SFIDA FORMATIVA

Ne parla Mihai Csaki, senior trainer per la divisione Health Solutions dell’azienda, che collabora con i professionisti del settore medico al fine di fornire prodotti farmaceutici.

“Quando mi unii [a Purdue] nel 2011, tutte le nostre valutazioni erano in formato cartaceo. Guardando l’LMS, mi resi subito conto del fatto che fosse troppo semplicistico. Nei primi tre mesi di attività, dovetti correggere oltre 2.200 domande e valutazioni. Un compito impossibile.”

Mihai e il suo team raggiunsero presto il limite tecnologico – nonché formativo – imposto dal precedente LMS. Così, incominciarono a porsi alcune domande.

Innanzitutto, Purdue Pharma Canada aveva bisogno di un LMS capace di lavorare con il sistema HR già in uso, così da gestire in modo integrato il database utenti. Questa soluzione, assieme alla possibilità di accedere alla piattaforma in single sign-on, era fondamentale per semplificare il processo di onboarding dei nuovi assunti, che in precedenza dovevano ricordare più nomi utente e password.

Il team di Purdue ha affrontato anche le più ricorrenti sfide di compliance dell’industria farmaceutica. Nel settore degli oppioidi su prescrizione, la comunicazione precisa ed accurata è fondamentale: l’organizzazione aveva l’esigenza di stare al passo con i frequenti cambi di monografie dei prodotti, e con le informazioni sulle prescrizioni, come richiesto dal governo canadese.

Quando i regolamenti governativi per un prodotto cambiano, infatti, il contenuto formativo per quel particolare argomento decade. Dunque i dipendenti devono essere nuovamente formati in quella particolare area. È compito di Mihai e del suo team di formazione garantire che i dipendenti e i partner siano sempre aggiornati, per non rischiare la distribuzione di contenuti obsoleti, che potrebbero indebolire il programma di formazione e cedere il fianco alle molteplici conseguenze dell’essere fuori conformità.

“Quando le informazioni sui prodotti vengono aggiornate, ogni relativo materiale di formazione diventa obsoleto”, spiega Mihai. “Quindi, in quelle occasioni, è necessario rivederli tutti.”

SOLUZIONE: DOCEBO LMS

Quando Purdue ha iniziato a cercare un nuovo LMS, l’obiettivo finale era quello di trovare una piattaforma scalabile: a livello di reparto, ma anche livello di intera azienda.

Purdue aveva bisogno di una piattaforma agile, che consentisse di mettere a punto facilmente i contenuti formativi, e gestire in modo semplice il database aziendale degli utenti.

“Abbiamo analizzato cosa il nostro precedente LMS era in grado e di fare, e cosa ciascun reparto riteneva] indispensabile o desiderabile a livello di funzionalità” afferma Mihai .

La leadership di Purdue voleva trovare un LMS che potesse essere implementato a livello aziendale, una sfida irrealizzata con il vecchio sistema. Il team di formazione ha approcciato i possibili fornitori con una lista di 60 elementi – alcuni erano fondamentali per il successo della formazione aziendale, mentre altri erano più negoziabili.

“In quel contesto, Docebo ha surclassato i concorrenti”, ha detto Mihai. “All’inizio ho attivato una prova di 14 giorni, che poi ho continuato ad estendere, ed estendere ancora: volevo più tempo per approfondire.”

Stipulato il contratto con Docebo, ci sono voluti solo pochi mesi per il rebrand e la messa in opera della piattaforma eLearning, lanciata con il nome di “Excelerator”.

Con un piano iniziale di 500 utenti, Purdue Pharma Canada ha implementato i corsi obbligatori di formazione per le sue squadre Health Solutions, ampliando poi l’LMS a livello aziendale. Oggi, più di 400 utenti accedono alla piattaforma per lo sviluppo della formazione obbligatoria e non obbligatoria.

Lavorando con il team Docebo per portare i vecchi contenuti formativi sulla nuova piattaforma, Purdue si è focalizzata sulla massima semplificazione dei piani di formazione. Per Mihai e la sua squadra, pianificare correttamente tale processo è alla base del successo di Excelerator.

Al termine dei loro primi corsi obbligatori, a ciascun dipendente viene assegnato un certificato che gli consente l’accesso alla fase successiva di formazione, specifica per il suo reparto. Una volta ottenute le certificazioni per il livello successivo, possono quindi accedere alla formazione prodotto.

“Per me, è importante poter agevolare i progressi di ciascun tirocinante. Se ha un certificato particolare, so a che punto si trova nel percorso formativo, ed è semplice eseguire report sullo stato della formazione” spiega Mihai. “Ogni successivo contenuto formativo è incluso in un percorso organico, percorrendo il quale gli utenti ricevono badge e punteggi basati sui risultati ottenuti.”

L’opinione di Mihai su processi e regole è chiara: “ogni volta che operiamo sulla base di eccezioni o assegnazioni manuali, aumentiamo la possibilità di commettere un errore. Quando si creano regole precise, invece, tutto diventa molto più efficiente.”

RISULTATI

Quel tipo di pianificazione estremamente accurata ha aiutato Mihai e il suo team a capire come rendere Excelerator scalabile al crescere del progetto formativo, così da ottenere il meglio dalla piattaforma Docebo.

In aggiunta ai corsi di livello aziendale per circa 440 utenti, l’azienda ha iniziato a mettere in atto corsi opzionali, e ad usare Docebo per la pianificazione di corsi classroom.

Nell’ottica di estendere l’uso di Docebo anche ai processi di pre-assunzione e alla gestione del percorso di carriera, il progetto di Mihai sta aiutando notevolmente la gestione del personale di Purdue Pharma. L’azienda, inoltre, punta a sfruttare al massimo l’app Gamification di Docebo, e usare la funzione single sign-on per semplificare l’accesso degli utenti ai contenuti formativi

“E’ fantastico sapere che se le risorse umane fanno una modifica, l’LMS si aggiorna automaticamente”, spiega Mihal. Inoltre, non dovendo ricordare credenziali di login aggiuntive, gli utenti sono più propensi ad accedere ad Excelerator, in qualsiasi momento.

Oggi, Purdue utilizza contenuti formativi in tutti i formati supportati da Docebo. Mihai e il suo team sfruttano la funzione multilingua di Docebo, e gli impiegati possono accedere alla maggior parte dei contenuti di formazione sia in inglese che in francese. In questo modo si garantisce alle persone la possibilità di migliorare l’uso della loro seconda lingua.

Mihai ha molto apprezzato il supporto del team Docebo in fase di implementazione della piattaforma. I pochi problemi riscontrati sono stati infatti risolti rapidamente, con pronta risposta e dunque minima incidenza sulla fluidità del progetto.

FUTURO

Mentre Purdue Pharma continua a pubblicare corsi opzionali, e a sperimentare diversi approcci formativi, Mihai e il suo team pianificano con il reparto HR i prossimi passi nel processo di sviluppo della formazione aziendale.

“Abbiamo già numerosi progetti su Docebo, ma non quanti potremmo averne”, ha spiegato Mihai, aggiungendo che l’azienda può realisticamente raddoppiare il numero di contenuti presenti in piattaforma entro l’anno. “Ma i numeri non mi interessano: mi interessano pianificazione e funzionalità”, ha aggiunto.

L’app Audit Trail di Docebo, unita al reporting personalizzato avanzato, continua ad aiutare Purdue Pharma nel mantenersi conforme, e l’azienda apprezza la disponibilità di Docebo ad accogliere richieste circa lo sviluppo di nuove funzionalità.

Questo interscambio di idee garantirà a Purdue Pharma una partnership di crescente successo con la piattaforma Docebo, come sottolinea Mihai: “dal punto di vista del cliente, poter contare su un’azienda dinamica, che ascolta le esigenze dei clienti, è sicuramente molto rassicurante.”