Sincronizzare gli Utenti da Salesforce a Docebo

Creare gli utenti Salesforce in Docebo

Ultimo Aggiornamento

Dicembre 3rd, 2019

Tempo di Lettura

7 min

Livello Utente

Introduzione

Questo articolo è una guida alla configurazione della sincronizzazione di utenti, contatti e oggetti da Salesforce a Docebo. Il sistema master per i dati di utenti, contatti e oggetti è Salesforce. Questi dati sono sempre sincronizzati da Salesforce a Docebo, mai nel senso opposto.

Una volta terminata la sincronizzazione, gli utenti definiti in Salesforce saranno anche disponibili in Docebo, e potranno quindi connettersi e iniziare le loro esperienza formativa dopo la sincronizzazione dei dati dei corsi e delle iscrizioni. Questo significa che quando Docebo è incorporato in Salesforce, gli utenti non dovranno più connettersi a Docebo, e avranno un sistema di e-learning a completa disposizione direttamente nell’org di Salesforce.

Prima di eseguire il processo di sincronizzazione, è importante tenere presente che si potrebbero ricevere delle notifiche in piattaforma in seguito al processo di importazione. Potrebbe essere necessario creare, modificare o annullare la pubblicazione di alcune notifiche prima di eseguire la sincronizzazione, a seconda del risultato desiderato. Si noti che quanto detto si applica alle notifiche in piattaforma, ma non riguarda le notifiche del plugin di Salesforce. Per ulteriori informazioni sulle notifiche legate al plugin di Salesforce, fare riferimento a questo articolo.

E’ possibile configurare e lanciare il processo di sincronizzazione dopo l’installazione del pacchetto di Salesforce, sia da Salesforce che da Docebo. In Docebo, accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio, identificare la sezione Salesforce V3  e premere Gestione. Spostarsi al tab Sincronizzazione. 

La sezione Sincronizza Utenti di questo tab permette di configurare e sincronizzare utenti, contatti e oggetti.

Configurare la Sincronizzazione Utenti da Salesforce a Docebo

La sezione Sincronizza Utenti del tab Synchronization è utilizzata per configurare le sincronizzazione utenti da Salesforce a Docebo. Iniziare selezionando i dati da sincronizzare da Salesforce a Docebo:

– Utenti. Abilitare questa opzione per effettuare il provisioning degli utenti di Salesforce in Docebo. Cliccare Configura e selezionare una Visualizzazione dal menu a tendina del pannello di destra. Le Visualizzazioni disponibili sono importate da Salesforce.

– Contatti. Abilitare questa opzione per effettuare il provisioning dei Contatti della propria Org di Salesforce. Cliccare Configura e selezionare una Visualizzazione dal menu a tendina del pannello di destra. Le Visualizzazioni disponibili sono importate da Salesforce.

– Oggetti. Abilitare questa opzione e premere Configura. Selezionare un oggetto di Salesforce dal pannello di destra e quindi la Visualizzazione. I dati dell’oggetto saranno mappati in Docebo come utenti. E’ possibile selezionare e importare un oggetto alla volta. Attenzione, non è possibile importare oggetti senza Visualizzazione, non saranno disponibili nel menu a tendina.

Attenzione: le Visualizzazioni disponibili per l’importazione sono quelle definite in Salesforce per cui ha visibilità l’utente che sta installando il pacchetto di Salesforce. Si consiglia fortemente di creare le proprie Visualizzazioni in Salesforce per differenziare gli utenti che si vogliono importare.

Configurare l’Import dei Dati

Indipendentemente dal tipo di sincronizzazione selezionata, è necessario mappare i campi utente prima di lanciare la sincronizzazione. La mappatura dei campi utente è necessaria per tutte le tipologie di dati che si desidera importare in piattaforma. Si accederà alla pagina di mappatura dal pannello di Configurazione dopo la selezione della Visualizzazione e dopo aver premuto Conferma.

Nel pannello di sinistra, nella sezione Opzioni di Importazione, selezionare o deselezionare le opzioni che seguono per configurare l’import:

– Forza gli utenti a cambiare la propria password al primo login. Quando questa opzione è selezionata, gli utenti saranno forzati a cambiare la propria password al primo login in piattaforma.

Consenti il provisioning degli utenti tramite SFDC. Abilitare questa opzione per consentire il provisioning automatico degli utenti Salesforce nella versione integrata di Docebo in Salesforce, se gli utenti non esistono. Questa opzione è disponibile per la sincronizzazione utenti, ma non per i contatti e per gli oggetti.

Consenti il provisioning degli utenti tramite SAML/ Open ID Connect / Auth0. Utilizzare queste opzioni per attivare il provisioning degli utenti dai sistemi corrispondenti. Le opzioni visualizzate in questa sezione dipendono dai sistemi installati in piattaforma (anche se non configurati). Attenzione, il Just In Time Provisioning è disponibile solo per questi provider. Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni riguardo la configurazione del provisioning degli utenti.

– Sincronizzazione Incrementale. Utilizzare questa opzione per configurare il processo in modo da sincronizzare solo i dati aggiornati o modificati dall’ultima sincronizzazione. Quando questa opzione è selezionata, il processo di sincronizzazione sincronizzerà tutti i dati utente.

– Aggiorna le informazioni dei record esistenti. Quando si seleziona questa opzione, i dati importati per gli utenti già esistenti nell’LMS sovrascriveranno i dati che sono diversi da quelli esistenti.

Spostarsi ora nella sezione Organigramma per configurare come gli utenti saranno assegnati ai rami una volta importati in Docebo. Selezionare Usa un Solo Ramo per assegnare gli utenti importati ad un unico ramo, definito nella sezione Ramo di Destinazione del pannello di sinistra.

Quando si seleziona l’opzione Utilizza gli Account Salesforce per strutturare l’organigramma, il processo di import creerà un ramo per ogni Account di Salesforce importato. Selezionare il ramo padre per i contatti nella sezione Ramo di Destinazione del pannello di sinistra. I rami saranno creati nel Ramo di Destinazione in base alla gerarchia degli account di Salesforce e prenderanno il nome dell’account di Salesforce importato. I contatti saranno importati nel ramo con il nome dell’account di Salesforce a cui sono assegnati. L’integrazione di Salesforce con Docebo non supporta i Person Account. Questa opzione è disponibile solo per i Contatti (non è disponibile per gli utenti e per gli oggetti).
Selezionare l’opzione Usa la gerarchia dei campi aggiuntivi per organizzare gli utenti in base alle opzioni delle picklist di Salesforce. Quando si utilizza questa opzione, ogni opzione della picklist selezionata, fino al terzo livello, sarà convertita in un ramo di Docebo. Selezionare il ramo padre per le picklist da importare nella sezione Ramo di Destinazione del pannello di sinistra. I rami saranno creati automaticamente nel Ramo di Destinazione durante la procedura di import dei dati e prenderanno il nome dell’opzione della picklist. Ricorda che le opzioni delle picklist non sono manutenute automaticamente in Docebo. Questo significa che cancellando un’opzione di una picklist da Salesforce, il ramo corrispondente non sarà cancellato automaticamente in Docebo, sarà necessario cancellarlo manualmente.

Gli utenti che non appartengono a nessun ramo saranno assegnati al ramo di destinazione di default definito nella sezione Ramo di Destinazione del pannello di sinistra.

Ricorda che il Ramo di Destinazione deve essere associato ad un Codice Ramo, e che non è possibile selezionare Docebo come Ramo di Destinazione. Inoltre, la piattaforma utilizza la stessa struttura rami utilizzata in Salesforce (stessi nomi dei rami), i rami già esistenti devono avere un Codice Ramo associato per una corretta sincronizzazione. Se i codici ramo non sono associati ai rami, gli utenti sincronizzati saranno importati nel Ramo di Destinazione.

Mappare i Campi Utente

Spostarsi ora nella sezione Anteprima che mostra l’anteprima dei dati importati, come letti dal sistema. Trascinare i campi della sezione Campi Docebo a sinistra in modo che abbiano un corrispondente nei nomi delle colonne dei campi utenti di Salesforce. E’ disponibile un campo di ricerca nella parte superiore dell’area di mappatura per cercare più velocemente i campi. Ricorda che i campi username, email, nome e cognome sono campi obbligatori per la sincronizzazione e DEVONO essere mappati, altrimenti non sarà possibile proseguire. 

Cliccare Conferma per salvare la configurazione selezionata e tornare alla pagina di Sincronizzazione per avviare il processo. La configurazione sarà salvata per le sincronizzazioni future per l’utente correntemente connesso in piattaforma. Ogni Superadmin può potenzialmente salvare la propria configurazione. Non è possibile salvare configurazione predefinite per la mappatura dei dati utente.

Dopo aver confermato la mappatura dei dati, si sarà reindirizzati al tab di Sincronizzazione per avviarne il processo.

Lanciare e Pianificare la Sincronizzazione

Dal tab Sincronizzazione della pagina di configurazione di Salesforce, premere Inizia nell’area Sincronizza Utenti per avviare il processo di sincronizzazione. Si avvierà un’attività background per ogni identità che si importa (una per gli utenti, una per i contatti e una per gli oggetti).

Al termine della sincronizzazione, la sezione sinistra dell’area Sincronizzazione Utenti mostrerà la data dell’ultima sincronizzazione e il numero totale di utenti importati.

In caso di errore o di fallimento della sincronizzazione, cliccare Visualizza Log per accedere alla sezione Log della sezione di configurazione di Salesforce per controllare i log di sincronizzazione. La pagina si aprirà sull’evento che genera l’errore o la mancata sincronizzazione. Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni sui log di sincronizzazione.

La sincronizzazione può essere eseguita regolarmente. Per programmarla, cliccare sul pulsante ellipsis sotto il numero di utenti importati e selezionare Pianifica.

Nel pannello di destra, definire la frequenza della sincronizzazione. Selezionare una delle opzioni disponibili oppure Manuale per lanciare la sincronizzazione al bisogno.

Dopo la prima sincronizzazione, il pulsante Inizia non sarà più disponibile. Per lanciare la sincronizzazione, cliccare sul pulsante ellipsis sotto il numero di utenti importati e selezionare Risincronizzazione, è possibile lanciare manualmente il processo di sincronizzazione in qualsiasi momento.

Suggerimenti

Internal Server Error

Ci possono essere diverse ragioni per cui Docebo genera un Internal Server Error durante la configurazione della sincronizzazione degli utenti. In primo luogo, assicurarsi di aver seguito la procedura di installazione descritta in questo articolo.  Se l’integrazione è stata configurata correttamente, ecco alcune altri controlli da eseguire:

  • Controllare se l’opzione Modalità Sandbox è selezionata nel tab Impostazioni. La modalità sandbox deve essere selezionata solo se possiedi un account trial di Salesforce, quindi deseleziona questa opzione se il tuo account è di tipo Pro Dev.
  • Assicurarsi di aver definito l’opzione Utenti con Autorizzazioni come Gli utenti approvati dall’amministratore sono pre-autorizzati, quindi spostarsi all’elenco dei Profili e definire i profili degli utenti abilitati ad accedere la piattaforma.
  • Assicurarsi di aver definito correttamente l’URL della propria org di Salesforce nella tab Impostazioni. Per recuperare l’URL della propria org, connettersi al proprio developer account, cliccare l’icona Imposta in alto a destra, identificare la sezione Impostazioni nel menu laterale sinistro, selezionare Impostazioni Società e infine Dominio personale.
  • Assicurarsi che l’utente Superadmin che esegue l’attivazione in Docebo sia anche presente nel database di Salesforce come Admin: lo username DEVE essere lo stesso nei due sistemi.
  • Disclaimer

    Questo articolo descrive in dettaglio il processo di sincronizzazione e di utilizzo dell’integrazione. Però, poiché l’integrazione copre un vasto numero di casi d’uso e non è possibile elencarli tutti in questo articolo. Se questa documentazione non fornisce abbastanza informazioni su di un caso specifico, invitiamo a contattarci attraverso il Centro Comunicazioni.

    Mappare i Campi Utente

    Spostarsi ora nella sezione Anteprima che mostra l’anteprima dei dati importati, come letti dal sistema. Trascinare i campi della sezione Campi Docebo a sinistra in modo che abbiano un corrispondente nei nomi delle colonne dei campi utenti di Salesforce. E’ disponibile un campo di ricerca nella parte superiore dell’area di mappatura per cercare più velocemente i campi. Ricorda che i campi username, email, nome e cognome sono campi obbligatori per la sincronizzazione e DEVONO essere mappati, altrimenti non sarà possibile proseguire. 

    Cliccare Conferma per salvare la configurazione selezionata e tornare alla pagina di Sincronizzazione per avviare il processo. La configurazione sarà salvata per le sincronizzazioni future per l’utente correntemente connesso in piattaforma. Ogni Superadmin può potenzialmente salvare la propria configurazione. Non è possibile salvare configurazione predefinite per la mappatura dei dati utente.

    Dopo aver confermato la mappatura dei dati, si sarà reindirizzati al tab di Sincronizzazione per avviarne il processo.

    Lanciare e Pianificare la Sincronizzazione

    Dal tab Sincronizzazione della pagina di configurazione di Salesforce, premere Inizia nell’area Sincronizza Utenti per avviare il processo di sincronizzazione. Si avvierà un’attività background per ogni identità che si importa (una per gli utenti, una per i contatti e una per gli oggetti).

    Al termine della sincronizzazione, la sezione sinistra dell’area Sincronizzazione Utenti mostrerà la data dell’ultima sincronizzazione e il numero totale di utenti importati.

    In caso di errore o di fallimento della sincronizzazione, cliccare Visualizza Log per accedere alla sezione Log della sezione di configurazione di Salesforce per controllare i log di sincronizzazione. La pagina si aprirà sull’evento che genera l’errore o la mancata sincronizzazione. Fare riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni sui log di sincronizzazione.

    La sincronizzazione può essere eseguita regolarmente. Per programmarla, cliccare sul pulsante ellipsis sotto il numero di utenti importati e selezionare Pianifica.

    Nel pannello di destra, definire la frequenza della sincronizzazione. Selezionare una delle opzioni disponibili oppure Manuale per lanciare la sincronizzazione al bisogno.

    Dopo la prima sincronizzazione, il pulsante Inizia non sarà più disponibile. Per lanciare la sincronizzazione, cliccare sul pulsante ellipsis sotto il numero di utenti importati e selezionare Risincronizzazione, è possibile lanciare manualmente il processo di sincronizzazione in qualsiasi momento.

    Suggerimenti

    Internal Server Error

    Ci possono essere diverse ragioni per cui Docebo genera un Internal Server Error durante la configurazione della sincronizzazione degli utenti. In primo luogo, assicurarsi di aver seguito la procedura di installazione descritta in questo articolo.  Se l’integrazione è stata configurata correttamente, ecco alcune altri controlli da eseguire:

  • Controllare se l’opzione Modalità Sandbox è selezionata nel tab Impostazioni. La modalità sandbox deve essere selezionata solo se possiedi un account trial di Salesforce, quindi deseleziona questa opzione se il tuo account è di tipo Pro Dev.
  • Assicurarsi di aver definito l’opzione Utenti con Autorizzazioni come Gli utenti approvati dall’amministratore sono pre-autorizzati, quindi spostarsi all’elenco dei Profili e definire i profili degli utenti abilitati ad accedere la piattaforma.
  • Assicurarsi di aver definito correttamente l’URL della propria org di Salesforce nella tab Impostazioni. Per recuperare l’URL della propria org, connettersi al proprio developer account, cliccare l’icona Imposta in alto a destra, identificare la sezione Impostazioni nel menu laterale sinistro, selezionare Impostazioni Società e infine Dominio personale.
  • Assicurarsi che l’utente Superadmin che esegue l’attivazione in Docebo sia anche presente nel database di Salesforce come Admin: lo username DEVE essere lo stesso nei due sistemi.
  • Disclaimer

    Questo articolo descrive in dettaglio il processo di sincronizzazione e di utilizzo dell’integrazione. Però, poiché l’integrazione copre un vasto numero di casi d’uso e non è possibile elencarli tutti in questo articolo. Se questa documentazione non fornisce abbastanza informazioni su di un caso specifico, invitiamo a contattarci attraverso il Centro Comunicazioni.