere entrambe le notifiche, poiché sono assegnati ad uno o più corsi come docenti, ma il loro livello in piattaforma è utente.

Ricordarsi inoltre che ogni notifica ha una propria logica e può essere soggetta a regole. Ulterioi informazioni sono disponibili nel foglio Excel indicato nel capitolo Notifiche e Dettagli di questo articolo.

Selezionare i destinatari della notifica e premere Avanti per selezionare i corsi da assegnare alla notifica, se necessario. Utilizzare l’opzione Tutti i corsi per associare la notifica a tutti i corsi definiti in piattaforma, oppure l’opzione Seleziona Corsi per selezionare dei corsi precisi (o un solo corso). Premere Avanti per completare la procedura di creazione.

Ora è possibile salvare e attivare la notifica, o semplicemente salvarlatornare all’elenco senza attivarla. E’ inoltre possibile tornare indietro per modificare i dettagli precedentemente configurati, o cancellare la notifica.

Gestire le Notifiche

Tutte le notifiche create in piattaforma sono elencate nell’area Notifiche del Menu Amministrazione. Identificare la notifica nell’elenco, e cliccare sull’elemento della colonna Pianificato per modificare la pianificazione della notifica, oppure nelle colonne Filtri, Ruoli, Corsi Associati per modificare i dettagli corrispondenti.

Alla fine della riga della notifica, sono visualizzare tre icone: un segno di spunta, carta e penna e una X rossa. Cliccare sul checkmark, trasformandolo da grigio a verde per attivare la notifica in piattaforma. Selezionare l’icona della carta e penna per modificare i dettagli della notifica e utilizzare la X rossa per cancellare la notifica. Il sistema chiederà una conferma prima di cancellarla.

In fono alla riga della notifica, cliccare sul checkmark, in modo che diventi da grigio a verde, per attivare la notifica in piattaforma nel caso in cui non sia stata attivata al momento della creazione. Utilizzare l’icona carta e penna pwe modificare i dettagli della notifica e l’icona X per cancellarla.

Nota per i Power User: se un profilo Power User dispone dei permessi di gestione delle notifiche, i Power User assegnati al profilo vedranno solo le notifiche definite per i rami dei corsi che gestiscono. Se la notifica è visibile al Power User, potrà vedere la notifica. Se la notifica è associata a corsi o rami non visibili al Power User, non vedrà la notifica. Questo dettaglio è importante quano si assegnano i permessi ai profili Power User.

Notifiche Riassunto

Le notifiche riassunto sono gruppi di più notifiche relative allo stesso tipo di evento riassunte in un’unica notifica. Per esempio, invece di ricevere sette notifiche separate riguardo i corsi non ancora completati da uno studente, l’utente riceverà una sola notifica con l’elenco dei corsi ancora da completare.

Le notifiche Riassunto si configurano come le altre notifiche, con l’unica differenza della configurazione della frequenza, invece della programmazione precisa. Possono essere inviare su base oraria, giornaliera, settimanale o mensile. Le notifiche riassunto sono elencate nel foglio Excel indicato nel capitolo Notifiche e Dettagli di questo articolo.

Consigli di Utilizzo

Ecco alcuni consigli d’utilizzo per la creazione della descrizione delle notifiche. Questi consigli sono validi per tutti i tipi di notifica (email, centro notifiche e Slack)

  • I caratteri Unicode 4 byte non sono supportati nella creazione o modifica delle notifiche.
  • Gli shortcode che fanno riferimento a link non creano link attivi nelle notifiche, ma contengono soltanto l’URL. Per creare un link attivo ci sono due opzioni: la prima è creare un testo e modificarlo con l’opzione Inserisci/Modifica Link nella barra degli strumenti aggiungendo lo shortcode (ad es. [course_link]) nel campo URL, mentre la seconda opzione è aggiungere lo shortcode HTML nel corpo del testo della notifica cliccando l’opzione Codice Sorgente nella barra degli strumenti (ad es. <a href=”[course_link]“>CLICCA QUI</a>). Il dominio nell’URL dello shortcode fa riferimento al dominio in cui è stata creata o aggiornata la notifica, e non necessariamente al dominio dell’utente che riceve la notifica. Inoltre, il formato degli URL inclusi negli shortcode deve includere il path dell’URL senza tag HTML, con la seguente struttura: http:/www.domanin.xxx/path_url_platform.
  • Notifiche che includono credeziali di accesso. Quando si creano gli utenti individualmente attraverso l’interfaccia utente, è possibile inviare loro la notifica Utente creato (dall’amministratore). Quando si crea un utente dalla pagina principale Utenti, è necessario inserire una password, e, per notificarla agli utenti interessati (con il proprio username), è possibile inviarla in chiaro nella notifica email. Nel testo della notifica, chiedere all’utente di modificare la password al primo login per mettere il proprio account in sicurezza e proteggere la password. Un altro metodo per garantire la sicurezza della password è disponibile per la creazione di account attraverso file CSV, via Automation o API. Creare più utenti (o uno solo, ma attraverso lo stesso meccanismo) non richiede la creazione della password da parte dei Superadmin. In questo caso, l’utente è creato senza password, e il sistema utilizzerà il link “Esegui un Reset della Password”. Il link porterà l’utente ad una pagina dove potrà creare la propria password.
  • Notifiche Differite. La maggioranza delle notifiche sono attivate immediatamente dall’attività a cui sono associate in piattaforma. Ci sono delle attività che la piattaforma pianifica in background e che non sono attivate in tempo reale. Per esempio, il sistemo monitora gli aggiornamenti delle checklist ogni tre ore. Di conseguenza, le notifiche relative alle checklist potrebbero esssere differite di tre ore. Inoltre, le notifiche, i webhook e altre attività sono gestite da un event bus, un protocollo di creazione degli eventi gesito su base first-in-first-out. Delle limitazioni a livello infrastruturale dell’event bus potrebbero portare ritardi nelle notifiche (tipicamente, le notifiche potrebbero subire ritardi a causi di lunghe code a livello infrastrutturale).

Suggerimenti

Ecco alcuni suggerimenti che potrebbero essere utili per la creazione e la gestione delle notifiche:

  • Se si utilizza la app Extended Enterprise, i destinatari delle notifiche potrebbero essere influenzati anche dal dominio a cui è associato l’utente che crea la notifica. Per esempio, se si pianifica una notifica, sarà inviata in base al dominio in cui è stata creata la notifica stessa (per esempio, il dominio dove l’amministratore ha configurato la notifica). Se la notifica non è pianificata, o è immediata, si baserà sul dominio in cui è stata attivata (per esempio, il dominio in cui l’amministratore ha iscritto l’utente, o dove un utente si è auto-iscritto).
  • In caso di problemi di ricezione delle notifiche email nella casella di posta, potrebbe essere necessario configurare il server SPF. Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni.
  • Utilizzando tag riguardo link a corsi o sessioni specifiche, ricordarsi che non funzionano come i deep link, quindi l’utente riceverà un errore se clicca sul link senza essere iscritto al corso.
  • Se si vuole inviare di nuovo la notifica “di benvenuto”, accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra, quindi selezionare l’opzione Utenti nella sezione E-Learning. Nella pagina principale degli utenti, selezionare tutti gli utenti necessari, quindi utilizzare il bottone Scegli azione in basso a destra della pagina e selezionare Invia notifica di attivazione. Attenzione: la notifica “Utente creato (dall’amministratore)” dev’essere configurata e attivata.
  • Quando si iscrivono utenti a corsi non ancora pubblicati, consigliamo di non inviare notifiche per le iscrizioni prima del corso e assicurarsi di disabilitare le notifiche generalmente inviate prima dell’iscrizione ai corsi e di riattivare le notifica una volta terminate le iscrizioni. Questa situazione può verificarsi nel caso in cui si iscrivano gli utenti a corsi non pubblicati per mantenere una cronologia.