Sfida del cliente
Prima di Docebo, la città di Kingston usava un LMS – Learning Management System – per formare sia i dipartimenti interni che le agenzie esterne. Si trattava di un sistema alquanto semplicistico in termini di design e funzionalità, che avrebbe potuto ostacolare le attività formative, in quanto in grado di supportare una learning experience moderna e coinvolgente (come i video live e la gamification).
Dopo tre anni di utilizzo, il provider dell’LMS ha informato la città di Kingston che presto avrebbe abbandonato il sistema a seguito di alcuni cambiamenti nella propria strategia commerciale. Questo ha comportato la migrazione di oltre 300 corsi e dei dati esistenti, per un totale di più di 2.000 utenti finali, in una nuova piattaforma eLearning. L’opportunità di rinnovare l’esperienza formativa con una nuova piattaforma è stata accolta con grande entusiasmo, ma la scelta del giusto provider è stata fondamentale.
Soluzione
Uno dei requisiti chiave della nuova piattaforma eLearning era un’interfaccia intuitiva, sia per gli amministratori del sistema che per gli utenti.
“Con una forza lavoro così distribuita e data l’esigenza di una nuova soluzione formativa, avevamo bisogno di lanciare rapidamente la piattaforma, senza troppi ostacoli per gli utenti”, spiega Anthony Amodeo, Learning & Development Specialist, City of Kingston.
“Abbiamo autisti di autobus, vigili del fuoco, assistenti sanitari a lungo termine, personale addetto alle attività ricreative e al tempo libero… per citare solo alcuni esempi. Avevamo bisogno di una soluzione facile da usare, accessibile in qualsiasi momento e ovunque. Per questo, abbiamo scelto Docebo.”
Il team ha iniziato a valutare le caratteristiche di altri sistemi per la formazione proposti da diversi provider, ma sono emerse subito le caratteristiche distintive di Docebo, ossia la possibilità di iniziare ad utilizzare la piattaforma immediatamente e la sua grande facilità d’uso. Questo approccio, in definitiva, ha semplificato il processo di implementazione.
“Docebo ci ha permesso di iniziare a sviluppare in tempo reale, all’interno di un ambiente di prova, il progetto che avevamo in mente. Quando abbiamo deciso di passare a Docebo, avevamo a disposizione efficaci strumenti di migrazione e tutti i file necessari: il processo di implementazione è stato molto rapido.”
La città di Kingston sfrutta anche l’app Multi-domain di Docebo per offrire una formazione personalizzata sia ad utenti interni che esterni. Il sistema consente la creazione di domini multipli personalizzati con elementi di branding specifici, permettendo di creare un look and feel diverso in base alle tipologie di utenti.
“Supportiamo le agenzie esterne che devono fare formazione, come richiesto dal nostro statuto. Grazie all’app Multi-domain, sia ha una visualizzazione diversa del front-end a seconda che siano utenti esterni o interni.”
Al lancio del sistema, il team era fiducioso che tutti gli altri membri dell’organizzazione avrebbero apprezzato il look and feel della nuova piattaforma, e infatti la risposta è stata incredibilmente positiva.
“Dalla leadership fino ai manager di prima linea, il nostro team ne è stato entusiasta fin da subito. Tutti hanno apprezzato la facilità di accesso grazie alla funzionalità di single sign-on. Il nostro vecchio LMS non includeva questa funzionalità, per cui gli utenti si domandavano continuamente: ‘come faccio ad accedere’ e ‘qual è la mia password?’ Ora la password è la stessa del loro network: è sufficiente inserirla e il gioco è fatto.”
“In termini di supporto, si può chattare dal vivo con facilità, direttamente nel sistema. È una funzionalità davvero straordinaria. Non abbiamo mai lasciato un problema irrisolto. È stato un vero e proprio toccasana.”
Risultati
All’interno della piattaforma Docebo ci sono due tipi di amministratori: i Superadmin, che hanno il controllo su ogni aspetto della piattaforma, e i Power User, che vengono creati dai Superadmin e ai quali viene assegnato un set specifico di permessi di amministrazione per determinati utenti, corsi, cataloghi, sedi e altro ancora.
Proprio grazie alla capacità offerta da Docebo di creare profili di amministrazione flessibili, la città di Kingston ha riscontrato quasi immediatamente un aumento dei tassi di completamento dei corsi, ricavandone naturalmente un grande vantaggio.
“La funzione Power User è una delle caratteristiche più flessibili e avanzate”, spiega Amodeo.
“Può capitare di voler delegare alcune responsabilità all’interno del sistema, che si tratti di monitorare la formazione o gli utenti. Prima non era possibile, mentre ora abbiamo tutti gli strumenti per far sì che i supervisori o i delegati possano monitorare in tempo reale le metriche della formazione e inviare notifiche o promemoria. Come risultato, stiamo assistendo a un forte incremento dei tassi di completamento.”
Da un punto di vista di contenimento dei costi, le certificazioni e le licenze sono state configurate per supportare l’automazione dei cicli di aggiornamento dei corsi e dei piani di formazione legati all’accreditamento annuale. Questo è importante per un’amministrazione comunale, in quanto permette all’organizzazione di essere continuamente aggiornata sulla formazione compliance dei propri dipendenti. Attualmente, la città di Kingston sta assistendo ad una riduzione dei problemi di conformità.
“Posso avere piani di formazione collegati a regole di iscrizione (ingresso di nuovi dipendenti o dipendenti trasferiti, tipo di occupazione, di dipartimento, di sindacato o altro ancora). È tutto automatizzato, cosa che si traduce in un considerevole risparmio di tempo. In questo modo, ho più tempo da dedicare ad altri compiti.”
“Ma il ROI più importante, in realtà, è dato dalla semplicità dell’interfaccia utente. I nostri utenti sono incoraggiati e motivati. Hanno accesso a tutte le informazioni più aggiornate e importanti direttamente dal proprio smartphone o tablet. Possono accedervi ovunque.”
“Il numero crescente di persone che oggi usano dispositivi mobile sottolinea l’importanza di una piattaforma con un design responsive.”
Tra le caratteristiche più apprezzate della piattaforma eLearning Docebo anche i widget personalizzati, che consentono al team di condividere video, pubblicare sessioni di formazione d’aula, comunicare le prossime iniziative, condividere cataloghi di formazione opzionale e altro ancora. Queste funzionalità contribuiscono a costruire e sostenere una cultura di social learning nella città di Kingston, e questo impatto più ampio sull’intera organizzazione è destinato a continuare nel tempo.
“In precedenza ero una sorta di tuttofare nell’ambito della formazione. Ora, però, dato il grande potenziale della piattaforma, abbiamo altre due risorse che si sono unite al team. Finalmente posso concentrarmi maggiormente su Docebo, sullo sviluppo e sulla curation della formazione attraverso la piattaforma. In questo momento stiamo cercando di capire come la formazione può supportare al meglio le performance della città di Kingston in termini di servizi, nonché la sua capacità di soddisfare tutte le esigenze che guidano il nostro modus operandi.”
