6 Consigli per scrivere una Richiesta di Preventivo per un LMS

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How to write an RFPSalve a tutti! Spero che abbiate già deciso di sviluppare una piattaforma LMS (Learning Management System) nella vostra azienda e che il mio articolo precedente (“5 consigli su come scegliere una piattaforma LMS”) vi sia piaciuto.

In aggiunta al mio articolo precedente, trovo utile dedicare un po’ di attenzione al processo di stesura della Richiesta di Preventivo (in inglese Request for proposal o RFP). Sono sicuro che questi suggerimenti vi aiuteranno ad identificare la piattaforma eLearning migliore per voi. Capisco che la redazione di questa Richiesta sia un lavoro noioso, in quanto una piattaforma LMS possiede diversi livelli di complessità, specialmente quando deve integrarsi con i sistemi informatici aziendali. Spero che i seguenti punti vi aiuteranno in questo compito:

  1. Fate una ricerca approfondita
    Prima di inviare la vostra Richiesta di Preventivo, è importante che voi facciate i compiti a casa prima! Questo non solo riduce il tempo totale, ma dà anche un’idea delle funzionalità richieste e quali sono i punti chiave da affrontare nell’RFP. Per questo processo è importante coinvolgere tutte le persone necessarie all’interno dell’azienda per comprendere le esigenze di chi userà la piattaforma. Cercate di creare una Richiesta di Preventivo il quanto più possibile specifica. Questo esercizio vi aiuterà inoltre a creare un business-case, tenendo presente gli obiettivi a breve e lungo termine dell’azienda. Durante questo processo, vi raccomando di contattare le aziende del vostro settore che hanno già implementato una piattaforma LMS per capire che tipo di sfide hanno affrontato. Questo vi aiuterà ad eliminare alcuni dei problemi possibili, grazie all’esperienza degli altri.
  2. Definite il vostro business-case:
    Una volta completato il primo passo, potete cominciare a scrivere il business-case. Si tratta in sostanza di spiegare di cosa si occupa la vostra azienda. In questo modo il venditore potrà fornirvi la soluzione più adatta al vostro caso, sfruttando il paragone con clienti del vostro stesso settore. Un buon business-case impone al venditore di ragionare approfonditamente prima di rispondere. Questo documento aiuta anche a mostrare la serietà e la genuinità dei requisiti della vostra piattaforma. Non dimenticate di evidenziare il motivo per cui volete implementare la piattaforma.
  3. Definite un modello di risposta univoco
    Scoprirete che esistono diversi modelli di Richiesta di Preventivo su internet. E’ sempre preferibile creare il vostro modello, specifico per le vostre necessità. Non importa che tipo usiate, potrebbe essere una presentazione, un file excel, un file word. L’aspetto fondamentale da considerare sono i vostri requisiti. Per esempio potete avere una sezione in cui definirete la vostra azienda, una per gli obiettivi principali etc..Potrebbe anche esserci una sezione dedicata alle necessità che il sistema deve risolvere; un’altra sezione potrebbe spiegare il tipo di tecnologia di cui avete bisogno, se preferite una soluzione Cloud on su server dedicato. Inoltre potrebbe essere necessaria una sezione riservata al venditore, per fornire le informazioni relative alla sua azienda, come struttura, clienti e altri servizi offerti. Date un peso ad ogni sezione. Cercate di definire le vostre necessità in forma di domanda e risposta. Questo permetterà al venditore di rispondere in modo adeguato e di fare domande ove necessarie
  4. Definite milestones e timeline
    Secondo la mia esperienza, in molti RFP mancano informazioni sulle milestone e la timeline. Questo non dà al venditore un’immagine chiara della situazione e dello scenario di implementazione, dando così luogo a possibili fraintendimenti e aspettative deluse. Per esempio definire la data di rilascio dell’RFP, definire l’ultima data per inviare domande da parte del venditore, definire una data ultima per la decisione etc.. Questo è importante non solo dal punto di vista del venditore, ma anche per voi, che avrete così un’idea più chiara dal punto di vista temporale.
  5. Definite criteri di selezione chiave
    Molte volte nella stesura di un RFP viene dimenticata questa sezione. Apprezzo molto le aziende che definiscono i loro criteri di selezione chiave. Quando viene redatto il business-case, siamo sicuri di quali saranno i criteri decisionali? Molte volte potrebbe essere la dimensione dell’azienda, il numero di clienti, la tecnologia, il prezzo, il supporto tecnico etc..Non è assolutamente negativo dichiarare i propri criteri di selezione. Questo permetterà al venditore di decidere se partecipare o meno. Condividere quante più informazioni possibili in un RFP per permettere di capire al venditore se la sua soluzione può adattarsi ai vostri criteri. Questo processo eliminerà automaticamente tutti i software che non corrispondono ai vostri criteri di selezione, facendovi risparmiare molto tempo.
  6. Prendete del tempo per spiegare la vostra Richiesta ai venditori e rispondere alle domande
    Anche se questo non fa parte della stesura vera e propria della Richiesta di Preventivo, io suggerisco di menzionare la vostra disponibilità a spiegare il documento ai venditori. Potete decidere se affrontare il discorso con più venditori alla volta o in incontri separati. Potete rendere la conversazione breve e indolore, ma è necessario farla. Questo permetterà ai venditori di evitare confusione durante il processo di compilazione dell’RFP.

Con questi consigli, sono sicuro che riuscirete a scrivere un’ottima Richiesta di Preventivo. Presso Docebo rispondiamo agli RFP regolarmente, assicurandoci di parlare con il cliente prima ancora di rispondere al documento. In caso aveste domande su “Come scrivere una Richiesta di Preventivo per un LMS”, sarò felice di aiutarvi personalmente.

A presto,
Amol Shinde


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