Die Herausforderung

Schnelles Wachstum, ohne das zu verlieren, was das Unternehmen ausmacht

Greg Cornman kam als Mitarbeiter Nummer 127 zu Infinite Campus. Als er Leiter der Personalabteilung wurde, war das Unternehmen auf mehr als 650 Mitarbeiter angewachsen. Dieses Wachstum zu bewältigen, ohne wichtiges Wissen im Unternehmen zu verlieren, war zu einer der entscheidenden Herausforderungen des Unternehmens geworden.

In Wachstumsphasen stellte Infinite Campus manchmal 100 bis 200 neue Mitarbeiter in einem einzigen Jahr ein. Für ein Unternehmen dieser Größe bedeutet das einen Verlust von fast 50 % der Mitarbeiter, die wissen, wie die Abläufe funktionieren. Neue Mitarbeiter brauchten Zeit, um sich mit den Produkten, der Unternehmenskultur und den spezifischen Abläufen im K-12-Bildungswesen vertraut zu machen, die sich von Bundesstaat zu Bundesstaat erheblich unterschieden. Die Unternehmensphilosophie lautete, bei der Einstellung vor allem auf die Passung zu achten und den Rest zu entwickeln – doch das bedeutete, dass die Entwicklungsinfrastruktur in der Lage sein musste, eine echte Belastung zu bewältigen.

Fähigkeitsdaten, die schon im Moment der Erfassung an Aussagekraft verloren

Zu erfassen, wer bereits über welche Fähigkeiten verfügte, erfolgte fast ausschließlich manuell. Die Personalabteilung und die Manager führten Gespräche, übertrugen Notizen in Tabellenkalkulationen und versuchten, aus den Ergebnissen etwas Brauchbares zusammenzufassen. Das Problem war, dass die Daten fast augenblicklich veralteten.

„Es war ein enorm aufwendiger manueller Prozess, und die Daten waren innerhalb kürzester Zeit völlig überholt. Sobald man die Daten erfasst hatte, verloren sie sofort an Relevanz.“

Greg Cornman
Leiter der Personalabteilung, Infinite Campus

Titel gaben zwar einen groben Anhaltspunkt, aber mehr auch nicht. Der Lebenslauf einer Person konnte zwar jede nur erdenkliche Abkürzung enthalten, ohne jedoch widerzuspiegeln, was sie tatsächlich in der Praxis leisten konnte. Und wenn es darum ging, interne Talente für neue Rollen oder Projekte zu finden, fiel die Wahl standardmäßig auf diejenigen, die bereits zum eigenen Netzwerk gehörten – und nicht auf diejenigen, die am besten geeignet waren.

Infinite Campus hatte sogar versucht, einen Teil dieses Problems selbst zu lösen. Das Unternehmen entwickelte ein sogenanntes „Orbit-System“ – eine manuelle Zuordnung, welche Stellen zueinander in Verbindung standen, ähnlich einem Venn-Diagramm mit sich überschneidenden Fähigkeiten. Es war eine gute Idee, für deren Umsetzung in großem Maßstab jedoch die Infrastruktur fehlte.

Kundenschulungen in großem Maßstab und internes Lernen hinken noch hinterher

Auf der externen Seite leistete Docebo bereits seit 2017 Schwerstarbeit. Infinite Campus nutzt Docebo als primäre Plattform für die Schulung der Schulbezirke, die auf ihre Software setzen: Administratoren, Lehrkräfte und Partnermitarbeiter in allen 50 Bundesstaaten. In Spitzenmonaten – typischerweise im Sommer, wenn große staatliche Implementierungen anlaufen – verzeichnet die Plattform bis zu 23.000 aktive Benutzer. Die Schulungen erfolgen durch eine Kombination aus On-Demand-Kursen und Live-Sitzungen mit Lehrer (ILT), die in Zoom integriert sind. So können Kunden Konzepte erlernen und diese anschließend in realen Szenarien anwenden.

Auch die interne Mitarbeiterschulung lief über Docebo, doch die Investitionen in die Lerninfrastruktur waren noch nicht mit einer umfassenderen Sicht auf Fähigkeiten und Entwicklung verknüpft. Es gab keine dynamische Möglichkeit, Kompetenzlücken im gesamten Unternehmen zu erkennen, und keinen klaren Weg von der Identifizierung einer Lücke bis zu deren Behebung.

Die Lösungen

Eine Plattform für Skills finden, die genau für dieses Problem entwickelt wurde

Als Infinite Campus mit der Bewertung von Plattformen für die Fähigkeitenverwaltung begann, hatte das Unternehmen bereits eine klare Vorstellung davon, was es benötigte: eine Lösung, die dem Umfang und der Komplexität der Organisation gerecht wird, Muster bei Hunderten von Mitarbeitern aufzeigt und Kompetenzdaten mit konkreten Entscheidungen verknüpft. KI war eine Voraussetzung, da das Informationsvolumen einfach jenseits dessen lag, was ein menschlicher Prozess zuverlässig bewältigen konnte.

Das Unternehmen evaluierte mehrere Anbieter. Einige lehnten es von vornherein ab, da sie davon ausgingen, dass die Größe des Unternehmens die Investition nicht rechtfertige. 365Talents verfolgte einen anderen Ansatz. Das Unternehmen hörte zu.

„365Talents hat sich tatsächlich das Problem angehört, das wir beschrieben haben. Sie haben anerkannt, dass wir langfristig in unsere Mitarbeiter investieren. Genau darum geht es bei der Weiterbildung. Sie haben uns nicht abgewimmelt, nur weil wir ein kleinerer Arbeitgeber sind.“

Greg Cornman
Leiter der Personalabteilung, Infinite Campus

Ausschlaggebend war ein Moment der Erkenntnis. Als Infinite Campus sein „Orbit“-System beschrieb, zeigte 365Talents ihnen ihre „Skills Galaxy“: eine KI-gestützte Visualisierung, wie sich Rollen und Fähigkeiten innerhalb eines Unternehmens gruppieren. Es war, wie Cornman es ausdrückte, als hätte jemand die Arbeit, die sie bereits leisteten, in Software übersetzt.

Ein dynamisches Inventar der organisatorischen Fähigkeiten

365Talents wurde zur aktiven Kompetenz-Intelligenz-Ebene für Infinite Campus. Jeder Mitarbeiter verfügt über ein eigenes Profil, das nicht nur zeigt, was er kann, sondern auch, wie er es tut – einschließlich der von ihm verwendeten Tools, seiner Vorgehensweisen und seiner Entwicklungswünsche. Manager können Fähigkeiten validieren, während das System auf der Grundlage des Profils einer Person verwandte Fähigkeiten vorschlägt, die diese weiterentwickeln könnte.

Entscheidend ist, dass die Mitarbeiter aktiv an ihren Profilen mitwirken. Es wird zu ihrem „lebendigen Lebenslauf“, der im Zuge ihrer Entwicklung sowohl von Menschen als auch von KI dynamisch aktualisiert wird. Dieses Gefühl der Mitgestaltung trieb die Akzeptanz in einer Weise voran, wie es bei Top-Down-Einführungen selten gelingt.

Den Kreis schließen mit Docebo

Das fehlende Puzzlestück in jeder Fähigkeitenverwaltung ist die Antwort auf die Frage: „Was tun wir jetzt?“ Zu wissen, dass eine Lücke besteht, schließt diese noch nicht. Genau hier wurden die Integrationen von Docebo und 365Talents für Infinite Campus zum entscheidenden Faktor.

Sobald 365Talents eine Lücke in den Fähigkeiten eines einzelnen Mitarbeiters, eines Teams oder einer Rolle aufdeckt, kann Docebo einen Weg nach vorne aufzeigen. Die Inhaltsbibliothek der Plattform, Marktplatz-Integrationen und Tools für Lernpfade bieten Führungskräften und Mitarbeitern einen direkten Weg von den Einblicken zur Weiterentwicklung. Ausgewählte Kurse, Compliance-Schulungen, vom L&D-Team erstellte interne Module und Live-Sitzungen stehen zur Verfügung und lassen sich mit konkreten Fähigkeiten verknüpfen.

„Die Nutzung von Docebo und die Anbindung dieser Inhaltsmarktplätze haben die Entwicklungszeit enorm verkürzt und uns die Möglichkeit gegeben, die Frage zu beantworten, die Manager und Mitarbeiter immer wieder stellten: Wie geht es weiter?“

Greg Cornman
Leiter der Personalabteilung, Infinite Campus

Intern spiegelt das hybride Lernmodell die Wurzeln von Infinite Campus im Bildungsbereich wider. Das Team sorgt für ein ausgewogenes Verhältnis zwischen On-Demand-Videoinhalten und Live-Workshops unter Anleitung von Lehrern, und Docebo liefert die Daten, anhand derer erkannt werden kann, wann ein Format übermäßig genutzt wird und wo das Engagement nachlässt. Als Unternehmen in der Bildungstechnologie-Branche nehmen sie unterschiedliche Lernstile ernst, und die Plattform unterstützt diese Nuancen.

Ein Ökosystem, zwei Lösungen, voller Überblick über die Mitarbeiter

Was Infinite Campus aufbaut, ist ein integriertes Ökosystem für Lernen und Fähigkeiten. 365Talents liefert die Echtzeit-Analyseebene: Wer verfügt über welche Fähigkeiten, wo liegen die Lücken und wo verbirgt sich das ungenutzte Potenzial des Unternehmens? Docebo stellt die Lerninfrastruktur bereit: die Inhalte, die Bereitstellung, die Verfolgung/Tracking und die Einhaltung von Vorschriften. Gemeinsam schließen sie den Kreis zwischen Wissen und Handeln.

Als die beiden Plattformen eine tiefere Integration ankündigten, war Cornmans Reaktion sofort klar: Genau darauf hatten sie die ganze Zeit hingearbeitet. Die Kombination aus Fähigkeitenanalyse und Lernbereitstellung, die zusammenwirken statt parallel in Silos zu laufen, bildet die Infrastruktur für jene Personalstrategie, auf die Infinite Campus seit Jahren hingearbeitet hatte.

Die Ergebnisse

Eine Akzeptanz, die tatsächlich Bestand hat

Bereits in den ersten Monaten nach der Einführung von 365Talents nutzten 90 % der Mitarbeiter von Infinite Campus die Plattform aktiv. Das ist eine Zahl, für die die meisten Unternehmen ein Jahr benötigen. Die Kombination aus einer gut gesteuerten Einführung, einem klaren Wertversprechen für die Mitarbeiter und einer bereits auf Lernen ausgerichteten Unternehmenskultur machte den Unterschied.

Fähigkeiten als Indikator – nicht nur als Datensatz

Einer der aufschlussreichsten frühen Indikatoren ergab sich aus den Analysen. Innerhalb eines einzigen Monats trugen die Mitarbeiter völlig unaufgefordert mehr als 250 neue Fähigkeiten in 365Talents ein. Dabei handelte es sich nicht um Administratoren, die Datensätze aktualisierten. Es waren die Mitarbeiter selbst, die in ihre eigene berufliche Identität investierten und ein Bild davon entwarfen, wer sie sind und wohin ihre Reise geht.

„Betrachten Sie das einmal aus physikalischer Sicht. Das ist eine Menge potenzieller Energie, von der das Unternehmen gar nicht wusste, dass sie existierte.“

Greg Cornman
Leiter der Personalabteilung, Infinite Campus

Interne Mobilität, die zuvor nicht möglich war

Eine weitere konkrete Auswirkung zeigte sich, als Positionen auf Direktorenebene frei wurden. In der Vergangenheit waren diese Stellen intern schwerer zu besetzen gewesen. Mit 365Talents führte Cornmans Team eine kompetenzbasierte Bestandsaufnahme im gesamten Unternehmen durch, identifizierte 27 Kandidaten, die bei einer herkömmlichen Überprüfung niemals ins Blickfeld geraten wären, und ermutigte sie, sich für ein Vorstellungsgespräch zu bewerben. Einige zögerten, da sie noch nie eine Führungsposition innegehabt hatten. Doch Cornman konnte auf die Daten verweisen: „Sie verfügen über mindestens 60 % der Fähigkeiten, die sich direkt übertragen lassen. Sie haben weitere Fähigkeiten, die hier wirklich wertvoll sind. Das ist etwas, wozu Sie in der Lage sind.“

Mehrere dieser Positionen wurden intern besetzt. Und über einzelne Beförderungen hinaus hat dieser Ansatz die allgemeine Einstellungsstrategie des Unternehmens verändert: Anstatt Lücken auf der mittleren Führungsebene extern zu besetzen, konzentriert sich Infinite Campus nun auf die Einstellung von Nachwuchskräften und fördert deren Aufstieg, da das Unternehmen den Karriereweg nun endlich klar genug erkennen kann, um entsprechend zu handeln.

Entscheidungen, die über das Offensichtliche hinausgehen

Die Veränderung, die Cornman in seiner eigenen Führungsrolle am stärksten wahrnimmt, ist ein erweiterter Entscheidungsspielraum. Die Fähigkeiten haben seinen Blickwinkel über die Personen hinaus erweitert, die er bereits gut kennt – eine kognitive Verzerrung, die jeden Führungskräfte betrifft und für deren Überwindung die meisten keine strukturelle Lösung haben.

„365Talents hat meine Komfortzone erweitert. Ich mache mir jetzt keine Gedanken mehr darüber, was ich in den Menschen sehe – es ist einfach da. Es hat meinen Entscheidungsspielraum erweitert.“

Greg Cornman
Leiter der Personalabteilung, Infinite Campus

Auf der Seite von Docebo bedient die Plattform weiterhin Hunderttausende externer Lernender – Mitarbeiter von Schulbezirken im ganzen Land, die auf die Schulungen von Infinite Campus angewiesen sind, um das Beste aus ihrer Software herauszuholen. Bei größeren Implementierungen liegt die Zahl der monatlich aktiven Benutzer bei Zehntausenden. Die robusten Berichte von Docebo bieten dem Team Einblick in das Nutzerengagement und die Leistung der Inhalte, was fundiertere Entscheidungen darüber ermöglicht, was entwickelt, aktualisiert oder aus dem Angebot genommen werden soll.

Es geht nicht um ein weiteres HR-System. Es geht darum, die Entscheidungsfindung im Unternehmen voranzutreiben.

Cornmans Vision für die Zukunft des Projekts konzentriert sich weniger auf HR-Dashboards als vielmehr auf die Betriebskultur. Er möchte, dass das Kompetenz- und Lernökosystem fest in den Entscheidungsprozessen der Teams verankert wird.

„Ich möchte nicht, dass dies nur in den Bereichen Personalwesen und Weiterbildung stattfindet. Ich möchte, dass es in den operativen Abläufen der Organisation verankert ist. Dort, wo Mitarbeiter ihre eigenen Informationen verwalten, ohne dazu aufgefordert zu werden, wo Manager sich kontinuierlich Gedanken über ihre Mitarbeiter und deren Entwicklung machen und wo wir dies zur Planung nutzen, anstatt erst im Nachhinein zu reagieren. Je mehr das Unternehmen dieses Ökosystem als etwas betrachtet, das die Umsetzung tatsächlich vorantreibt, desto besser.“

Greg Cornman
Leiter der Personalabteilung, Infinite Campus

Für jedes Unternehmen, das Fähigkeiten und Weiterbildung noch immer in voneinander getrennten Systemen verwaltet, ist die Botschaft von Infinite Campus klar: Integration ist kein „Nice-to-have“. Sie ist der Unterschied zwischen dem Vorhandensein von Daten und der Fähigkeit, darauf zu reagieren. Zwischen dem Erkennen einer Lücke und dem Wissen, wie man sie schließt. Zwischen dem Kennen Ihrer Mitarbeiter auf dem Papier und dem Verständnis dafür, wozu sie tatsächlich fähig sind.

Infinite Campus begann mit Docebo, um seine Kunden zu schulen. Das Unternehmen erweiterte den Einsatz, um seine Mitarbeiter weiterzuentwickeln. Mit 365Talents wurden die Fähigkeiten im gesamten Unternehmen erfasst und analysiert, was es dem Unternehmen ermöglichte, strategische Personalentscheidungen zu treffen und eine zukunftsfähige Belegschaft aufzubauen. 365Talents wurde hinzugezogen, um die Fähigkeiten der Organisation zu erfassen. Und nun, da die beiden Plattformen zusammenwachsen, schaffen sie etwas, das über jedes einzelne Tool hinausgeht: eine Lern- und Kompetenz-Engine, die Wissen in Handeln und Fähigkeiten in Wachstum verwandelt.