Die Herausforderung

Ersatz einer Lernplattform mit eingeschränkter Funktionalität und ohne Skalierbarkeit

In der Vergangenheit war der Handlungsspielraum des Teams für Lernmanagement bei Booking.com stark eingeschränkt. Die von ihnen genutzte Lernplattform verfügte nur über begrenzte Funktionen, und dem Team war bewusst, dass es sinnlos war, über Individualisierungen und Aktualisierungen nachzudenken, da die Plattform nicht über die nötigen Funktionen verfügte.

Die verantwortliche Lernspezialistin Cheney Dent und ihr Team verbrachten den Großteil ihrer Zeit damit, außerhalb der Lernplattform zu arbeiten, E-Mails zu verfassen, Dokumentationen zu erstellen und Kalendereinladungen zu versenden.

Automatisierung gab es so gut wie gar nicht, und das Lernteam war mit manuellen Verwaltungsaufgaben für die Durchführung von Workshops überlastet. Die Lernenden mussten einzeln per E-Mail benachrichtigt werden, wenn diese sich für Kurse angemeldet haben, und mussten ihnen manuell Kalendereinladungen für Workshops, Schulungen und Veranstaltungen versenden – keine leichte Aufgabe für ein Unternehmen mit über 15.000 Mitarbeitern.

Aufgrund dieser Einschränkungen und zur Erleichterung der Arbeit wurden viele Weiterbildungsinitiativen vollständig über Google Docs und Kalendereinladungen abgewickelt, anstatt in einem zentralen Lernmanagement-System (LMS) verwaltet zu werden, was es unmöglich machte, die Weiterbildungsmaßnahmen zu verfolgen oder die Leistung genau zu messen.

Als das Weiterbildungsteam die Arbeitsabläufe unter die Lupe nahm, erkannte es, dass die Lernplattform es daran hinderte, die Ziele zu erreichen. Es benötigte eine neue Lernplattform mit besseren Verwaltungsfunktionen und Automatisierungsmöglichkeiten, um eine individualisierte, personalisierte Erfahrung bieten zu können, die das Lernerlebnis sowohl verbessert als auch vereinfacht.

„Vor Docebo hatte sich unser Team mit dem Status quo abgefunden, weil wir wussten, dass es so vieles gab, was wir nicht erreichen konnten. Deshalb haben wir nie neue Ideen für unsere Plattform eingebracht, wir haben das nie priorisiert oder eingeplant.“

Cheney Dent, Senior Specialist für die Lernplattform bei Booking.com

Die Lösungen

Individualisierung, Personalisierung und Automatisierung mit Docebo

Mit Docebo sind der Gestaltung und Konfiguration der Lernumgebung bei Booking.com nur durch die Vorstellungskraft des Teams Grenzen gesetzt.

Das Team hat personalisierte Startseiten erstellt, sodass Benutzer beim Öffnen des Portals sofort die für sie relevanten Lerninhalte sehen. Mithilfe von Kurs-Katalogen können Lernende rollenspezifische Inhalte leicht finden, ohne von der Fülle der Inhalte oder der Bandbreite der verfügbaren Themen überwältigt zu werden.

Außerdem wurden die meisten Aufgaben im Kursbetrieb automatisiert, die zuvor viel Zeit und Ressourcen des Lernteams in Anspruch genommen haben. Benachrichtigungen informieren die Benutzer, wenn ein neuer relevanter Kurs verfügbar ist, und lassen Manager wissen, wenn eines ihrer Mitglieder eine Schulung abgeschlossen hat. Datensicherheit und Compliance werden durch die Verwaltung von Administratorzugriffen, Berechtigungen und Gruppensichtbarkeit innerhalb der Plattform gewährleistet.

Mit Docebo Connect hat Booking.com sowohl seinen Google-Kalender als auch seine HRIS-Plattform in seine Lernplattform integriert.

Die Google-Kalender-Integration ermöglicht die Automatisierung von Kalendereinladungen für Kurse und macht eine manuelle Terminplanung überflüssig.

Die Integration mit dem HRIS ermöglicht es dem Unternehmen, die Aktivierung und Deaktivierung von Benutzern zu automatisieren, wenn Mitarbeiter ihre Tätigkeit aufnehmen oder das Unternehmen verlassen. Die Informationen des Benutzerprofils werden automatisch an die Mitarbeiterakte angepasst, was dem Schulungsteam erheblich Zeit und Aufwand bei der systemübergreifenden Aktualisierung von Mitarbeiterdaten erspart.

Die Integration hat zudem geholfen, das Onboarding neuer Mitarbeiter zu automatisieren und zu beschleunigen. Sie nutzen nun eine Regel für die Anmeldung, um das Onboarding neuer Mitarbeiter automatisch zu starten – anstatt sie wie bisher manuell zu einer Reihe von Onboarding-Veranstaltungen einzuladen. Da alle neuen Mitarbeiter von Beginn an auf der Plattform angemeldet sind, können sie den Unternehmenswert „Learn Forever“ sofort erleben.

Dank Docebo sind alle Lerninitiativen gebündelt, und das Lernteam muss nicht mehr so viel Zeit damit verbringen, Arbeiten innerhalb und außerhalb der Plattform doppelt zu erledigen. Mit den Analysefunktionen von Docebo kann das Team die Wirkung jeder Lerninitiative verfolgen und messen.

„Die Möglichkeiten zur Individualisierung innerhalb der Plattform sind grenzenlos.“

Cheney Dent, Senior Specialist für die Lernplattform bei Booking.com

Die Ergebnisse

Über 800 Stunden eingesparte Arbeitszeit im Bereich Lernmanagement

Heute ist Docebo die zentrale Anlaufstelle für alle Lernangebote von Booking.com, darunter E-Learning, ILTs (Schulungen mit Lehrern), VILTs (virtuelle Schulungen mit Lehrern), Mikro-Lernmodule und Ressourcen. Zur Verwaltung all dieser Angebote nutzt das Team über 40 Anmelderegeln.

Im Jahr 2023 konnte Booking.com das Schulungsangebot um 30 % ausweiten, ohne dass sich dies nennenswert auf den operativen Arbeitsaufwand auswirkte. Die von Fachexperten geleiteten Schulungen konnten um 40 % ausgebaut werden, da die Experten ihre Kurse nun dank Funktionen wie Voranmeldungsregeln und Wartelistenfunktionen selbst verwalten können.

Das Unternehmen schätzt, dass es den Verwaltungsaufwand für komplexe Programme um bis zu 80 % reduziert hat. Ein einzelner Kurs, der früher 20 Stunden Verwaltungsaufwand pro Woche erforderte, benötigt nun weniger als vier Stunden, wodurch das Team jährlich über 800 Stunden an Verwaltungsaufwand im Lernbereich einspart.

Dank der Skalierbarkeit von Docebo können sie Kurse ohne zusätzlichen Aufwand einem viel größeren Personenkreis anbieten. Infolgedessen hat sich auch die Anzahl der angebotenen ILTs deutlich erhöht – von 20 auf 120.

Und natürlich hat sich die Erfahrung der Lernenden durch eine zentrale Lernplattform, ein einheitliches Erlebnis, zeitnahe Benachrichtigungen und Kalendereinladungen erheblich verbessert.

Die Zeit, die Docebo dem Team für den Lernbetrieb einspart, hat es ihm ermöglicht, Ressourcen für andere Projekte einzusetzen, neue Lernmöglichkeiten zu finden und zu schaffen und sogar selbst von den Lernangeboten zu profitieren. Vor allem aber kann es nun eine aktivere Rolle in Führungsgesprächen und bei der Gestaltung von ILTs übernehmen, um bei Lösungen für geschäftliche Anforderungen zu beraten und alles Mögliche vorzuschlagen – von Workshops über Lernpläne, ILTs, Kanäle, Assets bis hin zu Wiedergabelisten – was vor der Einführung von Docebo nicht möglich war.

Im Wesentlichen ermöglichen die erweiterten Funktionen und die Flexibilität von Docebo dem Lernteam, kreativ zu werden und innovative Lernlösungen zu entwerfen, da es weiß, dass die Docebo-Plattform alles unterstützt, was es sich ausdenkt.

„Docebo ist ein zukunftsorientiertes Unternehmen, und seine Plattform ist in hohem Maße anpassbar – genau das haben wir dringend gebraucht. Wir haben das Chaos und die Apathie hinter uns gelassen und sind nun vertrauenswürdige Experten, die proaktiv mit unseren Lernteams zusammenarbeiten, um inspirierende Lernerfahrungen in großem Maßstab zu schaffen.“

Cheney Dent, Senior Specialist für die Lernplattform bei Booking.com

Über Booking.com

Booking.com ist eines der weltweit führenden digitalen Reiseunternehmen und fungiert als weltweit größter Reisemarktplatz sowohl für etablierte Marken als auch für Unternehmer jeder Größe mit insgesamt mehr als 28 Millionen Unterkunftsangeboten. Cheney Dent ist Senior Specialist für die Lernplattform bei Booking.com.

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