Importare e Gestire gli Utenti attraverso File CSV

Importare e gestire gli utenti attraverso file CSV

Ultimo Aggiornamento

23 Giugno 2020

Modulo Docebo

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Tempo di Lettura

9 min

Livello Utente

Introduzione

Docebo permette di utilizzare file CSV per importare, attivare e disattivare gli utenti in piattaforma con una sola azione. E’ inoltre possibile utilizzare i file CSV per creare associazioni di tipo manager – membri del team.

Connettersi alla piattaforma come Superadmin, accedere al Menu Amministrazione cliccando sull’icona ingranaggio in alto a destra. Nella sezione E-Learning, selezionare Utenti. Nella pagina di Gestione degli Utenti, premere il pulsante cartella in alto a destra, e selezionare Importa Utenti da file CSV.

Cosa sono i file CSV (.csv)?

I file Comma-Separated Values (CSV) contengono dati in in formato testo. Ogni riga di un file CSV identifica un dato. Ogni riga/dato è composto da più campi/colonne separati da un delimitatore.

I file CSV possono essere generati da diversi software (es. Excel, Google Sheets, Notepad, TextEdit, Emacs). Il contenuto del file deve utilizzare il formato standard CSV, ed deve avere estensione “.csv”.

Come sono formattati i file CSV?

I file CSV hanno un formato standard:

  • I campi/colonne sono separati da un carattere singolo che funge da delimitatore, solitamente virgola o punto e virgola
  • Ogni dato/riga termina con una nuova riga
  • Tutti i dati/righe hanno lo stesso numero di campi/colonne, nello stesso ordine
  • Il primo dato/riga deve essere l’intestazione che contiene i nomi dei campi/colonne di ogni campo/colonna
  • I dati di ogni campo sono interpretati come sequenza di caratteri, o testo semplice
  • I campi devono essere identificati da virgolette
  • I campi devono essere quotati nel caso in cui contengano uno o più caratteri speciali. Fare riferimento a questo elenco completo di caratteri speciali.
  • Gli spazi iniziali e finali sono considerati parti del campo

Come utilizzare i file CSV per creare e aggiornare gli utenti?

Gli account utenti in piattaforma sono composti da campi dati utenti. Ognuno di questi campi può o non può essere popolato da dati, in base ai campi inseriti durante la creazione dell’utente.

Per creare un utente è necessario popolare i campi obbligatori (username e campi aggiuntivi obbligatori). Per aggiornare un account, è necessario aggiornare i campi utente con i nuovi dati. La creazione e la modifica degli utenti (di un singolo utente o di più utenti alla volta) può essere fatta manualmente o importando i dati utenti in piattaforma utilizzando file CSV.

Se si utilizzano file CSV, ogni account utente che si desidera creare è identificato da un dato/riga nel file CSV. Ogni campo dati utente è rappresentato da un campo/colonna nel file.

Importare il file CSV in piattaforma, quindi mappare i dati del file nei campi utente corrispondenti utilizzati dalla piattaforma. Questa operazione creerà e aggiornerà gli account utente. Ulteriori informazioni riguardo questo processo sono disponibili nelle prossime sezioni di questo articolo.

Quali sono i valori accettati per i dati di default degli account utenti?

Fare riferimento alla tabella che segue per configurare correttamente i valori nei file CSV al fine di garantire la mappatura corretta dei campi utente.

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Ricorda che si possono assegnare permessi parziali ai Power User direttamente tramite questa funzione. È possibile identificare gli utenti con livello Power User e assegnare loro un profilo Power User. E’ tuttavia necessario utilizzare l’app Power User per assegnare utenti, corsi, cataloghi e sedi.

Fare riferimento a questo elenco per visualizzare i formati di data accettabili relativi a ogni lingua e codice della lingua.

Attenzione: la piattaforma utilizza le barre ( / ) per separare i nomi e i codici dei rami nel percorso (branch name path e branch code path) durante l’importazione dei rami. Se si intende utilizzare l’opzione branch name path e branch code path per importare i rami, evitare di creare nomi e codici di rami che contengano barre, dato che la piattaforma non supporta l’utilizzo di caratteri speciali per identificare il comportamento della stringa durante l’importazione dei rami.

Consultare questa lista per conoscere i fusi orari supportati.

Quali sono i valori accettati per i campi aggiuntivi utente?

Fare riferimento alla tabella che segue per informazioni sulla corretta configurazione dei valori dei file CSV al fine di garantire la corretta mappatura dei campi aggiuntivi degli utenti. Attenzione, la mappatura di questi campi dipende dal tipo di dati aggiuntivi configurati per gli utenti, ma il parametro per i campi aggiuntivi utilizzato nel file CSV deve corrispondere esattamente al parametro dei campi aggiuntivi in piattaforma per il corretto funzionamento della mappatura.

Campo Dati Utenti File CSV

Consultare questa lista per visualizzare tutti i nomi dei paesi supportati.

Importare Utenti via CSV

Per un corretto caricamento dei file, è necessario creare il file CSV rispettando gli standard. Per visualizzare un esempio di file CSV formattato correttamente, premere Scaricare il file CSV di esempio nel pannello a scomparsa. Il formato delle date incluse nel file yyyy-dd-mm, ma potrebbe essere visualizzato diversamente in base al programma utilizzato per aprire il file CSV di esempio.

Dopo aver configurato correttamente il file, trascinarlo nell’area di upload del pannello a scomparsa o cercarlo sul proprio dispositivo.

Attenzione: La dimensione massima consentita per il file CSV importabili in Docebo è di 3MB.

Dopo il caricamento, premere Configurazione Avanzata: il sistema è configurato per identificare automaticamente il Separatore, necessario per organizzare le informazioni in colonne. Le informazioni possono essere separate da virgolea, punto e virgola, o manualmente, in base alle esigenze.

Definire se la prima riga è considerata Intestazione (solo se rispecchia la formattazione del file CSV), e selezionare il Charset del File dal menu a tendina. Il charset consigliato è UTF-8, che è uno standard. Ricordarsi di utilizzare le virgolette per delimitare il contenuto del testo. Premere Conferma per caricare il file .csv.

Il sistema elaborerà il file CSV e ridirezionerà nella pagina di import. Nel pannello di sinistra, nella sezione Opzioni di Importazione, decidere se selezionare le seguenti opzioni:

Profili

Nella sezione Preset è possibile selezionare un preset dal menu a tendina per associare la configurazione di una mappatura precedente all’import CSV in corso. Premere Sovrascrivi configurazione attuale per completare questa azione. E’ inoltre possibile mappare le colonne dei campi LMS (ulteriori informazioni in seguito) e salvare la configurazione premendo Salva come nuova configurazione. Definire il nome della nuova configurazione del preset, e premere Salva.

Attenzione: una volta creato, non è possibile eliminare un preset, ma, se si vuole, è possibile sovrascriverlo.

Opzioni Generali di Importazione

Questa sezione include diversi parametri necessari a regolamentare la procedura di import:

– Forza gli utenti a cambiare la propria password al primo accesso. Se questa opzione è attiva, gli utenti saranno forzati a modificare la propria password al primo accesso in piattaforma. È comunque possibile forzare il cambio password degli utenti creando la colonna corrispondente nel file CSV e creando la corrispondenza con il campo Force Password Change.

– Non forzare gli utenti esistenti a cambiare la propria password. Quando questa opzione è selezionata, gli utenti già esistenti in piattaforma e presenti anche nel file CSV non dovranno aggiornare la propria password come i nuovi utenti (se l’opzione Forza gli utenti a cambiare la propria password al primo accesso è attiva).

– Invia Notifiche. Se questa opzione è attiva, tutti gli utenti importati in piattaforma riceveranno un’email di benvenuto alla fine della procedura di import. Se questa opzione non è attiva, gli utenti non riceveranno l’email di notifica, ma sarà comunque possibile inviarla successivamente dalla pagina di Gestione degli Utenti della piattaforma. Si noti che la notifica Utente creato (dall’amministratore) non viene inviata se non è stata configurata dall’amministratore nell’app Notifiche.

– Crea nuovi rami quando i campi “branch name path” e “branch code path” sono entrambi mappati e il valore del campo (ramo) non esiste in piattaforma. Quando questa opzione è selezionata, e sia il campo branch name path che il campo branch code sono mappati nel file CSV, la procedura di import creerà un nuovo ramo in piattaforma, in base al nome e al path definito nel file. 

Aggiorna Utenti

Questa opzione permette di configurare come le informazioni degli utenti esistenti saranno aggiornate con l’import del file CSV. Quando questa opzione è selezionata, le informazioni importate e riguardanti gli utenti già presenti in piattaforma sovrascriveranno le informazioni utenti esistenti solo se il ramo dell’utente è invariato. Se invece il ramo indicato nel file CSV è diverso da quello attualmente assegnato agli utenti, e la piattaforma è stata attivata prima del 21 Ottobre 2019, è possibile definire se copiare o spostare gli utenti coinvolti dalla modifica nel nuovo ramo di assegnazione. Se la data di attivazione della piattaforma è successiva al 21 Ottobre 2019, in caso di aggiornamento dei dati per gli utenti esistenti, gli utenti saranno spostati di default al nuovo ramo di destinazione, l’opzione relativa alla copia non sarà disponibile. Questo significa che un utente non potrà essere assegnato a più rami. 

– Aggiungi utenti al ramo. Quando gli utenti sono copiati in un altro ramo, sono disponibili in più rami. Questa opzione è disponibile solo se la piattaforma è stata attivata prima del 21 Ottobre 2019. In questo modo, gli utenti del file saranno disponibili in più rami. 

– Sposta utenti nel ramo. Quando gli utenti sono spostati da un ramo all’altro, non sono più disponibili nel ramo di origine. Se sono assegnati a più rami, saranno cancellati da tutti i rami e spostati al nuovo ramo. In questo modo, gli utenti nel file saranno in un solo ramo. 

Attenzione:  per essere conformi a normative (come ad esempio il GDPR) che potrebbero richiedere che gli account di persone che non lavorano più presso un’azienda vengano resi anonimi, consigliamo di modificare username, nome, cognome ed email, utilizzando invece un codice, in modo che sia comunque possibile avere statistiche complete, ma rendendo così anonima l’identità dell’utente. Queste modifiche possono essere effettuate con un aggiornamento via CSV o tramite API (batch importazione utenti).

Ramo di Destinazione – Fallback

Questa sezione è utilizzata per la configurazione di un ramo di destinazione di “emergenza”, nel caso in cui il ramo di destinazione non sia mappato nell’area Anteprima, o nel caso in cui sia mappato ma il valore sia vuoto. Definire se:

– Nessuna Azione. Quando questa opzione è selezionata, e il file CSV include degli utenti da aggiornare, le informazioni utente non saranno aggiornate, e gli utenti non subiranno modifiche. Se il file CSV include dei nuovi utenti, saranno creati nella cartella root Docebo. 

– Utilizza ramo esistente. Quando questa opzione è selezionata, gli utenti aggiornati saranno spostati in uno dei rami esistenti, selezionabile da un menu a tendina. 

Assegna automaticamente i rami ai Power User

Da questa area è possibile configurare se associare direttamente i Power User creati dal file CSV nel ramo (e sotto-rami) da loro gestiti, creando una semplice associazione al ramo, o un’associazione fra i rami e i sotto-rami. 

– Non assegnare automaticamente ai rami. Quando questa opzione è selezionata, i Power User non saranno assegnati automaticamente ai rami, e sarà necessario attivare l’associazione manualmente. 

– Solo i rami assegnati. Quando questa opzione è selezionata, i Power User gestiranno il ramo a cui sono stati assegnati durante la procedura di creazione.  

– Assegna Rami e Sotto-Rami. Quando questa opzione è selezionata, i Power User gestiranno i rami a cui sono stati assegnati durante la procedura di creazione, e i relativi sotto-rami.

Attenzione: se si seleziona l’opzione Solo i rami assegnati oppure Assegna Rami e Sotto-Rami, affinché gli utenti siano assegnati automaticamente a un Power User nella pagina Assegna Utenti (che si raggiunge cliccando l’icona utenti dalla riga relativa al Power User nella pagina di gestione dei Power User), è necessario soddisfare le seguenti condizioni:

– Il file CSV deve contenere (almeno) i seguenti campi: Username, Profile Name, Level, Branch Code o Branch Name oppure sia Branch Name Path sia Branch Code Path

– Se il Power User esiste già nel sistema, dev’essere selezionata l’opzione Aggiorna le informazioni degli utenti esistenti nella sezione Aggiorna Utenti

La sezione Anteprima mostrerà l’anteprima del file CSV come letto dal sistema. Trascinare i campi della sezione Campi Docebo a sinistra e creare delle corrispondenze con i nomi delle colonne del file CSV.

Attenzione: Il formato corretto per la data è AAAA-MM-GG. Quando si completa un’importazione CSV degli utenti, tenere presente che i campi seguenti non sono case sensitive: User status, User level, Language, Country, Timezone, Yes/No additional field.

Dopo aver creato le associazioni per tutte le colonne, controllare le informazioni nella pagina di import e premere Importa in fondo alla pagina. Confermare le informazioni nella finestra pop up e premere Importa Utenti.

L’import è una procedura di background. In caso di errori, sarà creato un file con gli errori e sarà possibile scaricarlo. Per scaricare questo file, accedere al Menu Amministrazione e selezionare Attività di Background. Individuare l’attività nell’elenco per scaricare il file.

Tutti gli utenti importati in piattaforma saranno visualizzati nella pagina di Gestione degli Utenti, dove è possibile modificare i profili e cancellarli nella piattaforma, se necessario.

Ricordare che, in qualità di Power User, è possibile importare gli utenti solo all’interno dei rami ai quali si è assegnati.

Attivare o Disattivare gli Utenti via CSV

Quando gli utenti sono attivati, le credenziali di accesso sono valide e possono usarle con connettersi ed accedere alla piattaforma. Quando gli utenti sono diattivati, non possono più connettersi e accedere alla piattaforma.

I Superadmin possono attivare e disattivare gli utenti in piattaforma attraverso i file CSV. Per farlo, includere la colonna active nel file CSV, ed associarla al Campo Docebo chiamato Active, trascindandola dall’area Campi Docebo all’area Anteprima (come mostrato nel capitolo precedente di questo articolo). Quando il valore del campo Active è definito ad 1, significa che l’utente corrispondente è attivato, se è definito a 0, l’utente è disattivato.

Suggerimenti

  • Quando si importano gli utenti attraverso un file CSV, se una notifica viene inviata all’utente al momento della creazione, se la notifica include lo shortcode della password, includerà il testo della password. Se invece la notifica non viene inviata immediatamente, la password verrà criptata (le password vengono criptate nel database) e nelle notifiche future in cui è presente lo stesso shortcode verrà invece incluso un link con cui l’utente potrà resettare la password. 
  • Quando si carica un file CSV con intestazione (ad es., i “titoli” delle colonne), si consiglia di selezionare l’opzione “Considera la prima riga come intestazione”.
  • In base ai campi utenti che si desidera importare, è possibile scegliere se importare gli utenti utilizzando file CSV, attraverso SAML o attraverso la App Automation. Per un confronto fra i campi che è possibile imporate con la App Automation e con SAML, cliccare qui.
  • Per aggiornare un solo campo (ad esempio definire il manager o il fuso orario), al momento della creazione del file CSV, includere solo la colonna username e le colonne degli attributi che si desidera aggiornare. Non è necessario sovrascrivere gli attributi esistenti con gli stessi valori, perché se i campi non sono presenti nel file di import, non saranno aggiornati.