L’implementazione di una piattaforma eLearning richiede un notevole carico di lavoro, con un conseguente dispendio di tempo, energie e risorse. È un processo che coinvolge molteplici dipartimenti aziendali, e non si può semplicemente affidarsi al caso sperando che tutto vada per il verso giusto. È indispensabile che tutti i tuoi collaboratori siano pronti a dare il massimo per concretizzare il tuo progetto formativo. ✨
Abbiamo creato la checklist definitiva per aiutarti ad implementare con successo la tua nuova piattaforma eLearning. Iniziamo subito… e più tardi ci ringrazierai! 😘
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- Individua e definisci i tuoi obiettivi e i traguardi formativi
- Valuta i tuoi modelli di dati e le tue risorse prima di convalidare la tua timeline
- Sourcing di prodotto
- Stabilisci un piano e una tempistica per il tuo progetto
- Costruisci il tuo team operativo
- Ottieni il supporto degli stakeholder (assicurati che il tuo piano sia adatto alle esigenze dell’organizzazione)
- Preparati per le attività di distribuzione e di amministrazione
- Preparati alla migrazione dei dati
- Assicurati di avere contenuti eLearning di qualità
- Crea dei punti di contatto
- Prepara il tuo team IT al successo
- Segui le best practice indicate dal tuo provider LMS
- Testa il tuo LMS
- Pianifica un soft launch
- Rollout finale
Individua e definisci i tuoi obiettivi e i traguardi formativi
Non c’è niente di meglio che iniziare con un po’ di sana auto-riflessione. In questa fase è importante valutare lo stato attuale della tua organizzazione, capire quali sono i tuoi obiettivi di business e come raggiungerli attraverso una solida strategia formativa.
Analizza i limiti e le criticità della tua organizzazione, tracciando una mappa delle sfide che potresti facilmente superare se tali difficoltà non esistessero. Cerca inoltre di capire che tipo di user experience desideri per il tuo nuovo LMS: comunità, portali, aule, ecc. In questo modo diventerai un acquirente più attento e consapevole, a differenza di chi si basa su un semplice elenco di requisiti e funzionalità. Ad esempio, potresti aver bisogno di gamification, e-commerce, single sign-on e webinar, ma prima di tutto è fondamentale analizzare il quadro generale. Stai già prendendo appunti?
Valuta i tuoi modelli di dati e le tue risorse prima di convalidare la tua timeline
Dopo un intenso brainstorming per avviare il tuo progetto formativo 🧠, è necessario raccogliere ulteriori risorse e informazioni. L’implementazione di una piattaforma eLearning richiede un impegno maggiore rispetto alla semplice definizione delle esigenze, all’acquisto e alla definizione di un progetto formativo. Spesso si tende a sottovalutare tutto il lavoro di preparazione che avviene prima del ciclo di vendita.
Ecco alcune domande da considerare:
❓ Disponi di tutte le informazioni necessarie per creare un LMS (ad es. file di origine dei contenuti, sistema HR o database di utenti su cui puoi fare affidamento, amministratori della piattaforma, branding specifico)?
❓Di quali risorse aggiuntive hai bisogno? Dovrai assumere un Project Manager, un consulente IT, un esperto/amministratore di LMS, o magari ingaggiare un team dedicato per avviare il nuovo sistema e renderlo operativo?
❓ Possiedi dati accurati e gestibili? Chi si occuperà di farti avere tutto ciò di cui hai bisogno, in termini di dati e di contenuti?
*Il crowdsourcing di tutti i tuoi contenuti formativi comporta uno sforzo multi-dipartimentale, e richiede un’attenta analisi di tutti i file e le risorse necessarie. Lo scopo è di assicurarsi che siano scaricabili e si adattino al sistema che intendi acquistare. A volte, prima ancora di acquistare e configurare il sistema, può essere necessario rivolgersi ai singoli dipartimenti e richiedere corsi e file SCORM.*
❓Quali sono le informazioni disponibili, cosa vorresti trasferire nel tuo nuovo LMS e magari anche quali informazioni possono essere archiviate?
Sourcing di prodotto
Il focus di questa fase consiste nel creare una ‘matrice delle funzionalità’ dettagliata o un elenco di requisiti basato sulle tue esigenze attuali e future, per essere sicuro di acquistare un prodotto in grado di adattarsi alla crescita del tuo business.
Sfrutta al massimo il ciclo di vendita e prenditi il tempo necessario per trovare un prodotto adatto alle tue esigenze, così come un fornitore che si impegna per il tuo successo. (Ecco un esempio “realistico” di come evitare tutte le possibili sfide dopo aver elaborato la matrice delle funzionalità o l’elenco dei requisiti.)
Stabilisci un piano e una tempistica per il tuo progetto
Dopo aver stabilito in che modo effettuare il crowdsourcing delle informazioni e dei dati essenziali, potrai iniziare a definire le tempistiche per il tuo piano di implementazione. Queste domande ti aiuteranno a definire con precisione la tua tabella di marcia:
❓Qual è il momento migliore per lanciare il nuovo sistema? Hai un driver specifico, come ad esempio una grande iniziativa, la fine di un contratto per un altro sistema, o un’importante criticità di business da risolvere al più presto?
❓Quando pensi di poterti concentrare completamente sul tuo progetto? Chi sarà responsabile? Quando scadrà il tuo attuale sistema? Quanto tempo prevedi di dedicare alla creazione o alla valutazione dei contenuti? È necessario assumere un project manager, e quanto tempo richiede?
❓Quanti profili utente e programmi software dovrai migrare nel tuo LMS?
Costruisci il tuo team operativo
Il passo successivo del tuo processo di implementazione consiste nel mettere insieme il tuo team operativo e i tuoi team leader. I membri del tuo dream team possono essere amministratori di LMS e persone che lavorano in ambito HR, IT, Formazione e Sviluppo, Training e Management. Questo sarà il team di implementazione che guiderà il progetto a pieno ritmo. Si accettano solo vere rockstar!
Ottieni il supporto degli stakeholder (assicurati che il tuo piano sia adatto alle esigenze dell’organizzazione)
I tuoi stakeholder devono partecipare alle conversazioni sin dall’inizio. Avrai bisogno del loro supporto e dovrai assicurarti che siano pronti a impegnarsi totalmente nel progetto. La mancanza del buy-in degli stakeholder può infatti compromettere il ROI della piattaforma eLearning e comportare uno scarso tasso di adozione 💸.
Preparati per le attività di distribuzione e di amministrazione
Non appena il programma sarà stato implementato e testato, il tuo team e i leader dovranno iniziare a pianificare la formazione dei dipendenti.
Preparati alla migrazione dei dati (se necessario)
La migrazione dei dati può variare a seconda che si utilizzi un LMS on-premise o una piattaforma eLearning cloud-based ☁️ (noi di Docebo preferiamo di gran lunga il cloud 😉). In entrambi i casi, la migrazione dei dati richiederà uno sforzo pratico da parte del tuo dipartimento IT o del tuo provider di LMS, che dovrà valutare quali corsi, risorse e dati inserire nel tuo nuovo sistema. Anche se i corsi sono compatibili con lo standard SCORM, in alcuni casi sarà necessario effettuare delle modifiche per eseguire questo tipo di integrazione. In questa fase, la collaborazione è fondamentale!
Assicurati di avere contenuti eLearning di qualità
Creare contenuti da zero richiede tempo. Un solido authoring tool aiuterà i tuoi creatori di contenuti a sviluppare i materiali necessari per avviare rapidamente le tue attività didattiche. Valuta anche un fornitore di contenuti di terze parti, in modo da avere una gamma di contenuti più ampia da utilizzare quando il tuo LMS inizierà a scalare. Assicurati di avere il giusto numero di persone per gestire, creare o creare contenuti sorgente anche nel tuo LMS.
Crea dei punti di contatto
Un’implementazione di successo richiede una collaborazione multi-dipartimentale, in quanto numerose business unit utilizzeranno il nuovo LMS. È quindi essenziale che questi dipartimenti siano sempre attivi e coinvolti nelle conversazioni che riguardano l’implementazione e i contenuti presenti nella nuova piattaforma eLearning. Coinvolgi continuamente i tuoi stakeholder e gli utenti chiave durante l’intero processo, restando così sempre focalizzato sulle sfide che la tua soluzione formativa può risolvere.
Prepara il tuo team IT al successo
Il successo dell’implementazione non può prescindere dal tuo team IT, che si occuperà della migrazione dei dati, della gestione della sicurezza dei dati, delle integrazioni della piattaforma eLearning, dell’autenticazione del software e della configurazione. Si tratta di un lavoro molto complesso, quindi è indispensabile che il team IT sia presente durante il rollout del tuo piano di implementazione.
Segui le best practice indicate dal tuo provider LMS
Sappiamo benissimo che le persone amano lavorare in autonomia. Ricorda però che i diversi provider di LMS – anche se offrono funzionalità o pacchetti simili – operano in modo differente. L’implementazione della tua nuova piattaforma prevede diverse best practice che garantiscono un’integrazione senza soluzione di continuità. Lasciati guidare dal tuo provider, informati in merito alle sue best practice e utilizza le sue risorse per il successo del tuo progetto. Lo scopo è quello di ridurre al minimo ogni eventuale ostacolo durante l’implementazione: segui i consigli del tuo fornitore!
Testa il tuo LMS
È qui che entra in gioco la possibilità di sfruttare appieno il ciclo di vendita. Prova, prova ancora e riprova – oppure chiedi al team di vendita del fornitore di testare scenari molto specifici e dettagliati, in modo da essere certo di ciò che stai acquistando.
È anche importante effettuare test di collaudo da parte degli utenti (UAT). In questo caso il tuo team di QA o il team di amministrazione entra nel sistema e segue uno script molto specifico del viaggio da intraprendere (come accedere, dove cliccare esattamente, ecc.) per assicurarsi che gli scenari specifici funzionino esattamente come dovrebbero. È importante eseguire questi test prima di consegnare la piattaforma nella mani degli utenti finali. Non prendertela con noi, ma con Lisa!
Pianifica un soft launch
Il soft launch (altrimenti noto come periodo beta o pilota) è la fase in cui si chiede a un piccolo gruppo di utenti (che non fanno parte del team del progetto di implementazione) di utilizzare la piattaforma e di dare un feedback. 👍🏽È un passo importante, dato che si ottiene un feedback da persone che non hanno familiarità con il programma, soprattutto non nella stessa maniera dei tuoi team di QA e di amministrazione.
Avrai bisogno di un feedback tempestivo, e il soft launch dovrebbe durare tra le due e le quattro settimane. Questo processo ti permetterà di assicurarti che tutto funzioni a dovere, nonché di scoprire gli aspetti negativi, quelli che generano confusione e quelli che devono essere corretti dal punto di vista di un nuovo utente meno esperto. Il soft launch può anche suscitare emozioni, stimolare la partecipazione e generare materiali di marketing, attraverso sondaggi post-lancio. Puoi usare le citazioni dei feedback per creare blog, newsletter, video e altro ancora, pubblicizzando il tuo programma di formazione con le testimonianze dirette degli utenti, entusiasmando il pubblico e migliorando in ultima analisi la user adoption.
Rollout finale
È arrivato il momento di valorizzare appieno il lavoro svolto: la tua azienda potrà finalmente iniziare a trarre vantaggio dalla nuova piattaforma eLearning! Prenditi il tuo tempo e raccogli i feedback dei diversi team durante le fasi finali del rollout. È un lavoro impegnativo, ma in fondo lo scopo del progetto è guidare i tuoi utenti fino a questo punto. 😊
Bene, questo è tutto!
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