Recentemente abbiamo svolto un webinar sulle “Strategie per gestire progetti elearning aziendali” (per vedere il webinar contattateci via mail) e dalle domande che ci sono state poste abbiamo notato che molti dei partecipanti hanno dei problemi con la loro piattaforma elearning, spesso datate e non molto tecnologiche. Molti vorrebbero passare a una soluzione attuale, tecnologica, Cloud, con funzioni nuove e innovative.
Quindi ho pensato di condividere con voi alcuni fattori chiave da considerare quando si vuole passare da una piattaforma ad un’altra. Spero questo vi aiuti a prendere le vostre decisioni in modo più semplice!
- Definite i vostri problemi
Prima di cambiare piattaforma è molto importante capire perché volete passare ad una nuova soluzione. Le ragioni devono essere giustificabili, quindi è importante capire perché volete cambiare. Il motivo potrebbe essere uno dei seguenti: costi ricorrenti, tecnologia, supporto alle vendite, scarso utilizzo, interfaccia vecchia, etc. La decisione di passare ad una nuova piattaforma elearning deve essere presa con cautela poiché coinvolge un’investimento da parte dell’azienda (anche in termini di cambio di mentalità), quindi se non riuscite ad identificare il problema con la vostra piattaforma attuale, è difficile giustificare il cambio. Ai nostri clienti raccomandiamo di scrivere una breve descrizione dei loro problemi e requisiti, prima di cambiare. Questo ci dà la possibilità di capire quello di cui hanno veramente bisogno. - Scrivete che cosa vi aspettate dalla nuova piattaforma elearning
Una volta fatto l’esercizio di descrivere i problemi, scrivete le vostre aspettative nei confronti della nuova piattaforma. In questa fase dovete riscrivere tutte le specifiche in base agli obiettivi aziendali. Se necessario, potete coinvolgere le altre persone coinvolte per capire quali sono le funzionalità di cui hanno bisogno. Create un documento con i requisiti specifici molto dettagliato e verificate che ci sia effettivamente un valore aggiunto rispetto alla piattaforma attuale. Questo documento dovrebbe risolvere tutti problemi evidenziati durante il primo esercizio. - Identificate le principali difficoltà tecniche e controlla la fattibilità
Una volta che i problemi sono stati descritti e le aspettative, fate uno studio di fattibilità per l’implementazione del nuovo sistema. Dovrete identificare le principali difficoltà tecniche che potreste incontrare durante questo processo. Queste difficoltà possono essere divise in varie categorie come: migrazione dei dati, training precedenti, adozione da parte degli utenti finale, capacità del team di gestire il nuovo sistema, gestione dei processi, etc.. Dovete accertarvi del fatto che la maggior parte di queste difficoltà siano tenute in considerazione nel passaggio da una piattaforma ad un’altra, e che siano discusse con i diversi venditori. - Pianificate la migrazione dei dati
Questa è una delle parti più complicate del processo di transizione. Considerando che la nuova piattaforma sarà diversa dalla precedente dal punto di vista tecnico, è vitale assicurarsi che non ci sia perdita di dati durante il cambio. L’obiettivo principale è di migrare i dati esistenti degli utenti, dei corsi, dei pacchetti SCORM, degli elaborati, da una piattaforma X a una Y. Si tratterà di un processo iterativo che coinvolgerà entrambe le parti, clienti e venditori, in un processo collaborativo. Questa situazione può essere agevolata esportando i dati in formato CSV, importandoli poi nel nuovo sistema. Questo permetterà una maggiore flessibilità durante il processo di migrazione. - Capite limitazioni ed esclusioni
Durante questo cambiamento è fondamentale comprendere le limitazioni del nuovo sistema. Come detto in precedenza, durante il processo di migrazione è possibile che non tutti i dati vengano importati nel nuovo sistema. Inoltre sarà necessario ricreare molti dei processi di lavoro e aziendali legati all’utilizzo della piattaforma. Questi sono alcuni dei fattori che vanno considerati prima, e non dopo aver preso la decisione di cambiare piattaforma. Scrivere i diversi scenari di utilizzo e capire le funzioni della nuova piattaforma vi aiuterà a superare più facilmente i 5 passi che vi ho suggerito.
Spero che questa guida vi aiuti e renda la transizione ad una nuova piattaforma elearning meno complicata!
Noi di Docebo siamo più che felici di discutere il processo di transizione da una piattaforma vecchia ad una della nuova generazione come Docebo con chiunque abbia intenzione di fare questo salto. Sentitevi liberi di contattare un rappresentante locale per dicsutere i diversi scenari e le vostre necessità.
A presto,
Solution Consultant di Docebo
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