Livelli, Ruoli e Stati Utente

Gestire i livelli e gli stati utente in Docebo

Ultimo Aggiornamento

28 Agosto 2020

Modulo Docebo

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Tempo di Lettura

7 min

Livello Utente

Introduzione

In piattaforma, è possibile gestire i livelli, i ruoli e gli stati degli utenti per regolare la registrazione, accedere ad alcune funzionalità, gestire le responsabilità e la manutenzione della piattaforma. Analizziamo i livelli, i ruoli e gli stati disponibili a livello di corsi e di piattaforma.

I Livelli Utente nella Piattaforma

Esistono tre tipi di utenti in piattaforma: Utenti, Power User e Superadmin. Il livello utente è definito per la prima volta quando si crea l’utente in piattaforma, ma è possibile modificarlo in qualsiasi momento dall’area di gestione Utenti. 

La maggior parte delle persone che accedono la piattaforma sono utenti. Il livello utente ha permessi di base. Gli utenti possono frequentare corsi e piani formativi e possono visualizzare i materiali didatticima non possono gestire le app e le funzionalità della piattaforma, e non possono accedere al Menu Amministrazione. Quando gli utenti si connettono in piattaforma, possono accedere alle funzionalità per cui dispongono i permessi di accesso dal menu principale associato al proprio profilo.

Superadmin gestiscono ogni aspetto della piattaforma. Possono accedere a tutte le app e alle funzionalità e possono configurarle. Non è possibile limitare i permessi dei Superadmin nel sistema. Possono accedere ad ogni area della piattaforma dall’icona ingranaggio in alto a destra e utilizzando il Menu Amministrazione. Normalmente gli amministratori della piattaforma sono pochi, spesso uno solo.

Se la app Power User è attiva, sarà attivo un terzo livello di utenti: i Power User. I Power User sono utenti che gestiscono alcuni aspetti gestionali della piattaforma, alcuni gruppi di utenti o corsi, e, per questo motivo, dispongono di alcuni diritti amministrativi. Come i Superadmin, possono accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio, ma il menu visualizzerà solo alcune voci, in base ai permessi attribuiti. Il grafico che segue mostra quali sono i permessi visibili e configurabili per ogni livello utente.

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I Ruoli degli Utenti in Piattaforma

Gli utenti possono assumere uno o più ruoli in piattaforma, indipendentemente dal livello. I ruoli della piattaforma sono: studenteistruttoremanager e esperto.

Gli studenti rappresentano la maggioranza degli utenti, in quanto i principali utilizzatori della piattaforma. E’ molto probabile che tutti le persone identificate con il livello utenti siano studenti, ma anche i Power User e i Superadmin possono essere studenti, poiché potrebbero essere anche loro coinvolti nel proframma formativo aziendale. Il ruolo studente si assegna quando si iscrive un utente in un corso. Fare riferimento alla Guida Utente per un manuale completo per gli studenti.

Gli istruttori sono i responsabili dei corsi della piattaforma, e possono gestire parte della loro configurazione. Gli istruttori possono caricare materiali didattici per i corsi, gestire i contenuti e il layout dei corsi in piattaforma, visualizzare le iscrizioni e i report del corso, valutare gli utenti dei corsi in aula, tenere traccia della frequenza e aggiungere le registrazioni dei webinar. Gli istruttori non possono iscrivere gli utenti ai corsi. Il ruolo dell’istruttore è assegnato quando si iscrive l’utente al corso. Fare riferimento alla Guida Istruttori per una guida completa sull’attività degli istruttori in piattaforma.

manager possono monitorare l’attività del proprio team, gestendo in prima persona la loro esperienza formativa o contattandoli per investigare alcune situazioni. In base alla configurazione effettuata dal Superadmin, i manager possono anche creare il proprio team. I manager possono anche iscrivere gli utenti a corsi e piani formativi. Un utente dicenta manager quando un Superadmin o un Power User (con i relativi permessi) assegna all’utente dei membri del team.

Gli esperti sono utenti della piattaforma considerati con maggiore esperienza su determinati argomenti, e che quindi possono aiutare altri utenti a contribuire al al meglio alla raccolta di contenuti in piattaforma, revisionando i contenuti che condividono, rispondendo alle domande, e altro ancora. Gli esperti possono essere assegnati ad uno o più canali. Gli esperti dei canali possono rivedere i contenuti caricati dagli studenti, e pubblicarli o meno attraverso il processo di peer review. Possono rispondere alle domande degli studenti riguardanti il canale che gestiscono oppure contributi specifici. Fare riferimento alla Guida Esperti per una guida completa sull’attività degli istruttori in piattaforma. Il ruolo Esperto è disponibile solo quando il modulo Discover, Coach & Share è attivo in piattaforma.

E’ possibile iscrivere gli utenti ai corsi come tutor. I tutor hanno gli stessi permessi degli studenti nei corsi, ma possono anche moderare i forum, se il widget forum è attivo per il corso.

Fare riferimento al documento di comparazione fra i livelli studente, tutor e istruttori per maggiori dettagli.

Stati degli Utenti in Piattaforma

Lo stato degli utenti determina quali utenti hanno accesso alla piattaforma, e quali no. I Superadmin possono gestire lo stato degli utenti attivandolo e disattivandolo nella sezione di Gestione Utenti della piattaforma. Gli utenti possono avere quattro stati:

  • Attivo. Sono gli utenti attivati nella piattaforma, che hanno effettuato almeno un accesso ad almeno un corso, ad un materiale didattico o a un materiale di informal learning del modulo Coach & Share. Sono identificati con un checkmark verde nell’elenco degli utenti.
  • Attivato. Sono gli utenti che hanno accesso alla piattaforma, ma che non hanno ancora effettuato un accesso ai corsi e ai materiali didattici. Sono identificati da un check mark verde nell’elenco degli utenti.
  • Disattivato. Sono gli utenti che non hanno più accesso alla piattaforma. Se provano a connettersi, riceveranno un messaggio di errore nella pagina di login, e dovranno contattare un Superadmin. Gli utenti in questo stato sono manualmente disattivati dai Superadmin, e la disattivazione è immediata, a meno che il Superadmin decida di definire una data di scadenza per l’utente. Questi utenti sono identificati da un checkmark grigio nella riga dell’utente nella pagina di gestione degli utenti. Anche se l’utente è disattivato, i dati non sono cancellati dalla piattaforma.
  • Scaduto. Sono gli utenti che non hanno più accesso alla piattaforma perché il Superadmin ha definito una data di disattivazione specifica per gli stati degli utenti attivi. Cercando di accedere alla piattaforma, riceveranno un messaggio di errore sulla pagina di login, e dovranno contattare il Superadmin. Anche se l’utente è scaduto, i dati non saranno cancellati dalla piattaforma. Gli utenti scaduti sono identificati nell’elenco da un triangolo rosso.

Per visualizzare o modificare lo stato di un utente nella piattaforma, accedere al Menu Amministrazione cliccando sull’icona ingranaggio in alto a destra. Premere Utenti dalla sezione E-Learining per accedere alla pagine di Gestione degli Utenti. Identificare l’utente nell’elenco, e quindi il check mark nella riga. Se il check mark è verde, l’utente è attivato. Se è grigio, è disattivato. Cliccare sul check mark, che diventerà da verde a grigio, per disattivare l’utente, e viceversa.

I Superadmin hanno due modi per attivare e disattivare più utenti contemporaneamente. Possono selezionare i checkbox nella riga degli utenti da attivare/disattivare, e selezionare AttivaDisattiva dal menu ellipsis nell’angolo in basso a destra della pagina. E’ inoltre possibile attivare o disattivare massivamente gli utenti utilizzando file CSV. Fare riferimento a questo manuale per maggiori informazioni.

E’ possibile definire una data di scadenza dell’utente, in modo che sia disattivato dopo tale data. Per definire la data di scadenza, premere l’ellipsis in fondo alla riga dell’utente, e Modifica dal menu a tendina. Nel menu modifica dell’utente, identificare il campo Scadenza e cliccare l’icona calendario per selezionare la data di scadenza. Premere Conferma in fondo alla pagina per terminare.

Stati degli Utenti nei Corsi

I Superadmin possono gestire e modificare gli stati degli utenti manualmente nella pagina di Iscrizione degli utenti nella piattaforma. Segue un elenco degli stati disponibili:

– Iscritto. Gli utenti sono iscritti al corso ma non hanno ancora visualizzato nessun materiale didattico. Per i webinar e i corsi in aula, gli utenti sono iscritti al corso ma non hanno ancora frequentato le sessioni a cui sono iscritti. Gli utenti possono accedere liberamente al corso dall’area I Miei Corsi e Piani Formativi.

– In Corso. Gli utenti sono iscritti al corso e hanno iniziato a visualizzare i materiali didattici del corso senza però completare il corso. Per i webinar e i corsi in aula, questi utenti sono iscritti al corso e hanno iniziato a visualizzare i materiali didattici senza completarli, indipendentemente dalla loro frequenza alle sessioni del corso. Questo stato può essere visualizzato per i webinar e i corsi in aula se l’utente ha frequentato solo alcune delle sessioni a cui è iscritto.

– Completato. Questi utenti sono iscritti al corso e hanno completato tutti i materiali didattici, o tutte le sessioni a cui sono iscritti in un webinar o in un corso in aula. Gli utenti possono accedere liberamente al corso dall’area I Miei Corsi e Piani Formativi.

– Utenti In Attesa. Questi utenti si sono auto-iscritti (o sono stati iscritti) ad un corso, ma sono in attesa dell’approvazione per accedervi, sia per motivi legati alle politiche di iscrizione o alla capacità della sessione. Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni riguardo le politiche di iscrizione dei corsi. Mentre sono in stato di attesa dell’approvazione, questi utenti non hanno accesso al corso, ma visualizzeranno la pagina di attesa se cercano di accedere al corso dall’area I Miei Corsi e Piani Formativi. 

– Iscrizione da Confermare. Questi utenti sono iscritti ad un corso webinar o in aula, ma sono in attesa di approvazione di iscrizione ad una sessione del corso, per via di politiche di iscrizione o capacità della sessione. Mentre si trovano in attesa di iscrizione per una sessione, questi utenti possono accedere all’area I Miei Corsi e Piani Formativi e possono visualizzare i materiali didattici del corso. Non potranno frequentare attivamente le sessioni del corso. Questo stato è disponibile anche per i corsi E-Learning, con la stessa valenza dello stato Utenti in Attesa.

– Sospeso. Questi utenti possono accedere alla piattaforma, ma non ai corsi in cui sono sospesi. Gli utenti sono solitamente sospesi manualmente dal Superadmin o dal Power User che gestisce il corso. Non avranno accesso ai materiali didattici o alle pagine dei corsi da cui sono stati sospesi.

– Overbooking. Questi utenti sono iscritti al corso, ma non possono accedere al corso e ai relativi materiali didattici. In qualità di Admin, è necessario assegnare manualmente questo stato ad un utente dopo che è stato iscritto ad un corso.

In qualità di Superadmin (o Power User con i relativi permessi per il corso) è possibile modificare manualmente lo stato degli utenti di un corso in qualsiasi momento. Accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio e selezionare Gestione Corsi dalla sezione E-Learning. Identificare il corso nell’elenco della pagina principale di Gestione dei Corsi, cliccare sulla descrizione, e spostarsi alla tab Iscrizioni.

Identificare l’utente nella pagina delle Iscrizioni, premere l’icona menu nella riga dell’utente. Selezionare Modifica Iscrizione. Nella pagina pop up, modificare il livello o lo stato dell’utente nel corso. Premere Conferma per terminare. Fare riferimento a questi articoli per ulteriori informazioni sulla gestione degli utenti nei corsi.