aggiornato a luglio 2025

Docebo a Socio Unico S.p.A. (“Docebo”) si impegna alla protezione e alla sicurezza del trattamento dei dati personali dei propri lavoratori, i loro familiari e ogni altro ospite presso le proprie strutture ricettive (“Ospiti”) in linea con le norme applicabili a Docebo, tra cui il Regolamento Europeo (UE) 2016/679 (“GDPR”) e le ulteriori disposizioni normative vigenti in materia di protezione dei dati personali. In ottemperanza ai propri obblighi di trasparenza, con la presente informativa privacy (“Informativa”) Docebo desidera informare i propri Ospiti che i loro dati personali saranno trattati nel rispetto delle seguenti modalità.

Si prega di leggere la presente Informativa al fine di comprendere pienamente le modalità di raccolta e utilizzo dei dati personali da parte di Docebo e i diritti a disposizione degli Ospiti.

1. Quale società Docebo è responsabile dei suoi dati (chi è il titolare del trattamento)?

Docebo a Socio Unico S.p.A., con sede in Via Parco 47 – 20853 Biassono (MB) – Italia, è il titolare del trattamento dei suoi dati personali. Per qualsiasi chiarimento o richiesta in merito alla presente Informativa, si prega di contattare il titolare del trattamento dei dati personali all’indirizzo fornito in questo paragrafo, o all’indirizzo mail privacy-desk@docebo.com.

2. Informazioni generali sul trattamento dei dati personali

Il trattamento dei dati personali degli Ospiti è finalizzato a consentire e facilitare il soggiorno presso gli strutture ricettive di Docebo. In alcune circostanze il mancato conferimento di tali informazioni potrebbe comportare l’impossibilità di garantirle l’accesso ai tali strutture.

3. Categorie di dati personali trattati

Saranno oggetto di trattamento i seguenti dati personali:

• Dati identificativi e di contatto, come il nome, cognome, i riferimenti temporali del suo accesso.
• Dati relativi alla videosorveglianza, come meglio descritto nella Sezione 10 di questa Informativa.
• Categorie di dati particolari (detti anche ‘Dati sensibili’), quali ad esempio quelli idonei a rivelare lo stato di salute (es., attestati di malattia, di invalidità, di appartenenza a categorie protette).

(iv)            Dati ulteriori che l’Ospite può scegliere di condividere con Docebo durante la propria visita.

4. Finalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali degli Ospiti (compresi, ove necessario, i Dati sensibili) è effettuato principalmente per la gestione dell’accesso alle strutture ricettivee per ulteriori finalità accessorie, tra cui:

1. per rispondere a richieste effettuate durante la sua visita;
   • per il controllo degli accessi fisici (ivi compresa la videosorveglianza) al fine di garantire la sicurezza di persone e beni;
   • l’adozione di accomodamenti strutturali, ove richiesto da condizioni di salute fisica o mentale dell’Ospite.

Il trattamento riguarda, in ogni caso, solo informazioni pertinenti e limitate a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali vengono trattate.

5. Base giuridica del trattamento

• Il trattamento dei dati personali comuni è legittimato dalla necessità di perseguire il legittimo interesse di Docebo per le finalità indicate alla Sezione 4.1 e adempiere agli obblighi legali cui è soggetta Docebo.

• Il trattamento di Dati sensibili è legittimato dalla necessità di:
  • assolvere obblighi ed esercitare diritti di Docebo o dell’Ospite in materia di diritto del lavoro, sicurezza e protezione sociale, previsti dalla legislazione locale ed europea;
  • adempiere ad altre finalità per cui l’Ospite ha fornito il proprio consenso.

6. Conservazione dei dati

In linea generale, i dati personali oggetto della presente Informativa saranno conservati per la durata della sua ultima visita e successivamente per un anno.

Docebo potrebbe aver la necessità di dover conservare le informazioni sugli Ospiti per un periodo più prolungato per la gestione di eventuali pratiche legali pendenti (ad esempio, azioni giudiziarie o disciplinari).

Fermo restando quanto precede, in difetto di un interesse legittimo alla conservazione, anche parziale, dei dati personali dei Ospiti, i dati saranno cancellati o anonimizzati oppure, laddove ciò non fosse possibile, archiviati in modo sicuro e isolati da ogni ulteriore elaborazione fino a quando non potranno essere correttamente cancellati.

7. Destinatari dei dati personali

I dati personali in questione potranno essere condivisi, per quanto strettamente pertinente, ai seguenti destinatari o categorie di destinatari:

• le altre società appartenenti al gruppo Docebo, per fini amministrativi interni e di gestione aziendale;
• autorità giudiziarie e organismi di sicurezza nazionale, unicamente nei casi previsti dalla legge;
• società fornitrici di servizi informatici.

8. Soggetti Autorizzati al trattamento

• I dati personali che Docebo raccoglie potranno essere trattati dai dipendenti delle funzioni aziendali deputate al perseguimento delle finalità sopra indicate, che sono stati espressamente autorizzati al trattamento e che hanno ricevuto adeguate istruzioni operative.
• I dati personali dei Ospiti vengono altresì trattati con l’ausilio di responsabili del trattamento (quali ad esempio es. centri di elaborazione dati, sistemi cloud, amministratori di sistema, così come identificati nella Sezione 7), i quali sono obbligati a proteggere rigorosamente i dati trattati per conto di Docebo e ai quali è fatto il divieto di trattare dati personali per finalità diverse da quelle indicate da Docebo.

9.      Trasferimento dei dati personali verso Paesi terzi

• I Dati degli Ospiti potranno essere trasferiti all’estero in paesi europei ed extraeuropei, ed in particolare in USA, Canada, Regno Unito, per le finalità summenzionate.
  • Docebo si impegna ad assicurare che il trasferimento dei dati in paesi extraeuropei  avvenga in conformità alle disposizioni di legge applicabili, in particolare trattando i dati dei Ospiti in un Paese che, secondo la Commissione Europea, fornisce un livello adeguato di protezione dei dati personali, o implementando garanzie adeguate per la protezione dei dati dei Ospiti (compresa la stipula delle Clausole Contrattuali Standard fornite dalla Commissione Europea).
  • Docebo si riserva la possibilità di utilizzare servizi in cloud e in tal caso i fornitori dei servizi saranno selezionati tra coloro che forniscono garanzie adeguate, così come previsto dalla normativa sulla protezione dei dati applicabile.

10. Videosorveglianza

• All’esterno della struttura ricettiva è stato installato un impianto di videosorveglianza per le  finalità indicate alla Sezione 4, lettera b). Le telecamere adibite al controllo degli ingressi effettuano riprese in tempo reale 24 ore su 24 attivando la registrazione solo ad ogni rilevazione di movimento. Ogni registrazione termina dopo 5 secondi dall’ultimo movimento rilevato.
• Le videocamere sono tutte visibili e provviste della relativa segnaletica tramite apposita cartellonistica, cosicché ogni Ospite è a conoscenza dell’esatta ubicazione di ciascuna di esse.
• II trattamento delle immagini acquisite dall’impianto di videosorveglianza avviene mediante un sistema in cloud protetto e fornito da un fornitore specializzato, in grado di garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati.La conservazione delle immagini acquisite dall’impianto di videosorveglianza avrà normalmente la durata di 72 ore, salvo che per le immagini comprovanti reati che saranno conservate per il periodo strettamente necessario a contestare i reati medesimi e definire l’eventuale contenzioso. I dati sono accessibili solo da personale autorizzato come specificato dalla Sezione 8 di cui sopra.
• Le immagini non saranno in alcun modo comunicate o diffuse a terzi, salvo le esigenze descritte in questa Sezione. In presenza di un illecito o del pericolo concreto del suo verificarsi, saranno rispettate le competenze che le leggi assegnano per tali fini alle pubbliche autorità di sicurezza e giudiziarie, le quali, in via esecutiva, potranno visionare le immagini.

11. Diritti dell’interessato

Contattando Docebo via e-mail all’indirizzo: privacy-desk@docebo.com, gli Ospiti possono: 

• chiedere a Docebo l’accesso ai dati che li riguardano, la loro cancellazione, la rettifica dei dati errati, l’integrazione dei dati incompleti, nonché la limitazione del trattamento;
• opporsi al trattamento nelle ipotesi di legittimo interesse del titolare per motivi connessi alla situazione particolare, a meno che Docebo non possa dimostrare l’esistenza di motivi legittimi impellenti per tale trattamento che prevalgono sugli interessi degli Ospiti, o abbia bisogno di trattare tali informazioni per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di azioni legali;
• ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un qualsiasi dispositivo elettronico, i propri dati, nonché, qualora fosse tecnicamente fattibile, di trasmetterli ad una diversa società senza alcun impedimento (“diritto alla portabilità dei dati”);revocare in qualsiasi momento il consenso prestato relativamente ai trattamenti di cui alla Sezione 4, lettera c);
• proporre reclamo all’Autorità garante per la protezione dei dati personali.

Docebo risponderà alle richieste degli Ospiti nel più breve tempo possibile e sempre entro i termini stabiliti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati.