Gestire i Termini e le Condizioni dell’LMS: Dominio Singolo

Scopri come creare e gestire i Termini e le Condizioni della piattaforma

Ultimo Aggiornamento

Luglio 23rd, 2019

Tempo di Lettura

7 min

Livello Utente

Introduzione

Docebo permette di creare e personalizzare i Termini e le Condizioni che gli utenti dovranno accettare al momento della registrazione o della connessione alla piattaforma. Gli utenti della App Multidomain possono creare e assegnare specifici Termini e Condizioni a domini specifici.

Inoltre, è possibile gestire le versioni di Termini e Condizioni, in modo che si possa creare una nuova versione degli stessi Termini e Condizioni nel caso in cui sia necessario modificare o aggiornare dei termini. L’LMS traccia tutte le versioni, e traccia se gli utenti acconsentono, rifiutano o non hanno risposto ad ognuna delle versioni disponibili. In qualità di Superadmin, è inoltre possibile creare e visualizzare dei report relativi a Termini e Condizioni.

I Termini e le Condizioni non sono attivi di default nelle nuove piattaforme, ovvero gli utenti non dovranno accettare i Termini e le Condizioni per potervi accedere. Chi utilizzava la chiave di lingua (modulo: privacy_tos / chiave: _TERMS_AND_CONDITIONS) in Gestione Lingue per creare i Termini e le Condizioni per consentire agli studenti di acquistare corsi tramite l’app E-Commerce della piattaforma può fare riferimento a questo articolo che illustra come gestire la transizione verso la nuova funzionalità di Termini e Condizioni.

Questo articolo spiega come attivare e gestire i Termini e le Condizioni se l’LMS utilizza un dominio singolo (quindi ogni LMS in cui la App Multidomain non è attiva). I clienti che utilizzano la App Multidomain possono fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni riguardo la gestione di Termini e Condizioni dei sottodomini.

Termini e Condizioni vs Informativa sulla Privacy

In piattaforma, l’Informativa sulla Privacy e i Termini e le Condizioni vengono configurati dai Superadmin e, se attivati, devono essere accettati da tutti gli studenti. Sebbene il processo di configurazione sia pressoché identico, l’Informativa sulla Privacy e i Termini e le Condizioni sono da considerarsi due funzionalità separate aventi due scopi differenti che però operano insieme per assicurare che agli studenti vengano fornite tutte le informazioni giuridiche e relative all’informativa prima che utilizzino la piattaforma.

L’Informativa sulla Privacy tratta la parte giuridica inerente ai dati che vengono registrati (come ad esempio il materiale visualizzato in piattaforma o il numero di volte che un utente sostiene un test) e la loro gestione.

I Termini e le Condizioni definiscono le regole e le direttive che gli studenti devono rispettare per utilizzare la piattaforma (ad es. non caricare contributi informali relativi a determinati argomenti). I Termini e le Condizioni si concentrano principalmente su Coach & Share e sull’E-Commerce, in modo che gli studenti conoscano le regole da seguire quando pongono domande agli esperti, caricano contributi informali, aggiungono commenti ai contributi e acquistano corsi o piani formativi in piattaforma.

Quando gli studenti accedono alla piattaforma per la prima volta, quando si autoregistrano alla piattaforma per la prima volta e quando accedono per la prima volta dopo l’aggiornamento dell’Informativa sulla Privacy o di Termini e Condizioni, verrà chiesto loro di accettare la versione più recente dell’Informativa sulla Privacy o di Termini e Condizioni (o di entrambi, a seconda degli aggiornamenti).

Durante il login o la registrazione, oppure subito dopo l’accesso alla piattaforma, appaiono caselle con link a entrambi i contenuti per chi ne ha già accettata una vecchia versione. Gli studenti troveranno anche un link a Termini e Condizioni nel proprio carrello e nella pagina Contribuisci in piattaforma.

Attivare i Termini e le Condizioni

Per gestire i Termini e le Condizioni, connettersi alla piattaforma come Superadmin, e accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra, quindi premere Configurazione dalla sezione Impostazioni. Accedere alla tab Utenti. Nella sezione Opzioni, selezionare I Termini e le Condizioni DEVONO essere accettati e premere Salva.

Attivazione Termini e Condizioni

Attenzione: Se questa opzione non è abilitata, sarà comunque possibile accedere alla configurazione di Termini e Condizioni in piattaforma, e creare e gestire i Termini e le Condizioni, che però non saranno visualizzati dagli utenti nella pagina di login o di registrazione della piattaforma. Questa opzione potrebbe rimanere disabilitata finché i Termini e le Condizioni sono in stato di bozza, ed essere attivata in un secondo momento, dopo la pubblicazione della prima versione in piattaforma.

Creare i Termini e le Condizioni

Per creare i Termini e le Condizioni per la prima volta, accedere al Menu Amministrazione e selezionare Termini e Condizioni dalla sezione Impostazioni. Nella parte superiore della pagina principale di gestione di Termini e Condizioni ci sono tre tab: Impostazioni, Anteprima e Versioning.

Al momento della prima redazione di Termini e Condizioni, la bozza sarà salvata in Impostazioni. Tutte le versioni successive di Termini e Condizioni saranno salvate nella tab Versioning. Per visualizzare un’anteprima di Termini e Condizioni prima di salvarla come nuova versione, è possibile spostarsi nella tab Anteprima in qualsiasi momento prima di selezionare Salva Modifiche.

Nella tab Impostazioni, entrare nella sezione Contenuto Termini & Condizioni. I Termini e le Condizioni devono essere creati nella lingua di default della piattaforma. Definire un titolo,  un messaggio (è il messaggio che viene visualizzato dagli utenti), e il corpo di Termini e Condizioni.

Creazione Termini e Condizioni

È possibile applicare formattazione e stili al corpo del testo. Inoltre, si possono aggiungere file PDF selezionando il pulsante Allega File nella barra di formattazione del testo. Tenere presente che la piattaforma non traccia se gli studenti cliccano il link al file o se scaricano il file, ma la funzionalità Versioning assicura che la versione del file resa disponibile all’utente finale è sempre quella corretta.

Dopo aver compilato tutti i campi richiesti, premere Salva Modifiche per pubblicare la versione di Termini e Condizioni selezionata.

Creare i Termini e le Condizioni in più Lingue

Creando o aggiornando i Termini e le Condizioni è possibile creare la stessa versione del contenuto in più lingue, usando lo strumento di selezione multilingue. Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni sull’utilizzo di questo strumento.

Al momento della creazione o della modifica di Termini e Condizioni nella lingua di default della piattaforma, i campi della lingua di default sono obbligatori. Aggiungendo del contenuto in una lingua che non è quella di default, i campi non sono invece obbligatori. Quindi, se non si popola un campo in una delle lingue aggiuntive, il campo sarà mostrato agli utenti nella lingua di default, e non rimarrà vuoto.

Termini e Condizioni multilingua

Per esempio, se la lingua di default è Inglese, sarà necessario completare tutti i campi di Termini e Condizioni in inglese. Se si crea il contenuto della stessa versione in francese, e non si compila il campo Messaggio di Consenso, gli utenti che utilizzano la piattaforma in francese vedranno il Messaggio di Consenso in inglese.

Ogni volta che un campo di Termini e Condizioni è aggiornato in una lingua, sarà generata una nuova versione. La gestione delle versioni di Termini e Condizioni non è localizzata per lingua, è a livello globale. Non è quindi possibile che i Termini e le Condizioni abbiano 3 versioni in inglese e 7 versioni in francese.

Premere Salva le Modifiche per terminare l’aggiornamento: sarà creata una nuova versione in tutte le lingue. Quando si aggiornano i Termini e le Condizioni, assicurarsi di aggiornare tutte le lingue che necessitano dell’aggiornamento prima di premere Salva le Modifiche. Fare riferimento alla sezione che segue per ulteriori informazioni riguardo la gestione delle versioni.

Aggiornare i Termini e le Condizioni e Gestire le Versioni

Dopo aver creato i Termini e le Condizioni, è possibile aggiornare qualsiasi campo, creando automaticamente una nuova versione. Tutte le versioni sono disponibili nella tab Versioning. Alla creazione e alla pubblicazione di una nuova versione, gli utenti dovranno accettare nuovamente i Termini e le Condizioni, al login successivo.

Le versioni sono gestite a livello globale per quanto riguarda le lingue. Aggiornando i Termini e le Condizioni in una qualsiasi lingua, sarà creata una nuova versione per tutte le lingue. Gli utenti dovranno accettare nuovamente i Termini e le Condizioni, indipendentemente dalla lingua utilizzata. Se si gestisce del contenuto pubblicato in più lingue, è necessario aggiornare tutti i campi necessari in TUTTE le lingue prima di premere Salva le Modifiche e creare una nuova versione.

Versioning di Termini e Condizioni

Nella tab Versioning, utilizzare la barra scorrevole nella parte superiore della pagina per visualizzare tutte le versioni disponibili e passare alla versione che si desidera visualizzare. Per ogni versione visualizzata sono disponibili il nome della versione, chi l’ha pubblicata e data e ora di pubblicazione.

Nella parte inferiore della tab è possibile consultare la versione integrale di Termini e Condizioni, inclusi i messaggi di consenso, il titolo e il testo. Per modificare la lingua in cui è visualizzata la versione, selezionarla dal menu a tendina Lingua in alto a destra.

I Termini e le Condizioni per gli Studenti

Dopo la pubblicazione di Termini e Condizioni, gli utenti dovranno accettare tutte le condizioni obbligatorie al momento della connessione o della registrazione alla piattaforma, nel modulo dedicato della pagina di login. La piattaforma non sarà accessibile agli utenti che non hanno accettato tutte le condizioni. Questa regola si applica alla prima pubblicazione della prima versione di Termini e Condizioni, e a qualsiasi pubblicazione di una nuova versione di Termini e Condizioni, in qualsiasi lingua.

Dopo la connessione, gli utenti potranno visualizzare nell’area del profilo ulteriori dettagli relativi a Termini e Condizioni e al relativo consenso. Premere l’icona menu in alto a sinistra, quindi l’icona modifica (pulsante penna) nel pannello a scomparsa.

Termini e Condizioni utenti

Nella pagina del profilo, premere l’icona freccia nella sezione Termini e Condizioni per visualizzare i Termini e le Condizioni a cui si ha dato il consenso per accedere ed utilizzare la piattaforma. È possibile selezionare o deselezionare i consensi precedentemente assegnati, e premere Salva Modifiche per terminare. Deselezionando i consensi obbligatori (identificati da un asterisco), non sarà possibile accedere ed utilizzare l’LMS.

Il consenso a Termini e Condizioni obbligatori è necessario per completare la registrazione e utilizzare la piattaforma. Per visualizzare i Termini e le Condizioni, premere Visualizza i Termini e le Condizioni.

Note sull’Editor di Testo

Si noti che l’editor di testo integrato in piattaforma è Froala. Fare riferimento alla Knowledge Base di Froala per ulteriori informazioni sul suo utilizzo. Ricordare inoltre che la resa dell’output degli editor WYSIWYG potrebbe essere leggermente diversa dall’input, a seconda delle regole CSS applicate.