Un Learning Management System (LMS) rappresenta un investimento importante, che stimola l’innovazione, la crescita e, in ultima analisi, il potenziale inespresso di un’azienda. Purtroppo, però, anche un LMS ha un prezzo… come del resto (quasi) ogni altra cosa.
I costi di un nuovo LMS, inizialmente, potrebbero incutere un certo timore. Ma non c’è da temere! Prima di fermarsi a riflettere sulla cifra da spendere, è importante valutare il costo dei problemi che attualmente incidono sul nostro business.
Ad esempio, tutti noi abbiamo avuto una vecchia auto a cui eravamo particolarmente affezionati, ma che purtroppo finiva continuamente in officina. Acquistarne una nuova e più affidabile – anziché pagare continuamente l’intervento di un meccanico – sarebbe stata una soluzione senza dubbio più conveniente. Dopotutto, a chi non piacerebbe avere un’auto fresca di concessionario (per non parlare del tipico profumo di auto nuova…)?
Tutto questo per dire che, a fronte di un costo tangibile legato al problema, il prezzo di una nuova soluzione sembrerà più ragionevole e quindi giustificabile.
Operando un’attenta analisi delle sfide e degli eventuali ostacoli da superare, infatti, è molto più semplice orientarsi tra le diverse piattaforme LMS, esplorando le funzionalità più adatte alle proprie esigenze e i diversi modelli di pricing.
Parliamoci chiaro: a nessuno piace parlare di prezzi… ma oggi siamo abituati a pagare (profumatamente!) per avere le migliori soluzioni ai nostri problemi, che si tratti di un nuovo iPhone, di un laptop più potente o di una migliore polizza assicurativa per l’auto…
Prima di affrontare un problema e giustificare la spesa associata alla sua soluzione, occorre quindi evidenziare i problemi da risolvere.
La nostra guida ti aiuterà in questo processo.
- Prima di tutto: Analizza i tuoi ostacoli 🧮
- I diversi modelli di pricing per LMS 📊
- Altre spese legate ai costi di un LMS 🧾
- LMS: Funzionalità e moduli ✨
- Durata del contratto 📆
- Scegli l’LMS più adatto alle tue esigenze 💰
Prima di tutto: Analizza i tuoi ostacoli 🧮
A prescindere dalle sue performance (pessime o esemplari), un dipendente rappresenta un costo per l’azienda.
La formazione aziendale e il training online non fanno eccezione: possono rivelarsi una preziosa fonte di profitto o, al contrario, uno spreco di denaro.
Una formazione che presenta uno scarso livello di retention delle conoscenze, o che addirittura non viene compresa appieno dagli utenti, si traduce purtroppo in uno spreco di tempo e risorse. Ancora peggio, un training svolto unicamente in presenza o senza un sistema dedicato comporta un notevole dispendio di tempo e costi di viaggio. Il risultato è un’esperienza formativa poco coinvolgente, e quindi inefficace.
Ma c’è di più: una scarsa user experience e una formazione inefficace possono anche influire negativamente sulle nostre partnership di business e sulle relazioni con i clienti (che contribuiscono al flusso di entrate).
Ma se la formazione avviene correttamente, i partner, i clienti o i dipendenti sono in grado di massimizzare il loro potenziale, e gli amministratori possono concentrarsi sulla strategia formativa piuttosto che sulle attività di gestione e manutenzione.
Dunque, in che modo è possibile valutare correttamente la portata dei problemi? Ecco alcune importanti domande da porsi:
❓Quanti profitti in più riusciresti ad ottenere grazie a una formazione clienti e partner coinvolgente e gestita con successo?
❓Qual è il tasso di turnover o di abbandono di clienti/partner a causa della mancanza di coinvolgimento o di una scarsa user experience?
❓Quanto costa perdere ogni cliente, partner o dipendente?
❓Quante ore dedicano ogni settimana gli amministratori alla gestione della piattaforma (ad es. iscrizioni, reporting, creazione di contenuti, caricamento di contenuti, invio di notifiche, invio di materiale, ecc.) e quanto vengono pagati ogni settimana per questo incarico? Quanto risparmieresti automatizzando queste attività?
❓A quanto ammontano le spese di viaggio per le attività didattiche in loco per la formazione con istruttore (ILT)? Quanto potresti risparmiare se l’onboarding o altre tipologie di formazione si svolgessero tramite eLearning?
❓Quanto sono efficaci i tuoi programmi di formazione? Come riesci a misurare l’efficacia dei tuoi programmi di formazione e a dimostrare che gli utenti stanno effettivamente apprendendo? In che misura incide sul tuo business una formazione inefficace (dipendenti che non apprendono o non si sviluppano)?
❓A chi si rivolgono i tuoi utenti se il tuo programma di formazione non soddisfa le loro esigenze (ad esempio, usano Google o chiedono informazioni ai propri colleghi e potrebbero essere male informati)? Quante risorse e forza lavoro stai investendo in un programma che resta praticamente inutilizzato?
Tutte le domande di cui sopra hanno a che fare con i profitti e sono considerazioni indispensabili per determinare la spesa di un software LMS. È importante restare focalizzati sul costo del problema da risolvere, anziché preoccuparsi unicamente del prezzo da pagare per la nuova soluzione.
Ricorda che l’obiettivo non è solo quello di raggiungere il pareggio in bilancio, ma di far crescere in modo significativo i ricavi della tua azienda. Il che significa optare per il miglior LMS in base alle tue sfide.
Il giusto LMS ti consentirà di mantenere clienti e partner sempre coinvolti, dando al contempo più valore ai tuoi prodotti e servizi. Questo approccio non solo manterrà i tuoi dipendenti più motivati, ma guiderà la loro carriera e migliorerà le loro competenze lavorative.
In questo modo avrai l’opportunità di incrementare le tue performance e i profitti grazie a una maggiore produttività, a una migliore soddisfazione sul lavoro e a partnership più solide e di successo.
Dopo aver analizzato i tuoi ostacoli e valutato i costi in termini di business, potrai finalmente iniziare a valutare le possibili soluzioni sul mercato, restringendo il campo degli LMS più adatti alle tue esigenze.
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I diversi modelli di pricing per LMS 📊
In Docebo crediamo che la scelta di un LMS non debba basarsi esclusivamente sul modello di pricing, quanto piuttosto sulla soluzione che è in grado di offrire. Tuttavia, prima di avviare un dialogo con i venditori è bene considerare attentamente tutte le opzioni disponibili.
Ogni provider di LMS opera in modo differente, per cui è probabile che offra al cliente diversi modelli di pricing, che abbia funzionalità elencate come “add-on” e che organizzi i propri piani di tariffazione in categorie o bundle.
Per iniziare, ecco alcuni dei diversi modelli di pricing per LMS.
Modello “Pay per-user” 👥: Si tratta di un modello che prevede il pagamento per chiunque possa utilizzare l’LMS in qualsiasi momento del mese, indipendentemente dal fatto che lo faccia o meno (ciò significa che interi team e dipartimenti hanno accesso al sistema, indipendentemente dal fatto che lo utilizzino o meno).
Modello “Pay per registered user” 💻: “Pay per registered user” è il primo tipo di modello di pricing che viene in mente quando si parla di software SaaS/Cloud LMS. Di norma, questo modello presuppone che gli utenti abbiano uno username e una password, quindi si paga per un certo numero di utenti, ma non esattamente per il numero di utenti che consumano i contenuti. Questo evita che ogni membro di un’organizzazione diventi un costoso “+1”. Se un utente crea un login, l’azienda paga per il suo posto (a prescindere dal fatto che lo usino o meno).
Modello “Pay per active user” 🏃🏽♀️: eLearning Industry definisce questo modello come “una delle opzioni più economiche”, in quanto l’azienda paga solo per chi utilizza effettivamente la piattaforma, cioè per gli utenti attivi. Tra l’altro, questo è anche il modello di pricing di Docebo. 😉 A volte, però, le organizzazioni definiscono “attivo” in modo diverso, quindi è importante comprendere cosa intendano con questo termine. Questo modello di pricing può variare a seconda del fornitore di LMS, ma due dei modelli più comuni sono quelli che prevedono un addebito per l’accesso tramite il ciclo di fatturazione, o un addebito mensile per utente attivo. Il primo implica che – ad esempio – un utente può registrarsi nel mese di ottobre e verrà visualizzato sulla fatturazione di ottobre, ma non in quella del mese successivo. Se un utente è attivo, l’azienda pagherà il suo costo relativo ad ogni ciclo di fatturazione
Modello “Pay per course” 🎒: Questo modello di pricing è abbastanza chiaro: ogni volta che un utente segue un corso, il costo relativo viene addebitato all’azienda. Questa opzione è abbastanza comune per distribuire librerie e contenuti didattici forniti da varie partnership o terze parti. Ad esempio, le aziende che operano nel settore compliance – che quindi richiedono corsi di certificazione e formazione specifica – sono notoriamente orientate su questo modello (ovvero, pagano per ogni corso).
Canone di licenza💲: Ogni fornitore di LMS ha un canone di licenza, che rappresenta essenzialmente una tassa di iscrizione. Un canone di licenza, a seconda del fornitore, può consistere in un pacchetto che comprende funzionalità limitate, supporto e un determinato numero di utenti (che può essere un numero illimitato, a seconda del fornitore). Di solito il pagamento avviene mensilmente o tramite abbonamento annuale.
Open-source 👨🏾💻: Un LMS open-source è utilizzabile gratuitamente, ma richiede competenze di codifica, programmazione e HTML da parte dei team interni. In ultima analisi, questo modello può risultare più costoso o dispendioso in termini di tempo, a seconda delle persone coinvolte nella personalizzazione e manutenzione della piattaforma.
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Altre spese legate ai costi di un LMS 🧾
Ogni fornitore di LMS offre dei bundle con prezzi differenti. È importante verificare la ripartizione dettagliata di ogni singolo costo, in modo da sapere esattamente cosa si sta pagando.
Ecco alcuni esempi:
Onboarding e assistenza clienti 🚣🏼♀️: Alcune aziende stabiliscono prezzi differenziati in base al livello di onboarding e all’assistenza continuativa che si riceve dal provider LMS. Le tariffe possono variare a seconda del tipo di servizio scelto.
Costi di installazione 💵: In modo del tutto analogo al tuo smartphone o al tuo internet provider, la maggior parte dei fornitori di LMS addebitano questa “tariffa amministrativa” per configurare e attivare il tuo nuovo sistema.
Migrazione dei contenuti 💾: Quando si passa a un nuovo LMS, è importante portare con sé i contenuti di maggior successo. La migrazione dei contenuti garantisce la mobilità e la libertà di passare a un nuovo LMS, trasferendo le risorse più importanti nel nuovo sistema. Alcuni provider offrono questo servizio gratuitamente, ad una tariffa forfettaria o a pagamento, a seconda dei contenuti che vengono trasferiti.
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LMS: Funzionalità e moduli ✨
Si tratta di un grande elemento di differenziazione tra i fornitori di LMS: così come per il modello di pricing, la gamma di funzionalità offerte varia a seconda dell’LMS. Ecco un elenco di funzionalità che possono influire sul prezzo finale, a seconda del provider scelto:
Integrazioni: Oggi esistono integrazioni per ogni cosa. Ecco alcune delle più diffuse.
- E-commerce 💳: Le integrazioni con e-commerce e gateway di pagamento sono opzioni rapide per vendere contenuti didattici nei casi d’uso “extended enterprise“. Informati sui parametri di sicurezza delle carte di credito e di altri metodi di pagamento per assicurarti che il tuo pubblico abbia la migliore esperienza possibile.
- Single Sign-On 🏡: Nota anche come SSO, questa funzionalità automatizza il processo di login tramite connettori di autenticazione di suite come Google e Microsoft, (così come avviene fondamentalmente ovunque tramite il login di Facebook). In questo modo, i tuoi collaboratori non dovranno memorizzare 17 password diverse.
- Videoconferenza 📹: Queste integrazioni consentono di gestire con facilità eventi virtuali, webinar e conferenze direttamente all’interno della tua piattaforma eLearning, il tutto in tempo reale. Come faremmo senza Zoom?
- Strumenti per l’authoring dei contenuti 🎨: Da non confondere con i corsi che offrono strumenti integrati all’interno di un LMS, le integrazioni con gli strumenti di authoring consentono di distribuire e replicare facilmente le risorse didattiche in più corsi. Mantengono i tuoi utenti sempre coinvolti attraverso contenuti di alto livello, operando rigorosamente in conformità con gli standard SCORM.
- HCM & HRIS 📈: L’integrazione del tuo LMS con un sistema HCM/HRIS (come Ceridian o ADP) offre vantaggi per il provisioning degli utenti e per l’assegnazione automatica di dashboard/corsi/piani di formazione/cataloghi. In questo modo, il sistema HCM/HRIS diventa la principale fonte di informazioni sugli utenti, permettendo di valutare l’impatto della formazione su redditività, sviluppo professionale, soddisfazione e fidelizzazione dei dipendenti.
- CRM 💼: Gli strumenti di Customer Relationship Management (come Salesforce) possono essere integrati con il tuo LMS per formare i team di vendita con contenuti rilevanti, nel flusso di lavoro, senza dover uscire dal software che utilizzano più frequentemente.
Gamification 👾: Questa funzionalità è oggi una componente essenziale della formazione aziendale. Le piattaforme che supportano la gamification consentono di dar vita a community didattiche attraverso concorsi, badge, premi e classifiche per mantenere alto il coinvolgimento e il morale.
Extended enterprise 🤝: La possibilità di offrire corsi e formazione a partner e clienti è un ottimo modo per aumentare il proprio margine di profitto! Di solito questo significa più utenti, una personalizzazione più avanzata e funzionalità aggiuntive. Se questo è quello che stai cercando, assicurati che le funzionalità dell’e-commerce siano sicure e accessibili al tuo pubblico. Alcuni fornitori definiscono questa funzionalità come “multi-portale”. Se estendere la tua formazione a clienti, partner o membership professionali è fondamentale per il tuo business, assicurati di informarti in merito al ” branching” e alle relazioni “padre-figlio” tra i gruppi di utenti. Potrebbe rivelarsi un costoso passo falso.
App mobile 📲: Non importa se il tuo pubblico è il team iPhone, il team Android o qualsiasi altra opzione alternativa: è fondamentale assicurarsi che il tuo programma di formazione sia adatto ai dispositivi mobile. Il mobile learning include un mobile app publisher integrato nel tuo LMS, permettendo ai tuoi utenti di apprendere in tempo reale, indipendentemente dalla loro ubicazione. Il tuo smartphone ti segue ovunque tu vada, e anche i tuoi materiali didattici dovrebbero farlo. Alcuni fornitori addebitano l’uso della loro app mobile, mentre altri propongono addirittura un’app mobile standalone, personalizzata e brandizzata ad hoc per il cliente. Se ritieni che il branding sia importante per il tuo business, questa funzionalità sarà il tuo asso nella manica.
Contenuti formativi ⏯️: Alcune aziende offrono cataloghi o librerie di corsi di formazione e contenuti gratuiti, mentre altre richiedono costi aggiuntivi, o ancora ti metteranno in contatto con un fornitore di contenuti di terze parti. Anche se può sembrare allettante creare e promuovere i propri contenuti per ogni specifico percorso formativo, ti suggeriamo di sfruttare al meglio il tuo tempo e il tuo denaro valutando la tua offerta di contenuti prima di intraprendere la strada del “fai da te”. Dopotutto, perché sviluppare i contenuti didattici internamente, quando si può risparmiare tempo e ottenere un risultato migliore?
Moduli di Social Learning 💬: La formazione virtuale, oggi, non è più una funzionalità “nice-to-have”, ma è diventata una necessità. Ovviamente, i social media hanno avuto un impatto enorme sul mondo della formazione. Il social learning è un ottimo modo per coinvolgere il pubblico, mantenere gli utenti motivati e incoraggiarli a collaborare e condividere le migliori pratiche tra di loro, anche tra team che operano a livello globale.
Custom Branding avanzato 💫: Tutti noi amiamo vedere i nostri colori e il nostro logo su tutto ciò che ha a che fare con il nostro lavoro. Lo stesso vale per le funzionalità di white labeling, che consentono di personalizzare una piattaforma eLearning. Il risultato sarà senza dubbio accattivante e meraviglioso, ma potrebbe influenzare i costi.
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Durata del contratto 📆
Infine, bisogna considerare la durata del contratto. I termini di un contratto sono solitamente compresi tra uno e cinque anni, anche se ci sono alcune circostanze in cui le aziende scelgono di firmare accordi più lunghi. E questo è il motivo per cui non vuoi sentirti vincolato da un contratto con un’azienda che non è riuscita a soddisfare le tue aspettative…
Di norma, durante il primo anno i team di formazione imparano ad ottimizzare l’LMS per sfruttarne il suo pieno potenziale. Detto questo, possono essere necessari fino a due o tre anni per iniziare a massimizzare il Ritorno sull’Investimento della piattaforma.
Di solito, i contratti triennali sono più convenienti in termini di costi, perché quando un provider LMS comprende che il cliente sta optando per un contratto più breve, può decidere di gonfiare il prezzo. Molte cose possono cambiare in 4 o 5 anni nella tua azienda (o in quella del provider), quindi è importante che tu ti senta completamente sicuro quando firmi sulla linea tratteggiata. L’obiettivo è quello di stipulare una solida partnership e un piano che cresca con il tuo business.
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Scegli l’LMS più adatto alle tue esigenze 💰
Dopo aver analizzato attentamente i diversi modelli di pricing e i costi aggiuntivi, è arrivato il momento di iniziare a fare shopping.
Come accennato all’inizio, assicurati di iniziare il tuo processo d‘acquisto valutando il costo dei tuoi problemi, prima ancora di considerare il prezzo di una potenziale soluzione.
Concentrarsi sui costi è importante, ma ricordati che un solido LMS ti permetterà di superare con successo le tue sfide formative. E un training di successo, ovviamente, porterà a una crescita dei ricavi per la tua azienda.
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In fin dei conti, il giusto LMS ti permetterà di ottenere maggiori profitti!
