Le iniziative di formazione per le grandi imprese richiedono delle particolari attenzioni. In questo post esaminiamo come gli amministratori di piattaforme elearning possono gestire al meglio un grande numero di studenti e di percorsi formativi strutturati all’interno di un progetto di formazione a distanza, in accordo con le necessità di una grande azienda.
Gestire un numero elevato di utenti
L’amministratore di una piattaforma di formazione a distanza, o un responsabile delle Risorse Umane, durante lo svolgimento di un programma di elearning deve preoccuparsi di come gestire elevati numeri di utenti, in genere tra i 2.000 e i 20.000. Esistono diversi modi di gestire questi numeri con uno sforzo contenuto. Diamo per scontato che le informazioni sugli utenti siano già contenute in un database aziendale e vengano gestite tramite un software ERP o un altro software per la gestione delle risorse umane. In questo scenario, l’amministratore può procedere importando l’intero database di utenti all’interno della piattaforma utilizzando il “metodo” che più preferisce. Potrebbe svolgere questo task importando un file esterno (come un .csv) con la lista degli utenti, oppure potrebbe creare un’integrazione tra la piattaforma di elearning e il software per la gestione delle risorse umane.
In entrambi i casi l’amministratore è in grado di duplicare la struttura degli utenti già esistente anche all’interno della piattaforma sfruttando l’organigramma. Inoltre, tutti i campi con le informazioni sull’utente possono essere “duplicati” all’interno della piattaforma per realizzare attività fondamentali come la divisione in gruppi di studenti, l’iscrizione massiva di utenti all’interno di un corso e la creazione di report personalizzati.
Con Docebo è possibile gestire gli utenti attraverso l’organigramma, i campi aggiuntivi personalizzati nel profilo utente ed i gruppi. Docebo permette di importare in massa gli utenti da fonti esterne. Docebo ha un sistema di API ben strutturato che permette di integrare la piattaforma LMS con sistemi ERP o altri software per le Risorse Umane. Ulteriori necessità di business possono essere affrontate su richiesta,ad esempio tramite lo sviluppo di moduli API personalizzati.
Sviluppo di percorsi formativi strutturati
I programmi di formazione delle aziende sono generalmente ben progettati e strutturati. Ogni famiglia professionale possiede i propri programmi formativi da seguire, ed alcuni di questi programmi, ad esempio i corsi sulle Normative Vigenti, sono sviluppati per tutti i lavoratori. Il bisogno fondamentale di ogni amministratore di corsi in elearning è di creare all’interno della piattaforma un programma formativo che rispecchi le necessità dell’azienda. Questo è possibile attraverso la piattaforma di elearning utilizzando cataloghi, etichette, e percorsi formativi. Per esempio un amministratore potrebbe creare un catalogo di corsi obbligatori per l’intera forza lavoro e differenti percorsi formativi a seconda del tipo di mansione svolta dal dipendente. Seguendo questa logica di progettazione dei corsi, è possibile includere man mano nuovi tipi di utenti all’interno della piattaforma: collaboratori esterni, fornitori, clienti, ecc..
All’interno di Docebo i corsi possono essere gestiti utilizzando catalogi, etichette, curricula e percorsi formativi. Docebo permette di importare massivamente i corsi da una fonte esterna. Ulteriori necessità di business possono essere affrontate su richiesta,ad esempio tramite lo sviluppo di moduli API personalizzati.
Creare report personalizzati
Quando un amministratore gestisce un elevato numero di utenti è fondamentale avere la possibilità di creare report personalizzati. Un report personalizzato è la risposta ad una o più richieste specifiche. Per esempio, un amministratore di piattaforma e-learning potrebbe avere la necessità di controllare la percentuale di completamento dei corsi in un singolo gruppo di utenti, o combinare i dati di tracciamento di tutti i corsi ai quali è iscritto un gruppo specifico. E’ importante che la piattaforma consenta non solo di compiere questa operazione , ma che assicuri la disponibilità in ogni momento di questi report in modo ben organizzato, permettendo inoltre il download in differenti formati o la condivisione con altri sistemi aziendali.
All’interno di Docebo è possibile utilizzare report pre-costruiti o crearne di personalizzati, per analizzare le informazioni di cui si ha bisogno. I report creati sono salvati nel sistema ed è possibile aggiornare i report creati quando è necessario. Docebo permette di condividere questi report, per esempio con altri power user. E’ possibile anche esportare i report in .xls, .csv e html.
Fornire e conservare i certificati
In ogni settore industriale ci sono regolamenti che riguardano la formazione, dunque la gestione della certificazione della formazione sta diventando sempre più importante. Non solo i dipartimenti interni vogliono avere accesso ai certificati di formazione, ma anche agenzie esterne chiedono che i certificati siano conservati in un sistema e resi disponibili per le verifiche. In questo scenario è fondamentale che i certificati siano creati ogni volta in base alle necessità specifiche del progetto di formazione. Anche il processo di emissione di un certificato deve essere personalizzabile. In certi casi per esempio, basta che l’utente partecipi ad un corso, in altri casi per ottenere il certificato un participante deve passare un esame finale o un test. In fine i certificati dovrebbero essere condivisi per l’archiviazione anche su di un sistema esterno, per esempio un software ERP o CRM, per mantenere lo storico dei dipendenti sempre aggiornato.
All’interno di Docebo si possono creare certificati personalizzati modificando l’aspetto grafico, il testo e i campi necessari. I certificati vengono associati alle attività formative e sono generati secondo regole specifiche determinate dall’amministratore. Una volta che il certificato è stato generato, è disponibile per il download da parte dell’utente finale e viene conservato nel sistema per l’amministratore. Ulteriori necessità di business possono essere affrontate su richiesta,ad esempio tramite lo sviluppo di moduli API personalizzati.
L’esperienza di Docebo nell’affrontare progetti di elearning con grandi aziende
Docebo ha aiutato molte grandi aziende ad ottenere questi risultati. Docebo permette ad ogni cliente di gestire facilmente un grande numero di utenti e percorsi formativi strutturati. Gli strumenti per la gestione dei certificati e per la creazione dei report possiedono numerose opzioni per venire incontro a tutti i bisogni dei clienti. Il set di API di Docebo, è sviluppato per permettere alle aziende di realizzare differenti livelli di integrazione tra la piattaforma elearning e altri sistemi aziendali. I clienti di Docebo apprezzano gli standard elevati di affiancamento nello sviluppo di strategie di condivisione di dati tra differenti sistemi.
Se vuoi parlare con noi dei requisiti del tuo progetto di formazione, contatta il tuo Consulente locale Docebo.
Se vuoi saperne di più, leggi questo esempio di come la piattaforma Docebo è stata usata come Soluzione Enterprise da una società globale di informatica con oltre 50.000 utenti.
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