Gestire i Termini e le Condizioni dell’LMS: Multidomain

Scopri come creare e gestire i Termini e le Condizioni per i sottodomini

Ultimo Aggiornamento

Luglio 16th, 2019

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12 min

Livello Utente

Introduzione

Docebo permette di creare e personalizzare i Termini e le Condizioni che gli utenti dovranno accettare al momento della registrazione o della connessione alla piattaforma. Gli utenti della App Multidomain possono creare e assegnare specifici Termini e Condizioni a domini specifici.

Inoltre, è possibile gestire le versioni di Termini e Condizioni, in modo che si possa creare una nuova versione degli stessi Termini e Condizioni nel caso in cui sia necessario modificare o aggiornare dei termini. L’LMS traccia tutte le versioni, e traccia se gli utenti acconsentono, rifiutano o non hanno risposto ad ognuna delle versioni disponibili. In qualità di Superadmin, è inoltre possibile creare e visualizzare dei report relativi a Termini e Condizioni.

I Termini e le Condizioni non sono attivi di default nelle nuove piattaforme, ovvero gli utenti non dovranno accettare i Termini e le Condizioni per potervi accedere. Chi utilizzava la chiave di lingua (modulo: privacy_tos / chiave: _TERMS_AND_CONDITIONS) in Gestione Lingue per creare i Termini e le Condizioni per consentire agli studenti di acquistare corsi tramite l’app E-Commerce della piattaforma può fare riferimento a questo articolo che illustra come gestire la transizione verso la nuova funzionalità di Termini e Condizioni.

Questo articolo spiega come attivare e gestire i Termini e le Condizioni se l’LMS utilizza l’App Multidomain (quindi ogni LMS in cui la App Multidomain non è attiva). I clienti che non utilizzano questa app, e che quindi utilizzano un solo dominio, possono fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni riguardo la gestione di Termini e Condizioni.

Termini e Condizioni vs Informativa sulla Privacy

In piattaforma, l’Informativa sulla Privacy e i Termini e le Condizioni vengono configurati dai Superadmin e, se attivati, devono essere accettati da tutti gli studenti. Sebbene il processo di configurazione sia pressoché identico, l’Informativa sulla Privacy e i Termini e le Condizioni sono da considerarsi due funzionalità separate aventi due scopi differenti che però operano insieme per assicurare che agli studenti vengano fornite tutte le informazioni giuridiche e relative all’informativa prima che utilizzino la piattaforma.

L’Informativa sulla Privacy tratta la parte giuridica inerente ai dati che vengono registrati (come ad esempio il materiale visualizzato in piattaforma o il numero di volte che un utente sostiene un test) e la loro gestione.

I Termini e le Condizioni definiscono le regole e le direttive che gli studenti devono rispettare per utilizzare la piattaforma (ad es. non caricare contributi informali relativi a determinati argomenti). I Termini e le Condizioni si concentrano principalmente su Coach & Share e sull’E-Commerce, in modo che gli studenti conoscano le regole da seguire quando pongono domande agli esperti, caricano contributi informali, aggiungono commenti ai contributi e acquistano corsi o piani formativi in piattaforma.

Quando gli studenti accedono alla piattaforma per la prima volta, quando si autoregistrano alla piattaforma per la prima volta e quando accedono per la prima volta dopo l’aggiornamento dell’Informativa sulla Privacy o di Termini e Condizioni, verrà chiesto loro di accettare la versione più recente dell’Informativa sulla Privacy o di Termini e Condizioni (o di entrambi, a seconda degli aggiornamenti).

Durante il login o la registrazione, oppure subito dopo l’accesso alla piattaforma, appaiono caselle con link a entrambi i contenuti per chi ne ha già accettata una vecchia versione. Gli studenti troveranno anche un link a Termini e Condizioni nel proprio carrello e nella pagina Contribuisci in piattaforma.

Attivare i Termini e le Condizioni Globalmente, per Tutti i Domini

Per gestire i Termini e le Condizioni, connettersi al dominio principale come Superadmin, e accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra, quindi premere Configurazione dalla sezione Impostazioni. Accedere alla tab Utenti. Nella sezione Opzioni, selezionare I Termini e le Condizioni DEVONO essere accettati e premere Salva.

La gestione di Termini e Condizioni ora è abilitata e attiva in tutti i sottodomini. È possibile accedere alla configurazione di ogni sottodominio e disattivarne la gestione per il sottodominio selezionato. La gestione di Termini e Condizioni a livello locale non è prioritaria sulla configurazione globale dei Termini e Condizioni, quindi le configurazioni eseguite a livello locale devono essere sempre replicate anche a livello globale.

Attenzione: Se questa opzione non è abilitata, sarà comunque possibile accedere alla configurazione di Termini e Condizioni in piattaforma, e sarà possibile creare e gestire i Termini e le Condizioni che però non saranno visualizzati dagli utenti nella pagina di login o di registrazione della piattaforma. Questa opzione potrebbe rimanere disabilitata finché i Termini e le Condizioni sono in stato di bozza per il dominio, ed essere attivata in un secondo momento, dopo la creazione di tutti i Termini e le Condizioni per tutti i sottodomini della piattaforma.

Attivare i Termini e le Condizioni Localmente per i Sottodomini

Indipendentemente dal fatto che i Termini e le Condizioni siano attivi globalmente dal dominio principale, è possibile attivarli o disattivarli localmente in ogni sottodominio definito nella configurazione del Multidomain. La gestione di Termini e Condizioni a livello locale non è prioritaria sulla configurazione globale dei Termini e Condizioni, quindi le configurazioni eseguite a livello locale devono essere sempre replicate anche a livello globale.

Per gestire la configurazione dei sottodomini, accedere al Menu Amministrazione e premere Gestione nella sezione Multidomain. Nella pagina principale di gestione del Multidomain, identificare il dominio nell’elenco, e premere l’icona ingranaggio per accedere alla configurazione. Nella tab Termini e Condizioni, selezionare l’opzione nella prima sezione per Abilitare le impostazioni personalizzate per questo client.

In questo modo, la sezione Termini e Condizioni sarà abilitata. In base alla configurazione globale di tutti i domini, è possibile selezionare l’opzione per non richiedere il consenso a Termini e Condizioni per gli utenti del sottodominio selezionato (ovvero, questi utenti non dovranno accettare i Termini e le Condizioni prima di accedere alla piattaforma), oppure è possibile selezionare l’opzione Assegna i Termini e le Condizioni.

Se si seleziona la seconda opzione, utilizzare il menu a tendina per assegnare i Termini e le Condizioni a questo Multidomain. In alternativa, è possibile assegnare i Termini e le Condizioni al sottodominio selezionato dall’area di gestione di Termini e Condizioni nella piattaforma. L’informativa assegnata si rifletterà nell’interfaccia della tab Termini e Condizioni nelle impostazioni del sottodominio. Allo stesso modo, assegnando un’informativa nell’area di configurazione del sottodominio, si rifletterà nell’interfaccia dell’area di gestione di Termini e Condizioni. Premere Salva Modifiche per terminare.

Assegnando Termini e Condizioni a un sottodominio, gli utenti del sottodominio dovranno accettarla al primo login in piattaforma.

Visualizzare e Gestire Tutti i Termini e le Condizioni

Per visualizzare e gestire tutti i Termini e le Condizioni in piattaforma, accedere al Menu Amministrazione, quindi cliccare Termini e Condizioni nella sezione Impostazioni dove sono elencati tutti i Termini e le Condizioni disponibili, e da cui è possibile gestirli.

Per ogni riga è visualizzato il nome, l’ID, a quali client del Multidomain sono assegnati, la data dell’ultimo aggiornamento, e la versione. Passare il mouse sulla riga nell’elenco per visualizzare l’icona ellipsis, quindi premere Modifica o Cancella.

I Termini e le Condizioni possono essere modificati in qualsiasi momento, e sarà creata una nuova versione alla modifica di qualsiasi tipo di contenuto, fatta eccezione per il titolo. Aggiornare solo il titolo di Termini e Condizioni non scatenerà la creazione di una nuova versione poiché questo campo è visibile solo ai Superadmin. Qualsiasi altra modifica agli altri campi genererà automaticamente una nuova versione, e gli utenti ad essa associati dovranno accettarne la nuova versione per poter accedere alla piattaforma. Ulteriori informazioni riguardo la creazione delle versioni di Termini e Condizioni sono disponibili nella sezione corrispondente di questo articolo.

Se si cancellano dei Termini e Condizioni esistenti, la cronologia del tracciamento sarà anch’essa cancellata, e non sarà più possibile accedere alla cronologia di Termini e Condizioni dai report dedicati. Cancellando dei Termini e Condizioni assegnati a uno o più client del Multidomain, tutti i client interessati saranno assegnati ai Termini e Condizioni di default della piattaforma, e gli utenti dei relativi sottodomini dovranno accettare i Termini e le Condizioni di default al prossimo login. È possibile assegnare questi client a nuovi Termini e Condizioni.

Gestire i Termini e le Condizioni di Default

Di default, la piattaforma dispone di Termini e Condizioni pre-definiti. Questi Termini e Condizioni non possono essere cancellati e non hanno contenuti, quindi è necessario modificarli per popolare il contenuto.

Per modificare i Termini e le Condizioni per la prima volta, accedere all’area di gestione di Termini e Condizioni dal Menu Amministrazione, identificare i Termini e le Condizioni di default nell’elenco (facilmente riconoscibile), quindi premere l’icona ellipsis in fondo alla riga. Fare riferimento alla sezione che segue per ulteriori informazioni riguardo la creazione e la gestione del contenuto di Termini e Condizioni, poiché il processo di modifica del contenuto è lo stesso per tutti i Termini e le Condizioni, inclusi quelli di default.

Ogni volta che si aggiorna il contenuto di Termini e Condizioni, l’LMS genera una nuova versione, e tutti gli utenti assegnati ai Termini e Condizioni di default dovranno accettarli nuovamente. Fare riferimento alla sezione che segue per ulteriori informazioni sulle versioni di Termini e Condizioni.

Come default, tutti gli utenti sono assegnati ai Termini e Condizioni di default finché non si assegnano nuovi Termini e Condizioni a un client. Non è possibile assegnare dei client ai Termini e Condizioni di default, e nemmeno creare nuovi Termini e Condizioni e definirli come default. Cancellando dei Termini e Condizioni associati a dei sottodomini, i sottodomini saranno assegnati ai Termini e Condizioni di default finché non saranno assegnati a dei nuovi Termini e Condizioni.

Creare i Termini e le Condizioni e Gestirne il Contenuto

Per creare nuovi Termini e Condizioni, accedere al Menu Amministrazione, e selezionare Termini e Condizioni nella sezione Impostazioni. Nella pagina principale di Termini e Condizioni, cliccare il pulsante più in alto a destra. Nel pannello a scomparsa, creare in primo luogo i Termini e le Condizioni nella lingua di default della piattaforma. Definire un titolo e un messaggio per il consenso (messaggio visualizzato dagli utenti). Premere Crea & Modifica nella parte inferiore del pannello.

La pagina successiva mostra tre tab nella parte superiore: Impostazioni, Anteprima e Versioning. Al momento della prima redazione di Termini e Condizioni, la bozza sarà salvata in Impostazioni. Tutte le versioni successive saranno salvate nella tab Versioning. Per visualizzare un’anteprima del contenuto prima di salvarlo come nuova versione, è possibile spostarsi nella tab Anteprima in qualsiasi momento prima di selezionare Salva Modifiche.

Nella tab Impostazioni, spostarsi nella sezione Contenuto Termini e Condizioni. I Termini e le Condizioni devono essere creati nella lingua di default della piattaforma. Definire un titolo e un messaggio per il consenso (messaggio visualizzato dagli utenti), e il corpo dei Termini e Condizioni.

È possibile applicare formattazione e stili al corpo del testo. Inoltre, si possono aggiungere file PDF selezionando il pulsante Allega File nella barra di formattazione del testo. Tenere presente che la piattaforma non traccia se gli studenti cliccano il link al file o se scaricano il file, ma la funzionalità Versioning assicura che la versione del file resa disponibile all’utente finale è sempre quella corretta.

Dopo aver compilato tutti i campi richiesti, premere Salva Modifiche per pubblicare la versione di Termini e Condizioni selezionata.

Creare i Termini e le Condizioni in Più Lingue

Creando o aggiornando i Termini e le Condizioni è possibile creare la stessa versione del contenuto in più lingue, usando lo strumento di selezione multilingue. Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni sull’utilizzo di questo strumento.

Al momento della creazione o della modifica di Termini e Condizioni nella lingua di default della piattaforma, i campi della lingua di default sono obbligatori. Aggiungendo del contenuto in una lingua che non è quella di default, i campi non sono invece obbligatori. Quindi, se non si popola un campo in una delle lingue aggiuntive, il campo sarà mostrato agli utenti nella lingua di default, e non rimarrà vuoto.

Per esempio, se la lingua di default è Inglese, sarà necessario completare tutti i campi di Termini e Condizioni in inglese. Se si crea il contenuto della stessa versione in francese, e non si compila il campo Messaggio di Consenso, gli utenti che utilizzano la piattaforma in francese vedranno il Messaggio di Consenso in inglese.

Ogni volta che un campo di Termini e Condizioni è aggiornato in una lingua, sarà generata una nuova versione. La gestione delle versioni di Termini e Condizioni non è localizzata per lingua, è a livello globale. Non è quindi possibile che i Termini e le Condizioni abbiano 3 versioni in inglese e 7 versioni in francese.

Premere Salva Modifiche per terminare l’aggiornamento: sarà creata una nuova versione in tutte le lingue. Quando si aggiornano i Termini e le Condizioni, assicurarsi di aggiornare tutte le lingue che necessitano dell’aggiornamento prima di premere Salva Modifiche. Fare riferimento alla sezione che segue per ulteriori informazioni riguardo la gestione delle versioni.

Aggiornare i Termini e le Condizioni e Gestire le Versioni

Dopo aver creato i Termini e le Condizioni, è possibile aggiornare qualsiasi campo, creando automaticamente una nuova versione. Tutte le versioni sono disponibili nella tab Versioning. Alla creazione e alla pubblicazione di una nuova versione, gli utenti dovranno accettare nuovamente i Termini e le Condizioni, al login successivo.

Le versioni sono gestite a livello globale per quanto riguarda le lingue. Aggiornando i Termini e le Condizioni in una qualsiasi lingua, sarà creata una nuova versione per tutte le lingue. Gli utenti dovranno accettare nuovamente i Termini e le Condizioni, indipendentemente dalla lingua utilizzata. Se si gestisce del contenuto pubblicato in più lingue, è necessario aggiornare tutti i campi necessari in TUTTE le lingue prima di premere Salva Modifiche e creare una nuova versione.

Nella tab Versioning, utilizzare la barra scorrevole nella parte superiore della pagina per visualizzare tutte le versioni disponibili e passare alla versione che si desidera visualizzare. Per ogni versione visualizzata sono disponibili il nome della versione, chi l’ha pubblicata e data e ora di pubblicazione.

Nella parte inferiore della tab è possibile consultare la versione integrale di Termini e Condizioni, inclusi i messaggi di consenso, il titolo e il testo. Per modificare la lingua in cui è visualizzata la versione, selezionarla dal menu a tendina Lingua in alto a destra.

Assegnare e Rimuovere l’Associazione delle Informative ai Sottodomini

È possibile assegnare i Termini e le Condizioni a sottodomini specifici, ovvero un dominio può avere Termini e Condizioni diversi rispetto agli altri. Questo è utile se i sottodomini sono popolati da rami di utenti in diversi uffici, paesi, regioni, ecc. ed è quindi necessario accettare Termini e Condizioni diversi per poter utilizzare la piattaforma.

Dopo aver creato i Termini e le Condizioni, questi saranno visibili nell’elenco nella pagina principale di Gestione Termini e Condizioni. La colonna Multidomain Clients di ogni informativa mostra quanti domini sono assegnati a quei Termini e Condizioni. Cliccare l’informazione nella colonna per gestire i client assegnati a quei Termini e Condizioni. Attenzione, non è possibile assegnare client a Termini e Condizioni di default, poiché si tratta dei Termini e Condizioni di assegnazione automatica, nel caso in cui il client non sia assegnato ad altri Termini e Condizioni.

Premendo l’icona Multidomain Clients nella riga dell’informativa, si sarà indirizzati alla tab Assegnato A dell’area di modifica di Termini e Condizioni. È possibile accedere a questa area anche premendo l’icona ellipsis nella riga di un’informativa Termini e Condizioni, quindi premendo Modifica dal menu a tendina.

Nella tab Assegnato A, premere l’icona globo con il più in alto a destra per assegnare dei domini a Termini e Condizioni. Nel pannello a scomparsa, selezionare i client che si desidera assegnare a questi Termini e Condizioni. Assegnando i client a questo contenuto, tutti gli utenti dei sottodomini dovranno accettare questi Termini e Condizioni al successivo login in piattaforma.

La colonna Termini e Condizioni Assegnati mostra quali Termini e Condizioni sono attualmente assegnati al client. Assegnando dei nuovi Termini e Condizioni al client, gli utenti di quel sottodominio dovranno accettare i Termini e le Condizioni appena assegnati prima di accedere alla piattaforma. Dopo aver selezionato i client, premere Conferma.

Per rimuovere l’associazione dei sottodomini al contenuto, accedere alla tab Assegnato A e premere l’icona globo con il più in alto a destra. Nel pannello a scomparsa, deselezionare i client che si desiderano rimuovere dall’associazione al contenuto. In alternativa, è possibile selezionare i sottodomini nell’elenco della tab Assegnato A, quindi premere l’icona ellipsis in fondo alla pagina, e selezionare l’opzione per rimuovere l’associazione dei domini ai Termini e Condizioni.

Al momento del salvataggio delle modifiche, i client saranno assegnati ai Termini e Condizioni di default finché non saranno assegnati manualmente a nuovi Termini e Condizioni. Anche quando si modificano le assegnazioni di Termini e Condizioni per un sottodominio, tutti i dati relativi alle interazioni utente – Termini e Condizioni saranno tracciati dall’LMS e potranno essere visualizzati nell’area dei report.

I Termini e le Condizioni per gli Studenti

Dopo la pubblicazione di Termini e Condizioni, tutti gli utenti ad essi assegnati dovranno accettare tutti i messaggi di consenso obbligatori al momento della connessione o della registrazione alla piattaforma, nel modulo dedicato della pagina di login. La piattaforma non sarà accessibile agli utenti che non hanno accettato tutte le condizioni.

Questa regola si applica alla prima pubblicazione della prima versione di Termini e Condizioni, e a qualsiasi pubblicazione di una nuova versione di Termini e Condizioni, in qualsiasi lingua. Si applica inoltre nel caso in cui un sottodominio sia stato assegnato a nuovi Termini e Condizioni, o se un utente è spostato ad altri rami, assegnati a Termini e Condizioni diversi.

Dopo la connessione, gli utenti potranno visualizzare nell’area del profilo ulteriori dettagli relativi a Termini e Condizioni e al relativo consenso. Premere l’icona menu in alto a sinistra, quindi l’icona modifica (pulsante penna) nel pannello a scomparsa.

Nella pagina del profilo, premere l’icona freccia nella sezione Termini e Condizioni per visualizzare i Termini e le Condizioni a cui si ha dato il consenso per accedere ed utilizzare la piattaforma. È possibile selezionare o deselezionare i consensi precedentemente assegnati, e premere Salva Modifiche per terminare. Deselezionando i consensi obbligatori (identificati da un asterisco), non sarà possibile accedere e utilizzare l’LMS. Il consenso a Termini e Condizioni obbligatori è necessario per completare la registrazione e utilizzare la piattaforma. Per visualizzare i Termini e le Condizioni, premere Visualizza i Termini e le Condizioni.

Attenzione: se gli utenti sono assegnati a più sottodomini, dovranno accettare i Termini e le Condizioni di ogni sottodominio prima di accedervi. Il consenso è necessario anche nel caso in cui i Termini e le Condizioni siano gli stessi per tutti i sottodomini. In qualità di Superadmin, è necessario accettare tutti i Termini e le Condizioni assegnati a ogni client Multidomain, inclusa l’informativa di default, prima di accedere a qualsiasi sottodominio.

Note sull’Editor di Testo

Si noti che l’editor di testo integrato in piattaforma è Froala. Fare riferimento alla Knowledge Base di Froala per ulteriori informazioni sul suo utilizzo. Ricordare inoltre che la resa dell’output degli editor WYSIWYG potrebbe essere leggermente diversa dall’input, a seconda delle regole CSS applicate