Comment Docebo a aidé Booking.com à étendre ses initiatives de formation dirigée par un instructeur (ILT) grâce à des intégrations fluides

Par le passé, les missions de l’équipe des opérations d’apprentissage de Booking.com étaient fortement limitées. La plateforme qu’ils utilisaient avait des fonctionnalités restreintes, et l’équipe savait qu’il était inutile de réfléchir à des personnalisations et mises à jour que leur plateforme ne pouvait pas supporter.

Cheney Dent, Senior Learning Specialist, et son équipe passaient la majorité de leur temps à travailler en dehors de la plateforme, rédigeant des emails, créant des documents et envoyant des invitations par calendrier.

L’automatisation était inexistante, et l’équipe d’apprentissage était débordée par des tâches administratives manuelles liées aux ateliers. Ils devaient envoyer des emails individuellement aux apprenants lorsqu’ils s’inscrivaient aux cours et leur envoyer manuellement des invitations par calendrier pour les ateliers, formations et événements — un défi de taille pour une entreprise de plus de 15 000 employés.

En raison de ces limitations, et pour simplifier leur travail, de nombreuses initiatives d’apprentissage étaient entièrement gérées via Google Docs et des invitations calendrier, au lieu d’être centralisées dans un système de gestion de l’apprentissage, ce qui rendait impossible le suivi des efforts d’apprentissage ou une mesure précise de la performance.

En examinant leur configuration, l’équipe d’apprentissage a réalisé que leur plateforme freinait l’atteinte de leurs objectifs. Ils avaient besoin d’une nouvelle plateforme offrant de meilleures fonctionnalités administratives et d’automatisation pour proposer une expérience personnalisée, à la fois enrichissante et simplifiée pour les apprenants.

Avec Docebo, la seule limite à la configuration et à la mise en place de l’apprentissage chez Booking.com est l’imagination de l’équipe.

Ils ont créé des pages d’accueil personnalisées afin que les utilisateurs accèdent au portail et voient immédiatement les contenus d’apprentissage pertinents pour eux. Ils utilisent des catalogues de cours pour aider les apprenants à trouver facilement des contenus spécifiques à leur rôle sans être submergés par la quantité ou la variété des sujets proposés.

Ils ont automatisé la majorité des tâches opérationnelles des cours, qui consommaient auparavant beaucoup de temps et de ressources de l’équipe d’apprentissage. Des notifications informent les utilisateurs lorsqu’un nouveau cours pertinent est disponible et alertent les managers lorsqu’un membre de leur équipe termine une formation.

La sécurité des données et la conformité peuvent être facilement respectées grâce à la gestion des accès administratifs, des autorisations et de la visibilité des différents groupes sur la plateforme.

Avec Docebo Connect, Booking.com a intégré à leur plateforme d’apprentissage à la fois Google Calendar et leur système SIRH.

L’intégration de Google Calendar automatise les invitations pour les cours, éliminant ainsi le besoin de planifications manuelles.

L’intégration avec Workday, leur système SIRH, leur permet d’automatiser la création et la désactivation des utilisateurs lorsqu’ils rejoignent ou quittent l’entreprise. Cela met automatiquement à jour les profils utilisateurs pour correspondre aux dossiers des employés, économisant ainsi un temps et des efforts considérables à l’équipe d’apprentissage pour maintenir les informations à jour dans les différents systèmes.

L’intégration a également permis d’automatiser et d’accélérer l’intégration des nouveaux employés. Ils ont utilisé une règle d’inscription pour initier automatiquement le parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs, au lieu de les inviter manuellement à une série d’événements comme auparavant. Avec tous les nouveaux employés inscrits sur la plateforme dès leur arrivée, ils découvrent immédiatement la valeur « Apprendre, Toujours » de l’entreprise.

Grâce à Docebo, toutes les initiatives d’apprentissage sont consolidées, et l’équipe d’apprentissage n’a plus besoin de perdre du temps à dupliquer le travail à l’intérieur et à l’extérieur de la plateforme. Ils peuvent suivre et mesurer l’impact de chaque initiative grâce aux capacités analytiques de Docebo.

Aujourd’hui, Docebo est la base de toutes les expériences d’apprentissage de Booking.com, y compris l’e-learning, les ILT (formations dirigées par un instructeur), les vILT (formations dirigées par un instructeur en ligne), les micro-apprentissages et les ressources. Ils utilisent plus de 40 règles d’inscription pour tout gérer.

En 2023, ils ont pu augmenter leurs programmes d’apprentissage de 30 %, avec un impact minimal sur leur charge de travail opérationnelle. Les formations dirigées par des experts en la matière ont pu être augmentées de 40 %, car ils peuvent désormais gérer leurs cours de manière autonome grâce à des fonctionnalités comme les règles d’inscription préalable et les listes d’attente.

Ils estiment avoir réduit les charges administratives sur des programmes complexes de 80 %. Un seul cours, qui nécessitait auparavant 20 heures de gestion administrative par semaine, prend maintenant moins de quatre heures, permettant ainsi à l’équipe d’économiser plus de 800 heures par an.

Grâce à l’évolutivité de Docebo, ils peuvent proposer des cours à bien plus de personnes sans effort supplémentaire. Par conséquent, ils ont également considérablement augmenté le nombre de formations ILT, passant de 20 à 120.

Et bien sûr, l’expérience des apprenants a été considérablement améliorée grâce à un espace unique pour l’apprentissage, une expérience cohérente, des notifications opportunes et des invitations dans le calendrier.

Le temps que Docebo fait gagner à l’équipe des opérations d’apprentissage leur a permis d’allouer des ressources à d’autres projets, de trouver et de créer de nouvelles opportunités d’apprentissage, ou même de profiter eux-mêmes d’opportunités de formation.

Plus important encore, ils peuvent désormais jouer un rôle plus actif dans les discussions stratégiques et les sessions de conception d’ILT pour conseiller sur des solutions d’apprentissage adaptées aux besoins de l’entreprise et proposer des ateliers, des plans d’apprentissage, des ILT, des chaînes, des contenus ou des playlists, ce qui n’était pas possible avant Docebo.

Essentiellement, les fonctionnalités et la flexibilité accrues de Docebo permettent à l’équipe d’apprentissage de faire preuve de créativité et de concevoir des solutions d’apprentissage innovantes, sachant que la plateforme peut soutenir tout ce qu’ils imaginent.