Impersonare un Utente

Scopri come impersonare un altro utente

Ultimo Aggiornamento

24 Aprile 2020

Modulo Docebo

Learn

Tempo di Lettura

7 min

Livello Utente

Introduzione

In qualità di Superadmin, è possibile connettersi temporaneamente come un altro utente in piattaforma per svolgere azioni per conto di quell’utente, così da poterlo aiutare con la risoluzione di problemi in piattaforma. Mentre si impersona un utente, si ha accesso esattamente a tutto ciò a cui quell’utente ha accesso in piattaforma, e si opererà in piattaforma come se ci si fosse connessi come quell’utente. Le azioni principali che si svolgono mentre si è connessi sotto il nome di un altro utente vengono tracciate nel sistema dall’app Audit Trail e, quando ci si connette come un altro utente, una notifica viene inviata immediatamente all’utente in questione, per informarlo che è stato effettuato un accesso alla piattaforma utilizzando il suo account.

Casi d’Uso

Questa funzionalità può essere utilizzata per aiutare i propri utenti con i problemi che riscontrano in piattaforma. Ad esempio, se uno dei propri utenti vi contatta per segnalarvi un problema in piattaforma, in quanto Superadmin è possibile connettersi come se si fosse quell’utente e aiutarlo a risolvere il problema. Grazie a questa funzionalità, si avrà un notevole risparmio sia di tempo che di energie, dato che i propri utenti non dovranno più fornirvi spiegazioni dettagliate (e per nulla semplici) di cosa non funziona in piattaforma e di quali azioni dovreste svolgere per risolvere i loro problemi.

Impersonare un Utente

Per connettersi come uno dei propri utenti alla piattaforma, innanzitutto accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra della homepage. Quindi, selezionare l’opzione Utenti nella sezione E-Learning. Nella pagina principale degli utenti, identificare l’utente che si vuole impersonare, quindi premere il bottone ellipsis in fondo alla riga dell’utente e selezionare Connettiti come questo Utente. Nella finestra pop up che si apre, dal menu a tendina selezionare un dominio disponibile in cui ci si vuole connettere come se si fosse l’utente selezionato, quindi confermare la propria azione premendo il bottone corrispondente. Si noti che se la app Extended Enterprise non è attiva in piattaforma, oppure se l’utente che si sta impersonando non è collegato a nessun dominio dell’Extended Enterprise, la selezione del dominio non sarà richiesta.

Impersonare un Utente

Una volta confermata l’azione, si verrà disconnessi dal proprio profilo di amministratore e ci si connette come l’utente che si è scelto di impersonare. Si verrà reindirizzati all’homepage dell’account dell’utente che si è scelto di impersonare. Si ricordi che le azioni più importanti che si svolgono utilizzando l’account dell’utente al posto dell’utente in questione (e che sono azioni che di norma vengono tracciate nel sistema dall’app Audit Trail) vengono tracciate dall’app Audit Trail come se fossero svolte dall’utente che si sta impersonando. Si noti inoltre che anche l’account amministratore che ha impersonato l’utente viene registrato nelle azioni tracciate nell’app Audit Trail.

Attenzione: il sistema non è in grado di distinguere l’utente che ha effettivamente compiuto alcune delle azioni.

Ricordare che tutte le azioni che si svolgono mentre si impersona un altro utente sono azioni reali. Se si completa un corso mentre si è connessi come un altro utente, quando poi l’utente in oggetto si connette di nuovo al proprio account, vedrà che quel corso è stato completato (e il corso sarà contrassegnato come completato dall’utente che si è impersonato, e non dal Superadmin). Allo stesso modo, se si avanza all’interno del corso, quando l’utente si connette di nuovo alla propria piattaforma, potrà continuare il corso dal punto in cui il Superadmin si è interrotto.

Per tutto il tempo in cui si è connessi alla piattaforma come un altro utente, viene mostrata una barra di avvertimento nella parte superiore della piattaforma, in ogni pagina e menu in cui si naviga. Il messaggio all’interno della barra ricorda che si è temporaneamente connessi come uno dei propri utenti (il nome dell’utente è menzionato nel messaggio).

Tornare al Proprio Account

Quando si vuole terminare di impersonare un altro utente e ci si vuole connettere nuovamente al proprio account di amministratore, semplicemente è necessario premere il bottone Torna al tuo Account nella parte destra della barra in cima alla pagina (si ricordi che la barra di avvertimento verrà mostrata in qualsiasi pagina della piattaforma si navighi).

Tornare al Proprio Account

Si verrà reindirizzati alla pagina principale degli utenti, esattamente dove si è selezionato l’utente che si è scelto di impersonare. A partire da questo momento, si è connessi di nuovo alla piattaforma con il proprio account di amministratore. Non si spreca quindi del tempo per disconnettersi dall’account dell’utente e poi riconnettersi al proprio account di amministratore.

Quando si decide di terminare la sessione in cui si è impersonato un altro utente, ricordarsi di svolgere questa azione premendo il bottone Torna al tuo Account nella barra nella parte superiore della pagina. Altrimenti, se si termina la sessione lasciandola scadere, il sistema non è in grado di tracciare il momento in cui è terminata la sessione e, di conseguenza, non può inviare una notifica all’utente.

Notifiche

Quando ci si connette come uno dei propri utenti, una notifica viene inviata immediatamente all’utente in questione (nell’area notifiche e, se l’email dell’utente è configurata in piattaforma, anche via email), per informarlo che è stato effettuato un accesso alla piattaforma utilizzando il suo account.

Nel momento in cui ci si connette come un altro utente, la notifica viene inviata immediatamente all’utente, ma si noti che in quel momento è il Superadmin ad essere connesso all’account dell’utente. Per questo motivo, si consiglia di non aprire la notifica dell’utente per leggerla, così che, quando l’utente si connette di nuovo al suo account, vedrà subito la notifica non letta (se il Superadmin apre e legge la notifica, questa non verrà eliminata, ma l’utente potrebbe non notarla quando si connette di nuovo al proprio account, dato che non c’è più il punto rosso sull’icona campanella che indica che ci sono notifiche non lette).

In seguito, quando ci si riconnette al proprio account di amministratore, l’utente che si è impersonato riceve un’altra notifica (nell’area notifiche e, se configurata, via email) che lo informa che ci si è disconnessi dal suo account.

Così facendo, gli utenti sono informati su chi si è connesso in piattaforma utilizzando il loro account e a che ora, e sapranno anche quando la sessione in cui sono stati impersonati è terminata.

Assicurarsi che la funzionalità Notifiche sia attiva in piattaforma e di aver configurato correttamente le notifiche Il tuo Superadmin si è connesso temporaneamente al tuo account utente e Il tuo Superadmin si è disconnesso dal tuo account utente. Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni sulla gestione e l’invio delle notifiche.

Attenzione: queste due notifiche sono attive di default in piattaforma, ma se necessario si possono disattivare. Inoltre, è possibile modificare il testo delle due notifiche, configurarle e anche eliminarle utilizzando il menu Notifiche.

Note Importanti

Tenere presenti le informazioni importanti riportate qui di seguito:

  • Per ragioni di sicurezza, solo i Superadmin possono impersonare un utente (i Power User non possono utilizzare questa funzionalità).
  • In qualità di Superadmin, è possibile connettersi come uno dei propri utenti (anche Power User), ma non è possibile connettersi alla piattaforma impersonando un altro Superadmin, e nemmeno se stessi.
  • Quando, in qualità di Superadmin, ci si connette alla piattaforma di un proprio utente per impersonarlo, per motivi di sicurezza, non è possibile accedere a corsi E-Signature a cui l’utente è iscritto. Quando un utente è iscritto a un corso E-Signature, deve effettuare un secondo processo di autenticazione per attestare la propria identità. Accedere a un corso E-Signature di un altro utente darebbe accesso alle One Time Password (OTP) temporanee personali necessarie per l’autenticazione E-Signature. Di conseguenza, la firma elettronica perde validità legale (ovviamente, affinché la firma elettronica dell’utente sia valida legalmente, il corso dev’essere completato dall’utente che lo firma e all’interno del proprio account). Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni sulla funzionalità di E-Signature.
  • Le azioni più importanti che si svolgono utilizzando l’account dell’utente al posto dell’utente in questione (e che sono azioni che di norma vengono tracciate nel sistema dall’app Audit Trail) vengono tracciate dall’app Audit Trail come se fossero svolte dall’utente che si sta impersonando. Si noti inoltre che anche l’account amministratore che ha impersonato l’utente viene registrato nelle azioni tracciate nell’app Audit Trail. Attenzione: il sistema non è in grado di distinguere l’utente che ha effettivamente compiuto alcune delle azioni.
  • Per poter impersonare un altro utente utilizzando la corrispondente funzionalità, l’app Audit Trail dev’essere attivata in piattaforma.
  • Per poter impersonare un altro utente utilizzando la corrispondente funzionalità, l’app Notifiche dev’essere attivata in piattaforma.
  • Se un utente non ha accettato l’Informativa sulla Privacy e/o i Termini e le Condizioni in piattaforma, il Superadmin dovrà accettare l’Informativa sulla Privacy e/o i Termini e le Condizioni al posto dell’utente per potersi connettere come quell’utente. Una volta che il Superadmin ha completato le attività necessarie mentre è connesso come se fosse l’utente, il Superadmin può modificare il profilo dell’utente, accedendo alla pagina Il Mio Profilo di quell’utente tramite l’icona penna, e quindi deselezionando la casella di accettazione nella sezione Informativa sulla Privacy e/o Termini e Condizioni. Il Superadmin verrà disconnesso immediatamente dal profilo dell’utente e all’utente, al primo login, verrà richiesto di accettare l’Informativa sulla Privacy e/o i Termini e le Condizioni della piattaforma.
  • Se il dominio della piattaforma è stato personalizzato attraverso la app Custom Domain, quando il Superadmin impersona un utente, sarà connesso come utente del dominio personalizzato della piattaforma, e non nel dominio https://[platform_name].docebosaas.com.

Consigli d’Utilizzo

Tenere presenti i seguenti consigli d’utilizzo:

  • Quando si decide che si vuole terminare di impersonare un altro utente e ci si vuole connettere nuovamente al proprio account di amministratore, svolgere questa azione premendo il bottone Torna al tuo Account nella barra in cima alla pagina, come spiegato nella sezione Tornare al Proprio Account più sopra in questo articolo. Altrimenti, se si termina la sessione lasciandola scadere, il sistema non è in grado di tracciare il momento in cui è terminata la sessione in cui si è impersonato un altro utente e, di conseguenza, non può inviare una notifica all’utente.
  • Quando ci si connette come uno dei propri utenti, una notifica viene inviata immediatamente all’utente in questione, ma si noti che in quel momento è il Superadmin ad essere connesso all’account dell’utente. Per questo motivo, si consiglia di non aprire la notifica dell’utente per leggerla, così che, quando l’utente si connette di nuovo al suo account, vedrà subito la notifica non letta (se il Superadmin apre e legge la notifica, questa non verrà eliminata, ma l’utente potrebbe non notarla quando si connette di nuovo al proprio account, dato che non c’è più il punto rosso sull’icona campanella che indica che ci sono notifiche non lette).