Come Creare ed Inviare una Newsletter

Inviare le newsletter dalla piattaforma.

Ultimo Aggiornamento

Luglio 15th, 2019

Tempo di Lettura

3 min

Livello Utente

Introduzione

Docebo permette ai Superadmin di inviare delle newsletter direttamente agli utenti della piattaforma. Le newsletter possono includere dettagli sugli eventi in programma, informare riguardo la disponibilità di nuovi materiali didattici o cataloghi, comunicare programmi o qualsiasi altro tipo di informazione che si ritenga utile per gli utenti. In qualità di Superadmin è possibile scegliere se inviare le newsletter a tutti gli utenti della piattaforma, o a gruppi e rami selezionati dell’organigramma. Questo articolo è una guida alla creazione e alla gestione delle newsletter in Docebo.

Creare una Newsletter

Connettersi alla piattaforma come Superadmin, accedere al Menu Amministrazione cliccando sull’icona ingranaggio in alto a destra. Nella sezione E-Learning, selezionare Newsletter per iniziare la creazione della newsletter.

Iniziare premendo Aggiungi nella sezione Destinatari nella parte superiore della pagina. Nella finestra pop up, utilizzare i tab a sinistra per selezionare utenti, rami o gruppi utilizzando, se necessario, l’area di ricerca. Selezionare gli utenti utilizzando il checkmark vicino ai nomi, e premere Conferma.

Attenzione: quando si selezionano dei rami di utenti dell’organigramma a cui inviare una newsletter, si noti che, per rendere più semplice e veloce la selezione dei rami, si vedrà un campo di testo in cui digitare il nome del ramo, in sostituzione all’elenco di rami da selezionare, nel caso in cui il numero di rami in piattaforma sia superiore a 1000.

Nella sezione Utenti Inattivi è possibile selezionare l’opzione per escludere gli utenti sospesi dall’elenco dei destinatari della newsletter. In questo modo, nel caso i destinatari siano gruppi di utenti o rami dell’organigramma, la newsletter non sarà inviata agli utenti sospesi all’interno dei gruppi o dei rami selezionati. Definire quindi la modalità di invio della newsletter: via email, nell’area Notifiche della piattaforma, o entrambe.

Digitare l’indirizzo email che risulterà come mittente della newsletter  nel campo di testo dedicato, quindi inserire il titolo e il testo della newsletter. E’ possibile formattare il testo utilizzando la barra degli strumenti sopra la finestra di testo, e utilizzare il pulsante immagine per inserire foto o illustrazioni nella newsletter.

E’ possibile caricare file nella newsletter, se necessario. I formati di file accettati sono ZIP, DOC, XLS, PPT, JPG, GIF, PNG, TXT, DOCX, PPTX, XLSX, PDF, FLV, ODS, ODT, ODP, CSV. La dimensione massima consentita per i file è di 10MB. Attenzione:  gli allegati saranno visualizzati nelle email, ma non lo saranno se la newsletter è inviata attraverso l’area notifiche. Quindi, nel caso in cui sia necessario allegare un file alla newsletter, meglio utilizzare le email.

Quando la newsletter è pronta, premere Invia. Si riceverà una conferma di avvenuto invio da parte della piattaforma e gli utenti riceveranno la newsletter via email o nell’area notifiche.

Visualizzare le Notifiche nell’Area Notifiche

Dopo la connessione, gli utenti vedranno un numero vicino all’icona campanella nella parte superiore destra della pagina, ad indicare il numero di notifiche in attesa di essere lette. Cliccare sull’icona campanella, per visualizzare un menu a tendina con l’elenco delle notifiche più recenti dell’utente.

Cliccare il titolo della newsletter per visualizzarla.

Gestire la Configurazione Email per le Newsletter

E’ possibile configurare il numero di notifiche inviate in blocco. Questa opzione è molto utile in caso di invio di molte newsletter, o se il server delle email ha politiche particolari. Accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio, quindi premere Configurazione nella sezione Impostazioni. Selezionare ora il tab Opzioni Avanzate dall’elenco dei tab a sinistra.

Nella sezione Newsletter, indicare il numero di newsletter che saranno inviate in blocco (al massimo 50), e il numero di secondi di attesa fra un invio e l’altro.

Premere Salva per terminare.