Come Gestire e Inviare le Notifiche in Docebo

Come creare notifiche automatiche.

Ultimo Aggiornamento

Ottobre 9th, 2019

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11 min

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Introduzione

La App Notifiche permette di creare e inviare agli utenti notifiche a contenuto dinamico e sulla base di eventi specifici che si verificano nell’LMS. Le notifiche sono ricevute dagli utenti selezionati via email, nell’area Notifiche della piattaforma, o via Slack, grazie all’integrazione con Docebo. Questa applicazione è gestita dai Superadmin e dai Power User.

Elenco dei Dettagli Notifiche

Le notifiche sono inviate automaticamente in base agli eventi che si verificano in piattaforma, e in base alle condizioni associate agli eventi. Ogni notifica è legata ad un evento ed ogni evento è legato ad una programmazione e agli utenti.

ELENCO DI TUTTE LE NOTIFICHE E DELLE CONDIZIONI

Attivare la App Notifiche

Connettersi alla piattaforma come Superadmin, accedere al Menu Amministrazione  dall’icona ingranaggio e premere Aggiungi Nuove Applicazioni. Selezionare Caratteristiche Aggiuntive di DoceboIdentificare la App Notifications nell’elenco e cliccare Provala Gratuitamente nella riga delle App. Leggere le informazioni nella finestra pop up e premere di nuovo Provala Gratuitamente.

La Pagina Principale delle Notifiche

Dopo aver attivato la App Notifiche è possibile creare e gestire le notifiche degli eventi nella piattaforma. Accedere al Menu Amministrazione  (icona ingranaggi), nella sezione Notifiche premere Gestione. Si aprirà la pagina di Gestione Notifiche dove è possibile creare nuove notifiche o gestire quelle esistenti.

La barra di ricerca visualizzata sopra le notifiche esistenti consente di cercare le notifiche in base al codice identificativo. Il menu di a tendina dei filtri permette di filtrare le notifiche visualizzate nell’elenco in base al tipo di evento.

Creare una Nuova Notifica

Per creare una nuova notifica, premere Nuova Notifica nella barra delle azioni nella parte superiore della pagina di Gestione delle Notifiche.

La finestra pop up si divide in quattro tab: Impostazioni Generali, Email, Notifiche e Slack. Partiamo dal tab Impostazioni Generali. Gli altri tre tab sono disattivati per ora. In questo tab, selezionare un evento per la notifica dal menu a tendina Scegli l’Evento. L’elenco delle notifiche è disponibile qui.

Digitare il codice della notifica nel campo di testo Codice. Il codice può essere composto da caratteri alfanumerici e da simboli senza limitazioni di lunghezza. Questo campo non è obbligatorio, ma consigliato. 

Attenzione: per i clienti che utilizzano multidomini in Docebo, è importante notare che i destinatari delle notifiche possono variare a seconda del dominio a cui è connessa la persona che crea la notifica.

Ad esempio, se una notifica viene programmata, verrà inviata basandosi sul dominio in cui la notifica è stata creata (ad es. il dominio in cui l’amministratore ha configurato la notifica). Se la notifica non viene programmata o è immediata, si baserà sul dominio in cui la notifica è stata inviata (ad es. dove l’amministratore ha iscritto un utente o un utente si è iscritto).

Tenere in considerazione queste distinzioni al momento della creazione delle notifiche.

Comporre una Notifica Email

Per inviare una notifica email, selezionare il checkbox Email nella pagina Impostazioni Generali per attivare il tab Email. Accedere quindi il tab.

Nella parte superiore del tab, digitare il nome e l’indirizzo email (valido) da cui sarà inviata la notifica email utilizzando i campi di testo Da (nome) Email. Poiché l’LMS invia email per condo dell’indirizzo indicato nel campo Email, affinché i destinatari ricevano correttamente l’email consigliamo di pubblicare un record Sender Policy Framework (SPF) secondo le linee guida di Docebo del dominio associato all’indirizzo. Un record SPF è un tipo di Domain Name Service (DSN) speciale; quando applicato autorizza l’utilizzo del dominio email da parte di terze parti.

Utilizzare il menu a tendina sottostante per selezionare la lingua di composizione del messaggio della notifica. La stessa notifica può essere composta in più lingue, e inviata ai destinatari in base alle impostazioni definite per l’utente. Per comporre più versioni della stessa notifica in lingue diverse, dopo aver composto il testo nella prima lingua, selezionare un’altra lingua dal menu e digitare l’oggetto e il testo della notifica nell’altra lingua.

Nel campo di testo Oggetto, digitare l’oggetto della notifica. Utilizzare il campo di testo sottostante per digitare il corpo della notifica. Alcune notifiche dispongono di un testo predefinito, ma comunque personalizzabile. Sono disponibili alcune opzioni di formattazione del testo. Il pulsante Codice Sorgente permette di modificare il messaggio con del testo HTML.

Attenzione: i caratteri Unicode 4 byte non sono supportati dalla piattaforma quando viene creata o modificata una notifica.

Nella parte inferiore del tab sono disponibili gli shortcode che possono essere inseriti nell’oggetto e nel corpo dell’email. Ogni shortcode rappresenta un dato legato all’evento della notifica che sarà popolato automaticamente in base al tipo di notifica e all’evento. Questa funzionalità permette di inviare notifiche a contenuto dinamico. L’elenco degli shortcode disponibili varia in base all’evento, e solo gli shortcode elencati possono essere utilizzati nella creazione di notifiche per l’evento.

Attenzione: Gli shortcode non creano link nelle notifiche, ma copiano l’URL. Affinché lo shortcode diventi un link, è necessario aggiungere l’HTML nel corpo del testo della notifica. Gli URL inclusi nelle notifiche puntano al corso nel ramo in cui è stata creata la notifica, indipendentemente dal ramo di appartenenza dell’utente che riceve la notifica. Inoltre, il formato degli URL inclusi negli shortcode deve includere il path dell’URL senza tag HTML, con la seguente struttura: http:/www.domanin.xxx/path_url_platform.

Per comporre un altro tipo di notifica, fare riferimento alle istruzioni fornite negli altri capitoli di questo articolo. Per procedere, premere Avanti nella parte inferiore del tab.

Comporre una Notifica per l’Area Notifiche

Per inviare notifiche nell’area notifiche della piattaforma, selezionare il checkbox Notifiche nel tab Impostazioni Generali per attivare l’area Notifiche a sinistra. Accedere quindi al tab.

Nella parte superiore del tab, utilizzare il menu a tendina sottostante per selezionare la lingua di composizione del messaggio della notifica. La stessa notifica può essere composta in più lingue, e inviata ai destinatari in base alle impostazioni definite per l’utente. Per comporre più versioni della stessa notifica in lingue diverse, dopo aver composto il testo nella prima lingua, selezionare un’altra lingua dal menu e digitare l’oggetto e il testo della notifica nell’altra lingua.

Nel campo di testo Oggetto, digitare l’oggetto della notifica. Utilizzare il campo di testo sottostante per digitare il corpo della notifica. Alcune notifiche dispongono di un testo predefinito, ma comunque personalizzabile. Sono disponibili alcune opzioni di formattazione del testo. Il pulsante Codice Sorgente permette di modificare il messaggio con del testo HTML.

Attenzione: i caratteri Unicode 4 byte non sono supportati dalla piattaforma quando viene creata o modificata una notifica.

Nella parte inferiore del tab sono disponibili gli shortcode che possono essere inseriti nell’oggetto e nel corpo dell’email. Ogni shortcode rappresenta un dato legato all’evento della notifica che sarà popolato automaticamente in base al tipo di notifica e all’evento. Questa funzionalità permette di inviare notifiche a contenuto dinamico. L’elenco degli shortcode disponibili varia in base all’evento, e solo gli shortcode elencati possono essere utilizzati nella creazione di notifiche per l’evento.

Attenzione: Gli shortcode non creano link nelle notifiche, ma copiano l’URL. Affinché lo shortcode diventi un link, è necessario aggiungere l’HTML nel corpo del testo della notifica. Gli URL inclusi nelle notifiche puntano al corso nel ramo in cui è stata creata la notifica, indipendentemente dal ramo di appartenenza dell’utente che riceve la notifica. Inoltre, il formato degli URL inclusi negli shortcode deve includere il path dell’URL senza tag HTML, con la seguente struttura: http:/www.domanin.xxx/path_url_platform.

Per comporre un altro tipo di notifica, fare riferimento alle istruzioni fornite negli altri capitoli di questo articolo. Per procedere, premere Avanti nella parte inferiore del tab.

Comporre una Notifica Slack

Per inviare notifiche via Slack, selezionare il checkbox Slack nel tab Impostazioni Generali per attivare l’area Slack a sinistra. Accedere quindi al tab. Nella parte superiore del tab, selezionare se la notifica sarà inviata come messaggio diretto ad ogni utente Slack, oppure ad un canale Slack.

Scegliendo di inviare la notifica come messaggio diretto, l’utente riceverà il messaggio da Slackbot. Se la notifica sarà inviata ad un canale Slack, selezionare il canale dal menu a tendina visualizzato sotto l’opzione selezionata. E’ possibile inviare notifiche solo ai canali pubblici di Slack

Nella parte superiore del tab, utilizzare il menu a tendina sottostante per selezionare la lingua di composizione del messaggio della notifica. La stessa notifica può essere composta in più lingue, e inviata ai destinatari in base alle impostazioni definite per l’utente. Per comporre più versioni della stessa notifica in lingue diverse, dopo aver composto il testo nella prima lingua, selezionare un’altra lingua dal menu e digitare l’oggetto e il testo della notifica nell’altra lingua.

Nel campo di testo Oggetto, digitare l’oggetto della notifica. Utilizzare il campo di testo sottostante per digitare il corpo della notifica. Nel campo di testo Oggetto, digitare l’oggetto della notifica. Utilizzare il campo di testo sottostante per digitare il corpo della notifica. Ulteriori informazioni riguardo la formattazione del testo delle notifiche Slack sono a disposizione nel link riportato sopra la finestra di testo, che porta ad un articolo Slack dedicato.

Nella parte inferiore del tab sono disponibili gli shortcode che possono essere inseriti nell’oggetto e nel corpo dell’email. Ogni shortcode rappresenta un dato legato all’evento della notifica che sarà popolato automaticamente in base al tipo di notifica e all’evento. Questa funzionalità permette di inviare notifiche a contenuto dinamico. L’elenco degli shortcode disponibili varia in base all’evento, e solo gli shortcode elencati possono essere utilizzati nella creazione di notifiche per l’evento.

Attenzione: Gli shortcode non creano link nelle notifiche, ma copiano l’URL. Affinché lo shortcode diventi un link, è necessario aggiungere l’HTML nel corpo del testo della notifica. Gli URL inclusi nelle notifiche puntano al corso nel ramo in cui è stata creata la notifica, indipendentemente dal ramo di appartenenza dell’utente che riceve la notifica. Inoltre, il formato degli URL inclusi negli shortcode deve includere il path dell’URL senza tag HTML, con la seguente struttura: http:/www.domanin.xxx/path_url_platform.

Per comporre un altro tipo di notifica, fare riferimento alle istruzioni fornite negli altri capitoli di questo articolo. Per procedere, premere Avanti nella parte inferiore del tab.

Programmare le Notifiche in base all’Evento

Definire ora quando le notifiche saranno inviate ai destinatari:

– Nel momento in cui si verifica l’evento. Se la notifica sarà inviata al momento in cui si verifica l’evento, l’invio sarà immediato, nel momento in cui l’azione dell’evento è completata in piattaforma.

– Prima dell’evento. Se la notifica sarà inviata prima che l’evento si verifichi (es. prima dell’inizio di una sessione webinar), la notifica sarà inviata ai destinatari prima dell’evento. Selezionando questa opzione, definire quante ore, giorni o settimane prima dell’evento sarà inviata la notifica. Se la notifica sarà inviata X giorni o settimane prima dell’evento, è possibile definire anche l’ora esatta dell’invio (intervalli orari o di mezz’ora).

– Dopo l’Evento. Se la notifica sarà inviata dopo che l’evento si è verificato (es. dopo che l’utente ha completato un corso), la notifica sarà inviata ai destinatari dopo dell’evento o il completamento dell’azione. Se la notifica sarà inviata X giorni o settimane dopo l’evento, è possibile definire anche l’ora esatta dell’invio (intervalli orari o di mezz’ora).

Premere Avanti per procedere.

Definire i Destinatari della Notifica (Rami dell’Organigramma)

Questa pagina permette di selezionare i rami e i gruppi che riceveranno la notifica. Selezionare l’opzione Tutti I Rami e Tutti i Gruppi  oppure Seleziona Rami/Gruppi. Se si seleziona la seconda opzione, indicare quali rami e quali gruppi assegnare alla notifica, selezionando la checkbox vicino al nome del gruppo o del ramo. Premere Avanti.

Definire i Destinatari della Notifica (Livelli Utenti e Selezione Corso)

Selezionare ora i destinatari della notifica: Utenti, Docenti, Power User o Superadmin. Selezionando l’opzione Power User, sarà necessario indicare un profilo Power User dal menu a tendina visualizzato sotto. E’ possibile selezionare una sola tipologia di destinatario per notifica: se si desidera inviare la stessa notifica ai Power User e ai Superadmin, è necessario creare due notifiche, una per ogni tipologia di destinatario.

Premere Avanti e selezionare quali corsi assegnare alla notifica, se il tipo di notifica lo permette. Selezionare Tutti I Corsi oppure Seleziona Corsi. La seconda opzione permette di selezionare i corsi o i piani formativi da assegnare alla notifica utilizzando il checkbox vicino al nome del corso o del piano formativo. Premere Avanti  un’ultima volta.

Salvare e Attivare la Notifica

Premere Salva e attiva per salvare e attivare la notifica, o Salva e torna all’elenco. In alternativa, è possibile tornare indietro per modificare i dettagli configurati in precedenza, oppure cancellare la notifica.

Notifiche ai Manager

I Superadmin e i Power User possono inviare notifiche specifiche agli utenti che gestiscono altri utenti, in modo che i manager siano al corrente del completamento di un’azione da parte degli utenti che supervisionano. Questa opzione è disponibile per le seguenti notifiche:

  • Elaborato in attesa di revisione da N ore
  • Studente termina un corso
  • L’utente deve ancora completare un corso
  • L’utente ha inviato un elaborato
  • Lo studente ha inviato un test ed è necessaria la valutazione
  • Utente in attesa di essere approvato per una sessione Webinar
  • Utente in attesa di essere approvato per una sessione ILT
  • Utente in attesa di essere iscritto ad un corso

Queste notifiche permettono di selezionare i manager come destinatari delle notifiche al momento della creazione o della modifica di una notifica. Per aggiungere un manager ad un profilo utente, accedere alla pagina di Gestione Utente dal Menu Amministrazione, identificare l’utente nell’elenco e premere l’icona menu alla fine della riga relativa all’utente. Selezionare Modifica dal menu a tendina. Nel pannello a scomparsa, selezionare il tab Subordinati. Digitare lo username o l’indirizzo email del manager che gestirà l’utente nel campo Manager, quindi premere Conferma.

Gestire le Notifiche

Dopo aver creato le notifiche, è possibile gestirle utilizzando l’elenco nella pagina di gestione delle notifiche. Identificare la notifica nell’elenco. E’ possibile modificare la programmazione della notifica selezionando la relativa voce nella colonna corrispondente. Allo stesso modo, è possibile selezionare le voci Filtro, Ruoli, o Corsi Associati nelle colonne corrispondenti per modificare i dati della notifica.

Alla fine della riga della notifica, sono visualizzare tre icone: un segno di spunta, carta e penna e una X rossa. Cliccare sul checkmark, trasformandolo da grigio a verde per attivare la notifica nell’LMS. Selezionare l’icona della carta e penna per modificare i dettagli della notifica e utilizzare la X rossa per cancellare la notifica. Il sistema chiederà una conferma prima di cancellarla.

Gestione delle Notifiche da Parte dei Power User

I Power User con i permessi necessari per gestire le notifiche potranno vedere le notifiche esistenti assegnate ai rami e ai corsi che gestiscono. Il Power User vedrà la notifica ogni volta che una delle condizioni è soddisfatta. E’ importante tenere in considerazione questa informazione quando si assegnano i permessi ai profili.

Notifiche Riassunto

Le notifiche riassunto sono gruppi di più notifiche relative allo stesso tipo di evento riassunte in un’unica notifica. Per esempio, invece di ricevere sette notifiche separate riguardo i corsi non ancora completati da uno studente, l’utente riceverà una sola notifica con l’elenco dei corsi ancora da completare.

Le notifiche Riassunto si configurano come le altre notifiche, con l’unica differenza della configurazione della frequenza, invece della programmazione precisa. Possono essere inviare su base oraria, giornaliera, settimanale o mensile. Le notifiche riassunto sono:

– L’utente si è iscritto ad un corso. Inviata quanto l’utente è iscritto a più corsi. Questa notifica non è inviata se le condizioni non sono soddisfatte (non ci sono nuovi corsi in cui l’utente è iscritto). E’ possibile definire la frequenza della notifica o inviarla manualmente.

Nel tab Avanzate dell’area Configurazione della piattaforma (Menu Amministrazione, Configurazione), è possibile selezionare l’opzione per inviare immediatamente una notifica riassunto per un’azione di iscrizione massiva nell’LMS. Potrebbe essere un piano di iscrizione, o un’iscrizione di massa nella piattaforma.

Il corso è scaduto. Inviata quando più corsi a cui l’utente è iscritto stanno per scadere. Questa notifica non è inviata nel caso in cui le condizioni non siano soddisfatte (nessun corso in scadenza nel periodo configurato). Ricorda che innanzitutto viene controllata la data di scadenza dell’iscrizione dell’utente e poi, in caso sia mancante, viene controllata la data di scadenza del corso.

Per prima cosa, in qualità di Superadmin, configurare quando si vuole che la notifica venga inviata: si può decidere di inviarla ogni ora/giorno/settimana/mese. Oltre a definire la frequenza nella configurazione della notifica, è possibile definire ogni quanti giorni il sistema controlla se sia necessario inviare la notifica. 

Ad esempio, se si imposta un intervallo di cinque giorni e non si seleziona l’opzione Invia solo nell’intervallo esatto, la notifica invia l’elenco di iscrizioni/corsi che scadranno a partire dal giorno corrente entro i successivi cinque giorni.

Definendo un intervallo di cinque giorni e selezionando l’opzione Invia solo nell’intervallo esatto, la notifica invia l’elenco di iscrizioni/corsi che scadranno esattamente il quinto giorno (giorno corrente + cinque giorni).

Si noti che quando non viene impostato l’intervallo di giorni nella configurazione della notifica, la notifica è inviata a seconda della frequenza configurata (ogni ora, giorno, settimana o mese).

– Lo studente deve ancora completare il corso. Inviata quando dei corsi a cui l’utente è iscritto non sono ancora stati completati dall’utente. Questa notifica non è inviata nel caso in cui le condizioni non siano soddisfatte (nessun corso ancora completato). Questa notifica può essere inviata manualmente o definendone la frequenza.

Suggerimenti

Seguono alcuni suggerimenti sulla creazione e gestione delle notifiche:

  • In caso di problemi di ricezione delle notifiche email nella casella di posta, potrebbe essere necessario configurare il server SPF. Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni.
  • Utilizzando shortcode riguardo link a corsi o sessioni specifiche, ricordarsi che non funzionano come i deep link, quindi l’utente riceverà un errore se clicca sul link senza essere iscritto al corso.