Le défi

Se développer rapidement sans perdre ce qui fait le bon fonctionnement de l’organisation

Greg Cornman a rejoint Infinite Campus en tant que 127e employé. Lorsqu’il est devenu directeur des ressources humaines, l’entreprise comptait déjà plus de 650 collaborateurs. Gérer cette croissance sans perdre le savoir-faire institutionnel était devenu l’un des principaux défis de l’entreprise.

Lors des périodes de forte croissance, Infinite Campus pouvait recruter entre 100 et 200 nouveaux collaborateurs en une seule année. Pour une entreprise de cette taille, cela représentait près de 50 % de renouvellement parmi les personnes connaissant le fonctionnement de l’entreprise. Les nouveaux employés avaient besoin de temps pour se familiariser avec les produits, la culture d’entreprise et les spécificités de l’enseignement primaire et secondaire, qui variaient considérablement d’un État à l’autre. La philosophie de l’entreprise consistait à recruter d’abord en fonction de l’adéquation avec la culture d’entreprise, puis à développer les autres compétences, mais cela impliquait que l’infrastructure de formation soit capable de supporter une charge de travail importante.

Des données sur les compétences qui perdaient de leur pertinence dès leur saisie

Déterminer qui possédait déjà quelles compétences était un processus presque entièrement manuel. Les RH et les managers menaient des entretiens, transcrivaient leurs notes dans des tableurs et tentaient d’en tirer des informations utiles. Le problème était que ces données devenaient obsolètes presque instantanément.

« C’était un travail extrêmement manuel et qui perdait toute pertinence en très peu de temps. Dès que les données étaient saisies, elles perdaient instantanément toute valeur. »

Greg Cornman
Responsable des ressources humaines, Infinite Campus

Les titres de poste donnaient une idée approximative, mais rien de plus. Le CV d’une personne pouvait énumérer toutes les abréviations possibles et imaginables sans refléter ce qu’elle était réellement capable de faire sur le terrain. Et lorsqu’il s’agissait de trouver des talents en interne pour de nouveaux postes ou projets, le processus se tournait par défaut vers les personnes qui faisaient déjà partie du réseau, et non vers celles qui étaient les mieux adaptées.

Infinite Campus avait même tenté de résoudre une partie de ce problème par ses propres moyens. L’entreprise avait mis au point ce qu’elle appelait un « système Orbit », qui consistait en une cartographie manuelle des liens entre les différents postes, like a Venn diagram representing overlapping competencies. C’était une bonne idée, mais l’infrastructure nécessaire pour la mettre en œuvre à grande échelle faisait défaut.

La formation des clients à grande échelle et la formation interne ont encore du retard

Sur le plan externe, Docebo assurait le gros du travail depuis 2017. Infinite Campus utilise Docebo comme plateforme principale pour former les districts scolaires qui s’appuient sur son logiciel : administrateurs, enseignants et personnel des partenaires dans les 50 États. Pendant les mois de pointe,généralement l’été, lorsque les grands déploiements au niveau des États ont lieu, la plateforme compte plus de 23 000 utilisateurs actifs. La formation est dispensée via une combinaison de cours à la demande et de sessions en direct et intégrées à Zoom, ce qui permet aux clients d’apprendre des concepts puis de les appliquer dans des scénarios concrets.

La formation interne des employés s’effectuait également via Docebo, mais l’investissement dans l’infrastructure de formation n’était pas encore relié à une vision plus globale des compétences et du développement. Il n’existait aucun moyen dynamique d’identifier les lacunes en matière de compétences au sein de l’organisation, ni de parcours clair permettant de passer de l’identification d’une lacune à sa résolution.

La solution

Trouver une plateforme de gestion des compétences conçue pour répondre à ce problème

Lorsque Infinite Campus a commencé à évaluer des plateformes de gestion des compétences, l’entreprise avait déjà une idée précise de ce dont elle avait besoin : une solution capable de gérer l’échelle et la complexité de son organisation, de mettre en évidence des tendances parmi des centaines d’employés et de relier les données sur les compétences à des décisions concrètes. L’IA était indispensable, car le volume d’informations en jeu dépassait tout simplement ce qu’un processus humain pouvait gérer de manière fiable.

L’entreprise a évalué plusieurs fournisseurs. Certains l’ont d’emblée écartée, estimant que sa taille ne justifiait pas l’investissement. 365Talents a adopté une approche différente. Ils ont écouté.

« 365Talents a réellement écouté le problème que nous décrivions. Ils ont reconnu que nous investissions à long terme dans nos collaborateurs. C’est là tout l’enjeu de la formation. Ils ne nous ont pas écartés sous prétexte que nous étions une petite entreprise. »

Greg Cornman
Responsable des ressources humaines, Infinite Campus

Ce qui a fait pencher la balance, c’est un moment de reconnaissance. Lorsque Infinite Campus a décrit son système « Orbit », 365Talents leur a présenté sa « Skills Galaxy » : une visualisation basée sur l’IA montrant comment les rôles et les compétences se regroupent au sein d’une organisation. C’était, comme l’a dit Cornman, comme si quelqu’un avait traduit le travail qu’ils faisaient déjà en logiciel.

Un inventaire dynamique des capacités organisationnelles

365Talents est devenu la couche active d’intelligence des compétences pour Infinite Campus. Chaque collaborateur dispose de son propre profil, qui met en avant non seulement ce qu’il sait faire, mais aussi comment il le fait, y compris les outils qu’il utilise, les approches qu’il adopte et la manière dont il souhaite évoluer. Les managers peuvent valider les compétences, tandis que le système suggère des capacités connexes qu’une personne pourrait développer en fonction de son profil.

Point essentiel : les employés contribuent activement à l’élaboration de leur profil. Celui-ci devient leur CV évolutif, mis à jour de manière dynamique à la fois par des humains et par l’IA au fur et à mesure de leur évolution. Ce sentiment de co-création a favorisé l’adoption de la solution d’une manière que les déploiements descendants parviennent rarement à atteindre.

Boucler la boucle avec Docebo

La pièce manquante dans tout système de gestion des compétences est la réponse à la question « Que faire maintenant ? ». Savoir qu’une lacune existe ne suffit pas à la combler. C’est là que l’intégration entre Docebo et 365Talents a changé la donne pour Infinite Campus.

Dès que 365Talents met en évidence un déficit de compétences chez un employé, au sein d’une équipe ou pour un poste, Docebo peut proposer une voie à suivre. La bibliothèque de contenu de la plateforme, ses intégrations avec les marchés des contenus et ses outils de parcours d’apprentissage offrent aux managers et aux collaborateurs une voie directe menant de l’analyse au développement. Des cours sélectionnés, des cours à la conformité, des modules internes créés par l’équipe de formation et de développement, ainsi que des sessions en direct sont tous disponibles et peuvent être associés à des besoins spécifiques en compétences.

« Le fait de disposer de Docebo et d’avoir ces marchés des contenus reliés entre eux a considérablement raccourci le temps de développement et nous a donné la possibilité de répondre à la question que les managers et les collaborateurs se posaient sans cesse : quelle est la prochaine étape ? »

Greg Cornman
Responsable des ressources humaines, Infinite Campus

En interne, le modèle de formation hybride reflète les racines d’Infinite Campus dans le domaine de l’éducation. L’équipe trouve le juste équilibre entre les contenus vidéo à la demande et les ateliers en direct animés par un formateur, et Docebo leur fournit les données nécessaires pour identifier quand un format est trop sollicité et où l’engagement commence à baisser. En tant qu’entreprise du secteur des technologies éducatives, elle prend au sérieux les différents styles d’apprentissage, et la plateforme prend en compte ces nuances.

Un écosystème, deux solutions, une vision unique de l’employé

Infinite Campus met en place un écosystème intégré de formation et gestion de compétences. 365Talents fournit la couche d’informations en temps réel : qui possède quelles compétences, où se situent les lacunes et où réside le potentiel caché de l’organisation. Docebo fournit l’infrastructure d’apprentissage : le contenu, la diffusion, le suivi et la conformité. Ensemble, elles bouclent la boucle entre la théorie et la pratique.

Lorsque les deux plateformes ont annoncé une intégration plus poussée, la réaction de Cornman a été immédiate : c’était exactement la direction qu’ils suivaient depuis le début. La combinaison de l’analyse des compétences et de la diffusion de la formation, fonctionnant de manière conjointe plutôt que dans des silos parallèles, constitue l’infrastructure de la stratégie RH vers laquelle Infinite Campus tendait depuis des années.

Les résultats

Une adoption qui a véritablement pris racine

Dès les premiers mois suivant le déploiement de 365Talents, 90 % du personnel d’Infinite Campus utilisait activement la plateforme. C’est un chiffre que la plupart des organisations mettent un an à atteindre. La combinaison d’un déploiement bien géré, d’une proposition de valeur claire pour les employés et d’une culture déjà orientée vers l’apprentissage a fait la différence.

Les compétences comme indicateur, et non comme simple enregistrement

L’un des premiers indicateurs les plus révélateurs est venu des analyses. En l’espace d’un seul mois, les collaborateurs ont saisi plus de 250 nouvelles compétences dans 365Talents, de leur propre initiative. Il ne s’agissait pas d’administrateurs mettant à jour des dossiers. C’étaient des collaborateurs qui s’investissaient dans leur propre identité professionnelle, en construisant une image de qui ils sont et de la direction qu’ils souhaitent prendre.

« Pensez-y en termes de physique. C’est une énorme quantité d’énergie potentielle dont l’organisation ignorait même l’existence au sein de ses murs. »

Greg Cornman
Responsable des ressources humaines, Infinite Campus

Une mobilité interne qui n’était pas possible auparavant

Un autre impact concret s’est manifesté lorsque des postes de direction se sont libérés. Historiquement, ces postes étaient plus difficiles à pourvoir en interne. Grâce à 365Talents, l’équipe de M. Cornman a mené une analyse des compétences à l’échelle de l’organisation et a identifié 27 candidats qui n’auraient jamais été repérés lors d’une évaluation traditionnelle, puis les a encouragés à passer des entretiens. Certains ont hésité, n’ayant jamais occupé de poste de direction auparavant. Mais Mme Cornman a pu s’appuyer sur les données : « Vous possédez au moins 60 % des compétences directement transférables. Vous disposez d’autres aptitudes qui sont véritablement précieuses ici. C’est quelque chose dont vous êtes capable. »

Plusieurs de ces postes ont été pourvus en interne. Au-delà des promotions individuelles, cette approche a réorienté la stratégie de recrutement globale de l’entreprise : plutôt que de se tourner vers l’extérieur pour combler les postes de niveau intermédiaire, Infinite Campus concentre désormais ses recrutements sur les postes de débutants et favorise la progression verticale, car l’entreprise peut enfin discerner clairement le parcours à suivre pour agir en conséquence.

Des décisions qui vont au-delà de l’évidence

Le changement que M. Cornman remarque le plus dans son propre leadership est un élargissement de son champ de décision. Les données sur les compétences ont élargi son champ de vision au-delà des personnes qu’il connaît déjà bien, un biais cognitif qui affecte tous les dirigeants et que la plupart ne parviennent pas à surmonter de manière structurée.

« 365Talents a élargi ma zone de confort. Je ne m’inquiète plus de ce que je perçois chez les gens : c’est là, tout simplement. Cela a élargi l’éventail des décisions que je peux prendre. »

Greg Cornman
Responsable des ressources humaines, Infinite Campus

Du côté de Docebo, la plateforme continue de servir des centaines de milliers d’apprenants externes — le personnel des districts scolaires à travers le pays qui compte sur la formation Infinite Campus pour tirer le meilleur parti de leur logiciel. Le nombre d’utilisateurs actifs mensuels atteint plusieurs dizaines de milliers lors des déploiements majeurs. Les options de reporting performantes de Docebo offrent à l’équipe une visibilité sur l’engagement et les performances des contenus, ce qui permet de prendre des décisions plus éclairées quant aux éléments à créer, à mettre à jour et à supprimer.

Il ne s’agit pas simplement d’un système RH de plus. Il s’agit de piloter la prise de décision au sein de l’entreprise.

La vision de Cornman quant à l’avenir de ce projet repose moins sur des tableaux de bord RH que sur la culture opérationnelle. Il souhaite que l’écosystème des compétences et de l’apprentissage s’intègre au cœur même du processus décisionnel des équipes.

« Je ne veux pas que cela reste confiné aux RH et à la formation. Je veux que cela s’intègre au cœur des opérations de l’organisation. Là où les employés gèrent leurs propres informations sans qu’on ait à les y pousser, là où les managers réfléchissent en permanence à leurs collaborateurs et à la direction qu’ils doivent prendre, et là où nous l’utilisons pour planifier plutôt que pour réagir a posteriori. Plus l’organisation percevra cet écosystème comme un véritable moteur de l’exécution, mieux ce sera. »

Greg Cornman
Responsable des ressources humaines, Infinite Campus

Pour toute organisation qui gère encore les compétences et la formation dans des systèmes cloisonnés, le message d’Infinite Campus est clair : l’intégration n’est pas un simple atout. C’est la différence entre disposer de données et être capable d’agir en conséquence. Entre constater une lacune et savoir comment la combler. Entre connaître ses collaborateurs sur le papier et comprendre de quoi ils sont réellement capables.

Infinite Campus a commencé par utiliser Docebo pour former ses clients. L’entreprise a ensuite étendu son utilisation pour développer les compétences de ses collaborateurs. Elle a adopté 365Talents pour cartographier et comprendre les compétences à l’échelle de l’organisation, ce qui lui a permis de prendre des décisions stratégiques en matière de talents et de constituer une main-d’œuvre prête pour l’avenir. Elle a ajouté 365Talents pour mieux cerner les compétences au sein de son organisation. Et aujourd’hui, grâce à la convergence de ces deux plateformes, ils construisent quelque chose qui va bien au-delà de n’importe quel outil pris isolément : un moteur de formation et gestion de compétences qui transforme les connaissances en action, et les capacités en croissance.