La sfida

Sostituire una piattaforma con funzionalità limitate e poca scalabilità

In passato il team Learning Operations di Booking.com era fortemente limitato dagli strumenti a disposizione. La piattaforma utilizzata offriva poche funzionalità e non consentiva di supportare personalizzazioni o nuovi casi d’uso. Per questo motivo, molte idee non venivano nemmeno prese in considerazione.

Cheney Dent, Senior Learning Platform Specialist, e il suo team trascorrevano gran parte del tempo lavorando al di fuori della piattaforma: inviavano email, preparavano documentazione e gestivano manualmente gli inviti ai corsi e agli eventi.

L’automazione era praticamente assente. Ogni iscrizione richiedeva comunicazioni manuali e ogni sessione ILT prevedeva l’invio manuale degli inviti a calendario: un’attività estremamente onerosa per un’organizzazione con oltre 15.000 dipendenti.

Per aggirare questi limiti, molte iniziative formative venivano gestite interamente tramite Google Docs e Google Calendar anziché all’interno dell’LMS. Questo rendeva impossibile monitorare in modo efficace la formazione e misurarne l’impatto.

Quando il team ha analizzato la situazione, è emerso chiaramente che la piattaforma rappresentava un ostacolo al raggiungimento dei propri obiettivi. Serviva una soluzione capace di offrire maggiore automazione, migliori funzionalità amministrative e un’esperienza più personalizzata per gli utenti.

“Prima di Docebo il nostro team si era ormai rassegnato ai limiti della piattaforma. Sapevamo che molte cose semplicemente non erano possibili e per questo avevamo smesso di proporre nuove idee o di immaginare evoluzioni dell’esperienza di apprendimento.”

Cheney Dent, Senior Learning Platform Specialist, Booking.com

Le soluzioni

Personalizzazione e automazione con Docebo

Con Docebo, l’unico vero limite è diventato l’immaginazione del team.

Booking.com ha creato homepage personalizzate che mostrano immediatamente a ogni utente i contenuti più rilevanti. I cataloghi permettono di trovare facilmente i corsi in base al ruolo, evitando che i learner vengano sommersi da centinaia di contenuti.

Parallelamente, il team ha automatizzato gran parte delle attività operative che in passato richiedevano molto tempo. Le notifiche informano automaticamente gli utenti quando è disponibile un nuovo corso e aggiornano i manager quando un membro del team completa la formazione. Allo stesso tempo, la gestione di permessi, ruoli e visibilità garantisce elevati standard di sicurezza e conformità.

Grazie a Docebo Connect, Booking.com ha inoltre integrato Google Calendar e il proprio sistema HR.

L’integrazione con Google Calendar genera automaticamente gli inviti ai corsi, eliminando completamente la pianificazione manuale.

L’integrazione con il sistema HR automatizza invece la creazione e la disattivazione degli utenti quando una persona entra o lascia l’azienda, aggiornando automaticamente anche le informazioni del profilo in base ai dati HR. Il team Learning non deve più intervenire manualmente per mantenere allineati i diversi sistemi.

L’automazione ha trasformato anche il processo di onboarding. Oggi una regola di iscrizione avvia automaticamente il percorso formativo dei nuovi assunti, senza che il team debba più gestire manualmente inviti e sessioni introduttive. Fin dal primo giorno ogni nuovo dipendente può vivere l’esperienza “Learn Forever” di Booking.com.

Con Docebo tutte le iniziative formative sono state centralizzate in un’unica piattaforma. Il team non deve più duplicare attività dentro e fuori dall’LMS e può finalmente monitorare e misurare l’impatto di ogni iniziativa attraverso gli strumenti di analisi della piattaforma.

“Il livello di personalizzazione che è possibile ottenere con Docebo è praticamente infinito”.

Cheney Dent, Senior Learning Platform Specialist, Booking.com

I risultati

Oltre 800 ore risparmiate ogni anno nelle attività operative

Oggi Docebo è il punto di riferimento per tutte le esperienze di apprendimento di Booking.com: e-learning, formazione con istruttore (ILT), formazione virtuale con istruttore (vILT), microlearning e risorse formative. Il tutto è gestito attraverso oltre 40 regole di iscrizione automatizzate.

Nel 2023 Booking.com è riuscita ad aumentare del 30% il numero di programmi formativi, con un impatto minimo sul carico operativo. Anche la formazione gestita dagli esperti è cresciuta del 40%, grazie a funzionalità come preiscrizioni automatiche e liste d’attesa.

Le attività amministrative legate ai programmi più complessi si sono ridotte fino all’80%. Un corso che in passato richiedeva circa 20 ore di gestione a settimana oggi ne richiede meno di quattro, consentendo al team di risparmiare oltre 800 ore all’anno.

La scalabilità di Docebo ha inoltre permesso di aumentare drasticamente il numero di corsi ILT disponibili, passando da 20 a 120, senza incrementare il lavoro del team.

Anche l’esperienza dei learner è migliorata sensibilmente grazie a un’unica piattaforma, comunicazioni puntuali e inviti automatici al calendario.

Il tempo recuperato ha consentito al team Learning di concentrarsi su attività a maggior valore: progettare nuove iniziative formative, sviluppare nuove opportunità di apprendimento e partecipare in modo più strategico alle discussioni con il management. Oggi il team contribuisce attivamente alla progettazione dei programmi ILT e supporta il business nella definizione delle soluzioni formative più efficaci: workshop, percorsi, corsi ILT, canali, contenuti e playlist, opzioni che prima non erano disponibili.

In altre parole, la flessibilità di Docebo ha dato al team la libertà di progettare esperienze formative innovative, con la certezza che la piattaforma sia in grado di supportarle.

“Docebo è una piattaforma moderna e altamente personalizzabile: esattamente ciò di cui avevamo bisogno. Abbiamo lasciato alle spalle processi complessi e limitanti e oggi collaboriamo in modo proattivo con il business per progettare esperienze di apprendimento coinvolgenti e scalabili.”

Cheney Dent, Senior Learning Platform Specialist, Booking.com

Informazioni su Booking.com

Booking.com è una delle principali aziende al mondo nel settore dei viaggi digitali e gestisce uno dei marketplace di viaggio più grandi a livello globale, con oltre 28 milioni di strutture disponibili. Cheney Dent ricopre il ruolo di Senior Learning Platform Specialist presso Booking.com.

Visita Booking.com